Когда новые пользователи начинают работать с системой 1С:Документооборот, нередко возникают ситуации, в которых он открывает список внутренних документов, вводит часть названия и не видит нужную карточку. Он пробует другую формулировку, меняет окончание, добавляет название контрагента. В итоге так и не найдя документ, пишет коллеге: «Пришлите ссылку на документ».
При этом документ есть в базе, права на него выданы, карточка заполнена. Другой сотрудник находит ее по регистрационному номеру или отбирает документы того же контрагента за нужный период.
Такая ситуация показывает, что наличие поисковой строки еще не означает, что сотрудники умеют искать. Пользователь переносит в 1С:Документооборот привычку искать в файлах на компьютере: вспоминает, как мог называться файл. Реквизиты карточки и тематики остаются для него полями, которые нужно заполнить при создании документа, но не сведениями, по которым этот документ потом можно найти.
Поиск начинается при заполнении карточки
Чтобы лучше разобраться, почему возникают такие ситуации, рассмотрим следующий пример: в базе накопились договоры с одним контрагентом. Их названия выглядят по-разному: «Договор поставки», «Договор с Альфой», «Альфа 2026», «Договор поставки оборудования от 15.03». Часть карточек создана из файлов, поэтому в название попали исходные имена вроде «скан 17» или «новый договор итог».
Пользователь помнит, что договор относился к определенной организации, был заключен весной и касался поставки оборудования. Но он продолжает перебирать слова в названии. Получается, что поиск зависит от того, сможет ли один сотрудник угадать формулировку, которую несколько месяцев назад выбрал другой.
Требование составлять название по единому шаблону частично упрощает просмотр списка, но не заменяет заполнение реквизитов. Сотрудники могут пропускать элементы шаблона (если в названии используются необязательные для заполнения), используют сокращения, копируют старые карточки. Чем длиннее правило, тем больше вариантов появляется в реальной базе.
Организация, контрагент, вид документа, дата, регистрационный номер и ответственный уже существуют в отдельных полях. Если эти данные заполнены одинаково, пользователь может искать по известным признакам и не вспоминать точное название.
Поэтому жалобу «документ не находится» нужно разбирать с карточки. Был ли указан контрагент? Верно ли выбран вид документа? В какой организации зарегистрирована карточка? Не остался ли реквизит от документа, который использовали как образец? Поиск показывает последствия ошибок, допущенных раньше.
Сначала разделить три поисковые задачи
Пользователь может помнить разные сведения. Иногда это фраза из текста письма. Иногда — контрагент и примерная дата. В другом случае нужно собрать все документы по одной рабочей теме, хотя среди них есть договоры, письма, служебные записки и приказы.
Одна поисковая строка не обязана одинаково хорошо решать эти задачи. Перед вводом запроса полезно определить, что именно известно о документе.
| Что известно пользователю | Где искать | Пример | Что проверить, если результата нет |
|---|---|---|---|
| Слово или фраза из карточки либо файла | Полнотекстовый поиск | Фраза из письма, предмет договора, номер, указанный внутри файла | Есть ли доступ к документам нужного вида, загружен ли нужный файл, не допущена ли ошибка в запросе |
| Вид документа, организация, контрагент, дата, номер, ответственный | Поиск и отбор по реквизитам | Входящие письма от определенного контрагента за июль | Заполнены ли поля, правильно ли выбраны значения, не задано ли лишнее условие |
| Общая рабочая тема для документов разных видов | Отбор по тематике | Все документы по открытию филиала | Назначена ли тематика и одинаково ли сотрудники понимают правило ее использования |
Такое разделение стоит включить в пользовательскую инструкцию. Формулировка «используйте расширенный поиск» мало помогает: сотрудник видит форму с множеством полей, выбирает несколько случайных условий и получает пустой список. Инструкция должна связывать известные сведения с конкретным способом поиска.
Не заставлять пользователя угадывать название
Разберем еще одну условную ситуацию: нужно найти дополнительное соглашение, которым весной меняли цену по договору с контрагентом «Альфа». Пользователь вводит слова «дополнительное соглашение цена», в результате чего в выдачу попадают проекты, письма с замечаниями, сканы соглашений и документы других организаций.
По реквизитам запрос строится иначе: вид документа — дополнительное соглашение, контрагент — «Альфа», организация — нужное юридическое лицо, период — март–май. Если список все еще большой, можно добавить ответственного или связь с основным договором, когда такие сведения ведутся в используемой базе и известны пользователю.
Здесь есть распространенная ошибка: пользователь сразу заполняет почти все поля формы. Одно неточное условие исключает нужную карточку, после чего человек возвращается к поиску по названию.
Безопаснее начинать с двух признаков, в которых пользователь уверен. Например, с контрагента и периода. Следующее условие добавляется после просмотра результата. При пустой выдаче условия снимаются по одному. Так можно понять, какое поле заполнено иначе, чем ожидалось.
Если документ находится только после снятия условия «Вид документа», нужно открыть карточку и проверить классификацию. Если мешает организация, возможно, документ зарегистрирован от другого юридического лица. Если поиск срабатывает по номеру, но не по контрагенту, проблема, вероятнее всего, в заполнении карточки, а не в способности пользователя работать с поиском.
Тематики не должны дублировать реквизиты
Пользователи часто называют тематики тегами. Это понятная аналогия: короткая метка объединяет карточки по признаку, который нужен для дальнейшего отбора. В инструкции лучше использовать название, которое человек видит в программе, и один раз пояснить, что речь идет о привычных тегах.
Тематика полезна, когда требуется собрать документы разных видов вокруг одной работы. Например, при открытии филиала появляются договор аренды, переписка с подрядчиками, приказы, служебные записки и акты. По виду документа этот набор не собрать. Название проекта тоже может отсутствовать в части карточек. Общая тематика дает отдельный разрез.
Создавать тематику для каждого нового вопроса не нужно. Метки «Срочно», «Важно», «На контроле» и «Для директора» быстро теряют смысл. Срочность меняется, контроль может относиться к задаче, а получатель уже указан в карточке или обработке. Через несколько месяцев сотрудник не понимает, почему документ получил такую метку и должна ли она оставаться.
Для каждой тематики достаточно ответить на три вопроса: какие документы к ней относятся, кто назначает значение и в какой момент его убирают. Если ответы нельзя сформулировать одинаково для всех сотрудников, появятся дубли и случайные значения.
Например, «Открытие филиала в Казани» описывает ограниченный набор документов и понятный период работы. «Развитие» слишком широко: один сотрудник отметит им договор на обучение, другой — покупку оборудования, третий — служебную записку о штатном расписании.
Показывать рабочую задачу, а не форму поиска
На демонстрации консультант может подробно пройти по всем полям. Пользователь повторит действия и через день снова введет название документа. Он запомнил расположение кнопок, но не понял, в какой ситуации к ним возвращаться.
Обучение лучше строить вокруг запросов, с которыми сотрудник сталкивается на работе. Делопроизводителю предлагают найти входящее письмо по номеру отправителя и дате. Юрист собирает договоры одного контрагента за квартал. Руководитель ищет документы по определенной тематике и проверяет ответственных.
В каждом примере полезно показать и ошибочный запрос. Пользователь выбирает контрагента, организацию, вид, ответственного и точную дату, после чего получает пустой список. Затем снимает условия по одному и обнаруживает, что карточка зарегистрирована днем позже. Этот эпизод запоминается лучше, чем обзор всех полей формы.
Нужен и пример с правами доступа. Если коллега находит документ, а пользователь нет, одинаковый запрос еще не подтверждает ошибку поиска. Сначала проверяют, должен ли сотрудник видеть карточку и файлы. Иначе обучение закончится попытками подобрать другую формулировку к документу, который скрыт настройками доступа.
Проверить, почему карточка выпала из выдачи
До подготовки памятки стоит взять несколько документов, которые пользователи недавно не смогли найти, и восстановить их путь. Какие сведения человек помнил? Что ввел в строку? Какие поля выбрал? На каком условии карточка исчезла? Был ли этот реквизит заполнен верно?
Такой разбор обычно показывает одну из четырех причин:
- пользователь искал только по названию и не использовал известные реквизиты;
- в карточке отсутствовало поле, по которому строился запрос;
- значение было выбрано неверно или осталось после копирования другого документа;
- документ не входил в область доступа сотрудника.
Причины требуют разных действий. В первом случае меняют обучение. Во втором пересматривают обязательность заполнения и контроль карточек. В третьем проверяют шаблоны, копирование и работу ответственных. В четвертом разбирают права, а не поисковую форму.
Если все жалобы складывать в одну группу «плохо работает поиск», настройка будет меняться вслепую. Можно добавить новые поля, подсказки и сохраненные варианты, но пользователь продолжит получать пустой результат из-за незаполненного контрагента.
Сохранить повторяющиеся запросы
Часть запросов повторяется: документы определенной организации за месяц, договоры выбранного контрагента, входящие письма от контролирующего органа, материалы по одной тематике. Каждый раз собирать одинаковые условия неудобно, а случайно пропущенное поле меняет состав списка.
Для таких задач подходят сохраненные варианты поиска или отбора. Название должно описывать рабочий результат: «Входящие письма ФНС», «Договоры Альфа по организации Север», «Документы по открытию филиала».
Название «Мой поиск 2» понятно только автору и только до тех пор, пока он помнит состав условий. Если сохраненный вариант передают другим сотрудникам, нужно проверить, одинаковы ли у них права и доступные значения.
После изменения видов документов, организаций или правил заполнения сохраненные запросы пересматривают. Старый отбор может продолжать открываться без ошибок, но часть новых карточек в него уже не попадет.
Короткая памятка для пользователя
- Сначала определите, что известно точно: слово из текста, номер, контрагент, организация, дата, вид документа или тематика.
- Если известны реквизиты, не начинайте с общего слова в названии.
- Задайте два-три условия, в которых уверены. Остальные добавляйте после просмотра списка.
- При пустой выдаче снимайте условия по одному.
- Откройте найденную карточку и проверьте, совпадают ли заполненные поля с ожидаемыми.
- Если документ виден коллеге, но отсутствует у вас, проверьте доступ.
- Сообщите об ошибке в карточке, чтобы следующий сотрудник не повторял тот же поиск.
В памятку для конкретной базы стоит добавить три скриншота с реальными видами документов. Общая фраза «задайте реквизиты» слабее примера «выберите вид “Входящий документ”, корреспондента и период регистрации».
Когда рекомендации не сработают
Поиск по реквизитам не исправит карточки, в которых эти реквизиты не заполнены. Тематика не соберет документы, если сотрудники назначают ее по разным правилам. Полнотекстовый поиск не покажет карточку, к которой у пользователя нет доступа.
Есть и другая граница. Если итоговый файл хранится вне 1С:Документооборота, а в карточке осталась старая версия, поиск приведет пользователя к записи, но не к нужному содержимому. Здесь требуется разбирать хранение файлов и передачу версий.
Не следует обещать сотрудникам одну строку, которая найдет любой документ по свободной фразе. Чем больше в базе однотипных карточек, тем чаще выдачу придется уточнять по полям. Пользователь должен понимать, когда перейти от общего запроса к реквизитам.
Когда обучение можно считать законченным
Фраза «пользователям показали поиск» еще не означает, что они начнут им пользоваться. Проверка должна состоять из нескольких заданий на рабочих данных.
Сотрудник находит документ по регистрационному номеру, затем собирает документы одного контрагента за период и открывает подборку по тематике. При пустой выдаче он снимает условия по одному, а не меняет слова в названии наугад. Если карточка не видна из-за прав, пользователь умеет отличить это от ошибки запроса.
Через две-три недели задания повторяют на других документах. Одновременно можно посмотреть, уменьшилось ли число просьб прислать ссылку и какие карточки по-прежнему не находятся по ожидаемым реквизитам.
Рабочий поиск складывается из трех частей: карточки заполняются предсказуемо, сотрудники знают назначение реквизитов и тематик, а обучение построено на их ежедневных запросах. Если одна часть выпадает, пользователь снова возвращается к названию документа и помощи коллег.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт