Система взаиморасчетов отвечает за оценку состояния взаимных обязательств предприятия и его контрагентов, а также за их анализ:
- учет фактической и планируемой задолженности;
- учет взаиморасчетов с детализацией до договора, заказа, расчетного документа;
- использование различных валют при проведении взаиморасчетов;
- проведение взаимозачетов и списание задолженности;
- формирование и согласование актов сверки;
- анализ состояния расчетов, выявление просроченной задолженности.
Детализация взаиморасчетов между организациями
Взаиморасчеты между организациями ведутся со детализацией по:
- организациям – информация об организации либо задается в документах, либо вычисляются по значениям других обязательных полей (например, в кассовых документах – по кассе, в банковских – по расчетному счету);
- партнерам – во всех документах, изменяющих состояние расчетов, указание партнеров является обязательным;
- контрагентам (получатель или плательщик) – при отключенной опции «Независимо вести партнеров и контрагентов» данные контрагента в документы подставляются автоматически;
- объектам расчетов (договор, заказ, документ расчетов) – уровень детализации расчетов, который пользователь самостоятельно указывает в первичных документах.
- расчетным документам (Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) – детализация до расчетных документов может задаваться вручную. При отсутствии правил, требующих этого, распределение выполняется автоматически по методу ФИФО.
В случае расчетов «По заказам» и «По договору» дополнительно можно получить данные о задолженности в разрезе расчетных документов
Такая аналитика позволяет четко увязать документы отгрузки и оплаты между собой. Эту информацию можно получить только после выполнения регламентной процедуры.
Поддерживаемые варианты распределения платежей в прикладном решении 1С представлены на схеме.
Варианты распределения платежей в 1С
В платежных документах, а также в сервисных обработках подбора по остаткам задолженности может быть указан договор (кнопка «Подобрать по остаткам» на форме платежного документа).
Объектом расчетов является выбранный договор в случае, если он указан основанием платежа в документах оплаты. То есть объект расчетов совпадает с основанием платежа.
Объектом расчетов является документ оплаты в случае, если указать договор с детализацией «По накладным» или «По заказам». Либо в случае, если отсутствует основание платежа для зачета в накладных.
Зачет оплаты при проведении взаиморасчетов
Вариант зачета оплаты, при котором платежный документ является объектом расчетов, исключает:
- распределение авансовых платежей на договор с порядком расчетов «По накладным» или «По заказам»;
- Изменение первоначального платежного документа.
При оформлении зачета оплаты предоставляется возможность не только зачитывать еще не распределенные платежи, но и переносить авансовые платежи с одного объекта расчетов на другой. Например, при организации взаиморасчетов можно перенести аванс с договора клиента или перенести аванс с одного заказа клиента на другой, даже если они оформлены по разным договорам.
Для зачета оплат предусмотрен помощник Зачет оплаты (кнопка «Зачет оплаты» на форме документов), состоящий из закладок:
- Нераспределенные платежи;
- Неиспользованные авансы.
На закладке «Нераспределенные платежи» показываются платежные документы:
- с датой большей, чем дата зачитываемого документа в рамках выбранного объекта расчетов или договора;
- с пустым объектом расчетов вне зависимости от даты.
На основании отражения в системе выписок банка в приходных документах отображается порядок расчетов и оплата. Если поступления не было, то платеж считается как аванс. При проведении взаиморасчетов для зачета аванса или фактической оплаты необходимо выбрать функцию «Зачет оплаты», при этом откроется форма, в которой показаны нераспределенные платежи.
Зачесть аванс можно по кнопке «Зачесть/перенести аванс», в этом случае формируется документ «Взаимозачеты задолженностей», по которому будет зачтена сумма аванса, которая может перекрыть задолженность полностью или частично.
Информация по документам и расчетам с поставщиками можно посмотреть в карточке поставщика по ссылке «Документы». По результату сумма распределяется на зачитываемый объект расчетов.
На закладке «Неиспользованные авансы» показываются платежные документы, по которым имеются остатки авансов на дату зачитываемого документа по указанному в документе договору (или по всем договорам) контрагента, в том числе и по другим объектам расчетов (заказам, накладным, договорам).
При открытии помощника зачета оплат автоматически производится распределение сумм взаиморасчетов и расчет сумм по остаткам неиспользованных авансов.
Взаимозачет задолженности
Объекты расчетов, которые не относятся к указанному в документе договору, отображаются в списке красным цветом. При зачете аванса создается документ «Взаимозачет задолженности» (кнопка «Зачесть/перенести аванс»).
Документы, по которым зачтена сумма оплаты (раздел «Зачтено») отображаются в нижней части списка помощника зачета оплаты. Также можно изменить сумму оплаты для зачета или отменить ее. Для выполнения операции зачета необходимо нажать кнопку «Выполнить». Расчет сумм регламентированного и управленческого производятся автоматически.
Также при учете взаиморасчетов существует возможность изменять курс как в валюте регламентированного учета, так и в валюте управленческого учета.
Пример учета взаиморасчетов в прикладном решении 1С
Сценарий зачета оплаты в рамках помощника:
- Выбирается строка по остаткам авансов.
- Исходя из суммы взаиморасчетов аванса и документа, из которого открыт помощник зачета оплат, вычисляется сумма зачитываемых средств. Сумма упр. и сумма регл. учета рассчитываются автоматически.
- При необходимости можно откорректировать сумму взаиморасчетов, суммы регламентированного и управленческого учета.
Взаимозачет задолженности может быть произведен между различными контрагентами или с одним контрагентом по разным договорам.
Для того чтобы произвести взаимозачет, нужно войти в журнал документов «Взаимозачет задолженности». В открывшейся форме выбрать вариант взаимозачета.
Списание задолженности выполняется специальным документом «Списания задолженностей» и позволяет выполнить списание дебиторской или кредиторской задолженности на указанный бухгалтером счет. При создании нового документа в открывшейся форме необходимо заполнить поля шапки документа.
Табличную часть рекомендуется заполнить с использованием функции «Заполнить по остаткам». На закладке «Расходы и активы» указать счет списания задолженности (доход или расход в зависимости от вида задолженности). Провести документ, проверить проводки.
Сверка взаиморасчетов производится между конкретной организацией и юридическим лицом партнера. Результат сверки оформляется документом «Казначейство – Взаимозачеты и списание задолженности – Сверка взаиморасчетов». После согласования формируется печатная форма Акта сверки взаимных расчетов. Предусмотрена возможность группового создания актов сверки по нескольким партнерам с использованием специального помощника.
Для общего анализа отклонений, образовавшихся по результатам взаиморасчетов между организациями, используется отчет «Сверка расчетов с партнерами», вызываемый из формы документа «Сверка взаиморасчетов».
Анализируя данные отчета, менеджер может принимать решения: активизировать работу с дебиторской задолженностью, запретить отгрузки клиентам с большой суммой просроченной задолженности и т. д.
