Закупочную процедуру можно создать из списка строк плана закупок, кликнув на кнопку на командной панели «Открыть или создать закупочную процедуру». Закупочная процедура работает только с утвержденными строками плана закупок.
Состав полей при организации закупочной процедуры повторяет состав строки в плане закупок. Обязательно заполняются способ выбора поставщика, способ публикации, сведения о заказчике и организаторе торгов, предмете договора, общих требованиях. Сумма закупочной процедуры складывается из суммы составляющих ее лотов и выводится на форму для информации.
Лоты при осуществлении закупки собраны в одноименной вкладке. Пользователь может настроить отображаемые поля табличной части. По умолчанию отображается информация о предмете закупки, месте поставки, состоянии лота, методе оценки предложений, времени поставки и форме обеспечения. Для просмотра лота необходимо дважды кликнуть мышкой по ссылке лота.
Информация о номере и дате приказа, составе закупочной комиссии регистрируется отдельным документом «Приказ о назначении закупочной комиссии».
Во вкладке «Условия» регистрируются общие условия и требования для лотов, составляющих процедуру: требования к участникам закупочной процедуры, условия приема и рассмотрения заявок, документы закупочной процедуры, сведения об обеспечении, пояснения условий договора по оплате и графику исполнения.
Надо учитывать, что результатом закупочной процедуры является заключение договора по каждому лоту. Следовательно, лот может содержать условия, отличающиеся от общих условий, заданных на уровне закупочной процедуры. Для пересекающихся условий действует правило: условия лота преобладают над общими условиями. Рекомендуется вначале заполнить общие условия, добавить лоты и только потом переходить к описанию условий по отдельным лотам. Для субъектов закупочных процедур 223-ФЗ извещения о закупках передаются в ЕИС. По каналам обмена передаются все вложенные файлы (документы для передачи собираются из закупочной процедуры и лота).
До утверждения проведения закупочной процедуры необходимо провести настройку стадий закупочной процедуры, т. е. спланировать осуществление закупочной процедуры по времени. Набор этапов и стадий зависит от способа закупки. Это позволяет регламентировать и контролировать сроки проведения закупочных процедур, напоминать пользователю о приближении событий, отслеживать отклонения от запланированного графика, отражать причины отклонений, а также собирать в привязке к стадии назначенные документы закупочной процедуры и сканы протоколов.
Для каждого способа закупочной процедуры может быть разработано множество шаблонов мероприятий. При первом открытии панели управления стадиями из закупочной процедуры будет подставлен стандартный шаблон и расписание хода закупочной процедуры автоматически заполнится от даты официального объявления закупки.
Настройки расписания процедур по закупкам
Расписание процедуры по закупкам определяет последовательность, по которой вы проведете закупочные процедуры по стадиям. Оно реализовано на базе шаблонов мероприятий подсистемы «Управление рисками». Шаблоны мероприятий используются для составления расписания процедуры по закупкам под особенности каждого способа закупки.
Шаблоны мероприятий по закупкам можно настроить в разделе «Корпоративные закупки», кликнув на «Шаблоны мероприятий». Шаблон состоит из названия, способа закупки и стадий. Каждая стадия имеет длительность, на основании которой рассчитывается расписание закупочной процедуры. Начальной датой расписания процедуры является дата официального объявления закупки. Для каждой стадии можно определить документы, которые пользователь может добавлять для последующего хранения. Для отправки напоминания пользователю о начале следующей стадии достаточно в стадии установить «галочку» около «Напомнить».
Лоты при осуществлении закупки
Лоты при осуществлении закупки представляют собой часть товаров, работ, услуг, выделенную в рамках проведения закупочной процедуры однотипной продукции. Относительно каждого лота в извещении о закупке указываются существенные условия: предмет закупки, место поставки, начальная максимальная цена, критерии и методы оценки предложений. Договор заключается отдельно в отношении каждого лота. Для оценки предложений поставщиков предлагаются следующие методы:
- «По ценам» – используется при способах закупки, главным критерием оценки в которых является цена. По умолчанию данный метод оценки предлагается к применению при способах закупки «Запрос котировок» и «Аукцион»;
- «По критериям» – используется при способах закупки, где победителя невозможно выявить только по цене. Разрабатываются четкие и однозначно понимаемые требования, прозрачные критерии оценки по параметрам предмета закупки, имеющим важное значение для закупающей стороны.
Перечисленные выше способы проведения закупочных процедур (закупок), кроме закупки у единого поставщика, могут проводиться в открытой или закрытой, в электронной или неэлектронной форме.
Организации, ведущие закупочные процедуры по 223-ФЗ, создают лоты на основании плана закупок. Одной строке плана закупок соответствует один лот.
Организации, не подпадающие под действия 223-ФЗ, могут создавать лоты непосредственно в закупочной процедуре. Данная функциональность реализована для случаев экстренной закупки.
На закладках лота собрана информация для заключения договора: пояснение условий договора, контрольные условия по договору (сроки заключения контракта, время поставки после заявки, сроки действия договора), описание графика исполнения договора и оплаты, источник финансирования, сведения об обеспечении. На вкладке «Условия рассмотрения заявок» собрана информация, необходимая для проведения оценки предложений поставщиков для участия в закупочной процедуре и оценки результатов:
- Минимальное количество предложений для участия в закупочной процедуре. При поступлении предложений меньше заявленного количества процедура считается несостоявшейся по причине недостаточного количества предложений для проведения конкурентных торгов;
- Количество мест, при присвоении которых обязанность заказчика заключить договор сохраняется до завершения процедуры. Согласно условию, в случае отказа победителя заключить договор право перейдет к следующему по номеру участнику.
На закладке «ЕИС» собрана информация, важная для передачи информации в ЕИС. Данная информация актуальна для закупочных процедур по 223-ФЗ:
- Регистрационный номер в ЕИС – номер, получаемый при размещении извещения в ЕИС;
- Закупки у МСП – содержит информацию о необходимости учета доли закупок у МСП, порядке формирования цены договора, исключениях из плана закупок, признаках инновационной продукции.
Процесс выбора поставщика
Процесс выбора поставщиков проводится по каждому лоту в рамках организации закупочной процедуры, и его нужно настроить на этапе подготовки к торгам до старта закупочной процедуры, если для оценки предложений поставщиков используется метод «По критериям». Для метода оценки «По ценам» настраивать процесс выбора поставщиков не требуется.
Настройка доступна из «Закупочной процедуры» со вкладки «Лоты» по клику на «Выбор альтернатив». Меню содержит список команд, используемых на различных этапах процесса закупки:
- «Настройка процесса выбора» – настраиваются этапы оценки, для каждого этапа описываются критерии оценки с измеримыми вариантами оценки;
- «Ввести значения критериев» – оценка назначенными экспертами предложений. Значения критериев и шкалы оценок хранятся внутри справочника «Критерии выбора»;
- «Выбрать альтернативы» – обработка, показывающая альтернативы с проведенной оценкой, предназначенная для выбора наилучшего решения;
- Отчет «Интегральная оценка альтернатив» –показывает состояние оценки предложений, баллы по критериям и пользователям;
- «Рестарт процесса выбора» – возврат на начало процесса выбора. Все выполненные оценки сбрасываются, ожидается ввод новых значений.
Настройка процесса выбора поставщика выполняется в три этапа:
- Определение этапа оценки;
- Определение критериев оценки (подчинены этапам);
- Назначение экспертов.
При задании критерия следует особое внимание обратить на реквизит «Функциональное направление». Если функциональное направление работ не определено, то оценку данного критерия может провести любой эксперт из состава комиссии. Если функциональное направление заполнено, то оценку может провести только эксперт данного функционального направления.
Рис. 1 Определение функционального направления работ при задании критерия для последующей экспертной оценки
Во вкладке «Экспертная комиссия» отображаются эксперты, назначенные для оценки предложений:
Рис. 2 Экспертная комиссия для процесса выбора поставщика
«Галочкой» помечается пользователь, закрывающий этап оценки. Данный пользователь может не только перевести оценку на следующий этап, но и принять окончательное решение по выбору предложения.
В данной статье был сделан обзор на правила и особенности осуществления процедур по закупкам в системе 1С, были описаны юридические основания оформления документации, рассмотрен порядок действий при организации закупочных процедур, оговорены особенности работы с лотами при осуществлении закупки и правила выбора поставщиков.
