Согласно ст.123 ТК РФ, сотрудник должен быть уведомлен об отпуске не позднее, чем за 14 дней до его начала в соответствии с графиком отпусков. Этот срок оговорен законодательством с той целью, чтобы работник знал о надвигающемся событии заранее, мог подготовиться к нему.
Те компании, которые используют в качестве извещения об отпуске - "Приказ на отпуск", должны оформлять "Приказ на отпуск" не позднее 14 дней до начала отпуска.
Лучше не тянуть до последнего и позаботиться об оформлении документа заблаговременно.
Кадровикам приходится контролировать вручную: по "Графику отпусков", а также по "Переносам отпусков", отсчитывать 2 недели от начала отпуска, учитывая при этом выходные и праздники, и определять дату оформления "Приказа на отпуск"!
Данный внешний отчет решает эту проблему: отчет для каждого запланированного, перенесенного отпуска рассчитывает дату оформления "Приказа на отпуск", и выводит информацию об отпусках, в разрезе дат оформления "Приказов на отпуск".
Отчет имеет три параметра:
1. "График работы кадровика" - здесь выбираем график работы, по которому работает кадровик. Это необходимо для того, чтобы учесть такой выходные и праздничные дни: если расчетная дата оформления "Приказа на отпуск" приходится на выходной день кадровика, то "Приказ на отпуск" нужно оформить в предыдущий рабочий день кадровика.
2. "Начиная с какой даты требуется информация по оформлению "Приказов на отпуск"" - здесь указывается дата, начиная с которой мы хотим увидеть список отпусков, которые нужно оформить от этой даты и вперед в будущее... на столько дней, сколько указано в третьем параметре.
3. "На сколько дней вперед оформлять "Приказы на отпуск"" - например, кадровик один раз в неделю, по понедельникам, выделяет время на оформление отпусков. Кадровик хочет увидеть в отчете все отпуска, которые он должен оформить на этой неделе. Тогда отчет нужно сформировать на 7 дней вперед, начиная с даты понедельника.
Данные в отчете сгруппированы по "расчетным" датам оформления отпусков.
Уволенные сотрудники в отчет не отображаются (График на отпуск по уволенным сотрудникам есть, но в отчет такие сотрудники не попадают).
Если у сотрудника на дату начала отпуска по графику отпусков уже сформирован документ "Отпуск", то он выводится в отчете. В данный момент в отчете выводятся только те документы "Отпуск", у которых дата начала отпуска по графику совпадает с датой начала отпускав документе "Отпуск". Если требуется - можно доработать отчет, чтобы выводились документы "Отпуск", например, в месяце начала отпуска, без точного совпадения дат начала отпуска.
Можно настроить "Рассылку отчетов" - указать параметры и регламент отправки писем на почту кадровику. Чтобы, например, как в моем примере, каждый понедельник на почту приходил отчет со списком сотрудников, которым нужно оформить "Приказы на отпуск" на этой неделе.
Отчет добавляется в конфигурацию как внешний отчет: Администрирование - Печатные формы, отчеты, обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Добавить из файла - выбираете файл с отчетом и настраиваете "Размещение" и "Быстрый доступ" для пользователей.
Отчет проверен на версиях ЗУП 3.1.14.305, 3.1.15.96.
