Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано управляют скидками для клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность
Лирическое отступление
- Ира, а почему мы «ИП Саркисяну» скидку 35% дали?
- Так он по другому покупать не хотел!
- Мммм… так ведь у него долг по последнему заказу! Еще и с отсрочкой отгрузили!!!
Почему всем нельзя давать максимальную скидку
как бы вашим менеджерам этого не хотелось
Первая мысль – «что за бред». Мы же хотим заработать на отгрузке, чем больше скидка, тем меньше у нас будет денег на развитие, на расходы. Зачем же продавать с такой минимальной выгодой? Все просто – скидка является одним самых мощных (и простых) рычагов давления на клиента со стороны менеджера. Часто у продажников основная мотивация заключается в факте продажи не ниже закупки. В общем вале заказов часто нет возможности или достаточной автоматизации чтобы учесть все дополнительные расходы, колебания партионных цен.
Есть три шаблонных сценария, которые позволяют предотвратить проблему отгрузки с неоправданной скидкой.
- Скидка запрещена без согласования.
- Скидка до определенного порога разрешена, выше – согласование
- Скидкой система управляется в автоматическом режиме
Конечно же, явное желание любого клиента – «Мы хотим чтобы у нас все было полностью автоматически – нужен сразу вариант номер 3!!! Система должна смотреть на обороты контрагента, на долг, еще на 12 параметров!!!». При этом обычно отсутствует работа со скидками как таковая. Представьте, что вы берете кредит в банке под свое дело. Кредитный контролер спрашивает у вас про текущий доход… а его нет. Но хотите вы минимум 5 млн рублей и уверяете, что у вас все выстрелит, хотя бизнес-план тоже отсутствует. Чудеса случаются, но скорее всего, банк вам откажет.
Так и с внедрением бизнес-процесса – лучше начать с максимально быстрого и простого, чем городить сложный и пока не совсем понятный огород. Отметим, что правило имеет исключения, если у вас работает процесс по скидкам, а вы хотите его улучшить. Тогда уже стоит задумываться, как перевести его на новые рельсы и улучшить.
Для чего же стоит автоматизировать процесс по скидкам
И какие от этого выгоды
Что же «плохого» может произойти, если скидки не согласовывать? В вашей системе работают люди, которые руководствуются своими целями, а иногда просто ошибаются или забывают про правила и регламенты. Например, вот ситуации, в которых скидка неоправдана:
- Менеджеры мотивированы сделать продажу любой ценой, продавая ниже себестоимости («я столько времени на сделку потратил, потом разберемся»)
- Сделка отгружается в ПДЗ (у контрагента уже и так есть просроченный долг)
- Работа с контрагентом не велась – сразу предложили максимальную скидку. Могли продать по нормальной цене
- Покупки контрагента не соответствуют размеру скидки
Все эти случаи ведут либо к увеличению долгов, либо к уменьшению полученной выгоды. Из этого и сформулируем две цели, к которые мы будет преследовать в процессе согласования скидки:
- Уменьшение просроченной задолженности
- Увеличение маржинальности сделки
Как построить процесс согласования скидки
и как встроить его в работу компании
Мы будем рассматривать именно простой вариант бизнес-процесса. Для начала определимся с тем, как процесс стартует – мы можем запретить скидку без согласования вообще, либо дать возможность менеджеру управлять небольшой скидкой – до 10%, например. Второй вариант немного хуже, т.к. велик соблазн навесить еще кучу правил вида «Для этой номенклатурной группы можно давать 15%, а если мы купили по такой-то цене, то при рассрочке не больше 13 дней…» и т.д.
Процесс должен запрещать проводить заказ, если в нем есть скидка и она не согласована.
Следующим шагом мы определяем цепочку тех, кто согласует скидку. Достаточно ввести простую логику пороговых значений:
- Скидка до 5% согласуется с руководителем отдела продаж
- Скидка от 6% дополнительно согласуется с финансовым директором
Исходов в согласовании скидки может быть три:
- Согласовано – скидка автоматически переносится в документ
- На доработку – руководитель пишет свой комментарий к согласованию и отправляет задачу на доработку
- Отказано – в скидке отказано.
В каждом случае инициатор получает задачу ознакомления с результатами согласования. Вот схема такого бизнес-процесса:
Вариантов событий в таком процессе немного. Наиболее интересным является «согласовать скидку» - именно на его основе вы будете добавлять автоматику в процесс. На первом этапе при ручном согласовании достаточно вывести согласующему в задачу данные об этом контрагенте, по которым будет приниматься решение о скидке. Обычно это:
- Сумма отгрузки за последний год
- Сумма отгрузки за последний месяц
- Средний чек
- Сумма долга
- Сумма просроченного долга
- Средняя задержка оплаты
Эти параметры могут отличаться от компании к компании. Именно после того, как вы сформируете собственный список таких показателей, можно переходить на следующий шаг – разбивать согласование на автоматическое и ручное. Если выверенные вами показатели находятся в нужном диапазоне, то система сама сможет принять решение – иначе, уже ручное согласование.
Вернемся к событиям нашей схемы:
1. Согласовать скидку
Работают:
- руководитель отдела продаж / финансовый директор
Документы:
- соответствующие отчеты (взаиморасчеты с контрагентами, досье контрагента и т.д.)
Задачу согласования получает руководитель отдела продаж. Параметры контрагента, от которых принимается решение (или хотя бы отчеты, из которых эти данные могут быть получены), должны быть выведены в задачу. В случае, если руководителю недостаточно информации, он отправляет процесс на доработку, оставляя свой комментарий. Если процент скидки выше порогового, то после одобрения процесс формирует задачу согласования на финансового директора
2. Откорректировать ценовые условия
Работают:
- менеджер отдела продаж
Руководитель или финансовый директор просят уточнения каких-либо показателей, возможно, рекомендуют изменить процент скидки. Менеджер корректирует скидки, дополняет своими комментариями задачу и возвращает ее в работу.
3. Оповещение о согласовании скидки
Работают:
- менеджер отдела продаж
Документы:
- заказ покупателя / счет на оплату
Все просто – запускаем заказ в работу, оповещаем клиента, формируем счет на оплату.
4. Оповещение об отказе в скидке
Работают:
- Менеджер отдела продаж
Документы:
- заказ покупателя / счет на оплату
Скидку не согласовали. Задача менеджера – проанализировать работу с контрагентом, и указать какое было принято решение по отгрузке.
Итого
как это использовать
- Скачиваем схему и регламент процесса
- Подгоняем события схемы под свои запросы
- Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
- Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс
Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции "Процессы 3.0: Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям". В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии - добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. "Процессы 3.0" встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!
Хороших процессов!
