Закупки являются неотъемлемой частью деятельности любого предприятия. Даже в масштабах малого и среднего бизнеса процессом материально-технического обеспечения зачастую сложно управлять, а участникам процесса — собственникам, руководству, начальникам отделов, линейным работникам — непросто прийти к единому решению.
На процесс закупок и материально-технического обеспечения влияет множество внешних и внутренних факторов: логистические маршруты, система организации торгов, складское управление, взаимодействие с производством — внутренним заказчиком, расчеты с поставщиками товаров и услуг, а также ряд других процессов.
Отдельно стоит упомянуть человеческий фактор. В закупках сложно полностью исключить участие сотрудников в принятии решений. Разное понимание задач, личная заинтересованность, сложности во взаимодействии между подразделениями могут привести к серьезным проблемам и, как следствие, отрицательно повлиять на финансовый результат компании.
Эти сложности многократно масштабируются, если речь идет не об одном предприятии, а о холдинговой структуре. В рамках данной статьи мы хотим поделиться опытом разработки и внедрения автоматизированной системы управления закупками — АСУЗ — на базе 1С в нефтесервисном холдинге «ТаграС-Холдинг». Цель проекта заключалась в создании четкой, гибкой, прозрачной и эффективной системы управления торгово-закупочной деятельностью, которая позволила унифицировать процессы закупок, повысить их прозрачность и результативность, а также организовать единый контур управления запасами.
Почему построение эффективной системы управления закупками было важным
На этапе становления холдинговой структуры «ТаграС-Холдинг» входящие в ее состав дивизионы имели собственные, достаточно разрозненные подходы к управлению закупками. В одних случаях эти подходы не были формализованы в виде регламентирующих документов. В других, наоборот, регламентов было слишком много. Например, если в одном дивизионе, включающем несколько юридических обществ, каждое общество разрабатывало собственные регламенты торгово-закупочной деятельности, это делало управление закупками на уровне вышестоящей организации практически невозможным.
Основные негативные факторы, характерные для организации закупок в дивизионах до внедрения единой системы:
- отсутствие системы планирования закупок либо слабая реализация этой системы на местах;
- практически полное отсутствие конкурентных закупок: в большинстве случаев закупки проводились через устоявшихся поставщиков;
- разрозненные подходы к процедурам организации торгов;
- отсутствие единого подхода к оформлению тендерной документации;
- отсутствие единого реестра протокольных решений;
- отсутствие системного аудита поставщиков и истории взаимоотношений с ними;
- разные подходы к тому, какие закупки должны проводиться через тендерные процедуры и при каких условиях.
Дополнительную сложность создавало то, что компании холдинга работали в различных базах 1С. Это приводило к ряду проблем:
- складские остатки были доступны только сотрудникам конкретного общества;
- движение товарно-материальных ценностей между подразделениями холдинга было затруднено;
- номенклатурные справочники существенно отличались в разных компаниях;
- формы отчетов в базах 1С были различными;
- отсутствовало единое информационное поле для управления закупками и запасами.
Все эти факторы поставили перед руководством и специалистами холдинга задачу по упорядочиванию торгово-закупочной деятельности и внедрению процессного подхода к закупкам на основе единых требований и правил.
Цели проекта
Для решения этих задач был начат проект внедрения автоматизированной системы управления закупками — АСУЗ. В рамках проекта планировалось достичь двух основных результатов:
- Максимально унифицировать и объединить общие для всех дивизионов процессы закупок.
- Оцифровать и автоматизировать унифицированные процессы на базе 1С.
Иными словами, проект включал не только разработку функционала в 1С, но и предварительную методологическую работу: описание, согласование и унификацию закупочных процессов.
Первый этап: унификация процессов
Первым этапом проекта стала унификация типовых процессных решений в закупках. В частности, в рамках базовых систем 1С обществ, входящих в состав холдинга, были унифицированы:
- формат подачи и движения заявки на поставку ТМЦ;
- форматы протоколов тендерных комиссий;
- базы складских остатков;
- реестр и формы единой отчетности;
- ряд других типовых процессов, общих для всех дивизионов.
Этот этап был принципиально важен: автоматизация разрозненных процессов без предварительной унификации не позволила бы создать управляемую систему закупок на уровне холдинга.
Второй этап: внедрение цифрового решения на базе 1С
Далее начался этап внедрения цифровых решений. В рамках проекта по разработке и внедрению АСУЗ были унифицированы и оцифрованы основные процессы закупок. Для этого в каждой базовой системе 1С обществ было создано автоматизированное рабочее место закупщика — АРМ.
В АРМ сотрудники, ответственные за торгово-закупочную деятельность, ведут работу по внутренним унифицированным процессам:
- управление заявками;
- управление поставками;
- работа со складскими остатками;
- формирование тендерной документации;
- подготовка протоколов тендерных комиссий;
- контроль исполнения закупочных процедур.
Ключевая информация из базовых систем 1С дивизионов передается в систему верхнего уровня — АСУЗ. Таким образом, АСУЗ стала единым общехолдинговым полем работы и общей базой данных для управления закупками и складами.
Интеграция закупок с производственной системой
Важным шагом стала интеграция процесса закупок с производственной системой в рамках единого поля 1С. В результате была организована работа производственника и закупщика в едином информационном контуре. В системе формируется полный цикл движения заявки на поставку ТМЦ.
Заявка от производства создается в АРМ 1С на основании графика или производственной потребности. Далее она проходит все этапы обработки в АРМ дивизиона — вплоть до поставки и оприходования товара.
Важным элементом процесса стал обязательный фильтр на наличие ТМЦ в свободных складских остатках по холдингу. Перед запуском новой закупки система проверяет, есть ли необходимые материалы на складах других обществ (Рис. 1).
Рис. 1. Интеграция системы закупок с производственной системой.
Такой подход позволяет оптимизировать использование складских запасов и сократить объем невовлеченных в производство остатков.
Формирование унифицированных протоколов тендеров
Следующим важным направлением стала оцифровка процесса формирования протоколов тендерных комиссий. Протоколы формируются в базовых системах АРМ 1С обществ в цифровом виде по единой форме. Пользователю необходимо заполнить только часть переменных полей, при этом значительная часть данных подгружается автоматически.
Зафиксированный тендерной комиссией уровень цен по итогам тендера автоматически попадает в базу 1С дивизиона и в АСУЗ. Далее фактические цены поставляемых ТМЦ сверяются с ценами, указанными в протоколе. Утвержденные протоколы из базовых систем 1С аккумулируются в общей базе данных АСУЗ. Таким образом формируется единый реестр протоколов тендерных комиссий, доступный обществам, входящим в структуру холдинга. Образец единого реестра протокола тендерных комиссий представлен на Рис. 2.
Рис. 2. Единый реестр протоколов тендерных комиссий в АСУЗ.
Единый реестр поставщиков
Также в АСУЗ был сформирован единый реестр поставщиков товаров и услуг. Реестр отражает историю взаимоотношений с конкретными контрагентами. В нем содержится информация:
- по итогам технических аудитов;
- по контролю благонадежности;
- по истории поставок;
- по нареканиям;
- по спорным вопросам;
- по другой ключевой информации о поставщике.
Рис. 3. Единый реестр поставщиков товаров и услуг в АСУЗ.
Наличие единого реестра позволяет принимать решения о работе с поставщиками на основе накопленных данных, а не только текущих коммерческих предложений.
Общая база складских остатков
Еще одно единое поле работы в АСУЗ — общая база складских остатков.В систему выгружаются перечни товаров на складах дивизионов с номенклатурой и ценами. Это позволяет упростить товарооборот между компаниями холдинга и повысить эффективность работы по сокращению складских запасов.
Каждая заявка от производства проходит через фильтр складских остатков. Это помогает сначала использовать имеющиеся ресурсы внутри холдинга и только затем инициировать новую закупку.
Контроль стоимости поставляемых товаров
Существенной частью закупочной системы стал контроль уровня стоимости поставляемых товаров.
Проектом предусмотрена сверка цен поставленных товаров:
- с ценами тендера;
- с ценами закупок предыдущего периода;
- с зафиксированными условиями поставки.
Для выполнения этой задачи был реализован модуль автоматического контроля стоимости товаров.
Ключевое системное ограничение — недопущение превышения цен фактической поставки над тендерными ценами.
Единая отчетность
Еще одна задача системы — сокращение избыточной отчетности, особенно той, которая ранее формировалась вручную. В АСУЗ реализована возможность оперативного формирования единой отчетности. Это позволяет сократить время подготовки отчетов и обеспечить работу участников процесса с едиными данными и едиными формами.
Уровень цифровизации процессов
В рамках проекта был зафиксирован уровень цифровизации и автоматизации каждого этапа системы обеспечения. Изначально общий уровень цифровизации составлял не более 20%. Основным слабым местом процесса была трудоемкая обработка больших массивов данных, высокая зависимость от ручного труда и риск ошибок человеческого фактора. К концу проекта уровень цифровизации и автоматизации системы обеспечения был оценен в 98%.
Удалось минимизировать ручную обработку данных. При поступлении заявок от производства происходит автоматическое распределение перечня. Был внедрен автоматизированный мониторинг изменения цен в динамике. Трудозатраты на формирование протокола тендерной комиссии значительно сократились. Наполнение протокола данными производится автоматически на основании заявок производства и результатов торгов на ЭТП. На основании протокола автоматизировано формируются ценовые книги. Процесс обеспечения стал прозрачным: заявка производства прослеживается на всех этапах жизненного цикла — с момента формирования до получения товара в цеху.
Результаты проекта
По завершении проекта внедрения АСУЗ был реализован единый контур работы по ключевым параметрам закупок. На базе 1С был сформирован набор инструментов для унификации отдельных составляющих процесса закупки товаров, включая:
- формирование протоколов тендерных комиссий в системе 1С дивизиона;
- привязку к единой системе контроля закупок холдинга;
- сопутствующий документооборот;
- типовые формы отчетности;
- процессы управления запасами.
В результате проекта были достигнуты следующие эффекты:
1. Повышение эффективности производственно-экономической деятельности
- обеспечение бесперебойного производства;
- соблюдение оптимального рыночного уровня цен;
- прозрачная система управления себестоимостью продукции и услуг;
- сокращение складских запасов и неликвидных товаров.
Результат: сокращение издержек более чем на 27%.
2. Решение вопросов безопасности
- работа только с надежными контрагентами;
- контроль соблюдения контрактных условий;
- предупреждение отклонений от цены, качества и сроков поставки;
- прозрачная система контроля контрагентов;
- единый реестр технических аудитов и итогов контроля благонадежности.
Результат: сокращение непроизводительного времени по причине нарушений условий поставки на 87%.
3. Внедрение продуктивной системы управления закупками
- единые и ясно трактуемые правила работы для всех участников процесса;
- сокращение времени формирования тендерной документации;
- снижение числа нарушений в области закупок;
- повышение прозрачности торгово-закупочных процедур.
Результат: результативность торгово-закупочных процедур выросла более чем на 30%.
Выводы
Закупки товаров и услуг могут занимать до 70% и более в структуре затрат компании. Поэтому прозрачность и управляемость этого процесса напрямую влияют на эффективность бизнеса. Опыт внедрения АСУЗ показал, что автоматизация закупок на базе 1С позволяет не только сократить ручную работу, но и создать единый управленческий контур для холдинговой структуры. Ключевым фактором успеха стала последовательность проекта: сначала унификация процессов и правил, затем их цифровизация и автоматизация в системе 1С.
В результате холдинг получил единое информационное поле для управления заявками, поставщиками, тендерами, складскими остатками и отчетностью. Это позволило повысить прозрачность закупок, снизить издержки и обеспечить контроль ключевых параметров торгово-закупочной деятельности.
Материал подготовлен при участии начальника отдела производственного планирования ООО ТаграС-Холдинг Е.В. Терлецкого.