В этой статье не разбираю нормативную базу и не сравниваю решения рынка. Вместо этого показываю, как на практике выглядит первая рабочая встреча по переходу на ЭТРН в компании, где склад, бухгалтерия и операционный контур много лет жили в бумажной логике. Материал может быть полезен руководителям проектов, аналитикам, интеграторам, логистам, собственникам и всем, кто пока воспринимает ЭТРН как обычную ИТ-задачу.
ДИСКЛЕЙМЕР
«Все персонажи и события вымышлены, любые совпадения случайны»
Первая рабочая встреча с сотрудниками. На встрече внешний консультант, главбух и руководитель склада ответ хранения.
- (Консультант) Цель нашей встречи - организовать переход компании к выписке документов электронных транспортных накладных. Также мы разберем механику и правильность заполнения ТН. На текущий момент в бумажном виде ТН заполняем мы и заполняется она в экселе, хотя базовая ответственность в заполнении ТН у грузоотправителей. На встрече с руководством было принято решение, что
- До 1 мая мы тренируемся собирать информацию с контрагентов и выписывать ТН правильно.
- До 1 июня мы заполняем ТН в бумажном виде правильно, как велит законодательство
- С 1 июня запускаем формирование ТН в электронном виде и отрабатываем со всеми контрагентами, которые участвуют в процессе
- С 1 сентября боевая работа. Также запрещено формирование бумажных ТН и в случае отсутствия ЭТРН машина не имеет права выдвигаться груженой.
Итак, начнем. Давайте рассмотрим текущие заполненные ТН и доработаем механику заполнения ТН.
Сейчас мы разберем каждое поле отдельно по порядку. Начну с печального.
Поле Грузоотправитель - на текущий момент заполняется наша компания, а это некорректно.
-(Руководитель) Как некорректно, мы же отправляем груз. Мы всегда так делали, сколько лет уже работаем. Никто не жаловался.
-(Консультант) Смотрите по закону, грузоотправитель это тот, кто заключил договор перевозки с перевозчиком.
-(Руководитель) Чушь какая, не может такого быть.
-(Консультант) Вот выписки и комментарии из закона, можете ознакомиться.
-(Руководитель) Допустим. Но это совсем неправильно.
-(Консультант) Таков закон.
-(Руководитель) Хм.
-(Консультант) Далее Грузополучатель и место доставки груза. У вас не заполнено.
-(Руководитель) Так я не знаю, поклажедатель мне не сообщает об этом, мне только приходит информация о водителе, транспорте и объеме погрузки.
- (Консультант) У нас есть несколько вариантов. Либо грузоотправитель или перевозчик приезжают с заполненной ТН (присылают ее в экселе). Либо вы запрашиваете ее с поклажедателей, как вариант они передают вам контакты перевозчиков, клиентов, которым происходит отгрузка.
-(Руководитель) Вы не понимаете, отгрузка происходит клиентам клиентов поклажедателей, а они эту информацию скрывают. Иначе поклажедатель будет грузить напрямую.
-(Консультант) Я это прекрасно понимаю. Значит, клиенты должны эту информацию передавать вам напрямую. По факту поклажедатель не участвует в формировании ТН, его задача передать вам распоряжение на отгрузку. Либо, как я говорил ранее, транспорт должен приезжать со своей ТН,полностью заполненной.
-(Руководитель) Да это вообще нереально.
-(Консультант) Тем не менее, порядок заполнения такой. С этими моментами разобрались? Идем далее? Или требуется повтор?
-(Руководитель) Дальше
- (Консультант) Перевозчик у вас тоже не заполнен.
-(Руководитель) Да не знаю я, кто перевозчик, мне просто приходит машина по распоряжению.
- (Консультант) Тем не менее эта информация обязательна. Запрашивайте у поклажедателя.
-(Руководитель) Это же все менять придется, Вы не представляете, сколько это работы.
-(Консультант) Представляю. И это надо будет сделать. Теперь водитель.
-(Руководитель) Да с ним что может быть не так?
-(Консультант) Вы указываете только ФИО, дополнительно требуется ИНН либо водительское удостоверение. Плюс формат ЭТРН подразумевает телефон водителя.
-(Руководитель) А работать-то нам когда. Мы так только запрашивать и будем. Давайте дальше. Что у нас там не так. Транспорт тоже не так оформляем?
-(Консультант) Здесь тоже надо провести коррекцию. Нужна марка, информация по транспорту, и вы полностью игнорируете поля владения транспортным средством.
-(Руководитель) Все, решено. Покупаю диван. Переезжаю жить на склад.
-(Консультант) Ну не все так страшно. По опыту переходный период при правильном контакте с клиентами у вас займет не более двух недель.
-(Руководитель) Ну хоть что-то у нас правильно. Или всех увольнять будем?
-(Консультант) Ну зачем же так трагично, остальное все хорошо. Лицо, осуществляющее погрузку, и владелец инфраструктуры указаны правильно. Да и к остальным полям вопросов нет.
-(Руководитель) Ну хоть что-то у нас хорошо. Что дальше-то делаем?
-(Консультант) Учимся жить по-новому. Главный бухгалтер вам поможет. Начинаем с корректного сбора информации и доведения до всех участников новых правил игры.
Вывод
На самом деле такие встречи полезны не потому, что на них кто-то кого-то убеждает.
Они полезны потому, что именно в этот момент становится видно, как тема ЭТРН выглядит не в презентации, не в законе и не в дорожной карте, а в живой работе.
На бумаге все много лет как-то существовало. Машина приехала, отгрузились, потом что-то дозаполнили, где-то созвонились, где-то уточнили, где-то закрыли вопрос по ходу. Процесс был неидеальный, но он жил.
А дальше начинается переход к ЭТРН, и внезапно выясняется, что половина этой устойчивости держалась не на правильной модели работы, а на привычке, ручном режиме и на том, что бумага многое прощала.
И тут сразу вылезает все, что раньше можно было не замечать.
Оказывается, что часть обязательной информации у склада просто отсутствует.
Оказывается, что роли в перевозке все эти годы понимались по-своему.
Оказывается, что коммерческая реальность клиента не совпадает с тем, как документ должен быть устроен по закону.
Оказывается, что у людей и без того полный рабочий день, а теперь в него надо встроить еще сбор, проверку и контроль того, что раньше либо вообще не собиралось, либо собиралось потом.
И вот в этот момент становится понятно, что ЭТРН — это вообще не про “выписывать тот же документ, только в электронном виде”.
Это про другое.
Про то, что компании придется заново договариваться о правилах работы.
Кто что передает. Кто что запрашивает. Кто за что отвечает.
И в какой момент информация вообще должна появляться.
Поэтому первая такая встреча почти всегда проходит тяжело. Не потому, что люди плохие или ленивые. А потому, что им в этот момент показывают: старая логика больше не работает как раньше.
И чем раньше компания перестанет смотреть на ЭТРН как на еще одну ИТ-задачу, тем проще ей будет дальше.