В настоящее время сложно представить компанию, которая не использует в своей деятельности работу с ЭДО, что в свою очередь предъявляет требования в актуальности ЭЦП и МЧД. Если в компании несколько юр. лиц и количество подписывающих документы более 5 человек, то уже появляется необходимость вести отдельный учет сроков действия ЭЦП и МЧД. Так же появляется желание видеть историю изменений МЧД и их полномочия. Все это создает потребность в отдельном учете ЭЦП и МЧД, используемых в компании. Зачастую этот учет часто заставляют вести специалистов IT подразделения. В связи с этим была создана простая конфигурация для закрытия данной потребности.
Краткое описание системы:
Конфигурация поставляется в виде архива с файлом конфигурации и краткой инструкцией по работе в данной системе.
Меню системы состоит из 3 разделов:
- Администрирование
- Справочники
- ЭЦП и МЧД
Система основана на БСП версии 3.1.9.225
Пункты «Администрирование» и «Справочники» — это пункты меню из БСП.
Вид меню «ЭЦП и МЧД» представлен ниже на картинке
Учет токенов ЭЦП
Для учета токенов ЭЦП в системе используются следующие документы:
- «Оприходование токенов ЭЦП» - с помощью данного документа мы добавляем новые токены в систему. При добавлении нужно указать номер токена и его вид (по умолчанию это Рутокен). При записи документа создаются токены в справочнике «Токены ЭЦП»
- «Списание токенов ЭЦП» - данный документ используется для списания токенов в случаи их утраты, поломки и по др. причинам.
С помощью документов «Передача сотруднику ЭЦП» и «Изъятие ЭЦП у сотрудника» мы можем передать и изъять токены ЭЦП у сотрудников организации.
Учет ЭЦП
Учет ЭЦП в системе состоит из учета выпущенных ЭЦП и учета ЭЦП у сотрудников компании.
Справочник «Выпущенные ЭЦП» - Все ЭЦП, которые выпускаются на сотрудников организации и записываются на токены ЭЦП компании подлежат учету в данном справочнике. При этом ЭЦП могут быть на физических или юридических лиц.
Для того, чтобы вести учет выданных ЭЦП, в системе есть два документа:
- «Передача сотруднику ЭЦП» - отражает факт передача выпущенной ЭЦП сотруднику организации. Обычно в этом момент указывают и токен ЭЦП, который передается сотруднику.
- «Изъятие ЭЦП у сотрудника» - оформляется в момент возврата ЭЦП на токене.
Учет МЧД
Для учета МЧД в компании используется справочник «Выпущенные МЧД».
Для каждой выпущенной МЧД мы указываем: организацию, сотрудника, период действия МЧД и полномочия сотрудника. При выпуске новой МЧД ей устанавливается статус «Активна».
При изменении МЧД ей может быть установлен один из следующих статусов: «Черновик», «Действует», «Не действует», «Активна», «Отозвана».
Также мы можем все файлы, касающиеся МЧД, прикреплять к элементам данного справочника.
Отчеты
По каждому блоку системы есть свои отчеты. Список отчетов представлен ниже:
- «Ведомость по токенам ЭЦП»
- «Выданные токены ЭЦП»
- «Реестр выпущенных ЭЦП»
- «Реестр выданных ЭЦП»
- «Истекающий срок действия ЭЦП»
- «Истекающий срок действия МЧД»
Для контроля сроков истечения МЧД и ЭЦП мы можем сформировать отчеты «Истекающий срок действия ЭЦП» или «Истекающий срок действия МЧД». В данных отчетах необходимо установить дату отчета и количество дней до истечения действия МЧД или ЭЦП.
Пример отчета «Истекающий срок действия МЧД»
Причина воспользоваться данным инструментом:
Если у вас большое количество МЧД и ЭЦП и вам сложно контролировать их перевыпуск, то эта конфигурация облегчит вам эту задачу.
Тестирование проводилось на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.23.1912)
Если вы еще не задумались о том, как хранить ваши документы, которыми вы обмениваетесь в ЭДО, то вам поможет в этом удобный и простой продукт "Архив ЭДО"
