ЭТРН. Успеть сформировать за … 3,5 часа

Конец сентября. Пятница, утро. Звонок от знакомого по клубу предпринимателей.

-  Алексей, у моего партнера экспедиторская компания.  Работаем в соседних кабинетах. Нужна помощь по ЭТрН.

- Не вопрос. В чем помощь?

- Показать, что и как делать, настроить программу.

- Хорошо. ЭЦП, надеюсь, есть?  Какого оператора используют? Информация для заполнения?

- ЭЦП есть. В 1С все подключено.

- Кто подключал?

- Местные франчайзи. Без обучения.

- Принял, приеду на следующей неделе, покажу, расскажу, настрою.

- Надо сейчас!

- А в чем проблема спешки?

- Поставщик отказывается отправлять груз без ЭТРН. А через три часа фура приедет под погрузку. Контракт очень крупный.

- У меня на вторую половину дня уже запланирована работа с клиентом на его территории. Могу по удаленке помочь.

- Не подходит. Надо в офисе.. Никто ничего не знает, надо со всеми участниками созваниваться показывать, что делать. Плюс всем сотрудникам рассказать.

- Понял. Мне надо созвониться с текущим клиентом, обговорить вариации передвижки работ. Если получится, то смогу. Иначе только краткие подключения по удаленке с одобрения текущего клиента.

- Постарайся. Мы в долгу не останемся.

Созвон.

- Могу приехать к 13 00. Но в 16:30 мне край надо будет уехать.  Забираю ребенка с продленки. Могу быть только на телефоне. В 17:30 смогу уже удаленно, если потребуется.

- Я как-то рассчитывал на меньшее. Это ж всего один документ.

- И?

- Я понял. Приезжай.

13 00 офис. Владелец экспедиторской компании.

- Рассказывайте.

- Завод отказывается отгружать продукцию без ЭТрН.  Нам надо сформировать ЭТрН.

- Слушай, но обязанность завода как ЛОП отправить ЭТРН с подписью.

- Мой заказчик утверждает, что они отказываются формировать ЭТРН.

- Это достоверно? Может, стоит созвониться с заводом.

- Нет, не стоит. Информация точная.

- Окей. Опиши структуру перевозки.

- У меня есть заказчик, он заказывает перевозку с территории поставщика на свой склад. У меня есть перевозчик, я ставлю его на этот рейс. Мне надо ЭТРН.

- Перевозчик владелец машины?

- А какое это имеет значение?

- Если не владелец, или нет договора аренды или договора лизинга то он всего лишь посредник, такие исключаются, нужен владелец. Многие псевдоперевозчики (агенты и дробленцы) ставят себя вместо реальных. А это риски.

- Что делать?

- Запрашивать СТС, ПТС. Заодно запроси у реквизиты заказчика, реквизиты поставщика, плюс адреса погрузки-разгрузки, УПД. Уточни владельца инфраструктуры погрузки. Заодно позвони заказчику, пусть оформляют Электронное поручение экспедитору.

Жду…  Параллельно общаюсь с сотрудниками. Снимаю сценарии перевозки. Ввожу в механику ЭПД.

14 30.

- Все, я дозвонился. Он был в пути, связи не было,  вот данные... он владелец.

- Так хорошо, доки только на тягач, а прицеп где?

- А что, тоже надо?

- Обязательно.

- Хорошо, сейчас..

Жду…  Параллельно общаюсь с сотрудниками. Снимаю сценарии перевозки. Ввожу в механику ЭПД.

14 45.

- Все, все данные собрал.

- Заполняем.

Заполнили ЭЗЗ. Сохранили.

- Смотри, надо перевозчику отправить ЭЗЗ.  Отправляем приглашение.  Он должен подтвердить. Затем отправляем ЭЗЗ.  Он должен указать машину и прицеп. И водителя. И подписать…

- Окей, пошел созваниваться…

Жду…  Параллельно общаюсь с сотрудниками. Снимаю сценарии перевозки. Ввожу в механику ЭПД

15 00.

-  Смотри, сейчас ЛОПом должен быть склад, и он должен подписать документ.  Ты говоришь, что он отказывается участвовать в ЭТРН. Единственный вариант - поставить тебя ЛОПом, а владельцем инфраструктуры завод. Но в этом случае твой представитель обязан физически присутствовать на пункте погрузки.

- Поставь перевозчика и его водителя.

- Перевозчика и водителя нельзя.

- Давай сделаем тогда меня. Потом придумаем что-нибудь. Контракт огромный.

- Мда. Я, конечно, понимаю, что собственник имеет право убивать свой бизнес любыми доступными ему способами.

- Все риски я беру на себя. Просто покажи.

- Окей. Заполняем.

- УПД и информация по упаковке, весу, объему где?

- Заказчик еще не прислал, она у поставщика.

- Что с электронным поручением экспедитора?

- Не может сделать, позвонил в свою поддержку, сказали, программа старая, надо обновлять, обновят в понедельник. Сейчас заказчик не за компьютером.

- Окей пусть присылает позже.  Сейчас не особо критично. В случае каких-то проблемных моментов по исполнению перевозки будут риски.

- Понял. Не проблема. Работаем дальше. По УПД и упаковке сейчас должен пристать в МАКС.

Жду…  Параллельно общаюсь с сотрудниками. Снимаю сценарии перевозки. Ввожу в механику ЭПД.

16:00

- Вот информация. Давай заполнять дальше.

- Окей.  Заполняем. Отправляем?

- Отправляй. Звони перевозчику и заказчику, должны увидеть..

16:15

- Все перевозчик увидел. До заказчика дозвониться не могу. Перевозчик подписал.

- Уже машину погрузили.

- Нет. Просто подписал. Сейчас пойдет на погрузку

- Хм... Ко мне вопросы есть. Да, на следующей неделе нужно полноценное обучение. Инструкция регламент по всем сценариям перевозок и перечень того, что надо требовать от участников.

16: 30 Уже в дверях. Такси ждет.

- Алексей, подожди, звонит завод, говорит, что не видит ЭТРН.

- Так и не увидит, он же сам отказался быть ЛОПОм с твоих слов.

- Что делать?

- Дай трубку. Сам поговорю.

- Добрый день. Меня зовут Алексей. У меня была информация от вашего клиента, что вы отказываетесь быть ЛОПом и формировать документы.

- Нас не так поняли. Мы не отказываемся. Мы ждали, что грузоотправитель сформирует прототип и отправит нам.

- Вы, наверное, не в 1С работаете.

- Да.

- Смотрите. Роуминга черновиков между операторами нет. 1С не умеет выгружать xml при базовых настройках, чтобы передать по почте либо в МАКС.

- Ну поставьте нас хотя бы наблюдателем.

- Мы уже сформировали, отправили. Надо заново формировать. Ждать готовы?

- Отправьте тогда по почте печатную форму, я проверю, что вы все правильно сделали..

- Окей.

16:45

Сижу в такси. Выдыхаю.

3,5 часа - это не время на оформление ЭТРН

В начале истории прозвучало: «Это ж всего один документ». Формально так и есть. Нам действительно надо было сформировать одну ЭТРН. Только следующие три с половиной часа ушли в основном не на заполнение полей.

Сначала выясняли схему перевозки и перевозчика. Потом оказалось, что нужны данные не только тягача, но и прицепа. Дальше появился ЛОП, которого до этого в разговоре не было. Затем ждали УПД, вес, упаковку, пытались получить поручение экспедитору и уже практически в дверях узнали, что завод не отказывался работать с ЭТРН. Он просто ждал другого сценария.

Можно посмотреть на результат оптимистично: приехал в 13:00, в 16:15 перевозчик уже подписал документ. Значит, ЭТРН можно запустить за три часа. Я бы сделал противоположный вывод.

Если для обычной перевозки понадобились собственник, консультант, несколько сотрудников, звонки заказчику, перевозчику и заводу, а часть исходных данных собиралась уже после приезда машины, это не скорость внедрения. Это ручное восстановление процесса, который до этого существовал в основном в головах и телефонных контактах.

«У нас все просто» заканчивается на втором вопросе

На уровне собственника схема выглядит просто: есть груз, есть машина, груз надо забрать в точке А и отвезти в точку Б. Для бизнеса это действительно так.

Проблемы начинаются, когда вместо двух точек появляются роли. Кто заключает договор перевозки? Кто грузоотправитель? Кто фактически грузит? Есть ли экспедитор? Кто перевозчик в конкретной перевозке? Кто принимает груз? Кто формирует документы и кто подтверждает события своей подписью?

Я уже разбирал похожую ситуацию в статье «ЭТРН. Когда собственник говорит “у нас всё просто”, проект обычно только начинается». Там после нескольких вопросов одна понятная собственнику схема тоже начала распадаться на разные варианты.

И вот здесь первая практическая рекомендация: не надо начинать с ЭТРН. Возьмите десять последних рейсов и попробуйте на каждом назвать грузоотправителя, ЛОП, перевозчика, экспедитора и грузополучателя.

Если на третьей перевозке начинается «ну тут немного по-другому», отлично. Именно это «немного по-другому» и надо описывать до запуска.

Информация обычно есть. ЭТРН просто требует собрать ее одновременно

Еще одна фраза, которую я регулярно слышу: «Все данные у нас есть». И это тоже обычно правда. Реквизиты знает бухгалтерия. Договор лежит у юриста. Перевозчика знает логист. Машину - диспетчер. Водителя - перевозчик. Прицеп иногда знает только сам водитель. Фактический вес появится на весовой, упаковку знает склад или поставщик, а телефон нужного сотрудника контрагента находится у кого-нибудь в МАКС.

То есть данные есть. Только находятся они у разных людей, в разных системах и появляются в разное время.

В статье «Почему ЭТРН нельзя внедрить как обычный ИТ-проект: что вскрывается на первом аудите перевозчика» я писал про НСИ примерно с этой стороны: задача не просто заполнить справочники, а научиться своевременно собирать информацию, вместо того чтобы потом восстанавливать ее по кускам.

После этой пятницы я бы добавил: для каждого существенного реквизита надо знать не только источник, но и момент его появления. Плановый вес можно знать утром. Фактический - только после погрузки. Машину могут назначить накануне, а заменить за час до рейса. Прицеп в заявке вообще могли не спросить.

Поэтому таблица «поле - источник - ответственный - момент появления - кому передается» полезнее многих многостраничных регламентов. Она быстро показывает, почему диспетчер уверен, что все данные есть, а человек, который формирует ЭТРН, почему-то звонит всем подряд.

ЛОП - хороший тест на понимание реальной перевозки

В нашей истории ЛОП появился уже после того, как начали разбираться с документом. Мне кажется, это показательно.

В учебной картинке удобно оставить грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. В реальной жизни между ними возникает завод, склад, карьер или терминал, который физически грузит машину и знает то, чего остальные знать не могут.

Этому я отдельно посвятил статью «ЭТРН. ЛОП: участник, о котором вспоминают, когда машина уже стоит под погрузкой, а он должен подписать титул». Там как раз разбирал передачу черновика, XML, временный обмен через Excel и минимальный регламент между грузоотправителем и ЛОП.

После текущего случая я бы добавил еще один контрольный вопрос: ЛОП вообще знает, что мы построили процесс с его участием?

В нашем случае завод не отказывался от ЭТРН. Он ожидал другой сценарий работы. Экспедитор получил другую информацию и построил процесс исходя из нее. Оба участника могли быть уверены, что действуют правильно. Проблема обнаружилась в 16:30, когда машина уже должна была грузиться.

Поэтому мало определить роль на схеме. С участником надо заранее согласовать сценарий: что он получает, через какую систему, что добавляет, кто подписывает и кому звонит, если документ не появился.

Подключенный ЭДО не означает готовый процесс

В начале разговора технически все выглядело прилично. ЭЦП есть. 1С подключена. ЭДО работает. Казалось бы, дальше уже механика программы.

Не началась. Потому что наличие кнопки ничего не говорит о готовности цепочки. Грузоотправитель может сформировать документ, но ЛОП ожидает черновик другим способом. Перевозчик может получить приглашение, но его сотрудник впервые видит этот процесс. У контрагента может быть другой оператор, другая конфигурация или другой внутренний порядок работы.

Поэтому я бы перестал принимать фразу «у нас ЭДО подключен» как ответ на вопрос о готовности к ЭТРН. Проверять надо полный рейс.

Берем одну реальную перевозку. Заказчик передает исходные данные. Экспедитор собирает цепочку. Перевозчик сообщает транспорт и водителя. Грузоотправитель и ЛОП обмениваются своей частью информации. Машина приезжает, появляются фактические данные, документ подписывается и уходит дальше. Грузополучатель принимает груз и завершает свою часть.

Если дошли до конца без ручного поиска человека с подписью, срочного обновления программы и вопроса «а почему они ничего не видят?» - вот тогда сценарий проверен. Один сценарий. Не вся компания. Потом берем следующий.

Инструкция нужна не по ЭТРН, а по действиям конкретного человека

После запуска обычно появляется естественное желание написать большую инструкцию. Скриншоты, стрелки, номера полей, описание каждого статуса.

Я бы с этого не начинал.

В статье «ЭТРН - гнев - отрицание - торг - депрессия - принятие» я уже писал о реакции людей на изменения. Очень легко объяснить сопротивление тем, что сотрудники не хотят нового. Иногда так и есть. Но довольно часто сотруднику предлагают действие, для которого у него нет половины исходных данных и непонятно, что произойдет после нажатия кнопки.

Водителю не нужен курс по архитектуре ГИС ЭПД. Ему надо понимать, что делать на погрузке, что предъявлять при проверке и кому звонить, если на складе говорят «ничего не пришло». Сотруднику склада надо знать, какой документ он должен увидеть, какие фактические данные добавить и что делать при расхождении. Диспетчеру - какие сведения собрать до выпуска машины. Бухгалтерии - где заканчивается ее участок. ИТ - какие сценарии обязаны реально проходить между системами.

Причем все инструкции должны описывать одну и ту же перевозку. Просто с разных рабочих мест.

Что мне в этой истории нравится

При всем происходящем система в итоге не развалилась. Люди отвечали на звонки, данные нашли, перевозчика подключили, с заводом поговорили. Более того, за эти несколько часов сотрудники начали понимать механику ЭПД намного лучше, чем после обычной презентации.

Аварийные запуски вообще хорошо выявляют слабые места. Просто это дорогой способ обследования.

За три часа мы обнаружили отсутствие заранее согласованной схемы, несобранные данные, неразобранную роль ЛОП, проблемы с экспедиторскими документами, зависимость от конкретных сотрудников и непроверенное взаимодействие разных информационных систем. Для одного дня результат прекрасный. Для штатной эксплуатации - список задач на исправление.

Поэтому к следующей машине я бы готовился с другого конца

Не с вопроса «где в программе создать ЭТРН?».

Сначала я бы взял несколько типовых перевозок и определил фактические роли. Затем для каждой роли расписал, какие данные она дает и когда они появляются. После этого проверил бы полномочия и подписи, обмен между конкретными системами и операторами, замену машины, прицепа и водителя, действия при ошибке и аварийные контакты.

Отдельно прогнал бы весь процесс с реальными людьми. Не с руководителями подразделений, которые уверены, что сотрудники все знают, а с теми, кто завтра действительно будет выпускать машину, грузить ее, подписывать документ и принимать груз.

Вот после этого имеет смысл заниматься красивой автоматизацией.

Вполне возможно, часть действий останется ручной: Excel, подготовленный XML, перенос нескольких полей. Я к этому отношусь спокойнее, чем к полностью автоматизированному процессу, который работает только на схеме.

Работающий временный процесс можно улучшать. Отсутствующий процесс автоматизировать значительно сложнее.

Вместо вывода

В 13:00 задача называлась «помочь сформировать ЭТРН». В 16:45 стало понятно, что ЭТРН здесь была только местом, где одновременно встретились старые организационные проблемы перевозки.

До электронных документов часть из них можно было разнести по времени. Кто-то что-то дописал позже, бухгалтерия собрала бумагу, диспетчер уточнил машину по телефону, склад жил своей жизнью. Электронный процесс требует, чтобы нужные участники, сведения и полномочия встретились в правильной последовательности.

И это, на мой взгляд, хорошая новость. Становится видно, что именно надо исправлять. Плохая новость тоже есть: лучше выяснить это не за три часа до погрузки.