В России продолжается активное развитие электронного взаимодействия между работодателями, Фондом социального страхования (с 2023 года — ФСС стал частью Социального фонда России), Пенсионным фондом и налоговыми органами. Одним из ключевых направлений этого процесса стало развитие Системы электронного документооборота (СЭДО) и изменение порядка учёта и выплаты пособий за счёт ФСС/СФР.
Программное обеспечение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП) активно обновляется в соответствии с нормативными изменениями, чтобы обеспечить поддержку новых регламентов и обмена электронными документами.
В данной статье разберёмся, какие именно изменения произошли, как они реализованы в 1С:ЗУП, на что стоит обратить внимание кадровикам и бухгалтерам, и какие особенности учёта пособий следует учитывать при внедрении новых подходов.
Изменения в порядке взаимодействия с ФСС/СФР
Начиная с 2021 года большинство пособий (временная нетрудоспособность, по беременности и родам, по уходу за ребёнком и др.) выплачиваются напрямую застрахованным лицам через СФР, а не работодателем.
При этом функции работодателя ограничены следующим:
- Формированием и отправкой сведений в электронном виде;
- Контролем сроков отправки;
- Проверкой уведомлений от СФР и корректировкой ошибок.
Работодатели освобождаются от необходимости начислять и выплачивать пособия, но должны обеспечить корректное и своевременное предоставление сведений, от которых напрямую зависит выплата пособия сотруднику.
СЭДО с СФР — обязательность и структура
Электронный документооборот с Фондом осуществляется через СЭДО. Это предполагает:
- Обмен документами в электронном виде (уведомления, реестры сведений);
- Жёсткий контроль форматов и сроков;
- Хранение и архивирование документов в 1С.
С 2022 года участие в СЭДО обязательно для всех работодателей, включая малые предприятия и ИП с работниками.
Реализация изменений в системе 1С:ЗУП
Функциональность реализована в конфигурациях 1С:ЗУП 8 (ред. 3.1), а также в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения и 1С:ERP (с включённой кадрово-заработной подсистемой).
Начиная с версий 3.1.17 и выше, в 1С доступна полноценная работа с СЭДО, включающая:
- Автоматическую генерацию реестров сведений для СФР;
- Отправку и приём сообщений через 1С-ЭДО (либо внешнюю систему документооборота);
- Учёт состояний обработки документов.
В программе реализованы разные виды реестров для организации сценариев отправки сведений:
- Реестр сведений для назначения пособия по больничному листу;
- Реестр сведений для пособия по уходу;
- Реестр сведений для родового сертификата и пособия по беременности.
Пользователь заполняет документ «Больничный лист» в привычном интерфейсе. Далее из него формируется реестр сведений, который проходит контроль и отправляется в СФР через систему 1С-ЭДО. После этого отслеживается статус (принят, отклонён, требуется доработка).
Важно: в интерфейсе 1С всё реализовано так, чтобы максимально автоматизировать проверку и исключить ошибки на этапе формирования.
Актуальные изменения в СЭДО и учёте пособий в конфигурации 1С:ЗУП
В 2024 году в системе электронного документооборота (СЭДО) и учёте пособий произошли значительные изменения, которые нашли отражение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3). Эти обновления направлены на повышение эффективности взаимодействия с Социальным фондом России (СФР) и соответствие актуальным требованиям законодательства.
Обновление позволяет:
- Обрабатывать входящие запросы СФР для расчёта пособий с учётом новых требований;
- Автоматически заполнять сведения о застрахованных лицах на основании данных, полученных от СФР;
- Учитывать увеличенную длину номера документа, удостоверяющего личность, до 20 символов, что особенно актуально для иностранных граждан;
Номер
- Использовать обновлённую форму «Сведения о застрахованном лице», которая содержит расширенные данные для назначения пособий;
- Использовать формы уведомлений о прекращении отпуска по уходу за ребёнком, соответствующие новым требованиям;
- Задействовать новый журнал документов «Уведомления СФР о выплате пособий»;
- Реализовывать автоматическое заполнение данных о среднем заработке сотрудника на основании сведений, полученных от СФР;
Источник среднего
- Пользоваться новой формой заявления о возмещении расходов на оплату дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
Новая форма доступна для использования с 26 апреля 2024 года и обеспечивает соответствие заявлений актуальным нормативным требованиям.R03;
Учёт пособий в 1C:Зарплата и управление персоналом
Несмотря на прямые выплаты, начисления по больничным сохраняются в 1С. Это необходимо для внутреннего контроля и анализа, корректной отчётности по страховым взносам (6-НДФЛ, РСВ) и фиксации рабочего времени и расчёта среднего заработка.
Также сохраняется механизм расчёта среднедневного заработка, учёта страхового стажа, проверки предельных баз по страховым взносам — всё это влияет на размер пособия.
Важные аспекты в особенностях отражения:
- Пособия не попадают в начисления к выплате в зарплатных документах — они отображаются в справочном режиме;
- При формировании расчётного листка сотрудника указывается: «Пособие будет выплачено СФР»;
- Отражение в бухгалтерии (если ведётся учёт из 1С:ЗУП) зависит от настроек — обычно создаётся бухгалтерская справка для учёта обязательств.
Если СФР вернул реестр с ошибками (например, неправильный СНИЛС, неверный стаж, ошибка в ИНН), в 1С предусмотрена система контроля:
- Документ блокируется;
- Пользователь получает уведомление;
- После исправления возможно повторное формирование и отправка реестра.
Примеры выполнения в программе 1С:Зарплата и управление персоналом
Рассмотрим два примера:
Пример 1: Больничный лист по уходу за ребёнком. Сотрудница приносит электронный лист нетрудоспособности. В 1С:ЗУП создаётся документ «Больничный лист», указывается:
- Вид: «По уходу за ребёнком»;
- Дата начала и окончания;
- Основания и стаж.
Программа рассчитывает средний заработок, формирует реестр сведений. Через один клик документ отправляется в СФР.
Спустя 1-2 дня поступает уведомление о принятии. Сотруднице деньги перечисляет напрямую Социальный фонд.
Пример 2: Ошибка в сведениях о страховом стаже. СФР отклоняет реестр с формулировкой «неверно указан страховой стаж». Пользователь возвращается в документ «Больничный лист», вносит корректировку, повторно формирует реестр и отправляет его заново.
Весь цикл отслеживается через журнал отправки документов, с фиксацией времени и статуса на каждом этапе.
Рекомендации для компаний
Чтобы обеспечить корректную и стабильную работу с СЭДО в 1С:ЗУП, рекомендуется:
- Регулярно обновлять конфигурацию 1С до актуальной версии;
- Проверить настройки подключения к СФР через 1С-ЭДО или сторонний оператор;
- Обучить кадровиков и бухгалтеров правильной работе с больничными и реестрами;
- Вести регулярную сверку с СФР по отклонённым документам;
- Подключить автоматические проверки сведений (например, на корректность СНИЛС и ИНН) внутри 1С.
Изменения в системе электронного документооборота с ФСС/СФР и переход на прямые выплаты пособий значительно изменили подход к учёту больничных и других социальных выплат. Теперь основная задача работодателя — корректно сформировать, отправить и проконтролировать реестры сведений, от чего напрямую зависит своевременность получения выплат сотрудниками.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» полностью поддерживает новые регламенты, предоставляет удобные интерфейсы, автоматические проверки и помогает снижать риски ошибок. Однако успех внедрения зависит не только от программных возможностей, но и от качества организации процесса внутри компании: важно, чтобы все участники были обучены и действовали в соответствии с установленным регламентом.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт