Автоматическая рассылка уведомлений о скором начале отпуска, остатке отпусков и поздравлений с днем рождения!
Устали вручную отслеживать, кто и когда уходит в отпуск, и постоянно напоминать руководителям и сотрудникам? С помощью обработки «Автоматическая рассылка уведомлений о скором начале отпуска» вы сможете централизованно, точно и своевременно информировать всех участников кадрового процесса.
Основные возможности
Настраиваемые шаблоны уведомлений
- Поддержка шаблонов с автоматической подстановкой персональных данных сотрудника (ФИО, дата отпуска и т.д.).
- Возможность предварительного просмотра и проверки текста перед отправкой.
Интеграция с почтовым сервером 1С
- Используется стандартный механизм почтовой отправки, встроенный в платформу 1С.
- Поддержка корпоративной почты и вложений (в формате PDF).
Ручной и автоматический запуск рассылки
- Рассылку можно запускать вручную из журнала документов или автоматически при открытии системы.
Журнал рассылки с результатами
- Сохраняется полная история всех отправленных уведомлений: дата, получатель, статус (успешно отправлено, ошибка и т.д.).
- Удобно для контроля и повторной отправки.
Разграничение прав доступа к отправке уведомлений
- Возможность ограничить отправку только определённым пользователям.
- Для этого используется специальная роль: «Асп отправка роль уведомления». Только пользователи с этой ролью (или с полными правами) могут выполнять рассылку.
Примеры задач, которые вы сможете решить
Уведомление об отпуске
Уведомление сотрудников об отпуске за 1–2 недели до его начала.
Автоматизация контроля
Автоматизация контроля отпусков без необходимости ручной проверки графиков.
Журнал рассылки
Формирование журнала рассылки с результатами отправки (успешно / ошибка).
Индивидуальные шаблоны
Создание индивидуальных шаблонов с подстановкой ФИО, даты, должности и организации.
Рассылка уведомлений об отпуске (версия 1.0.0.9)
Как это работает
Внимание! Для работы рассылки необходима установка расширения для работы с файлами.
Перед началом рассылки необходимо константам «Используются Профили Безопасности» и «Автоматически Настраивать Разрешения В Профилях Безопасности» присвоить значения ИСТИНА.
При запуске 1С автоматически открывается окно с информацией о количестве уведомлений, готовых к отправке.
Рис. 1 – Информационное окно о рассылке.Шаг 1: Переход к форме отправки уведомлений
Нажмите «Да», чтобы перейти на форму рассылки уведомлений.
Система автоматически находит сотрудников, у которых основной отпуск начинается в ближайшие 14 дней и по которым ещё не были отправлены уведомления.
Список получателей формируется на основании документа «График отпусков».
Рис. 2 – Список получателей.Шаг 2: Формирование уведомлений
Если вам не нужно добавлять дополнительную информацию, уведомления автоматически отправятся по корпоративной почте, согласно шаблону.
Рис. 3 – Формат электронного письма.Уведомление будет содержать вложение в формате PDF.
Рис. 4 – Вложение к электронному письму.Шаг 3: Редактирование уведомления (если требуется)
Чтобы изменить текст уведомления или заменить вложение, нажмите на текст уведомления и выберите соответствующего сотрудника.
Рис. 5 – Кнопка редактирования текста письма.
Рис. 6 – Редактирование текста письма.При нажатии на кнопку «Сформировать вложение» откроется предпросмотр содержимого. Здесь вы можете внести изменения.
Рис. 7 – Редактирование вложения.Доступен режим полного экрана, если нажать кнопку «Редактировать в отдельном окне».
Рис. 8 – Редактирование вложения в отдельном окне.Шаг 4: Отправка уведомлений
Вы можете отправить уведомление конкретному сотруднику или всем сразу. Для этого отметьте галочками нужных получателей.
При первой отправке уведомлений система может показать диалог для запроса разрешения на доступ к внешнему SMTP-серверу. При положительном ответе создастся запрос на разрешение доступа к внешним интернет-ресурсам.
Также возможен ручной запуск рассылки из журнала документов «Отпуска» — через кнопку «Рассылка уведомлений», где открывается та же форма.
Рис. 10 – Запуск рассылки из формы «Отпуска».Повторная отправка уведомлений
Если необходимо повторно отправить уведомление, измените его статус в журнале регистрации рассылок уведомлений.
Рис. 11 – Журнал регистрации рассылок.Чтобы изменить статус уведомления, нажмите два раза по полю статус и подтвердите своё действие.
Рис. 12 – Изменение статуса уведомления.После изменения статуса снова перейдите в форму отправки уведомлений. Уведомление появится в списке доступных для отправки, и вы сможете повторно его отправить.
Начиная с версии 2.0.0.1 все рассылки доступны на вкладке Главное - Отпуска и дни рождения сотрудников
Откроется меню, в котором требуется выбрать вариант рассылки
РАССЫЛКА УВЕДОМЛЕНИЙ ОБ ОСТАТКЕ ОТПУСКОВ (Версия 2.0.0.1)
На экране откроется форма обработки с таблицей сотрудников и данными по остаткам отпусков.
Работа со списком сотрудников
После открытия обработки вы увидите таблицу со всеми сотрудниками, для которых в системе ведется учет отпусков. В таблице отражаются актуальные остатки отпусков на выбранную дату.
В этой форме можно:
• Просмотреть остатки отпусков по каждому сотруднику.
• Отметить галочками только тех сотрудников, которым требуется отправить уведомление.
• При необходимости отобрать сотрудников по нужным параметрам стандартными средствами отбора/фильтра.
Запуск рассылки уведомлений
Для отправки уведомлений реализованы две управляемые команды:
• «Отправить» — запускает рассылку уведомлений по отмеченным сотрудникам и оставляет таблицу открытой. Удобно, если нужно проверить результат или изменить отбор после отправки.
• «Начать отправку уведомлений и закрыть таблицу» — запускает рассылку и автоматически закрывает форму обработки. Подходит для быстрого запуска рассылки без дальнейших действий в форме.
Обе команды используют стандартный почтовый механизм 1С, отправляя письма на адреса, указанные в карточках сотрудников (или связанных объектов, в зависимости от вашей конфигурации и настроек).
Журнал рассылок остатков отпусков
Для контроля и анализа рассылок в доработке предусмотрен отдельный журнал:
Журнал рассылок остатков отпусков
В журнале фиксируются:
• Дата и время отправки уведомлений.
• Список сотрудников, по которым была выполнена рассылка.
• Статус отправки (успешно/ошибка, при наличии такой информации).
• Дополнительные данные, которые вы заложите в доработку (например, инициатор рассылки).
Журнал можно открыть из обработки через соответствующую команду («Открыть журнал рассылок остатков отпусков») либо отдельным пунктом меню, если вы его добавите.
Примеры задач, которые вы сможете решить
• Уведомление сотрудников об отпуске за 1–2 недели до его начала.
• Автоматизация контроля отпусков без необходимости ручной проверки графиков.
• Формирование журнала рассылки с результатами отправки (успешно / ошибка).
• Создание индивидуальных шаблонов с подстановкой ФИО, даты, должности и организации.
Как назначить роль
Через пользовательский режим
Назначение роли в пользовательском режиме показано на данном изображении
Технические требования
Работоспособность расширения гарантируется на:
- 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.33.19
- Может использоваться в любой организации с налаженным почтовым сервером.
Внимание! Расширение не работает на БАЗОВЫХ конфигурациях (в базовых конфигурациях 1С, возможности подключения расширений - отсутствуют)!
Не гарантируется работа в 1С:Фреш, 1С:БО и облачных сервисах, где требуется аудит загружаемых разработок
Код открыт.
Остались вопросы?
Для получения дополнительной информации и помощи в настройке модуля под нужды вашего бизнеса — оставьте заявку
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, релизы 3.1.36.45, 3.1.33.19
Сравнение версий
Новое в версии 2.0.0.9
- Отправка поздравлений с днем рождения сотрудникам
- Отправка сообщений об остатке отпуска сотрудникам
