Создание документа "Индивидуальный график сменности" по данным файла Excel

Обработка для создания документа "Индивидуальный график сменности" на основе данных из Excel-файла

Ключевая особенность решения — гибкость. Обработка учитывает все нюансы: переходящие смены, нестандартное распределение рабочих часов и другие детали. При этом нет жёсткой привязки к стандартному справочнику "Смены работы сотрудников" в 1С — это даёт свободу в формировании уникальных графиков.

Варианты формируемого документа

Обработка поддерживает два формата итогового документа:

• "Индивидуальный график" — упрощённая версия без детализации смен. Подойдёт, если нужна общая картина рабочего времени.

• "Индивидуальный график сменности" — полная версия с указанием:

  • конкретных смен;

  • точного времени начала и окончания каждой смены;

  • переходящих смен (смена, начавшаяся в один день и завершённая на следующий);

По сути, это две формы одного и того же документа, и, в зависимости от настроек обработки и расчета зарплаты в конфигурации, можно открыть форму как в полном виде - со сменами, так и в упрощенном.

Как работает обработка

Процесс загрузки данных состоит из трёх простых шагов:

1. Заполнение базовых параметров:

   • указываем "Период расчёта" (например, "Февраль 2026");

   • вводим "Номер листа книги"(например, "2");

   • при необходимости заполняем поля "Организация" и "Подразделение".

2. Выбор исходного файла. Нужно указать Excel-файл с графиком сменности — лист "Шаблон" с печатной формой.

3. Запуск загрузки. Нажимаем кнопку "Загрузить из файла" — система автоматически создаёт документ в базе ЗУП. Ссылка на созданный документ появится под элементами управления. По ней можно будет в него "провалиться" и отсмотреть результат.

Дополнительные настройки

Есть полезная опция — "Запретить загрузку за прошлый период". По умолчанию загрузка прошлых периодов разрешена, но вы можете отключить эту функцию. Это помогает:

• контролировать актуальность данных;

• избежать создания документов "задним числом".

Система проверок

Обработка включает комплекс проверок, которые минимизируют риск ошибок:

• ищет сотрудника по табельному номеру;

• контролирует заполнение всех обязательных полей;

• проверяет корректность номера листа;

• сопоставляет количество дней в Excel-файле с количеством дней в выбранном месяце (например, не допустит загрузку январского графика (31 день) в феврале).

Технические детали

1. Чтение Excel-файла выполняется через объект "ТабличныйДокумент". Это важное преимущество: не нужно устанавливать Microsoft Office на сервере 1С — решение становится независимым от стороннего ПО.

2. Обработка ошибок реализована через вывод сообщений в область служебных сообщений. Это позволяет быстро находить и исправлять проблемы. При возникновении некоторых "ошибок" программа считает их "предупреждениями": сообщение выведет, но продолжит заполнение документа. Это позволит продолжить загрузку, если в файле Excel много строк и на обработке какой-то из них некорректное заполнение. Например, если интервал смены или вид времени окажутся не заполнены, или не найден сотрудник в базе - один из 100 не будет найден, но другие 99 загрузятся.

3. Работа с полем "Организация":

   • если поле не заполнено, система покажет уведомление;

   • предложит выбор: "Да" (продолжить без указания организации) или "Нет" (отменить загрузку);

   • по умолчанию выбран ответ "Нет", окно автоматически закроется через 10 секунд.

Преимущества решения

Обработка решает сразу несколько задач:

• устраняет "ручную" передачу данных между Excel и 1С;

• экономит время сотрудников;

• гарантирует точность и актуальность информации;

• упрощает интеграцию между бизнес-подразделениями и расчётными службами;

• даёт возможность выбирать формат итогового документа (упрощённый или детализированный) в зависимости от потребностей.

Тестирование и совместимость

Обработка успешно протестирована на следующих конфигурациях:

• Платформа 8.5.1.1150;

• Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1, релиз 3.1.34.177;

• Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, релиз 3.1.34.177.

UPD. от 10.02.2026. Файл загрузки теперь - только обработка. Файл-шаблон в формате excel можно выгрузить из нее:

UPD. от 26.03.2026. Обновил обработку, привел в порядок код, исправил ошибки, оформил по Стандартам 1С.

Новое в версии. Логирование практически всех событий обработки.