Фирма «1С» разработала специализированный продукт – 1С: Документооборот холдинга 3.0, который предназначен для холдинговых компаний, желающих наладить эффективный обмен электронными документами между всеми организациями холдинга и управляющей компанией.
Понятие холдинга и характерные особенности холдинговых компаний
Для понимания функциональных особенностей нового программного продукта и его «целевой аудитории» необходимо определиться с понятием: холдинг. В российском законодательстве в настоящий момент нет единого определения данного понятия, но в целом можно определить особенности холдингов, влияющие на процессы документооборота:
• одним из основных признаков холдинга является наличие в его структуре управляющей(головной) компании (далее – УК), для которой владение долями участия в уставном капитале дочерних компаний (далее – ДО), заключенные договоры или иные обстоятельства позволяют осуществлять централизованный контроль и управление деятельностью ДО;
• холдинг может быть создан для разработки и развития различных видов бизнеса: под контролем УК могут находиться ДО, осуществляющие деятельность в различных секторах экономики и даже в разных регионах и странах;
• холдинговая структура предполагает создание организационной, финансовой и операционной связи между УК и ДО - ДО могут зависеть от УК в области финансирования, стратегического планирования и управления;
• в рамках холдинга может быть организовано совместное использование ресурсов компаний, входящих в состав холдинга: (например, обмен ноу-хау, логистическая поддержка, общие клиентские базы и т.п., вплоть до организации общих центров обслуживания (ОЦО));
• холдинг осуществляет централизованный контроль и координацию деятельности ДО; УК может определять стратегические решения, устанавливать общие политики управления ресурсами и операционными процессами в группе компаний.
Требования к СЭД холдинга
Основываясь на перечисленных выше особенностях, можно установить требования к организации документооборота и к СЭД, специфичные для холдинговой структуры:
• возможность для руководства УК оперативно получать необходимую актуальную информацию об осуществлении процессов в рамках всего холдинга и анализировать полученные данные;
• возможность для руководства ДО оперативно получать на исполнение задачи от УК и отчитываться об их исполнении, а также возможность отслеживать ход исполнения процессов, в которых ДО задействовано совместно с другими компаниями холдинга;
• возможность создания сквозных процессов рассмотрения, согласования и исполнения документов с участием сотрудников различных ДО и УК, формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
• возможность реализации внутреннего документооборота в компаниях холдинга;
• разграничение доступа к документам для пользователей отдельных компаний;
• возможность ведения единой НСИ;
• возможность вести безбумажный внутрихолдинговый документооборот, в том числе юридически значимого (ЮЗЭДО);
• возможность ведения единого архива документов.
Схема документопотоков холдинговой структуры
На реализацию этих требований могут повлиять следующие проблемы:
• проблемы нагрузки на вычислительные мощности, связанные с большим числом активных пользователей и создаваемых в базе документов;
• наличие территориально удаленных ДО, расположенных в разных часовых поясах и использующих нестабильные каналы связи;
• наличие в отдельных ДО холдинга уникальных бизнес-процессов, которые не всегда поддаются унификации, и поэтому требуют адаптации СЭД для внутреннего документооборота конкретного ДО.
Для успешной реализации этих задач в 1С: Документооборот холдинга предлагается набор возможностей, сочетающий функционал современных версий 1С: Документооборот КОРП 3.0 и дополненный механизмом контролируемого обмена данными (далее - КОД).
Контролируемый обмен данными в 1С: Документооборот холдинга
1С: Документооборот холдинга позволяет создать распределенную сеть из состоящую из отдельных информационных баз (узлов), обеспечивающую эффективное использование вычислительных ресурсов в компаниях с распределенной структурой. Для интеграции информационных баз в единую систему предназначен КОД, благодаря которому:
• любой сотрудник из любого узла может принимать участие в процессе обработки документа;
• можно обмениваться различными данными - передаются не только документы, но и мероприятия, бронирования помещений и т. д.;
• обеспечивается единство настроек и НСИ в каждом узле.
Каждый узел в системе является самостоятельной информационной базой. Узлы могут быть 2-х типов: центральный (далее - ЦУ) и периферийный (далее - ПУ). ЦУ определяет конфигурацию узлов сети и маршрутизирует данные. В отличие от ПУ, ЦУ может быть создан только один. ПУ создаются для ДО или филиалов компании. ПУ может быть множество. Из ПУ все данные передаются в ЦУ. Однако в обратном направлении, из ЦУ в ПУ, передаются только те данные, к которым имеет доступ хотя бы один сотрудник ПУ. НСИ мигрирует между узлами без отбора, что создает единую НСИ для всех компаний холдинговой структуры.
Технологическими преимуществами КОД являются:
• контроль за репликацией: ПУ получают только относящиеся к ним данные;
• контроль изменения объектов: обмен осуществляется только для новых или измененных объектов;
• поддержка ссылочной целостности: автоматический анализ определяет, какие данные необходимо отправлять вместе с объектом, что обеспечивает передачу не только одного объекта, а всех связанных с ним данных;
• учет особенностей конфигурации: возможность настройки маршрутов обработки документов, включающих сотрудников разных узлов (например, проверка договора, созданного в ДО, юристами УК);
• использование многопоточного режима в обмене данных уменьшает время обработки данных и позволяет обмениваться большими объемами информации.
Дополнительно следует отметить, что при использовании КОД не является обязательным совпадение версий конфигураций и СУБД на узлах, участвующих в обмене, что обеспечивает удобство технической поддержки.
Интеграция системы 1С: Документооборот холдинга с другими системами
Каждый узел системы, ЦУ или ПУ, может функционировать автономно и независимо. Бесшовная интеграция 1С и синхронизация данных 1С настраиваются индивидуально для каждого узла.
При использовании единой учётной системы, рекомендуется интегрировать ее с ЦУ. При использовании компаниями структуры отдельных учётных баз, рекомендуется интегрировать их с соответствующим ПУ системы.
Особенности работы пользователя, для которого настроено несколько сотрудников и особенности использования ЭДО
Если для одного пользователя настроено несколько сотрудников в разных узлах, то программа позволяет работать в узле основного сотрудника, без необходимости заходить в другие узлы 1С.
Учётная запись ЭДО привязывается к конкретному узлу, поэтому получение и отправка документов через ЭДО возможны только в этом узле. Однако подписание и работа с пакетом могут осуществляться в любом узле, но это не приведёт к отправке документа.
