Автоматическая рассылка отчетов из 1С:УТ 10.3 и 1С:УПП по электронной почте

Многим сотрудникам предприятия требуется актуальная и достоверная информация для принятия верных управленческих решений. Например,

• менеджеру по продажам необходимо ежедневно получать информацию о задолженности своих клиентов;
• логисту – ежедневную информацию о заказах к отгрузке;
• коммерческому директору – ежедневный отчет о движении денежных средств и еженедельный отчет о рентабельности продаж;
• администратору систему – текущее состояние и статус технических процедур и регламентов;
• клиентам необходимо ежедневно рассылать текущие остатки товаров и напоминания о неоплаченных счетах;
• и так далее.

Получить данную информацию можно при помощи отчетов, существующих в конфигурации «1С: Управление торговлей  10.3». Но не всегда у пользователей есть время, возможность и/или желание формировать отчеты непосредственно в системе. Намного привычней и удобней получать готовые отчеты на электронную почту, не открывая 1С.

Данное решение предоставляет реализовать такую возможность в конфигурации «1С: Управление торговлей» версии 10.3.

Кратко основные особенности решения «Автоматическая рассылка отчетов»:

• возможность рассылки отчетов заданному списку пользователей по расписанию с помощью регламентных заданий;
• список получателей рассылки может формироваться вручную (для заданного списка или группы) или программно;
• в автоматическую рассылку можно подключать любые отчеты, созданные на базе «Универсального отчета», либо на основе СКД (потребуется дополнительная адаптация);
• отчеты могут быть отправлены по email-адресам, указанным для следующих объектов системы: контактные лица, контрагенты, организации, физические лица, пользователи;
• помимо отправки отчета по электронной почте, возможна одновременная публикация файлов отчетов в заданной папке жесткого диска;

Автоматическая рассылка отчетов

Список рассылок задается в справочнике "Настройка списка рассылок", где, собственно, и настраивается кому и когда какой отчет (отчеты) должны отправляться. Например, одна рассылка предназначается лично руководителю, вторая - менеджерам по логистике, а еще одна предназначена для менеджеров отдела продаж.

Виды автоматических рассылок

При создании новой рассылки необходимо указать ее вид (поле "Отправлять"):

Возможен выбор из следующих вариантов:

• Отчеты указанным получателям - каждый получатель получит одинаковую версию отчета.
• Свой отчет для каждого получателя - каждый пользователь получает свою версию отчета (например, только по своим заказам или клиентам).

Рассылаемые отчеты

На закладке "Отчеты" с помощью кнопки "Включить в рассылку" выбирается конкретная настройка отчета.

При выборе отчета необходимо указать одну из предварительно сохраненных пользовательских настроек:

Конкретные настройки (период, отборы и т.д.) выбранного отчета можно дополнительно отредактировать либо в текущей форме, либо в стандартной форме настроек (по кнопке "Настройка"):

Если отчет реализован с использованием СКД, то становятся доступны расширенные возможности настройки - отборы, группировки, выбор варианта отчета и т.д.:

Свой отчет для каждого получателя

Если вид рассылки отчета указан как "Свой отчет для каждого получателя", то появляется возможность задать значение поля отбора:

В выбранное поле отбора будет задаваться значение из списка получателей рассылки. Таким образом реализуется возможность рассылки, например, каждому менеджеру отчета только по его продажам за период.

Формат отчета

Для каждого отчета, включенного в рассылку, можно выбрать формат файла, в котором он будет присылаться:

Рассылка и сохранение отчетов по расписанию

На закладке "Получатели" задается список получателей текущей рассылки:

Тип выбираемых объектов-получателей задается в шапке настроек в поле "Получатели".

В дополнение к отправке по электронной почте есть возможность параллельной публикации файлов отчетов в заданной папке (например, на рабочем столе руководителя).

Расписание рассылки отчетов

На закладке "Дополнительно" задаются настройки регламента рассылки по расписанию, а так же параметры электронной почты:

В соответствии с указанными настройками письмо выглядит следующим образом:

Важно!

Для полноценной работы решения требуется наличие корректно установленных COM-компонент 1С на клиенте и сервере 1С. Техническая поддержка по вопросам настройки COM-компонент и диагностика возможных ошибок НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ.

Состав поставки

ПО можно купить за StartMoney и рубли.

В состав поставки за рубли входит:

• .cf-файл конфигурации для объединения с основной конфигурацией
• инструкция по объединению с основной конфигурацией
• инструкция по адаптации отчетов на системе компоновки данных (СКД) для возможности использования в решении

В состав поставки за StartMoney входит только .cf-файл конфигурации для объединения с основной конфигурацией.

.cf-файлы поставки за рубли и StartMoney - одинаковые, но поставка за StartMoney не имеет техподдержки и обновлений.

Техническая поддержка и обновления

Бесплатный период техподдержки составляет 1 месяц со дня покупки для платной версии, за StartMoney техподдержка не оказывается.

Также после приобретения за рубли вы получаете 1 месяц бесплатных обновлений.

По окончании бесплатного периода вы можете приобрести услугу технической поддержки с доступом к обновлениям на платной основе.

Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете. Если обновления недоступны - загрузить новую версию можно после покупки обновлений/технической поддержки.

Задать вопрос по программе можно по кнопке "Техподдержка" на странице описания.

При создании тикета необходимо предоставить:

1. Номер заказа
2. Описание вопроса. Если это ошибки - напишите порядок ваших действий с программой, которые к ней привели (приложите видео/скриншоты/отчеты об ошибке)
3. Точную конфигурацию 1С, и версию платформы, на которой используете купленное решение (наименование и версию 1С можно взять из раздела "О программе"), версию купленной программы.

К созданной заявке подключается специалист. Дальнейшее обсуждение проблемы будет проходить в тикете техподдержки. Стандартный срок реакции - 24 часа в рабочие дни с момента обращения.

Внимание! Базовая техническая поддержка предоставляется исключительно в рамках переписки по обращению. В некоторых случаях для диагностики ошибок и/или вопросов, связанных с особенностями использования продукта в информационных базах покупателя, может потребоваться дополнительная платная диагностика с организацией удаленного доступа к информационной базе. Стоимость уточняется индивидуально.

Техподдержка
 

Решения, которые могут вас заинтересовать

• Автоматическая обработка документов по банку при загрузке банковской выписки в 1С
• Контроль движения оригиналов первичных документов (для УТ 11, КА и ERP)
• Отгрузка заказа клиента в 1 клик для УТ 11.5, КА 2.5, ERP 2.5
• Весогабаритные характеристики в документах 1С

Причины купить

Достоинства

• Решение встраивается в типовой функционал конфигурации 1С: Управление торговлей 10.3 или 1С:Управление производственным предприятием с сохранением поддержки.
• В рассылку отчетов можно включать как типовые отчеты конфигурации (на базе Универсального отчета), так и нетиповые с использованием СКД.

Сравнение версий