Перенос данных из ЗИК в ЗУП штатной обработкой (рекомендуемый порядок)

Предлагаемая мною методика основана на конвертации (переносе данных) как минимум по 40 информационным базам с количеством сотрудников до 1000 человек по отдельным организациям.

В прилагаемом каталоге находится подробная инструкция с необходимыми обработками и скринами.

Общие рекомендации

1.       На первый раз конвертируйте исключительно одну базу и желательно не самую крупную. Это может быть и база с элементарным расчетом заработной платы (От простого к сложному), либо наоборот - с различными вариациями и сложностью форм расчета (От сложного  к простому). Выбор остается за вами. Все зависит от характера и личных предпочтений расчетчика. Но более  одной (максимум двух) баз на первый раз брать не разумно. И база эта не должна быть излишне большой. Пусть сперва расчетчик научится ориентироваться в программе.

2.       Конвертацию производить лучше не из рабочего каталога, а из резервной копии.

3.       Когда вы определились с базой данных, необходимо ее подготовить для конвертации. Под подготовкой подразумеваю следующее:

·         Создание резервной копии базы данных;

·         Тестирование и исправление базы данных;

·         Пометка на удаление всех расчетных документов и документов выплат, приходящихся на период, который вы переносить не планировали. Что под этим подразумеваю. Например: по одному из работников были начисления отпускных, приходящихся на этот месяц и на последующий, за который заработная плата еще не начислялась. Если все перенести как есть, то у вас ОБЯЗАТЕЛЬНО появятся ошибки по регистру накопления «НДФЛ – расчеты с бюджетом». Данную ошибку разработчики пока пофиксить не могут. Тоже самое можно отнести и к «переходящим отпускам» и компенсаций по увольнении работника. Все данные начисления лучше произвести позднее , уже в новой программе. Это снимет у вас значительную часть головной боли.

·         Удаление помеченных на удаление элементов БД.

Да, чуть было не забыл: необходимо проверить лицевые счета сотрудников на предмет наличия (а вернее отсутствия) знаков отличающихся от цифровых. При наличии оных разработчики не гарантируют переноса данных по лицевым счетам. В релизе 2.5.17 обещали добавить в разрешенные левую и правую косую черту, но этого пока не сделано. Ремейком могу сказать, что лично у меня иногда проходила конвертация и со слешем... Но тут разработчики от коментариев отказываются.

4.       Когда в новой, перенесенной организации расчетчик проведет минимум один-два месяца начислений, можно приступать к переносу данных по остальным организациям. А вот здесь уже действует правило: переносить (конвертировать) желательно максимально возможное количество баз данных, начисление  (и исправление ошибок) вы и ваш расчетчик сможете осилить. Это необходимо для того, что бы минимизировать трудозатраты ваши, трудозатраты кадровиков и расчетчиков. Как это будет выглядеть, будет понятно при дальнейшем изложении.

Собственно конвертация

1.       Собственно вызов обработки по переносу баз данных и ее запуск ни каких трудностей не вызовет. Мню «Сервис» - «Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7»

1.       ОЧЕНЬ ВАЖНО: перед проведением конвертации, отключите режим контроля использования даты запрета редактирования данных, для пользователя с полными правами (находится в форме редактирования констант). Иначе обработка успешно завершена не будет.

2.       Ручками, добавьте новую (которую будем сейчас переносить) организацию в базу ЗУП, и из констант базы ЗИК перенесите без ошибок (можно методом копирования) ИНН и КПП организации, а так же наименования. УСТАНОВИТЕ префикс. Это необходимо, дабы не переномеровывать позднее все вновь созданные документы.

3.       После проведения конвертации программа выводит окно отчета об ошибках. Ошибок может и не быть. Но радоваться рано, так как в разряд ошибок помощник относит только расхождения в данных регистров. Да и тут не все чисто – многие ошибки система просто не видит.

4.       Проанализируйте объявленные ошибки. Это удобно делать используя отчет «Расчетная ведомость в произвольной форме» - это в ЗУП, и расчетную ведомость в ЗИК.

5.       Очень типичная информация об ошибках : не соответствует ЕСН за весь период конвертации. Если такое произошло, то проверьте правильность настройки учетной политики организации в ЗУП. Возможно, по организации, реально использующей УСН, установлен общий режим налогообложения (или наоборот). В этом случае ОЧЕНЬ рекомендую пометить на удаление все документы «Перенос данных» (открываются через меню «Операции»), с движениями по ЕСН – отражено в комментарии документа. А после этого просто добавить и рассчитать новые документы «Расчет ЕСН». Ошибки уже поправить расчетчик, но как правило таковых не возникает.

После переноса данных. Исправление ошибок

1.       Проверить нумерацию документов «Отражение зарплаты в регламентированном учете», то есть проверить префиксы (не принципиально).

2.       Проверить нумерацию документов «Исполнительный лист» и перепровести их. Иначе неверно формирует записи в регистре «Плановые удержания работников организаций». Данная ошибка зарегистрирована разработчиками, но в релизах2.5.16 и более ранних еще наличествует. Возможно будет исправлена в финальном 2.5.17 (а возможно и нет).

3.       Проверить нумерацию документов «Договор на выполнение работ».

4.       Проверить, чтобы во всех документах переноса данных, с номером КД (кадровые данные) стояло обособленное подразделение !!!! Иначе будут косяки по формированию отчетов. Если таковых не указано – поправьте ручками.

5.       Перенумеровать справочник «Подразделения организаций». Номера тупо переносятся из ЗИК и в дальнейшем будут проблемы. Для автоматической перенумерации объектов рекомендую использовать универсальную обработку «Универсальные подбор и обработка объектов» (имеется на диске ИТС, либо прилагается вместе со статьей).

6.       Перенумеровать справочник «Должности организаций». Исправить наименования, чтобы были с заглавной буквы. Это так же очень удобно выполнить с помощью обработки  «Универсальные подбор и обработка объектов». Но с использованием произвольной формулы. Формулу прилагаю ниже.

Наименование = СокрЛП(Объект.Наименование);
ПерваяБуква = Лев(Наименование, 1);
Средина = Сред(Наименование, 2);
НаимПолное = ВРег(ПерваяБуква) + Средина;
Объект.Наименование = НаимПолное;
 
Объект.Записать();

1.       Удалить «двойники» в справочнике «Должности организаций». Рекомендую это выполнять универсальной обработкой  «Поиск и замена дублирующихся элементов справочников» (прилагается), либо «Поиск и замена значений».

2.       Дописать лидирующие нули в справочник «Сотрудники» (через обработку «Универсальный подбор и обработка»). Это необходимо, что бы в будущем не столкнуться с проблемой неверного присвоения табельных номеров вновь принимаемым сотрудникам. Но при этом бывает важно оставить прежней существующую нумерацию конвертированных сотрудников.  Для этого разумно воспользоваться обработкой «Универсальные подбор и обработка объектов». Но с использованием произвольной формулы. Формулу прилагаю ниже.

Наименование = СокрЛП(Объект.Наименование);
Код = СокрЛП(Объект.Код);
// сперва уберем точки (если конечно они были) и всякую иную хрень
Код = СтрЗаменить(Код,".","");
Код = СтрЗаменить(Код,",","");
Код = СтрЗаменить(Код,";","");            
// теперь допишем ноли
Пока СтрДлина(Код) < 10 Цикл                            
                Код = "0" + Код;                                                            
КонецЦикла;
Если ТипЗнч(Объект) = Тип("СправочникОбъект.СотрудникиОрганизаций") Тогда
                Если Объект.ВидДоговора = Перечисления.ВидыДоговоровСФизЛицами.Подряда Тогда
                               Код = "д" + Сред(Код, 2);
                КонецЕсли;
Конецесли;      
Объект.Код = Код;
Объект.Записать();

3.       Установить актуальность сотрудников (посредством обработки «Установка актуальности уволенных»). Обработка прилагается.

4.       Удалить группы в справочнике Физические лица (можно этого не производить, но я в принципе против наличия групп в данном справочнике, так как и не смог приручить расчетчиков и кадровиков искать физических лиц во всех уровнях). С этой задачей прекрасно справляется штатная обработка  «Групповая обработка справочников и документов» (через меню «Справочники»).

5.        Проверить наличие дублей в данном справочнике (решается с помощью обработки «Поиск и замена дублирующихся элементов справочников»).

6.       Перенумеровать справочник физических лиц (обработкой «Универсальные подбор и обработка объектов»). Бывает с первого взгляда все прилично, но имеются двоения в кодах, чего в конфигурации быть не должно – контроль уникальности кодов.

а   12*. Проверить корректность информации по предоставлению стандартных налоговых вычетов. Фамилий физических лиц, адресов, и гражданству.

7.       Проверить задвоения в справочнике «Графики работы». Удалить оные обработкой «Поиск и замена значений».

8.       Проверить планы видов расчетов (начисления и удержания). Удалить лишние. Настроить новые (которые вы посчитали закономерным оставить). Удаляемые заменяем на те, которые остаются. Используем при этом обработку «Поиск и замена значений». ОСОБОЕ ВНИМАНИЕ рекомендую уделить настройке предопределенного ПВР «Районный коэффициент» - базовые виды расчета. А владельцам правленых конфигураций ЗУП, особо отрадно будет узнать о высокой вероятности очистки списка базовых видов расчетов для ПВР «Районный коэффициент». Так же особого внимания заслуживает настройка расчета Планов видов расчета «Среднего».

9.       В справочнике «Организации» настроить  расчет зарплаты. И обратить особое внимание на размер районного коэффициента (если он у вас применяется).

10.   Привести в порядок адреса физических лиц (обработкой «ПриведениеВПорядокАдресовФизЛ квартир» ) – прилагаю. Дело в том, что до релиза 2.5.17 а может быть и далее, наличествует ошибка: номера квартир переносятся строкой более 4 знаков (дописывается в конец номера длинная череда пробелов) , а это контролируется в различных модулях программы. Ну допустим при выписке справки 2НДФЛ.

Проверить косяки регистра «НДФЛ расчеты с бюджетом». Чтобы начисления и удержания за один отчетный период были равны. Пример косячного переноса данных привожу на картинке. Данный баг до сих пор изучается специалистами 1С. Когда будет исправлен – не известно. В приведенном примере явно видно, что идет нарастающая ошибка по расходу (нарастающая по каждому месяцу).

1.       По косякам, возникающим в случае «переходящего» НДФЛ (больничный лист или отпуск) – разговор особый, и неподдающийся ни какой логике. Порядок исправления ошибок описать не могу. Он каждый раз разный… Проявите по более творчества и через пару часов что-нибудь получится.

2.       Проверить настройку ЕСН, учетной политики организации, учетной политики по персоналу  и т. д.

3.       В случае необходимости вычистить движения по ЕСН, для упрощенки. Для этого целесообразно пометить на удаление документы переноса по ЕСН, и создать новые документы по расчету ЕСН. Об этом мы с вами говорили в самом начале.

В первый месяц начисления

1.       Особое внимание уделите расчету НДФЛ в документах «Начисление заработной платы». Если появляются строки с начислениями НДФЛ за несколько предыдущих месяцев – это непосредственное предупреждение проверить по данному сотруднику записи регистра «НДФЛ – расчеты с бюджетом».

2.       Проверьте по возможности все справки сотрудников 1НДФЛ. Если по сотруднику были «косяки» в предыдущей базе – то поверьте: они утроились в новой!

       PS: Возвращаясь к вопросу по какой причине в последующем рекомендую «перетаскивать» возможно большее количество баз одним махом. Все дело в том, что при проведении загрузки очередной базы данных, происходит идентификация физических лиц по ИНН. При этом либо получаются «дубли» при неверно указанном ИНН, либо (наиболее часто) по физлицам, которые определены верно, искажаются данные по предоставлению стандартных налоговых вычетов. И получается, что все, что вы сделали в пункте 12* приходится проверять и делать сначала. То же самое касаемо паспортных данных, фамилий, адресов и всей сопутствующей информации. Позиция 1С по данному вопросу следующая: развитие механизма переноса данных, приводящее к усложнению настроек обработки, считается нецелесообразным. …

аа

Благодарю за внимание и желаю терпения и удачи…..

PS: В качестве дополнения. В релизе от 2.5.18 и выше, при переносе данных по лицевым счетам сотрудников (могут и не перенестись совсем или перенестись частично) , не формируется документ "Заявка на открытие л/с". В некоторых банках без этого не обойтись. Для исправления этого недочета выкладываю обработку, которая трансформирует данные регистра "Лицевые счета сотрудников организаций" в НЕПРОВЕДЕННЫЙ документ "Заявка на открытие л/с". После проведения вновь созданного документа, формируются новые записи.