Электронный путевой лист с 1 сентября: кому он обязателен и в чём путаются бухгалтеры
С начала сентября на форумах бухгалтеров один и тот же вопрос, и звучит он с интонацией человека, у которого завтра проверка: «С первого сентября путевые листы только электронные, что делать?!»
Выдыхаем. Путевой лист можно по-прежнему печатать на принтере, который помнит ещё переход на НДС 20 %. Электронной обязательно стала накладная. Если совсем коротко:
- Везёте чужой груз по договору перевозки — нужна электронная транспортная накладная (ЭТрН). Путевой лист может остаться бумажным.
- Развозите своё пиво, сидр или медовуху своими машинами — нужен электронный путевой лист (ЭПЛ). До 1 марта 2027 года ещё можно ехать с бумажной товарно-транспортной накладной (ТТН).
- Все остальные — бумажный лист, как раньше. Но проверьте в нём четыре графы, которые теряют чаще всего (о них ниже).
Из личного опыта. Компания, где я веду 1С, торгует фруктами и сама развозит их покупателям: машины числятся на той же организации, водители — её сотрудники. Когда заговорили про обязательную ЭТрН, мы купили у одного из операторов внедрение электронных накладных. Уже потом разобрались: договора перевозки у нас нет — мы поставщик, который везёт свой товар своим транспортом, и накладная по закону нам не нужна. Деньги на внедрение можно было не тратить.
Поэтому первый вопрос этой статьи — не «какого оператора выбрать», а «есть ли у вас вообще договор перевозки».
Дальше — откуда паника, сколько стоит ЭПЛ, из чего он состоит и что проверить в бумажном листе. Ссылки на нормы собраны в конце.
Электронной стала накладная, а не путевой лист
Поменялся Устав автомобильного транспорта. Статью про накладную переписали: теперь она оформляется только электронно. Туда же попали заказ (заявка) и экспедиторские документы.
А статью про путевой лист не трогали. Там так и написано: путевой лист оформляется на бумаге или электронно. Выбирает перевозчик — кроме случая с пивом и сидром, о нём ниже.
Паника пошла от заголовков «с 1 сентября электронные перевозочные документы обязательны». Перевозочные документы — это и накладная, и путевой лист, но обязательной стала только накладная. Одно обобщающее слово в заголовке — и половина страны пошла выпускать электронные подписи медсёстрам. Про саму накладную и «штраф, которого нет», подробно написано в статье «ЭТрН с 1 сентября: штраф, которого нет, и риски, которые есть», здесь — про путевой лист.
Приложим к жизни. Четыре компании, четыре ответа:
| Кто и что везёт | ЭТрН | ЭПЛ | Путевой лист |
|---|---|---|---|
| Транспортная компания везёт сидр оптовику по договору перевозки | нужна — она же закрывает требование по сидру | не нужен | можно бумажный |
| Пивоварня развозит свои кеги своими «Газелями» по барам | нет: договора перевозки нет | нужен (до 01.03.2027 ещё можно с бумажной ТТН) | электронный |
| Строительная фирма возит свой щебень своими самосвалами | не нужна | не нужен | бумажный, со сведениями приказа № 390 |
| Пекарня развозит хлеб одной своей машиной | не нужна | не нужен | бумажный — и без него расход на топливо нечем подтвердить |
Пассажиры и опасные грузы: нормы, которая делала бы ЭПЛ обязательным именно для них, на сентябрь 2026 года нет. Если у вас другие сведения — напишите в комментариях, дополню.
Пиво, сидр и прочие радости
Не возите пиво и чужой груз? Смело листайте до раздела «Бумажный лист»: всё, что между, — про электронные документы.
Для остальных: постановление Правительства № 1944 с 1 сентября 2026 года говорит, что маркированное пиво и пивные напитки, сидр, пуаре (это грушевый сидр), медовуху и спиртосодержащую непищевую продукцию везут с электронным перевозочным документом: «электронная транспортная накладная или электронный путевой лист».
Три детали, которые теряются в пересказах:
- Крепкого алкоголя здесь нет. Водка в этой истории не участвует.
- Нужен один документ из двух, а не обязательно ЭПЛ. Есть ЭТрН по рейсу — требование закрыто. ЭПЛ нужен там, где накладной нет: своя продукция, свои машины.
- Закон об обороте алкоголя (171-ФЗ, ст. 10.2) разрешает бумажную ТТН как сопроводительный документ до 1 марта 2027 года. Отсюда в статьях и берётся «с марта 2027».
На ленте ещё две даты для полноты картины: приказ № 390 о составе сведений путевого листа действует с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года.
Из чего состоит ЭПЛ: до шести подписей
Электронный путевой лист — не один файл с одной подписью, а набор файлов. В формате ФНС каждый такой файл называется титулом: это часть листа, которую заполняет и подписывает один человек. Обязательных титулов четыре, ещё два — техконтроль и медосмотр после рейса — добавляются, когда их требует ваша перевозка.
Похоже на эстафету: палочку передают диспетчер, механик (если в листе есть техконтроль), тот, кто снимает одометр, и медик после рейса. Медосмотр до рейса идёт отдельной веткой от первого титула. Каждый следующий титул несёт подпись предыдущего, поэтому оформить всё заранее одной пачкой не выйдет. И уронить палочку может каждый.
Что из этого следует:
- Нужен оператор. Файлы уходят в государственную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) только через оператора — компанию из реестра Минтранса. Это как почта для электронных перевозочных документов: договор, тариф, личный кабинет.
- Подписей много. Нужна усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная, например через «Госключ». Водитель и медработник могут подписывать именно так. Диспетчеру для подписи за организацию нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронная версия обычной доверенности.
- Все у одного оператора. Для ЭПЛ, в отличие от накладных, обмена между операторами пока нет. Если медосмотры вам делает сторонняя клиника, её медработник должен подписывать у того же оператора, что и вы. Иначе в 6:30 утра водитель стоит у ворот, а подписи медика нет.
«Документ» в тарифе: разница до шести раз
Самое коварное слово в тарифе оператора — «документ». У одних это каждый подписанный титул, у других весь лист. Разница — до шести раз. Пример с условной ценой 6 руб. за документ и 22 сменами в месяц:
Для парка из 20 машин это 2 640 руб. или 15 840 руб. в месяц за одно и то же. Сверху — электронные подписи медиков и механиков, доверенности и абонентская плата. Прежде чем выбирать тариф, спросите оператора прямым текстом: «Лист из шести титулов — это один документ или шесть?»
Бумажный лист: что проверить уже сейчас
Даже на бумаге путевой лист должен содержать сведения из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Унифицированные формы Госкомстата (3, 4-С, 4-П и другие) с 2013 года не обязательны — обязательны сами сведения. Вот они на обычной грузовой форме 4-С:
- название, номер и срок действия листа (одна дата или даты начала и окончания, если лист на несколько смен);
- кто оформил: полное наименование, адрес, телефон и ОГРН (у предпринимателя ОГРНИП);
- машина: тип, марка, модель, госномер, прицеп и полуприцеп, если есть;
- выезд на линию и возвращение: дата, время, показания одометра;
- предрейсовый контроль техсостояния: дата, время, результат;
- водитель: ФИО, серия, номер и дата выдачи удостоверения, СНИЛС (с 1 сентября 2023 года);
- медосмотры до и после рейса (смены): дата и время;
- вид перевозки: перевозка грузов, пассажиров, такси, для собственных нужд и другие виды из приказа;
- вид сообщения: городское, пригородное, междугородное.
Старые бланки придумывали в 1997 году, и графы под часть сведений на них нет. Их допечатывают в свободное место — например, в «Особые отметки», как на картинке. Чаще всего теряются четыре:
- СНИЛС водителя. Его добавили в 2023 году, и на старых бланках для него просто нет строки.
- Вид сообщения. Его путают с видом перевозки или вовсе пропускают. Правило простое: в пределах населённого пункта — городское, до 50 км включительно между границами населённых пунктов — пригородное, дальше — междугородное. Например, из города в посёлок в 30 км — пригородное.
- Послерейсовый медосмотр. Там, где он обязателен (пассажиры, такси, опасные грузы), его пропускают чаще остальных.
- Одометр при возвращении. Самая забываемая цифра после пароля от личного кабинета: машина вернулась поздно, лист закрыли утром «по памяти».
И ещё для бухгалтера. Расход топлива списывают по нормам, которые утверждает руководитель своим приказом; нормы Минтранса (распоряжение АМ-23-р) — ориентир для этого приказа. Путевые листы хранят пять лет, как и другие первичные документы. Журнал регистрации путевых листов вести не обязательно, но с ним проще не потерять номер. На бумажном листе расписываются диспетчер, медработник, механик при выпуске и возвращении машины и водитель.
Штрафы меньше налогового риска
За управление машиной без путевого листа там, где он обязателен, водителю грозит предупреждение или 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП). Перевозка без медосмотров и без предрейсового контроля техсостояния дороже: 3 000 руб. водителю, 5 000 руб. должностному лицу, 30 000 руб. организации (ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП).
Но главный риск — налоговый. Путевой лист — основной документ, которым подтверждают расход на топливо. Нет листа или в нём нет пробега — расход по нему могут не принять. Штраф платят один раз, а спор о топливе тянется за каждым таким листом.
Коротко, чтобы распечатать и повесить над столом
- Спросите оператора, что он считает «документом»: титул или лист. Разница — до шести раз.
- Переходите на ЭПЛ — подключите к одному оператору медработника, механика и диспетчера, и только потом первую машину.
- Сверьте свой бланк с девятью пунктами выше: СНИЛС, вид сообщения, послерейсовый медосмотр.
- Закрывайте листы с одометром при возвращении, а не «потом».
Что есть в типовых 1С и где они заканчиваются
В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть типовой документ «Путевой лист»: остаток в баке, списание топлива, печатная форма № 3. В 1С:Управлении нашей фирмой путевого листа с учётом топлива и одометра нет, в 1С:Управлении торговлей 11 отдельного путевого листа тоже нет. Зато электронные перевозочные документы в актуальных релизах всех трёх конфигураций уже есть: типовые «Электронная транспортная накладная» и «Электронный путевой лист» подписываются и уходят в ГИС ЭПД через 1С-ЭДО. Это документы обмена, а не учёт: сведения для их титулов берутся из путевого листа, и если его в программе нет, всё вводится руками. В 1С:Управлении автотранспортом свой полноценный учёт путевых листов, в том числе электронных, но это отраслевая конфигурация другой стоимости.
Мы делаем расширение путевых листов для Бухгалтерии, Управления нашей фирмой и Управления торговлей. Проверено на релизах 1С:Бухгалтерия 3.0.174, 1С:УНФ 3.0.12 и 1С:УТ 11.5.25, обкатываем на каждом выпуске расширения. Шесть отметок каждой смены проверяются прямо в листе: вид перевозки и сообщения, медосмотр до рейса, техконтроль, одометр при выезде и при возвращении, медосмотр после рейса. Внизу строка «Приказ № 390: не заполнено 2 из 6» со ссылками на пустые поля: нажали и оказались в нужной графе.
На снимке лист уже проведён, но программа честно говорит: не хватает одометра при возвращении и медосмотра после рейса. Остальные сведения — СНИЛС, ОГРН, прицеп — проверяет отчёт по всем листам сразу. Бланки 3, 4-С, 4-П и другие печатаются со всеми сведениями приказа № 390. Расход считается по нормам Минтранса, остатки в баке ведутся регистром. ЭПЛ и ЭТрН оформляются кнопкой: расширение создаёт типовой электронный документ 1С с заполненным первым титулом, а подписывает и отправляет его уже сама 1С. Если типовых документов в релизе нет, файлы собираются по схемам ФНС для загрузки к оператору. Подробнее — в описании расширения.
Помогите дополнить статью. Напишите в комментариях, как ваш оператор считает «документ» в тарифе ЭПЛ — соберу таблицу тарифов и добавлю сюда. Удалось ли подключить стороннюю клинику к своему оператору? И если в вашем регионе инспекторы трактуют что-то иначе — это тоже самое полезное дополнение.
Источники
- Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», ст. 4 (виды сообщения), 6 (путевой лист), 8 (накладная), 18.1 (электронные перевозочные документы)
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ (ЭТрН с 01.09.2026)
- Постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944, пп. 4–5
- Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ, ст. 10.2 (бумажная ТТН до 01.03.2027)
- Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (ред. приказа от 05.05.2023 № 159: СНИЛС и дата выдачи удостоверения с 01.09.2023)
- Приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ (формат ЭПЛ, версия 5.01)
- Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (правила обмена электронными перевозочными документами, операторы)
- КоАП РФ, ч. 2 ст. 12.3; ч. 2 и 3 ст. 12.31.1
- Налоговый кодекс РФ, ст. 252; письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 29 (хранение документов)
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт
Вы можете заказать платную адаптацию этой статьи под ваши задачи на «Бирже заказов».
- 0% комиссии — оплата напрямую исполнителю;
- Исполнители любого масштаба — от отдельных специалистов до команд под проект;
- Прямой обмен контактами между заказчиком и исполнителем;
- Безопасная сделка — при необходимости;
- Рейтинги, кейсы и прозрачная система откликов.
