Электронная почта в 1С:Документооборот

29.05.23

Функциональные - Документооборот и делопроизводство (СЭД)

Корпоративная почта является одним из основных способов взаимодействия сотрудников предприятия. Она используется как для массовых рассылок и передачи файлов, так и для предметного обсуждения рабочих вопросов с коллегами. В «1С:Документообороте» есть «легкая» и встроенная почта. Расскажем, в чем основные отличия между ними.

Электронная почта в 1С:Документооборот

Корпоративная почта является одним из основных способов взаимодействия сотрудников предприятия. Она используется как для массовых рассылок и передачи файлов, так и для предметного обсуждения рабочих вопросов с коллегами.

В «1С:Документообороте» есть «легкая» и встроенная почта. Расскажем в чем основные отличия между ними.

«Легкая» почта – это способ отправки и получения писем через почтовый клиент, установленный на компьютере пользователя (Microsoft Outlook и пр.) или с помощью прямого подключения к email-серверу (POP3, SMTP). При использовании «легкой» почты письма и прикрепленные файлы не сохраняются в информационной базе «1С:Документооборота». Протоколирование действий не ведется.

Встроенная почта – это полноценный почтовый клиент, встроенный в «1С:Документооборот». Все письма, прикрепленные к ним файлы и история переписки хранятся в информационной базе.

Благодаря встроенной почте учет входящей и исходящей почты можно вести непосредственно в программе. Письма встроенной почты являются такими же учетными единицами, как документы. Они точно так же участвуют в документообороте, ссылаются друг на друга, выводятся в отчеты и становятся основанием для создания процессов.

В данной статье подробно рассмотрим настройки и функциональность «Встроенной почты» в «1С:Документооборот».

 

Рисунок 1 "Встроенная почта"

 

Настройка встроенной почты

Для включения встроенной в «1С:Документооборот» почты необходимо установить настройку «Использовать встроенную почту» (Настройка – Настройка программы – Почта). Настройка устанавливается администратором либо пользователем с полными правами.

 

Рисунок 2 "Основная настройка встроенной почты"

 

Настройка учетной записи встроенной почты

Настройка учетной записи выполняется в меню раздела «Настройка» по команде «Персональные настройки»«Встроенная почта»«Учетные записи».

Для пользователя может быть создано несколько учетных записей, одну из которых можно пометить как основную. Именно эта учетная запись будет подставлена в качестве отправителя по умолчанию при создании нового письма.

 

Рисунок 3 Список учетных записей пользователя

 

На этой закладке можно создать, изменить или удалить любую учетную запись пользователя, нажав соответствующие кнопки на командной панели. Кнопка «Создать» открывает помощник создания новой учетной записи.

 

Рисунок 4 "Создание учетной записи электронной почты"

 

В открывшемся окне достаточно ввести email-адрес и пароль, указать вариант использования почты «Для встроенной почты» и имя отправителя, после чего программа автоматически подберет параметры подключения и создаст учетную запись.

Если при автоматической настройке произошли ошибки, программа предложит ввести параметры подключения вручную. При этом помощник последовательно запросит данные для настройки серверов исходящей и входящей почты.

Шаг 1. Настройка сервера исходящей почты

 

Рисунок 5 "Настройка сервера исходящей почты"

 

Имя сервера, тип протокола и значение порта устанавливаются автоматически. Для отправки писем используется сервер электронной почты, работающий по протоколу SMTP. Протокол обеспечивает прямой доступ к email-серверу.

Обратите внимание: сегодня большинство популярных почтовых сервисов работают исключительно с использованием протокола безопасной связи SSL. Поэтому для работы по внешней маршрутизации необходимо установить флажок «Использовать шифрованное подключение (SSL)».

«Требуется авторизация на сервере входящей почты» – настройку нужно включить, если ваш email-сервер для SMTP-подключения требует предварительного POP3-подключения.

Шаг 2. Настройка сервера исходящей почты

 

Рисунок 6 "Настройка сервера входящей почты"

 

Для настройки сервера входящей почты требуется указать следующие данные:

  • Тип протокола, по которому работает сервер входящей почты

  • Использование протокола безопасной связи SSL

  • Дополнительные настройки для протоколов POP3 и IMAP «1С:Документооборота», а также в любом другом почтовом сервисе: «Оставлять копии писем на сервере» – если настройка включена, то входящие письма не удаляются с сервера сразу после получения «1С:Документооборотом». Это значит, что их можно получить другим почтовым клиентом. Удалять письма с сервера через – если настройка включена, то входящие письма удаляются с сервера при получении «1С:Документооборотом».

Шаг 3. Дополнительные настройки и проверка учетной записи

 

Изображение выглядит как текст, Веб-сайт Автоматически созданное описание

Рисунок 7 "Дополнительные настройки"

 

Указывается наименование учетной записи в программе. Имя используется для идентификации учетной записи в программе, следовательно, оно должно быть четким и понятным. Например, фамилия и инициалы пользователя: «Фролова А.В.».

После нажатия на кнопку «Далее» программа проверит введенные настройки и создаст учетную запись.

Кнопка «Перейти к учетной записи» откроет карточку учетной записи, где можно внести изменения в ее настройки, добавить дополнительные сведения, настроить папки писем.

 

Изображение выглядит как текст Автоматически созданное описание

Рисунок 8 "Карточка учетной записи"

 

Для проверки параметров учетной записи можно использовать кнопку командной панели «Проверить учетную запись». При этом программа попытается отправить почтовое сообщение и проверит возможность соединения с сервером входящих почтовых сообщений.

 

Синхронизация отправленных писем по IMAP

Если получение писем ведется по протоколу IMAP, то письма, отправленные по внешней маршрутизации, могут отображаться не только в папке «Отправленные» встроенной почты «1С:Документооборота», но и в любом другом почтовом клиенте, через который работает пользователь (MS Outlook и прочие).

Чтобы использовать эту возможность, включите настройку «Сохранять копию исходящего письма в папке "Отправленные" на закладке «Настройки соединения» карточки учетной записи.

 

Рисунок 9 "Настройка учетной записи почты «1С:Документооборота»"

 

Ответственный за учетную запись

При создании новой учетной записи на закладку «Ответственные» автоматически добавляется текущий пользователь. Ответственный сотрудник обладает полными правами на учетную запись. При необходимости список ответственных можно расширить, добавив в него всех пользователей, которые должны иметь права на чтение и отправку писем настраиваемой учетной записи.

 

Рисунок 10 "Ответственные учетной записи"

 

Папки писем

Папки писем создаются автоматически при сохранении учетной записи. Они будут размещены в корневой папке, имя которой будет совпадать с наименованием учетной записи. Если необходимо настроить работу с письмами разных учетных записей в одних и тех же папках, то перед сохранением карточки новой учетной записи нужно вручную указать соответствующие папки писем.

 

Рисунок 11 "Папки писем"

 

Настройка прав к папкам писем

Настройки прав к папкам позволяет гибко разграничить видимость электронных писем для отдельных сотрудников. Для просмотра писем сотрудник должен иметь доступ к папке, в которой хранятся эти письма.

Для настройки прав папок необходимо открыть карточку папки и нажать кнопку «Настройка прав». Для ответа на письма в этой же учетной записи и права записи писем в папку сотрудник должен быть указан как «Ответственный» в настройках учетной записи.

 

Рисунок 12 "Карточка папки писем"

 

В открывшемся окне «Права доступа к папке» добавьте необходимого сотрудника и назначьте права. Для папки писем можно настроить следующие права:

  • Чтение - чтение писем в этой папке;

  • Добавление писем - сохранение писем в этой папке;

  • Изменение писем - редактирование писем, вложений писем;

  • Удаление писем - пометка на удаление писем, перемещение писем в корзину;

  • Изменение папок - создание папок, установка пометки удаления, перенос папок;

  • Управление правами - изменение прав доступа к папке.

 

Рисунок 13 «Настройка прав папки писем»

 

Учет писем в разрезе проектов

В карточке электронных писем есть возможность указания «Проекта», что позволяет в едином окне увидеть всю переписку по проекту.

 

Рисунок 14 "Карточка электронного письма"

 

Изображение выглядит как стол Автоматически созданное описание

Рисунок 15 «Карточка проекта»

 

Создание документов на основании писем

Система позволяет на основании электронных писем создавать и регистрировать учетные документы системы. Для создания документа нажмите «Создать на основании», далее «Документ».

 

Рисунок 16 «Создание документа на основании письма»

 

В открывшемся окне «Создание нового документа» выберите необходимый вид документа и нажмите кнопку «Создать».

 

Изображение выглядит как текст Автоматически созданное описание

Рисунок 17 «Создание нового документа»

 

Заполните реквизиты карточки документа и нажмите кнопку «Зарегистрировать». Регистрационный номер система заполнит автоматически в соответствии с правилами нумерации.

 

Рисунок 18 «Карточка документа»

 

Создание процессов на основании писем

Система позволяет на основании электронных писем создавать процессы, например «Исполнение» на сотрудников компании. Для отправки на исполнение нажмите кнопку «Отправить» и в открывшемся окне выберите «Исполнение (новое)» и нажмите кнопку «Перейти к отправке».

 

Рисунок 19 «Создание процесса на основании письма»

 

В открывшемся окне «Исполнение (создание)» внесите текст поручения, исполнителя, срок и нажмите кнопку «Стартовать и закрыть».

 

Рисунок 20 «Карточка задачи исполнения»

1С:Документооборот электронная почта встроенная почта легкая почта POP3 SMTP сервер исходящей почты

См. также

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Типовые Бухгалтер Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Организуйте правильный оборот документов на вашем предприятии в 1С. Ведение учета и хранения документов. Управление потоками документации между подразделениями. Работа с договорами в компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и подписания документов. Сократите время и объем ошибок с 1С:ДО!

48500 руб.

19.02.2016    108333    116    5    

93

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Мессенджеры и боты Учет документов Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Платные (руб)

Расширение для согласования справочников и документов в основных типовых конфигурациях. Ролевая адресация, условная маршрутизация, чат-бот telegram, интеграция с n8n, последовательное и параллельное согласование, уведомление о новых задачах на почту, блокировка объектов в зависимости от статуса, запрет проведения в зависимости от статуса, автозапуск процессов согласования, отчеты по исполнительской дисциплине. Не требуется снятие конфигурации с поддержки. Настройка без программирования. Версия для 1cfresh.com. Сертификат 1С-Совместимо.

14900 руб.

15.11.2018    29834    36    49    

71

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:Бухгалтерия 3.0 Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Продукт "Апрель Софт: Бухгалтерия позаказного производства, ред. 3.0" предназначен для удобного и оперативного управления процессами производства, отгрузок и снабжения в производственных компаниях. Программный продукт открывает новые функциональные возможности для ведения документооборота.

11400 руб.

18.02.2016    22879    1    1    

5

SALE! 30%

Загрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Распознавание документов и образов Бухгалтер Пользователь Управляемые формы 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Управление торговлей 10 1С:Розница 2 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Универсальная программа для распознавания сканов или фото товарных документов в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете файл (PDF, JPG, DOC, XLS, HTML) выбираете документ 1С и нажимаете кнопку "Распознать и загрузить".

8400 5880 руб.

04.06.2019    106030    307    173    

322

Перенос данных 1C Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Системный администратор Программист Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Платные (руб)

Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот (КОРП или ПРОФ) - вот что обеспечит Вам и Вашим сотрудникам оперативный доступ и продуктивную работу с документами в учётной системе 1С на базе "1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 ПРОФ". Бесшовный обмен и связь позволяют экономить до 60% времени на поиск и согласование первичной документации (актов, счетов-фактур, накладных), не говоря уже о других полезных функциональных возможностях: создании и запуске бизнес-процессов, работе с электронной почтой, штрихкодировании документов и многом другом.

30000 руб.

23.05.2017    55797    35    67    

42

Документооборот и делопроизводство (СЭД) ЭДО и ОФД Учет документов Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Россия Платные (руб)

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время - организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки - ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

17.12.2018    45489    65    57    

78

Перенос данных 1C Загрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводство (СЭД) Оптовая торговля Производство готовой продукции (работ, услуг) Системный администратор Программист Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Платные (руб)

Позволяет выгрузить документы поступления или реализации с данными на закладках "товары" и "услуги" и счета-фактуры в файл Excel (.CSV)и загрузить их, используя настройки преобразования. Выгрузка и загрузка работает в обоих релизах бухгалтерии ( 8.2->8.2, 8.2->8.3, 8.3->8.2, 8.3->8.3). Удобна для обмена документами между базами контрагентов (реализацию в поступление, поступление в реализацию), либо внутри одной базы (поступление из реализации с уменьшением цены на % , реализация из поступления с повышением цены на %), либо перенос документов в копию. Не использует правила обмена, поэтому не зависит от релизов конфигураций. Работает с конфигурациями 8.2 и 8.3 (есть обычная и управляемая форма). Файл обмена универсальный для обоих редакций. ВНИМАНИЕ ! В связи с наличием неуправляемых форм обработка не работает в сервисе 1С:Fresh.

4800 руб.

14.04.2015    105184    204    106    

197
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. mesk2016 05.06.23 11:41 Сейчас в теме
Спасибо за подробное описание. Как раз в данный момент занимаемся настройкой получения входящих писем.
Учетная запись настроена - тестовое письмо отправляется на почту. Но письма не поступают. Подскажите какое рег. задание отвечает за чтение почтового ящика?
2. psa247 18 03.08.23 13:10 Сейчас в теме
(1) Выполнение задач по почте - это рег. задание точно "дергает" почту
3. user1944997 21.08.23 14:27 Сейчас в теме
При настраивании почты рядовому сотруднику, узнается, что любой сотрудник может видеть почту всех и это ограничить ни как нельзя.
Только если самому донастраивать через конфигуратор.
Оставьте свое сообщение