Кадровикам, и совмещающим эту профессию, ведущим сотрудников в 1С Зарплата и управление персоналом (в ред. 3.0 и выше), предлагаю внешнюю обработку для ведения документов по каждому сотруднику (по всем организациям) с фильтром. Обработка предназначена для заполнения наличия копий документов сотрудника, отметка документов "Есть, подписан" (галочкой), "Не подписан", "Нет вообще" (отметкой - нет), в том числе по отпускам. При изменении, данные сохраняются автоматически (при выходе из обработки) в файлы, указанные на закладке "Сохранение файлов". Там же можно отправить все файлы себе на почту.
Первый раз необходимо заполнить таблицы через "Обновить данные таблиц" на закладке "Настройки свойств".
Тестировалось (и работаю с ней) на конфигурации 1С ЗУП редакции 3.1.7.61.
В дальнейшем (в планах) планируется сделать автоматическую рассылку на почту: при изменении, ежедневно, ежемесячно (на выбор).