Учет в сервисном центре для УТ 11

Установка и начало работы

Добавьте файл СервисныйЦентр_УТ11_1.1.1.cfe в список расширений конфигурации. Для «СервисныйЦентр» снимите флаги «Безопасный режим» и «Защита от опасных действий», затем перезапустите клиент. Это соответствует проверенному режиму работы со связанными документами и каналами уведомлений. Основная конфигурация остается типовой. Тестовые фреймворки и служебные обработки для работы поставки не требуются.

Назначьте пользователям роль «Приемщик сервисного центра», «Мастер сервисного центра» или «Руководитель сервисного центра». Эти роли используются совместно со штатными правами УТ на организации, справочники и типовые документы. Руководитель редактирует справочник статусов, гарантийные сроки и настройки сервиса. Раздел «Сервисный центр» объединяет заказы, справочники, журналы и отчеты.

Рис. 1. Список заказов на ремонт с типом ремонта, статусом и мастером.

При первом открытии создаются восемь начальных статусов: прием, диагностика, согласование с клиентом, ожидание запчастей, ремонт, готовность, выдача и отказ. Повторное открытие не создает дубликатов и не перезаписывает пользовательские настройки статусов. Просроченные незавершенные заказы выделяются красным.

Прием устройства и состав ремонта

Создайте заказ и укажите организацию, склад запчастей, клиента и контрагента. На вкладке «Клиент и устройство» выберите модель и серию, запишите контакты, комплектацию, внешний вид и заявленную неисправность. Эти сведения попадут в квитанцию, которую можно передать клиенту вместе с экземпляром сервисного центра.

Рис. 2. Фрагмент карточки приема с контактами и описанием неисправности.

На вкладке «Ремонт» задайте тип ремонта, мастера, плановую дату готовности и согласованную сумму. Для платного ремонта получателем услуг выступает клиент. Для гарантии производителя отдельно указываются гарант, его контрагент и номер талона. Для собственного товара используется склад ремонта из настроек.

В таблицах «Работы» и «Запчасти» заполните количество и цену. Для работы можно указать исполнителя, для запчасти выбрать характеристику. Суммы строк округляются до копеек и складываются в сумму заказа. Нулевое и отрицательное количество, а также отрицательная цена не проходят проверку. Внизу видны сумма заказа, оплаченная сумма, остаток к оплате и переплата.

Рис. 3. Выполненные работы и исполнители с расчетом суммы.

Статусы и гарантия

После проведения заказ получает статус «Принят». Команда «Сменить статус» открывает список выбора. Каждое фактическое изменение записывается в историю с датой, автором и комментарием. Повторная запись без смены статуса не добавляет новую строку истории. Для статуса можно настроить цвет, признак завершения и шаблон уведомления.

Рис. 4. Тип ремонта, мастер, статус и срок готовности.

При выборе устройства и серии расширение ищет последнюю проведенную собственную продажу этой серии. Данные учитываются как из строк товаров, так и из таблицы серий реализации. Срок гарантии задается в месяцах в регистре «Гарантийные сроки товаров» для отдельной номенклатуры или ее вида. Индивидуальный срок товара имеет приоритет.

Вкладка «Гарантия» показывает дату продажи, границу гарантии и результат проверки на текущую дату. Если устройство не найдено в собственных продажах, автоматическое подтверждение гарантии не формируется. Сведения о гарантии производителя и проверка собственной продажи используются раздельно.

Рис. 5. Гарант и результаты проверки собственной продажи серии.

Закупка и резервирование запчастей

В меню «Обеспечение и оплата» выберите «Заказ поставщику». В типовой документ УТ переносятся запчасти, характеристики, количество, склад, организация и плановый срок. Работы в закупку не попадают. Поставщика, закупочные цены и условия указывают в типовом документе. Повторная команда открывает связанный заказ. При узком окне меню доступно через «Еще».

Рис. 6. Заказ поставщику на запчасти по заказу на ремонт.

Команда «Зарезервировать запчасти» создает типовой заказ клиента с вариантом обеспечения «Резервировать на складе». Для гарантийного ремонта плательщиком является гарант. Для ремонта собственного товара используется заказ на внутреннее потребление. Заполните обязательные реквизиты типового документа и проведите его: незаписанная форма или черновик не создают складской резерв.

Рис. 7. Типовой резерв запчастей ремонта.

Собственный товар сначала передайте на склад ремонта командой «Передать в ремонт / вернуть». После готовности та же команда создает обратное перемещение. Перед проведением проверьте обязательные реквизиты типовых документов и условия складского учета своей базы.

При проведении реализации или внутреннего потребления расширение переводит связанные запчасти из резерва в отгрузку. Типовые движения УТ погашают резерв при расходе деталей. Для собственного ремонта детали списываются командой «Списать запчасти собственного ремонта». Команда «Снять резерв запчастей» закрывает обеспечивающий заказ; при отказе от ремонта резерв снимается автоматически. Для изменения состава зарезервированных деталей сначала снимите резерв, измените ремонт и сформируйте новое обеспечение.

Оплата и контроль выдачи

В заказе показываются оплаченная сумма, остаток и переплата. Оплата включает проведенные кассовые документы, подтвержденные банком поступления и списания, выполненные карточные операции и возвраты. Для денег в другой валюте автоматическое суммирование не применяется: валюта связанного платежа должна совпадать с валютой ремонта. Каждая связанная оплата относится целиком к одному заказу.

Поступление сверх остатка и возврат сверх оплаченной суммы запрещены. Для изменения плательщика, организации, валюты или вида ремонта сначала отмените проведение связанных документов. После выдачи нельзя отменить или изменить оплату так, чтобы по ремонту появился долг. При оплате в форме типового документа заполните кассу, счет или эквайринговые реквизиты и проведите документ; для банка и карты также требуется подтверждение выполнения операции.

Рис. 8. Оплата и остаток по заказу на ремонт.

Для выдачи платного ремонта требуется статус «Готов», полная оплата и проведенная реализация. Если согласованная сумма указана в заказе, фактическая стоимость не должна ее превышать. После проведения реализации командой «Сменить статус» установите «Выдан». Повторное оформление реализации не создает второй документ. У гарантийного ремонта долг гаранта не блокирует возврат устройства клиенту; собственный ремонт закрывается после расхода запчастей и возврата устройства со склада ремонта.

Перед проведением реализации заполните обязательные реквизиты типовой УТ, в том числе подразделение в строках работ, если оно требуется. Скидки рассчитывает штатная форма. Проведенная реализация должна соответствовать работам, запчастям, количеству и стоимости ремонта.

Рис. 9. Контроль выдачи и разрешение руководителя.

Руководитель может разрешить выдачу в долг на вкладке «Ремонт», указав основание. Сохраняются пользователь и дата разрешения. Приемщик и мастер не могут выдать такое разрешение; оплату и выдачу оформляют приемщик или руководитель. Для работы с типовыми документами по-прежнему требуются соответствующие стандартные права УТ.

Печатные формы

Меню «Печать» содержит квитанцию о приеме, акт выполненных работ и выдачи, гарантийный талон на ремонт, бирку на устройство и акт диагностики с согласованием стоимости. Квитанция выводится в двух экземплярах. Акт показывает стоимость работ, запчастей, оплаченную сумму и остаток. Гарантия на ремонт рассчитывается по числу дней из настроек сервиса.

В версии 1.1.1 печатные документы получили единое оформление: темно-синие заголовки, бирюзовые акценты, светлые строки таблиц и отдельный блок итогов. На иллюстрациях показана мастерская «Рестарт»: прием кофемашины, три работы и две запчасти на сумму 6990.

Рис. 10. Новая квитанция: экземпляр клиента.

Акт работ и выдачи устройства

Работы и запчасти сгруппированы в двух таблицах. Стоимость заказа, поступившая оплата и остаток выделены отдельным блоком; ниже предусмотрены подписи клиента и сотрудника сервиса. В примере оплата еще не поступила, поэтому к оплате показана вся сумма. Перед фактической выдачей требуется оформить оплату или получить разрешение руководителя на долг.

Рис. 11. Акт с составом ремонта и итогами оплаты.

Уведомления и настройки сервиса

В настройках задаются срок ремонта по умолчанию, гарантия на выполненные работы, склад ремонта и текст условий квитанции. Начальные сроки составляют 3 и 30 дней. Каналы уведомлений включаются отдельно: SMS, электронная почта, WhatsApp и Telegram.

Для примера мастерской «Рестарт» установлены срок ремонта 5 дней и гарантия на работы 60 дней; эти значения можно изменить в настройках.

Рис. 12. Настройки сроков и каналов уведомления.

Для почты выбирается учетная запись УТ. SMS использует настроенную подсистему отправки конфигурации. Для WhatsApp и Telegram задаются сервер Green-API, отдельные инстансы и ключи. Ключи сохраняются в безопасном хранилище; после записи форма показывает состояние ключа и очищает поле ввода.

По умолчанию включен тестовый режим: сообщение попадает в журнал, внешняя отправка не выполняется. Шаблон статуса поддерживает подстановки [Номер], [Клиент], [Устройство], [Сумма] и [ДатаГотовности]. Уведомление можно вызвать вручную или при переходе в статус с признаком уведомления. Журнал хранит канал, адресата, текст и результат обработки.

Отчеты и проверенная совместимость

«Устройства в ремонте» показывает незавершенные заказы по статусам и мастерам. «Выработка мастеров» раскрывает выполненные работы и число различных заказов. «Выручка сервисного центра» отражает стоимость выданных ремонтов по дате выдачи, отдельно по работам и запчастям. Этот показатель рассчитывается по заказам и не является отчетом по поступлению денежных средств.

«Гарантийные ремонты» группирует заказы по гарантам и показывает сумму к возмещению. «История ремонтов устройства» раскрывает обращения, неисправности и изменения статусов по сериям. Отчеты построены на системе компоновки данных: доступны стандартные настройки полей, группировок и отбора.

Рис. 13. Отчет по устройствам в ремонте.

Проверенная среда: «Управление торговлей» 11.5.27.68, платформа 8.3.27.2325, Windows. Совместимость расширения установлена в 8.3.27. Для другого релиза УТ требуется проверка применимости заимствованных объектов и сценариев работы.

В версии 1.1.1 обновлены пять печатных форм. Проверены квитанция в двух экземплярах, акт, гарантийный талон, бирка и заключение диагностики. Дополнительно сформированы пустой акт и акт с 30 строками работ на двух страницах: повтор заголовков и нумерация страниц сохранены.