Про хранение документов

Публикация № 1191495

Управление - Документооборот и делопроизводство

документы хранение

Небольшой тезисный экскурс по сроку хранения документов по их видам и подразделениям.

Привет!

Как всегда: что вижу, о том и пою. Занимаюсь я сейчас архивацией большого массива документов и периодически гуглю сроки хранения. Всякий раз продираясь через таблички с названиями групп документов, вспоминаю свой самый первый архив и кампанию по его созданию. Это был мой личный ад продолжительностью семь месяцев, потому как решительно ничего вменяемого нагуглить не получалось, а таблички с сухими формулировками вызывали оторопь. Постепенно, конечно, разобралась и вот теперь, в очередной раз применяя эти знания, решила поделиться с этими нашими интернетами.

Постараюсь максимально структурировать информацию по подразделениям или специалистам, которым эти знания могут пригодиться.

Но сперва нам понадобиться немного общей информации.

Хоть мы в нашей необъятной изо всех сил улиточным темпом движемся к электронному документообороту, на сегодняшний день мы все еще погружены в бумагу. И эту несчастную бумагу надо хранить, причем желательно так, чтобы там можно было по необходимости что-то найти, а когда настанет пора уничтожения – просто взять нужное и отправить в переработку (или в костер).

Все, что я буду рассказывать ниже относится к моей системе работы, которая много раз себя оправдывала.

Перед началом уточню несколько важных вещей:

  1. Все, что будет ниже, относится к коммерческим организациям. У бюджетников песня вообще другая: слова вроде те же, а в совсем другом порядке.
  2.  Вы можете в своей организации утверждать любые документы в целях внутреннего информационного обеспечения, но тогда сразу утверждайте и сроки хранения.
  3. Если вы решили отойти от типовых унифицированных форм документов – пожалуйста, утверждайте такие, какие удобно, но, во-первых, ваши нетиповые формы должны отражать всю ту же информацию, что и типовые (просто верьте – из меня чуть душу не вынули как-то раз), во-вторых, хранить их нужно столько же, столько же.
  4. Срок хранения документов начинается в году следующем, за годом издания.

Применительно срокам хранения: помните о том, что храним мы не документы, а информацию, которую они содержат.

Все сроки хранения указываю с учетом требований законодателя, но во многом с оглядкой на собственный опыт.

 

Отдел кадров

Начну со своего родного.

Прежде всего, уточним понятия:

  1. Приказы по личному составу – это любые приказы, которые имеют под собой «бумажные» основания - график отпусков, заявление работника, служебная записка и пр..
  2. Приказы по основной деятельности – это любые приказы, которые имеют под собой любые «небумажные», в рамках компании, основания. Производственная необходимость, желание директора, исполнение требований любых подзаконных актов и пр..
  3. Личные карточки НЕРАВНО личные дела. Если вы думаете, что я это просто чтобы пункт добавить – нет. Я реально встречала «коллег», которые меня убеждали, что личные дела и личные карточки – одно и то же.
  4. Журналы учета документов – вещь не обязательная. Они нужны для сохранения сквозной уникальной нумерации документов. Лично я свои базы данных научила регистрировать мне приказы, чтобы не зависеть от того, взяла ли я, например, журнал с собой и прочих шуток от человеческого фактора.

Сроки хранения

Для упрощения, разделим все случаи хранения на общие и частные.

Локальные нормативные акты – общие случаи: хранятся 75 лет. К ним относятся:

  • Все, что озаглавлено «Положение», «Регламент» и т.п.
  • Журналы ознакомления с этими актами, если ознакамливаете посредством журналов
  • Штатное расписание
  • Журналы инструктажей по всем поводам
  • Должностные инструкции (или другие виды утверждения должностных обязанностей)

Локальные нормативные акты – частные случаи: график отпусков хранится три года с момента окончания его срока действия.

Приказы по личному составу – общие случаи: хранятся 75 лет. К ним относятся:

  • Приказы о приеме
  • Приказы о переводе
  • Приказы об увольнении
  • Приказы о выплате материальной помощи (если используете)
  • Приказы о выплате пособий (любых)
  • Приказы о командировках
  • Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком

Тут хочу остановиться и обратить внимание коллег: отпуск по уходу за ребенком предоставляется до момента исполнения трех лет ребенку. Не до полутора. До полутора выплачивается пособие по уходу за этим самым ребенком. Это разные вещи. Не путайте теплое с мягким. *ругается матом по-бобриному*

  • Приказы о начислении и выплате премий всех видов

Приказы по личному составу – частные случаи: приказы по отпускам хранятся 5 лет. При этом обратите внимание, что заявления о переносе отпуска по графику относятся к вносимым изменениям в график отпусков и хранятся столько же, сколько и график.

Приказы по основной деятельности – общие случаи: хранятся 75 лет. К ним относятся:

  • Приказы об утверждении любых нормативных локальных актов
  • Приказы об уточнении внутреннего трудового распорядка
  • Приказы о проведении корпоративных мероприятий
  • Приказы о предоставлении права подписи

Частных случаев тут нет, хотя скажу, что законодатель предлагает нам самостоятельно определять ценность приказов. Мой опыт говорит нам: проще хранить, чем перебирать, собирать комиссию для оценки и вот это вот все, даже рассказывать не буду (в гугле полно).

Личные дела хранятся 75 лет. Точнее, так хранятся личные карточки, но я формирую с ними вместе личные дела в которых храню трудовые договоры (вместе со всеми дополнительными соглашениями), заявления о чем-нибудь, другие потенциально важные документы, вроде листов ознакомления с локалкой. Даже не пересчитать, сколько раз мне это помогало.

Все, больше кадры, по идее, ничего не хранят.

 

Бухгалтерия

По зарплате:

Вот даже разбивать не буду. Все, что относится к взносам и налогам хранится все время существования организации. Все основания для начислений: табели учета рабочего времени, заявления где применимо и прочее, что ведет сама бухгалтерия; ведомости на выплату, по налогам, карточки учета страховых взносов, листки нетрудоспособности, справки-расчеты и все, что вы сможете вспомнить относящегося к зарплате, хранится пока существует организация. Постоянный срок хранения называется.

Закупки и продажи:

Преимущественно, хранится 5 лет, потом подлежит уничтожению. Акты, накладные, УПДшки, отчеты комитентам (и все по комиссии), договоры, счет-фактуры – все хранится пять лет. По необходимости вы можете утвердить в своей компании больший срок хранения, меньший – не можете.

Отчеты:

Все, что вы отправляете в ПФР, ФСС, ФНС и другие фонды храним 6 лет. Вообще, законодатель предусматривает разбивку по видам, но я настоятельно советую не грызть кактус.

Касса:

Все формы КО и АО со всеми приложениями храним 5 лет.

 

Юридическая служба:

В основном, хранят комплекты документов по исполнительным производствам и срок их хранения – 10 лет. Это тоже случай, когда не стоит обедать кактусом.

Уставные документы компании, свидетельства о постановках на учет, документы открытия/закрытия обособленных подразделений и вот это вот все хранится вечно. Да, вечно. Смиритесь.

Кадры расписаны подробнее, но по ним мне чаще вопросы задают, честно говоря, а вот бухгалтеры с юристами обычно сами понимают какой документ куда относить.

Чаще всего, в компаниях хранят те документы, которые я прописала в бухгалтерии, несколько расповсюдивая их по подразделениям.

Если какой-то документ непонятно сколько хранить спрашивайте – вместе разберемся.

 

Физически хранение документов

Сразу оговорю два моих личных табу:

  1. Копии документов, содержащих персональные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства о чем-нибудь и пр.) на бумаге не хранятся.
  2. Постоянное хранение в папках.

Оперативно нужны последние три года – текущий и два предыдущих. Если и нужны документы более ранних периодов, то это частные редкие случаи.

Вот как я храню пошагово:

  1. Ревизия

Год заканчивается, я вытаскиваю все папки по закончившемуся году и провожу ревизию, соответственно учетной системе (у меня – базы, а могут быть журналы, перечни). Мне нужно проверить, что никакие документы от меня не утекли – это относительно приказов.

Относительно бухгалтерии – с поставщиками, комиссионерами и покупателями проводим сверки, в процессе проверяя наличие документов из этих сверок физически в организации; ведомости – по перечислениям и пр.. То есть находим к чему привязаться – перечисления зарплаты, регистраторы, поступления на расчетный счет и так далее и проверяем наличие всех документов по этому поводу.

  1. Опись

Я храню документы пачками (составы которых мои базы умеют помнить). Для этого я раскладываю их по порядку (на случай поиска без базы) – по номерам или по алфавиту, описываю состав и содержание пачки, в процессе нанизывая на такую штуку:

Потом «закрываю» пачку – кладу сверху лист с номером и уточнением что там (просто общими словами – приказ по отпускам, приказы по личному составу, продажи – акты, закупки и т.д.; за такой-то год).

После этого сформированная и готовая для хранения пачка отправляется в шкаф для оперативного хранения, а когда она выпадает за предел трех лет – уходит далеко и глубоко в архив. Всегда ведь есть какое-то труднодоступное место, где можно хранить документы? В архиве все живет коробами, на которых написано, какие внутри пачки.

 

Уничтожение документов

В общем случае все можно сдать на вторичную переработку, как я и рекомендую поступать.

Частный случай – персональные данные, то есть копии документов. Тут я все уничтожаю собственноручно посредством шредера и только после этого – переработка.

Ключевое, что нельзя просто взять и уничтожить документы. Для этого нужно составить акт, где вы перечислите что собственно уничтожаете. А знаете зачем? Знаете. Чтобы если кто-то попытается вытрясти из вас акт восьмилетней давности, например, вы могли предоставить подтверждение уничтожения документов. Что и каким способом вы бы не уничтожали – все записывайте.

Форм актов и приказов на уничтожение (если у вас в компании все плевки приказами оформляются) масса в интернетах, так что прикладывать не буду.

--

Резюме

Лично конкретно я люблю бумажки. Вот вижу и ничего не могу с собой поделать – сразу начинаю перебирать. Меня раздражает, когда я не знаю что у меня есть, как я могу ответить на внешние запросы и т.п.. Вот как будто голова изнутри чешется. Поэтому у меня есть целая система учета и хранения, которую я постаралась кратко и сжато описать.

Да, в каждой компании приходится потратить до десяти месяцев на организацию системы хранения, но это дает уверенность.

По поводу копий паспортов. В России набирает обороты воровство персональных данных и по этому поводу ко мне уже несколько раз приходили с обвинениями о том, что я (организация в моем лице) допустила утечку, из-за которой оформился кредит-ипотека-рабство, украли личность и пр.. И изматывающие суды мне заменило короткое предоставление актов об уничтожении копий паспорта посредством шредера и последующей передачи на вторичную переработку. Я в домике, так сказать.

Я искренне надеюсь, что этот материал кому-то поможет и буду рада ответить на вопросы.

Специальные предложения

Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. AlX0id 07.02.20 10:45 Сейчас в теме
По поводу копий паспортов. В России набирает обороты воровство персональных данных и по этому поводу ко мне уже несколько раз приходили с обвинениями о том, что я (организация в моем лице) допустила утечку, из-за которой оформился кредит-ипотека-рабство, украли личность и пр.. И изматывающие суды мне заменило короткое предоставление актов об уничтожении копий паспорта посредством шредера и последующей передачи на вторичную переработку. Я в домике, так сказать.

Как по мне так не очень понятно.. Типа кто-то пострадал от действий/бездействий СБ банка, а доказывать свою невиновность нужно тем, кто хранит документы? ))
Ну как бы это ладно. Допустим, нужно доказать, что это не Вы.. Что скажет акт об уничтожении и кто его подписывает? ) Где гарантия, что с копии не была сделана еще копия? )
2. VKuser24804875 69 07.02.20 12:01 Сейчас в теме
(1) это история про "вышлите мне фото как доказательство того, что товара нет": видите стол - он пустой)). почему по этому поводу ходят к работодателям - я тоже не знаю, однако ж...
3. DonAlPatino 151 13.02.20 14:19 Сейчас в теме
У меня сегодня как раз кадровики за спиной обсуждали что делать с документами, которые надо хранить 75 лет при ликвидации организации. Раньше их вроде в какие-то госархивы сдавали, а теперь говорят не принимают при отсутствие согласия на передачу ПД в те же самые госархивы. А кто же это согласие заранее собирает?
4. VKuser24804875 69 13.02.20 14:50 Сейчас в теме
(3) можно в общее согласие, которое при приеме подписывается сразу включить условие о том, что в случае ликвидации организации документы будут переданы в городской государственный архив.
вообще, предполагается, что все длительного хранения после ликвидации остается у лица с правом первой подписи (гендиры, чаще всего) и собственно где-то зарастает пылью и плесенью, но за это особо не карают, так что чаще всего эту необходимость игнорируют.
5. DonAlPatino 151 13.02.20 14:54 Сейчас в теме
(4)Хм... Знаю лично одного гендира 20 контор, в каждой из которых в разное время работало по 10-15-20 тыс. сотрудников. Боюсь ему площади всего его дачного участка хранить все это не хватит.
Насчет согласия очевидно думать надо было до.
Ну и главное - проблема-то во всей этой ситуации для сотрудников, а не для организации. Это им свой трудовой стаж доказывать придется если что. А организации что?
6. VKuser24804875 69 13.02.20 16:05 Сейчас в теме
(5) организации - относительно небольшие штрафы)
подозреваю, что эту неопределенность устранят очень не скоро, так что или склады арендовать, или на свой страх уничтожать(
7. DonAlPatino 151 13.02.20 16:43 Сейчас в теме
(6)Если организация ликвидирована, то как ее оштрафовать?
8. VKuser24804875 69 13.02.20 17:16 Сейчас в теме
(7) всегда есть учредитель или гендир как ответственное лицо)
Оставьте свое сообщение