Обновление от 18.07.2025:
- теперь файлы прикрепляются и к актам сверки;
- доработана полная совместимость с ERP 2.5.
Большое обновление от 04.07.2025:
- настройки обработки теперь хранятся в базе 1С;
- доработан вывод прогресса выполнения – теперь видно, на каком этапе находится процесс, также при необходимости его можно прервать;
- доработана поддержка неограниченного количества учетных записей СБИС – теперь обработку не требуется дублировать и указывать в ней разные учетные записи СБИС (для нескольких организаций);
- доработана поддержка нескольких получателей почты;
- доработан выбор типа прикрепляемого файла – печатная форма с ЭЦП (в формате PDF) или архив, содержащий в себе полный документооборот по документу (включая печатную форму);
- поиск документов по идентификаторам упразднен, т.к. часто приводил к ошибкам и делал работу обработки менее прозрачной, теперь документы ищутся по организации, контрагенту, дате и номеру входящим;
- автоматическое сопоставление документов упразднено, т.к. работа обработки теперь не зависит от сопоставления документов;
- изменен вывод информации – теперь при нажатии на кнопку «Отчет по не подписанным документам» формируется отчет по не подписанным в ЭДО документам, а при нажатии на «Получить файлы за период» выводится отчет по новым файлам (полученным только что), и полный перечень подписанных в ЭДО документов, разделенный на два отчета – загруженные/не загруженные в 1С.
Организация электронного архива первичных документов.
Любой бухгалтер знает, что первичные документы нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС в любой день может запросить определенные документы, чтобы провести проверку. Также документы могут понадобиться в случае судебных споров. Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Для хранения первичных документов в больших компаниях существуют специальные архивы. Несмотря на переход на электронный документооборот, многие компании продолжают печатать полученные/отправленные по ЭДО первичные документы и хранить их в архиве в бумажном виде.
С помощью данной обработки можно оптимизировать этот процесс – организовать хранение таких документов в электронном виде (в формате PDF) прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. Нужные документы в любое время можно выгрузить из базы обработкой «Выгрузка прикрепленных файлов», входящей в комплект поставки.
Организованный таким образом электронный архив полностью соответствует требованиям закона о хранении первичных документов.
Как это работает?
Обработка в автоматическом режиме (по заданному расписанию) ищет подписанные с двух сторон электронные документы в Диадок/СБИС за последние 3 месяца (период меняется в настройках). По каждому найденному документу в 1С ищется соответствующий документ. Если среди прикрепленных файлов найденного документа нет файла текущего электронного документа, он прикрепляется. При прикреплении файла в документе заполняются реквизиты «Оригинал получен» и «УПД» (если требуется).
По окончанию работы обработки формируется отчет, который содержит в себе информацию о проделанной работе и общем состоянии архива первичных документов за выбранный период. Если обработка была запущена вручную, отчет показывается пользователю, если по расписанию, отчет приходит на электронную почту. Из отчета (на почте, в 1С, а также сохраненного вручную из 1С) можно перейти как в документ на сайте Диадок/СБИС, так и в соответствующий документ в базе 1С.
Пример
Компания отправила документ контрагенту через Диадок/СБИС. Контрагент принял документ и подписал его ЭЦП. Через некоторое время автоматически запустилась обработка, получила файл подписанного с двух сторон электронного документа и прикрепила его к документу 1С.
Рассмотрим и обратный пример.
Компания получила документ от контрагента через Диадок/СБИС. Бухгалтер подписал полученный электронный документ ЭЦП и создал на его основании документ в 1С. Через некоторое время автоматически запустилась обработка, получила файл подписанного с двух сторон электронного документа и прикрепила его к созданному в 1С документу.
В дальнейшем, при получении запроса от ФНС, бухгалтер открыл внешнюю обработку «Выгрузка прикрепленных файлов», отобрал нужные документы, выгрузил их в папку на компьютере и отправил в ФНС.
Расчет экономии и занятого места на диске
Примем во внимание то, что первичные документы редко состоят из одного листа, обычно они состоят из 2-3 листов.
Для расчета берем усредненную стоимость бумаги а4 - 1 р./лист.
Рассчитаем приблизительную экономию:
|
Получено/отправлено документов по ЭДО |
Листов бумаги |
Экономия, р./мес. |
|
1 500 документов в месяц (50 документов в день) |
3 000 листов |
3 000 рублей |
|
3 000 документов в месяц (100 документов в день) |
6 000 листов |
6 000 рублей |
|
9 000 документов в месяц (300 документов в день) |
18 000 листов |
18 000 рублей |
Экономия увеличивается пропорционально объему электронного документооборота.
При этом, средний размер одного первичного документа в электронном виде - 100 Кб., и годовой архив компании с объемом электронного документооборота в 10 000 документов в месяц будет занимать на диске всего... 12-15 Гб!
Преимущества решения
Экономия бумаги и ценного времени сотрудников, освобождение места в офисе.
Документы больше не нужно печатать и хранить в бумажном виде.
Упрощение и ускорение поиска документов.
Нужные документы всегда под рукой, их можно выгрузить несколькими кликами мыши.
Исключение человеческого фактора.
Если файл электронного документа будет удален (например, ошибочно сотрудником), он будет получен и прикреплен еще раз.
Таким образом, возможность утери документа (как в случае с бумажным) исключается.
Выявление и исправление ошибок в ЭДО
Также обработка позволяет выявить ошибки в ЭДО:
- не подписанные электронные документы;
- подписанные, но не загруженные в 1С электронные документы.
Отчет состоит из отдельных таблиц (по видам ошибок), в шапке каждой таблицы указано действие, которое необходимо выполнить для исправления данного вида ошибки.
Отчет может формироваться как вручную, так и автоматически - приходить на электронную почту по заданному расписанию. Дополнительное удобство отчета в том, что из него (на почте, в 1С, а также сохраненного вручную из 1С) можно перейти как в электронный документ, так и в соответствующий документ в базе 1С, и сразу исправить ошибку.
Технические требования
Обработка работает на платформе 8.3.6 и выше.
Работает «из коробки» в конфигурациях 1С на управляемых формах, где используется типовой механизм прикрепления файлов ("скрепка" в документах) и работают внешние обработки Диадок/СБИС. Это такие конфигурации, как:
- Бухгалтерия предприятия 3.0
- Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0
- Управление холдингом 1.3
- Управление торговлей 11
- ERP 2.5
Возможно настроить работу обработки в других конфигурациях, например, в Бухгалтерии предприятия 2.0, Управлении производственным предприятием 1.3, и других (бесплатно в рамках 3-х месячной техподдержки после покупки).
• Если используется Диадок - нужен ключ разработчика (для взаимодействия с API, покупается у Диадок отдельно).
• У Диадок/СБИС есть свои внешние обработки для 1С. При их запуске в базе создаются служебные реквизиты, которые в дальнейшем используются для сопоставления документов, в т.ч. и в данной обработке. Таким образом, для работы обработки, в базе 1С хотя бы раз должна быть запущена обработка используемого оператора ЭДО, и выполнен вход в нее под любой учетной записью.
Код обработки полностью открыт.
Техническая поддержка и обновления
Бесплатный период техподдержки составляет 3 месяца со дня покупки
Также после приобретения вы получаете 3 месяца бесплатных обновлений.
По окончании бесплатного периода вы можете приобрести услугу технической поддержки с доступом к обновлениям на платной основе.
Возможна доработка, адаптация решения под вашу конфигурацию, добавление других операторов ЭДО. Обратитесь к менеджеру по кнопке Техподдержка для обсуждения задачи.
Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете. Если обновления недоступны - загрузить новую версию можно после покупки обновлений/технической поддержки.
Задать вопрос по программе можно по кнопке "Техподдержка" на странице описания.
При создании тикета необходимо предоставить:
- Номер заказа
- Описание вопроса. Если это ошибки - напишите порядок ваших действий с программой, которые к ней привели (приложите видео/скриншоты/отчеты об ошибке)
- Точную конфигурацию 1С, и версию платформы, на которой используете купленное решение (наименование и версию 1С можно взять из раздела "О программе"), версию купленной программы.
К созданной заявке подключается специалист. Дальнейшее обсуждение проблемы будет проходить в тикете техподдержки. Стандартный срок реакции - 24 часа в рабочие дни с момента обращения.
Внимание! Техническая поддержка предоставляется исключительно в рамках переписки по обращению. В некоторых случаях для диагностики ошибок и/или вопросов, связанных с особенностями использования продукта в информационных базах покупателя, может потребоваться дополнительная платная диагностика с организацией удаленного доступа к информационной базе. Стоимость уточняется индивидуально.
