Часто сотрудники организаций сталкиваются с тем, что им приходится выставлять покупателям одни и те же счета на оплату с определённой периодичностью, например, каждый месяц. Казалось бы, нет ничего проще, чем скопировать документ, изменить его дату, провести, распечатать и отправить клиенту по электронной почте. Однако, на текущий момент программа позволяет копировать только один документ за раз, что не всегда удобно, и в случае, если у предприятия более сотни таких покупателей, процесс выставления счетов может занять не один час. К тому же, создать счёт на оплату – это всего лишь полдела. В конце месяца потребуется ещё и выставить акт выполненных работ. Придётся зайти в каждый счёт, создать на его основании реализацию товаров и услуг, распечатать, отправить клиенту. Всё это также является рутинной операцией и отнимает драгоценное время у пользователя, хотя подобные действия спокойно может выполнить и программа.
Предлагаемая обработка позволяет создавать, печатать и отправлять клиентам по электронной почте счета на оплату и акты выполненных работ не по одному, а сразу группой. Указываете дату выставления счетов – и программа находит все счета, которые необходимо выставить на эту дату. Нажимаете кнопку «Создать – Счета на оплату» – и программа создаёт по настроенным ранее шаблонам счета всем клиентам за один раз. Хотите сразу же распечатать созданные счета по всем клиентам – нажимаете кнопку «Печать – Счета на оплату». Нужны формы с печатью и подписью – укажите соответствующую настройку перед тем, как выполнить печать. Если в карточках клиентов указан верный e-mail, можно сразу же отправить печатную форму счёта им по электронной почте, выбрав соответствующий пункт в меню обработки. Подходит время выставлять акты выполненных работ – указываете дату их выставления, нажимаете «Создать – Акты, накладные» – и программа создаёт документы «Реализация товаров и услуг» на основании ранее созданных счетов. В случае необходимости создания счетов-фактур – укажите соответствующую настройку. Требуется распечатать помимо акта об оказании услуг ещё и счёт-фактуру или УПД – отметьте флажками желаемые формы в окне печати обработки. При этом возможно указать и количество экземпляров. Хотите сразу отправить клиентам акты на e-mail – нажмите «Отправить по электронной почте – Акты, накладные», укажите формы, которые нужно отправить, их количество – и программа отправит электронные письма самостоятельно. Причём отправить можно как простые формы, так и с печатью и подписью, если перед отправкой выбрать соответствующую настройку.
Обработка написана для конфигурации «Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0» и является внешней, т.е. не требует внесения изменений в конфигурацию. Скачиваете, устанавливаете в информационную базу с помощью механизма дополнительных отчётов и обработок или же просто открываете с помощью «Файл – Открыть» – и она уже готова к использованию.
Обработка протестирована на конфигурации "Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0", начиная с релиза 3.0.77.52. С выходом каждого нового релиза обработка адаптируется под него, файл в публикации обновляется.
Обновления:
28.12.2020:
- Выполнена адаптация обработки под релиз Бухгалтерии предприятия 3.0.87.22.
- Обновлен список форматов сохранения файлов печатных форм при отправке писем (в т.ч. добавлен формат PDF/A).
17.01.2021:
- Исправлена ошибка, возникающая при формировании номера документа.
17.02.2021:
- Исправлено несоответствие номеров документов в тексте отправляемого письма с номерами вложенных документов.
11.03.2021:
- Исправлены выявленные ошибки при формировании счетов на оплату.
05.11.2021:
- Обработка адаптирована под релиз бухгалтерии БП 3.0.105.14.
24.02.2024:
- Обработка адаптирована под релиз бухгалтерии БП 3.0.148.41.
