Масштабное обновление от 11.2022.
Оптимизированы все механизмы, повышена стабильность, улучшен интерфейс.
Отчет по не подписанным документам переработан в комплексный отчет по ошибкам.
Добавлена установка признаков «Оригинал получен» и «УПД» в документе при прикреплении файла.
Добавлена поддержка Яндекс.Почты.
Раздел 1. Организация архива первичных документов.
Любой бухгалтер знает, что первичные документы нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС в любой день может запросить определенные документы, чтобы провести проверку. Также документы могут понадобиться в случае судебных споров. Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Для хранения первичных документов в больших компаниях существуют специальные архивы. Несмотря на переход на электронный документооборот, многие компании продолжают печатать полученные/отправленные по ЭДО первичные документы и хранить их в архиве в бумажном виде.
С помощью данной обработки можно оптимизировать этот процесс – организовать хранение таких документов в электронном виде (в формате PDF) прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. Нужные документы в любое время можно выгрузить из базы обработкой «Выгрузка прикрепленных файлов», входящей в комплект поставки.
Преимущества данного решения
экономия бумаги и ценного времени сотрудников, освобождение места в офисе
Документы больше не нужно печатать и хранить в бумажном виде.
упрощение и ускорение поиска документов
Нужные документы всегда под рукой, их можно выгрузить несколькими кликами мыши.
исключение человеческого фактора
Если файл электронного документа будет удален (например, ошибочно сотрудником), он будет получен и прикреплен еще раз.
Таким образом, возможность утери документа (как в случае с бумажным) исключается.
Как это работает?
После простой настройки, обработка в автоматическом режиме (по заданному расписанию) ищет подписанные с двух сторон электронные документы в Диадок/СБИС за последние 3 месяца (период меняется в настройках). По каждому найденному документу в 1С ищется соответствующий документ (по контрагенту, номеру и дате входящим). Если документ найден, и он не сопоставлен с электронным документом (по служебным реквизитам), он сопоставляется. Если электронный документ – УПД, с ним сопоставляется также и счет-фактура найденного в 1С документа. Если среди прикрепленных файлов документа (и его счет-фактуры) нет файла текущего электронного документа (в формате PDF), он прикрепляется. При прикреплении файла в документе заполняются реквизиты «Оригинал получен» и «УПД» (если требуется).
По окончанию работы обработки формируется отчет, который содержит в себе информацию о проделанной работе и общем состоянии архива первичных документов за выбранный период. Если обработка была запущена вручную, отчет показывается пользователю, если по расписанию, отчет приходит на электронную почту. Из отчета (на почте, в 1С, а также сохраненного вручную из 1С) можно перейти как в документ на сайте Диадок/СБИС, так и в соответствующий документ в базе 1С.
Пример
Компания отправила документ контрагенту через обработку Диадок/СБИС в 1С. Контрагент принял документ и подписал его ЭЦП. Через полчаса по расписанию запустилась данная обработка, получила файл подписанного с двух сторон электронного документа и прикрепила его к документу реализации.
Рассмотрим и обратный пример.
Компания получила документ от контрагента в Диадок/СБИС. Бухгалтер зашел в обработку Диадок/СБИС в 1С, подписал полученный электронный документ ЭЦП и создал на его основании документ в 1С. Через полчаса по расписанию запустилась данная обработка, получила файл подписанного с двух сторон электронного документа и прикрепила его к созданному в 1С документу.
В дальнейшем, при получении запроса от ФНС, бухгалтер открыл внешнюю обработку «Выгрузка прикрепленных файлов», отобрал нужные документы, выгрузил их в папку на компьютере и отправил в ФНС.
Расчет экономии и занятого места на диске
Примем во внимание то, что первичные документы редко состоят из одного листа, обычно они состоят из 2-3 листов.
Для расчета берем усредненную стоимость бумаги а4 - 1 р./лист.
Рассчитаем приблизительную экономию:
|
Получено/отправлено документов по ЭДО |
Листов бумаги |
Экономия, р./мес. |
|
1 500 документов в месяц (50 документов в день) |
3 000 листов |
3 000 рублей |
|
3 000 документов в месяц (100 документов в день) |
6 000 листов |
6 000 рублей |
|
9 000 документов в месяц (300 документов в день) |
18 000 листов |
18 000 рублей |
Экономия увеличивается пропорционально объему электронного документооборота.
При этом, средний размер одного первичного документа в электронном виде - 100 Кб., и годовой архив компании с объемом электронного документооборота в 10 000 документов в месяц будет занимать на диске всего... 12-15 Гб!
Раздел 2. Комплексный отчет по ошибкам в ЭДО.
Обработка содержит в себе отчет, отражающий все ошибки в ЭДО за выбранный период:
- не сопоставленные электронные документы, по которым в 1С найдено несколько документов одного типа;
- не сопоставленные электронные документы, по которым в 1С найдены документы, сопоставленные с электронными документами с незавершенным документооборотом или электронными документами другого типа;
- не подписанные электронные документы;
- подписанные, но не загруженные в 1С электронные документы.
Отчет состоит из отдельных таблиц (по видам ошибок), в шапке каждой таблицы указано действие, которое необходимо выполнить для исправления данного вида ошибки.
Отчет может формироваться как вручную, так и автоматически - приходить на электронную почту по заданному расписанию. Дополнительное удобство отчета в том, что из него (на почте, в 1С, а также сохраненного вручную из 1С) можно перейти как в электронный документ (на сайте Диадок/СБИС), так и в соответствующий документ в базе 1С, и сразу исправить ошибку.
Общие требования для работы
• Обработка работает "из коробки" в конфигурациях на управляемых формах, где используется типовой механизм прикрепления файлов ("скрепка" в документах) и работают внешние обработки Диадок/СБИС.
Это такие конфигурации, как Бухгалтерия предприятия 3.0, Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0, Управление холдингом 1.3, Управление торговлей 11.
Возможно настроить работу обработки в других конфигурациях, например, в Бухгалтерии предприятия 2.0, Управлении производственным предприятием 1.3, и других (уточняйте перед покупкой).
• Платформа: 8.3.6 и выше (используются встроенные методы работы с JSON).
• Если используется Диадок - нужен ключ разработчика Диадок (для взаимодействия с API, покупается у Диадок отдельно).
• И у Диадок, и у СБИС, есть свои внешние обработки для 1С. При их запуске в базе создаются служебные реквизиты, которые в дальнейшем используются для сопоставления документов, в т.ч. и в данной обработке. Таким образом, для работы обработки, в базе 1С хотя бы раз должна быть запущена обработка используемого оператора ЭДО (Диадок/СБИС), и выполнен вход в нее под любой учетной записью.
Возможна доработка, адаптация решения под вашу конфигурацию, добавление других операторов ЭДО.
