Подготовка
Датой слияния назначено 1 января. Забегая вперёд, скажем, что это не совсем удачная дата, но пока не об этом. Подготовку мы начали в середине ноября — полтора месяца достаточный срок для планирования и обкатки гипотез. Сначала был сбор информации и кейсов по этому вопросу, а также консультация непосредственно с 1С.
Для удобства давайте договоримся, что компанию, которую присоединяют и закрывают, мы назовём «А», а ту, к которой присоединяют, назовём «Б».
Поскольку мы IT-компания, у нас было преимущество: нет товаров, а значит, нет и остатков по складам. Есть только сотрудники, которых нужно перевести. Но и здесь нужно соблюсти все процедуры: обеспечить безошибочный перенос всех данных по персоналу, их НДФЛ, отпускам и т.п.
Из сложностей можно выделить то, что «А» работает на упрощённой системе налогообложения (УСН), а «Б» — на общей (ОСНО). Предполагается, что при переносе в новую компанию нужно добавить остатки по налоговому вычету, но в базе 1С старой компании просто нет такой статьи.
Процесс присоединения был строго согласован с юридическим департаментом. К моменту закрытия компании в ней не должно остаться никаких обязательств перед сотрудниками или подрядчиками.
Моделирование
Поскольку в проектном опыте обычно встречаются кейсы переезда с другой программы в 1С или наоборот, нам предстояло самим разработать модель переезда с 1С на 1С. С оговорками, которые мы представили выше.
В команде переноса было 5 ключевых участников:
- финансовый директор;
- руководитель проекта;
- консультант по ЗУП;
- консультант внутреннего проекта;
- программист.
На разных этапах мы привлекали ещё бухгалтера по зарплате, главного бухгалтера, кадровиков и т.д. Это наши ключевые пользователи, поэтому нам было важно их мнение.
Для начала мы создали копию нашей базы и стали тестировать разные гипотезы. В итоге пришли к такому алгоритму:
- Перевести юрлицо «А» в обособленное подразделение. Раньше это была независимая система, теперь она входит в большую систему 1С компании «Б».
- Все сотрудники компании «А» становятся сотрудниками головной организации.
- Поменять головную организацию в регистрах, привести документы в соответствие.
Напомним даты:
- 31 декабря 2023 года — все сотрудники числятся в компании «А».
- 1 января 2024 — все сотрудники должны уже быть в компании «Б».
Но мы не можем простым «вжухом» перевести десятки сотрудников, с каждым из которых заключён договор и есть куча справок вроде НДФЛ, отпускных и расчёта больничных. Поэтому заранее наши программисты писали обработку, которая помогла бы в один клик:
- скопировать лицевые счета;
- создать необходимые кадровые документы по БП-2;
- обработать печатные формы (соглашения о переходе, подписанные с работниками);
- скопировать все строки базы данных по сотрудникам.
Момент настал
Ещё в декабре необходимо было рассчитаться со всеми и организовать переход сотрудников.
Юридически к вечеру 31 декабря в компании «А» числился только директор.
В первых числах Нового года мы провели все нужные операции, и 9 января (первый рабочий день 2024 года) все сотрудники уже числились в компании «Б». Но очень быстро оказалось, что у нас слетели некоторые записи по 2-НДФЛ. Это связано с тем, что часть сотрудников сначала имели трудовой договор в организации «Б», затем перешли в «А», а после реорганизации снова оказались в «Б».
Пришлось откатываться до предыдущей версии, срочно привлекать консультанта по ЗУП, который нашёл нужные строки. Это были всего несколько записей, поэтому их было проще поменять вручную, чем писать новый скрипт.
Когда всё поменяли, мы снова прошли этап моделирования, а затем переход. На это ушло чуть меньше месяца. Параллельно решили точечные вопросы с начислениями резервов по отпускам.
Может показаться, что всё прошло подозрительно сладко да гладко, но, конечно же нет. Расскажем немного и о факапах.
Переход происходил 1 января, но потом примерно 2 недели юрлицо «А» ещё существовало. И один из клиентов осуществил возврат денежных средств. Это отразили в новой компании «Б», из-за чего произошло задвоение оборота. А предполагалось, что в «А» не будет вообще никаких бухгалтерских передвижений. Но получилось, как получилось, поэтому бухгалтер для сдачи квартальной отчётности убирал «А» из статуса структурного подразделения «Б», готовил документы, и возвращал обратно. Эту операцию придётся повторить в конце 2024 года при сдаче годовой отчётности. Юридически всё чисто, но теперь нам нужно до конца года иметь в виду этот вопрос.
И ещё один нюанс, обусловленный датой перехода: в 2023 году использовался старый вариант резервов по отпускам, а в с начала 2024 — новый. Поэтому пришлось писать особую обработку, чтобы сотрудников не только перевести в другую организацию, но и обеспечить переход к новой системе резервов отпусков.
Уроки, которые мы извлекли
- Дата имеет важное значение. Только из-за даты 1 января у нас произошло две нештатные ситуации, потому что именно с этого числа часто вступают в силу новые правила законодательства и начинаются новые периоды бухучёта. У нас выбор даты был обусловлен организационными вопросами и мы работали в таких обстоятельствах.
- Полтора месяца — достаточный, но весьма сжатый срок, чтобы провести такое мероприятие, как слияние двух юридических лиц. Поэтому всегда лучше иметь запас времени.
- В первую очередь нужно выделить ключевых пользователей и держать с ними связь. В нашем случае это была бухгалтерия и HR-департамент — мы привлекали их на каждом этапе от сбора информации до окончательной интеграции.
- Внимательное тестирование — золотое правило в IT, особенно, в вопросах, касающихся управления командой.