Доктор взаиморасчётов 60/62 — поиск ошибок в расчётах с контрагентами и зачёт авансов

Каждый квартал одна и та же история. Баланс не сходится на пару тысяч, акт сверки с контрагентом расходится, а найти причину — это ОСВ с тремя субконто, потом карточка счёта, потом ручная операция с точной аналитикой. На базе с парой тысяч контрагентов такой разбор занимает несколько часов, и половина из них уходит не на исправление, а на поиск.

Хуже всего то, что штатная оборотно-сальдовая ведомость часть проблем прячет. ОСВ по счёту 62 сворачивает 62.01 и 62.02 внутри договора: долг и аванс гасят друг друга, и на экране остаётся только разница. Реальный пример из рабочей базы: в ведомости по контрагенту стоит 5 копеек, а фактически по одному договору висят 240 000 рублей на 62.01 и 240 000 рублей на 62.02. По такой ОСВ бухгалтер проблему не увидит вообще — чтобы её заметить штатными средствами, нужно специально строить ведомость по субсчетам и руками сравнивать пары строк.

Обработка делает эту работу за один запуск: показывает конкретные строки с конкретными суммами, объясняет по каждой, что не так и что делать, а развёрнутое сальдо закрывает сама — типовым документом.

Область применения

Кому пригодится:

• главному бухгалтеру перед закрытием месяца, квартала и года — чтобы дебиторка и кредиторка в балансе не были раздуты встречными остатками;
• бухгалтеру на участке расчётов с поставщиками и покупателями — при подготовке актов сверки и инвентаризации расчётов;
• перед сдачей декларации по НДС — чтобы найти авансовый НДС, зависший на 76.АВ и 76.ВА, и полученные авансы без счёта-фактуры;
• при приёмке базы у предыдущего бухгалтера или после переноса данных — когда нужно быстро понять, что творится на 60 и 62;
• аутсорсинговой бухгалтерии, которая ведёт несколько организаций и не может позволить себе тратить полдня на разбор одной сверки.

Обработка работает с рублёвыми, валютными субсчетами и субсчетами в условных единицах: 60.01, 60.02, 60.21, 60.22, 60.31, 60.32, 62.01, 62.02, 62.21, 62.22, 62.31, 62.32, а также с 76.АВ и 76.ВА.

Что проверяется

Девять проверок. Каждую можно включить или выключить, у каждой находки указана важность — критично или важно.

1. Красное сальдо на субсчёте расчётов. На счёте появился остаток «не своей» стороны: на пассивном 60.01 — дебетовый, на активном 62.01 — кредитовый. Фактически это сумма, которой место на другом субсчёте. Обработка учитывает тип каждого субсчёта и определяет неверную сторону по знаку остатка — тем же способом, что и штатная «Экспресс-проверка ведения учёта», а не по жёстко зашитому списку счетов.
2. Развёрнутое сальдо по одному договору. По одному контрагенту и одному договору одновременно есть остаток на счёте долга и на счёте аванса. В балансе это раздувает сразу актив и пассив, а акт сверки не сходится. Именно эту проверку обработка умеет закрыть автоматически.
3. Незачтённый аванс по другому договору. У контрагента есть и долг, и аванс, но по разным договорам. Обычно это оплата, разнесённая не на тот договор. Иногда — законная ситуация, поэтому решение остаётся за бухгалтером: обработка показывает пару и рекомендацию, документ не создаёт.
4. Остатки без обязательной аналитики. Есть сумма на счёте расчётов, но не заполнен контрагент или договор. Такой остаток не участвует в зачётах, ломает акты сверки и всплывает при инвентаризации расчётов.
5. Зависший НДС с полученных авансов на 76.АВ. Аванс покупателя уже закрыт реализацией, а вычет по авансовому НДС не принят. Деньги компании зависли в бюджете.
6. Зависший НДС с выданных авансов на 76.ВА. Зеркальная ситуация: вычет с выданного аванса взяли, аванс на 60.02 закрыт поступлением, а НДС не восстановили. Это занижение налога к уплате и прямой кандидат на требование из налоговой.
7. Полученный аванс без счёта-фактуры на аванс. По остатку на 62.02 нет начисления на 76.АВ. Проверка читает регистр настроек учёта НДС и учитывает выбранный порядок регистрации счетов-фактур на аванс — на все авансы, кроме зачтённых в течение пяти дней, месяца или налогового периода, либо не регистрировать вовсе. В последнем случае проверка не выполняется, ложных срабатываний на свежих авансах нет.
8. Просроченная задолженность с возрастом долга. Долг покупателя на 62.01 или выданный поставщику аванс на 60.02 висит дольше срока оплаты. В отдельной колонке — возраст долга в днях. Срок берётся по тому же приоритету, что и в типовом отчёте «Задолженность по срокам долга»: сначала из договора, затем из параметров учёта, затем из настроек обработки — и в тексте находки прямо сказано, откуда он взят.
9. Дубли контрагентов по ИНН. Один и тот же контрагент заведён в справочнике дважды: по одной карточке долг, по другой аванс. Классическая причина, по которой долг и аванс никогда не встретятся. Дубли ищутся по ИНН, а не по наименованию, поэтому находятся и пары с абсолютно одинаковым названием.

Что обработка исправляет сама

Автоматически закрывается одна проверка — развёрнутое сальдо. Это осознанное ограничение, а не недоделка.

Исправление создаёт типовой документ «Корректировка долга» с видом операции «Зачёт авансов» — ровно тот, который бухгалтер сделал бы руками. Проводки формирует штатный механизм конфигурации, а не самодельные ручные операции, поэтому документ корректно отрабатывает и в бухгалтерском, и в налоговом учёте и попадает во все связанные регистры. Получаются проводки Дт 62.02 Кт 62.01 по расчётам с покупателями и Дт 60.01 Кт 60.02 по расчётам с поставщиками. Сумма зачёта — меньшая из двух сторон.

Что сделано, чтобы исправление нельзя было запустить случайно:

• перед созданием открывается окно предпросмотра: контрагент, договор, проводка и сумма по каждому будущему документу. Пока список не подтверждён, в базе ничего не появляется;
• документы создаются непроведёнными: бухгалтер открывает, смотрит проводки и проводит сам;
• соблюдается дата запрета изменения — в закрытый период обработка не пишет;
• есть лимит документов за один запуск, по умолчанию пятьдесят;
• в каждый созданный документ пишется комментарий, по нему всю партию легко найти и при необходимости отменить;
• каждый документ создаётся в своей транзакции: сбой на одной строке не ломает остальные, причина попадает в журнал регистрации;
• дата документа по умолчанию совпадает с датой, на которую смотрели остатки. Если даты разошлись, окно подтверждения предупредит об этом до создания.

Для валютных договоров и договоров в условных единицах документ не создаётся намеренно. Зачёт по такому договору требует курса и суммы в валюте на дату зачёта, а типовая конфигурация вдобавок запрещает зачитывать авансы, поступившие по разным курсам. Такие строки показываются с пояснением и правятся вручную — обработка не создаёт документ, который заведомо получился бы неверным.

По остальным восьми проверкам документы не создаются вообще. Красное сальдо тот же зачёт только усугубил бы; зависший НДС лечится штатным формированием записей книги покупок и продаж; дубли объединяются типовым «Поиском и удалением дублей». Подменять эти механизмы самодельными проводками — значит создать проблему вместо решения. По каждой такой строке обработка пишет, в чём суть и что делать.

Отдельно для тех, кто вообще не хочет рисковать: в списке готовых профилей есть «Только диагностика». В нём кнопка исправления заблокирована, и обработка не записывает в базу ничего.

Остальной функционал

Главная форма как монитор состояния. Наверху показатели: сколько критичных и важных проблем, сколько из них чинится автоматически, на какую сумму расходятся расчёты. Быстрые фильтры «Все», «Только критичные», «Только исправимые». Критичные строки подсвечены красным, важные — жёлтым, исправимые автоматически отмечены признаком «Авто», отправленные в игнор показываются серым. Под таблицей карточка выбранной строки с полными текстами «Что не так» и «Что делать». Отдельной строкой — сравнение с прошлым запуском. Двойной щелчок открывает карточку контрагента.

Список исключений. Часть находок разбирается один раз и оказывается нормой: удерживаемый депозит, спорный долг, аванс по особому соглашению. Такую строку можно отправить в игнор с комментарием. Игнорируемые строки не попадают ни в итоги, ни в письма и одной командой возвращаются в работу.

Шесть готовых профилей настроек: «Стандартная проверка», «Быстрая проверка», «Полная диагностика», «Перед закрытием месяца», «Перед сдачей НДС» и «Только диагностика».

Уведомления на почту по расписанию. Обработка прогоняет критичные проверки по всем организациям базы и присылает письмо, только когда появились новые проблемы. Она запоминает, о чём уже писала, и не повторяется. Письмо оформлено в HTML: сводка и таблица находок. Уходит через системную учётную запись электронной почты базы; в настройках есть кнопка отправки тестового письма. Расписание задаётся в справочнике «Дополнительные отчёты и обработки».

Выгрузка в Excel — весь результат проверки с описаниями и рекомендациями. Microsoft Excel на компьютере не нужен, файл формируется средствами платформы.

Акт расхождений — печатная форма по контрагенту: список расхождений, итоговая сумма, место для подписей. Готова к отправке контрагенту вместе с актом сверки.

Настройки в отдельном окне, пять вкладок: проверки с описанием каждой, область анализа, пороги, исправление, уведомление. Порог существенности по умолчанию — 1 рубль.

Встроенная справка. Кнопка «Справка» на панели и клавиша F1.

Технические требования

Конфигурация: 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, версии ПРОФ и КОРП. Минимальный релиз конфигурации — 3.0.201.16.

Платформа: 1С:Предприятие 8.3, минимальная версия — 8.3.27.1936. Проверена работа на 8.3.27.1936 и 8.5.1.1150.

Интерфейс: только управляемые формы. Обычные формы не поддерживаются.

Клиенты: тонкий клиент и веб-клиент, интерфейс одинаков.

Тип базы: файловая и клиент-серверная, без ограничений.

СУБД: любая, поддерживаемая платформой. Обработка не обращается к базе данных напрямую и не использует OLE DB, ODBC и внешние источники данных, поэтому не требует ни MS SQL Server, ни PostgreSQL и не нуждается в клиент-серверной архитектуре. Все данные читаются штатными запросами к регистру бухгалтерии, и регистр во время работы не блокируется на чтение — обработку можно запускать в рабочее время, не выгоняя пользователей из базы.

Права пользователя: для проверки достаточно прав на чтение бухгалтерских итогов и справочников. Для создания документов исправления нужно право на добавление документа «Корректировка долга».

Режим запуска: при добавлении в справочник «Дополнительные отчёты и обработки» требуется подтвердить небезопасный режим — он нужен для запросов к регистру бухгалтерии и формирования файла выгрузки. Обработка не обращается в интернет и никуда не передаёт данные.

Дополнительное ПО: не требуется.

Проверка по расписанию доступна только у обработки, добавленной в справочник «Дополнительные отчёты и обработки».

Состав поставки и установка

В поставку входит файл внешней обработки формата .epf со встроенной справкой. Отдельных файлов и дополнительного программного обеспечения не требуется.

Установка. Быстрый способ — «Файл — Открыть» и выбрать файл. Рабочий способ — «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки — Добавить из файла». Только во втором случае доступна проверка по расписанию с уведомлением на почту.

Исходный код открыт. Обработку можно посмотреть, изучить и доработать под особенности своего учёта. Если найдёте ошибку или предложите улучшение — напишите в комментариях к публикации, поправлю.

Обновления. Новые версии выкладываются здесь же, в этой публикации: адаптация под новые релизы конфигурации, новые проверки, исправление ошибок. Скачиваются повторно бесплатно.

Демонстрация и руководство пользователя

Руководство встроено в обработку: кнопка «Справка» на панели и клавиша F1. Пять разделов — с чего начать, что именно проверяется, как работает автоисправление, письма и расписание, частые вопросы. Отдельно разобраны ситуации, из-за которых обычно пишут в поддержку: почему цифры не сходятся с ОСВ, что делать с валютными договорами, почему письмо приходит не каждый раз.

Первый запуск занимает пять минут:

1. Открыть обработку, выбрать организацию и дату, на которую смотрим остатки.
2. Выбрать профиль «Только диагностика» — в нём обработка гарантированно ничего не пишет в базу.
3. Нажать «Проверить». Проверка только читает данные, запускать её можно сколько угодно раз.
4. Щёлкнуть строку: внизу появится, что не так и что делать.
5. Когда захотите исправлять — переключиться на обычный профиль, отметить строки с признаком «Авто», нажать «Исправить отмеченные» и посмотреть список будущих документов.