Основные возможности
Автоматическое заполнение списка контрагентов
Автоматическое заполнение списка контрагентов по оборотам и остаткам за выбранный период сверки
Заполнение по отбору
Возможность заполнения списка контрагентов по отбору(вне зависимости от оборотов)
Отображение оборотов
Отображение оборотов за выбранный период сверки в табличной части
Автозаполнение существующих актов
Автоматическое заполнение уже созданных актов сверок за требуемый период по введенным настройкам
Выбор email-адресов
Возможность выбора нужных адресов почты контрагента или контактных лиц из списка выбора
Настройка печатной формы
Возможность выбора печатной формы, формата файла и наличия подписи и печати в файле акта сверки
Шаблоны писем
Настраиваемые шаблоны темы и текста письма с авто заполняемыми параметрами
Фоновая рассылка
Отправка актов сверки на электронную почту контрагентов в фоновом режиме с отображением прогресса выполнения
Контроль email-адресов
Контроль корректности введенных адресов электронной почты
Фиксация даты отправки
Фиксация даты отправки в дополнительных свойствах документа
Формирование актов сверки
Формирование актов сверки
Для группового формирования актов сверки необходимо заполнить обязательные параметры в шапке обработки: организация, период, представитель организации, а также параметры создания документов. На вкладке «Счета учета» можно отметить нужные счета. Некоторые настройки снабжены пояснением («?»).
Способы заполнения списка контрагентов
Предусмотрено два способа:
- Остатки и обороты — в таблицу попадут только контрагенты с оборотами или ненулевым остатком за период по выбранным счетам.
- По отбору — выбор по произвольному условию (например, группа контрагентов). В список попадут все, даже без оборотов.
Если включён переключатель «Формировать по каждому договору отдельно», акты создаются раздельно по договорам. Иначе — сверка по всем договорам вместе.
Создание актов сверки
Выберите нужные строки в таблице и нажмите кнопку «Создать акты сверки». Для быстрого выбора доступны шаблоны:
- Выбрать всех
- Выбрать только новых
- Выбрать по фильтру
Работа с существующими актами
Если ранее уже был сформирован акт сверки за указанный период, он автоматически подставляется в таблицу. При необходимости можно перезаполнить такой акт — для этого установите флаг в соответствующей колонке.
Рассылка актов сверки на почту контрагентам
Подготовка к рассылке
Перед отправкой убедитесь, что настроена и работает учётная запись электронной почты. Проверить можно через любую печатную форму — отправьте её себе. Если письмо пришло, учётную запись можно использовать в рассылке.
Настройка рассылки
На вкладке «Настройка рассылки» укажите:
- Учётную запись для отправки
- Печатную форму (включая внешние)
- Формат файла (PDF, DOC и др.)
- Нужно ли вставлять факсимиле
Можно выбрать шаблон темы и текста письма или заполнить вручную. Список подставляемых параметров доступен по ссылке «Список возможных параметров».
Адреса и отправка
Если у контрагента нет email — добавьте его в карточку контрагента или контактного лица. После этого адрес появится в списке выбора.
Можно выбрать несколько адресов — как из карточки контрагента, так и из контактных лиц.
Нажмите «Отправить на почту» — начнётся формирование и рассылка писем.
Результат и безопасность
После успешной отправки строка помечается как отправленная, а дата отправки сохраняется в дополнительных свойствах документа.
Для защиты от блокировки почтового ящика как спам-рассылки доступна задержка между отправками.
История версий обработки формирования актов сверки
- Добавлена настройка "Валюта документа" — валюта акта сверки. При установленном флаге "Формировать по каждому договору отдельно" можно использовать опцию "В валюте договора". Валюта договора тоже выводится в список.
- Реализовано заполнение поля "Ответственный" пользователем, под которым генерируются акты сверки
- Добавлена настройка "Комментарий документа" для заполнения комментария акта сверки
- Исправлена ошибка дублирования строк
- Адаптация под свежие релизы Бухгалтерии (с 3.0.148.Х) — учтены изменения добавления подписи и печати в печатную форму.
Для конфигураций с релизом ниже 3.0.148.Х необходимо использовать обработку версии 1.1.13.
- Добавилась настройка формирования актов в электронном виде
- Адаптация под новые релизы Бухгалтерии (с 3.0.144.49)
- Исправлена ошибка проверки новой версии обработки
- Реализована отправка на несколько адресов электронной почты контрагента. По умолчанию для отправки заполняются все адреса контрагента. При необходимости можно выбрать нужный адрес или список адресов, в том числе и из контактных лиц.
- Добавлена настройка использования паузы между отправкой писем. Настройку можно активировать на странице "Настройка рассылки"
- Добавлена настройка "Заполнять данные контрагента". При отключённом флаге акт сверки формируется только по данным организации.
- Добавлена возможность выбрать адрес электронной почты контрагента или его контактного лица из списка выбора. Для адресов из контактных лиц в скобках выводится ФИО.
- Переделана механика заполнения контрагентов по оборотам
- В список контрагентов добавлены колонки "Оборот (Дт)" и "Оборот (Кт)"
- Исправлена ошибка дублирования строк при формировании актов сверки без разбивки по договорам
- При поиске уже сформированных актов сверки будет выбран последний проведённый акт, удовлетворяющий условиям формирования (Организация + Контрагент + Договор + Период).
- Добавлена автоматическая проверка обновления версии. Проверка осуществляется один раз в сутки при открытии обработки. При нажатии на ссылку обновления можно ознакомиться с описанием изменений и перейти на сайт.
Остались вопросы?
Для получения дополнительной информации и помощи в настройке модуля под нужды вашего бизнеса — оставьте заявку
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релизы 3.0.153.18, 3.0.152.28, 3.0.151.38, 3.0.150.39, 3.0.149.28, 3.0.148.41, 3.0.147.30, 3.0.146.35, 3.0.146.31, 3.0.145.19, 3.0.145.17, 3.0.144.49, 3.0.143.42, 3.0.142.67
