Как сократить рутинную коммуникацию между менеджерами и складом? Рассказываем, как Telegram-бот помог ускорить передачу информации на склад, автоматизировать обновления статусов и снизить риск потери данных по заказам.
Клиент
ООО «Фортис» оказывает услуги в сфере высокотехнологичных решений для защиты критической информационной инфраструктуры.
В процессе обработки заказов участвуют менеджеры, которые ведут заказы в 1С, и сотрудники склада, отвечающие за сборку и отгрузку. Ориентировочно в процессе задействовано несколько менеджеров и сотрудников склада. В среднем через такой сценарий может проходить до 20–30 заказов в неделю, по каждому из которых важно быстро передать информацию на склад и получить обратную связь по статусу.
Заказ на склад — одной кнопкой из 1С
Как ускорили отгрузку заказов в ООО «Фортис», связав 1С и Telegram за 1 месяц.
Telegram-бот автоматически передает данные по заказу на склад, а менеджеры получают уведомления о сборке и отгрузке без ручных сообщений и уточнений в переписках.
Задача
Компании нужно было упростить коммуникацию между менеджерами и складом по заказам.
До внедрения Telegram-бота менеджерам приходилось вручную передавать информацию по заказам: писать сотрудникам склада в мессенджере, уточнять статус сборки и отгрузки, а затем отдельно сообщать обновления коллегам.
Такой процесс отнимал время и зависел от человеческого фактора. Сообщение можно было забыть отправить, потерять в переписке или не заметить вовремя. В результате склад мог позже приступить к сборке, а менеджеру приходилось тратить время на дополнительные уточнения по статусу заказа.
По оценке, на ручную передачу одного заказа и последующие уточнения могло уходить от 5 до 10 минут рабочего времени менеджера. При регулярном потоке заказов это превращалось в часы рутинной коммуникации в течение месяца.
Компании нужно было сделать процесс прозрачнее: чтобы менеджер отправлял заказ на склад прямо из 1С, а сотрудники склада быстро передавали обратную связь через привычный интерфейс Telegram.
Почему выбрали Telegram
Для сотрудников склада важно получать информацию быстро и без сложных интерфейсов. Не всегда удобно работать за компьютером, а смартфон или ТСД обычно под рукой.
Telegram-бот не требует дополнительного обучения: сотрудник получает сообщение, видит данные по заказу и нажимает нужную кнопку – «Ответить», «Заказ собран» или «Заказ отгружен».
Решение
Мы разработали Telegram-бота на базе готового решения Конструктор ботов Телеграм и интегрировали его с системой «1С:Предприятие» заказчика.
Бот связал документ «Заказ клиента» в 1С с Telegram-уведомлениями для сотрудников склада и менеджеров. Теперь менеджер может передать заказ на склад одной кнопкой из 1С, а склад – так же одной кнопкой отправить обратную связь по заказу через Telegram.
Как это работает
В документ «Заказ клиента» добавили кнопку «Отправить на склад через Telegram-бот».
Менеджер нажимает кнопку в 1С, и бот отправляет сотруднику склада сообщение с информацией по заказу. Получатель сообщения определяется по реквизиту «Сотрудник ТСД».
Бот отправляет на склад согласованную информацию по заказу в структурированном виде — сотруднику не нужно искать детали в 1С или переписках.
Также добавили статус отправки, чтобы менеджер видел, был ли заказ передан на склад.
Сотрудник склада передает статус обратно через кнопки в Telegram-боте: «Ответить»; «Заказ собран»; «Заказ отгружен».
Далее менеджер получает автоматическое уведомление от бота, например: «Заказ №3333 от 44.44.4444 собран».
Идентификация пользователей
Доступ к боту организован через пригласительную ссылку. Ее можно отправить сотруднику по почте или в мессенджере.
Такой подход позволяет контролируемо подключать пользователей к боту и связывать их с нужными ролями в процессе обработки заказов.
Срок и стоимость
Срок выполнения: 1 месяц.
Стоимость работ: 88 920 рублей.
Решение реализовали на базе готового конструктора Telegram-ботов, поэтому заказчик получил рабочий инструмент без разработки с нуля и с возможностью дальнейшего развития под другие бизнес-процессы.
Результат и бизнес-эффект
Telegram-бот ускорил передачу информации между менеджерами и складом и сократил ручную коммуникацию по заказам.
| Было | Стало |
|---|---|
| Менеджер вручную писал сотруднику склада по заказу | Менеджер отправляет заказ на склад одной кнопкой из 1С |
| Статусы сборки и отгрузки уточнялись в переписках | Склад передает статусы через кнопки Telegram-бота |
| Менеджеры тратили время на ручные сообщения и уточнения | Уведомления о состоянии заказа приходят автоматически |
| Информация могла теряться в мессенджерах | Данные по заказу передаются из 1С в структурированном виде |
| Склад мог не сразу увидеть задачу по заказу | Уведомление приходит ответственному сотруднику напрямую |
Автоматизация помогла убрать лишние ручные действия из процесса обработки заказов. До внедрения менеджер вручную писал на склад, копировал данные из 1С, уточнял статус и контролировал обратную связь в переписке. С появлением бота менеджеру достаточно нажать кнопку в 1С, а статусы возвращаются автоматически через Telegram-бота.
По оценке, время передачи информации по заказу сократилось с 5–10 минут до нескольких секунд. Менеджеру больше не нужно вручную писать сообщение, копировать данные из 1С и ждать подтверждения в переписке. При обработке 20–30 заказов в неделю это позволяет убрать десятки ручных сообщений и сэкономить несколько часов рабочего времени менеджеров каждый месяц. Это время можно направить на работу с клиентами, продажи и контроль более важных этапов сделки.
Дополнительно бот снижает риск ошибок: данные по заказу передаются из 1С в структурированном виде, а статусы фиксируются через заранее настроенные кнопки.
Раньше менеджерам приходилось вручную писать на склад и отслеживать статусы в переписках. Теперь заказ отправляется из 1С одной кнопкой, а уведомления о сборке и отгрузке приходят автоматически. Это упростило ежедневную работу и сделало процесс понятнее для всех участников.
Хотите так же связать 1С и сотрудников «в полях»?
Если ваши менеджеры, склад, производство или выездные сотрудники тратят время на ручные сообщения, уточнения и передачу статусов, этот процесс можно автоматизировать через Telegram-бота.
Оставьте заявку: мы бесплатно оценим, как Telegram-бот можно встроить в ваши бизнес-процессы на базе 1С, и рассчитаем стоимость внедрения.
Сделайте Telegram рабочим интерфейсом для задач из 1С
Автоматизируйте передачу заказов, заявок и уведомлений между учетной системой и сотрудниками, которые работают вне офиса.
Подробнее
