В целях регистрации рабочего времени сотрудников, а также для возможности контроля за тем, как работниками соблюдается установленный режим рабочего времени, для начисления и расчета заработной платы, для составления необходимой отчетности для организации в программе предусмотрено очень полезное решение – ведение табеля учета рабочего времени.
Данный документ необходимо составлять лишь в одном экземпляре ответственным работником. Обязательно руководитель подразделения и работник кадровой службы должны ознакомиться с ним и подписать, после чего передать в бухгалтерию.
Информация о затраченном рабочем времени в табеле заполняется либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо ставятся отметки только об отклонениях (опозданиях, неявках, часов сверхурочных работ и др.).
Как хранить и сформировать табель в 1С:ЗУП
Хранить данный документ необходимо в течение пяти лет с момента окончания года, в котором он составлен. Но если же в организации работа связана с тяжелыми, опасными или вредными условиями труда, то при условии создания табеля до 2003 года – 75 лет со дня создания, если же после 2003 года – 50 лет.
В конфигурации 1С:ЗУП сформировать отчет «Табель учета рабочего времени Т-13» можно здесь:
Табель учета рабочего времени Т-13
Данный отчет выводит данные, полученные из графиков работы сотрудников 1С:ЗУП, индивидуальных графиков, документов, регистрирующих отсутствия, а также работу в выходные и праздничные дни, сверхурочную работу, данные из одноименного документа «Табель» 1С:ЗУП.
Документ «Табель» - не является обязательным для оформления. Он обычно вводится тогда, когда необходимо, например, сотруднику на определенный период установить график работы, отличный от его основного графика.
Порядок учета рабочего времени в программе 1С:ЗУП, что и за чем должно следовать
1. В самом начале необходимо зарегистрировать информацию графике работника, назначаемом в плановом порядке.
2. Далее нужно ввести данные о том, сколько сотрудник отработал фактически, то есть регистрируются отсутствия, фиксируются переработки, а также с помощью документа «Данные для расчета зарплаты» регистрируются, например, сдельные работы. Далее если нужно, вводится документ: Табель 1С:ЗУП
3. Теперь формируем печатную форму табеля Т-13 для проверки введенной информации, ее утверждения и вывода на печать с последующей передачей ее ответственным сотрудникам
4. Начисляется заработная плата.
Разберем пример: В компании ООО «Золотой орел» установлен график работы: Пятидневка (5 рабочих дней в неделю, в субботу и в воскресенье – выходные). Ежедневная работа осуществляется в течение 8-ми часов.
Сотрудник Дементьев Павел Аркадьевич работает в должности сторожа в хозяйственном отделе компании с окладом по часам в 20000 рублей. 8 февраля он был отстранен от работы по причине нахождения на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Норма выработки в феврале – 159 часов, сотрудник отработал 151 час. Необходимо зарегистрировать отсутствие работника и сформировать по нему табель.
Для учета отстранений в программе необходимо включить соответствующую настройку состава начислений и удержаний:
Включить соответствующую настройку состава начислений и удержаний
Далее через настройку панели навигации добавляем необходимый документ в меню пользователя:
Настройка панели навигации
Добавляем необходимый документ в меню пользователя
Простои, отстранения сотрудников
Создаем документ, заполняем месяц Февраль, дата документа 08.02.2024, дату начала и дату окончания отстранения – 08.02.2024, выбираем, что это отстранение без оплаты, в табличную часть подбираем нужного нам сотрудника с помощью подбора, либо нажав на кнопку «Добавить»:
Создаем документ
Проводим документ.
Далее начисляем заработную плату сотруднику за февраль и видим, что из 159 положенных в месяц часов сотрудник отработал лишь 151 час. Зарплата рассчиталась по формуле:
20000 руб / 159 часов * 151 час = 18993,71 рубль
Зарплата рассчиталась по формуле
Если мы сформируем отчет «Табель учета рабочего времени», там мы увидим, что 8 февраля время отсутствия работника обозначилось как «НБ».
Табель учета рабочего времени
Еще один пример: В марте месяце этому же сотруднику Павлу необходимо некоторые выходные дни назначить рабочими, а рабочие выходными. 10 и 11 февраля у него должны были быть выходными, а 12 и 13 рабочими, но, в связи с тем, что другой работник будет отсутствовать на своем рабочем месте 10 и 11, Павлу мы назначим эти дни рабочими, но 12 и 13-е у него будут являться выходными днями, за него в это время поработает другой специалист.
Для решения данной задачи мы сформируем документ: Табель 1С:ЗУП за февраль с выбором определенного сотрудника. Он будет выглядеть следующим образом:
Табель 1С: ЗУП
Далее находим нужный нам день для внесения изменений в учет времени, заходим в него, убираем выходной день, ставим Явку 8:
Редактирование данных учета времени за день
Ставим Явку 8
То же самое проделываем со всеми днями, где необходимо отредактировать учет времени сотрудника.
Таким нехитрым образом мы можем кратковременно внести изменения в график работы сотрудников в 1С:ЗУП.
