Электронный архив первичных документов в 1С
Система позволяет хранить первичные документы в 1С в электронном виде (PDF) и мгновенно находить их при проверках ФНС или судебных запросах. Вы избегаете штрафов и доначислений налогов, сокращаете расходы на бумажное хранение и всегда готовы к проверкам.
По окончанию работы обработки формируется отчет, который содержит в себе информацию о проделанной работе и общем состоянии архива первичных документов за выбранный период.
Для кого этот продукт
Бухгалтеры и финансисты
Специалисты, работающие с первичными документами и отчетностью в системах 1С
IT-отделы компаний
Администраторы 1С, отвечающие за автоматизацию бизнес-процессов
Руководители компаний
Управленцы, заинтересованные в оптимизации документооборота и снижении рисков
Основной функционал
Автоматический поиск
Поиск подписанных документов в Диадок/СБИС за последние 3 месяца по расписанию
Прикрепление файлов
Автоматическое прикрепление PDF-файлов к соответствующим документам в 1С
Заполнение реквизитов
Автоматическое заполнение "Оригинал получен" и "УПД" при прикреплении
Отчеты и аналитика
Детальные отчеты о работе, состоянии архива и выявленных ошибках
Уведомления
Отправка отчетов на электронную почту по расписанию
Выгрузка файлов
Быстрая выгрузка нужных документов для предоставления в контролирующие органы
Выявление и исправление ошибок в ЭДО
Не подписанные электронные документы;- Подписанные, но не загруженные в 1С электронные документы
- Отчет состоит из отдельных таблиц (по видам ошибок), в шапке каждой таблицы указано действие, которое необходимо выполнить для исправления данного вида ошибки. Отчет может формироваться как вручную, так и автоматически - приходить на электронную почту по заданному расписанию. Дополнительное удобство отчета в том, что из него (на почте, в 1С, а также сохраненного вручную из 1С) можно перейти как в электронный документ, так и в соответствующий документ в базе 1С, и сразу исправить ошибку.
Сценарии использования
1. Исходящие документы
Компания отправляет документ контрагенту через Диадок/СБИС -> Контрагент принимает и подписывает ЭЦП -> Обработка автоматически получает подписанный файл и прикрепляет к документу в 1С
2. Входящие документы
Компания получает документ от контрагента -> Бухгалтер подписывает ЭЦП и создает документ в 1С -> Обработка автоматически прикрепляет подписанный файл к созданному документу
3. Предоставление в ФНС
При запросе от ФНС -> Бухгалтер открывает обработку "Выгрузка прикрепленных файлов" -> Отбирает нужные документы -> Выгружает в папку и отправляет в ФНС
Факты в цифрах
Минимальный срок хранения документов по закону
Штраф за отсутствие первичного документа
Средний размер документа в электронном виде
Годовой архив 10 000 документов в месяц
Преимущества и выгоды
Экономия ресурсов
До 18 000 рублей в месяц экономии на бумаге при объеме 300 документов в день. Освобождение офисного пространства от архивов.
Соответствие требованиям
Полное соответствие требованиям закона о хранении первичных документов. Готовность к проверкам ФНС.
Ускорение работы
Мгновенный поиск и выгрузка документов. Исключение человеческого фактора при архивировании.
Выявление ошибок
Автоматическое выявление неподписанных и незагруженных документов с детальными отчетами для исправления.
Надежность хранения
Исключение возможности утери документов. Автоматическое восстановление случайно удаленных файлов.
Масштабируемость
Масштабируемость Поддержка неограниченного количества учетных записей СБИС и нескольких получателей почты.
Расчет экономии (при стоимости 1 руб./лист)
| Документов в месяц | Листов бумаги | Экономия в месяц | Экономия в год |
|---|---|---|---|
| 1 500 (50 в день) | 3 000 листов | 3 000 Р | 36 000 Р |
| 3 000 (100 в день) | 6 000 листов | 6 000 Р | 72 000 Р |
| 9 000 (300 в день) | 18 000 листов | 18 000 Р | 216 000 Р |
Технические требования
- Бухгалтерия предприятия 3.0
- Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0
- Управление холдингом 1.3
- Управление торговлей 11
- ERP:Управление предприятием 2.5
- Управление нашей фирмой, редакция 3.0, релизы 3 и выше
- Управление нашей фирмой, редакция 1.6, релиз 1.6.16.178 и выше
• У Диадок/СБИС есть свои внешние обработки для 1С. При их запуске в базе создаются служебные реквизиты, которые в дальнейшем используются для сопоставления документов, в т.ч. и в данной обработке. Таким образом, для работы обработки, в базе 1С хотя бы раз должна быть запущена обработка используемого оператора ЭДО, и выполнен вход в нее под любой учетной записью.
История изменения версий
Обновление от 30.09.2025:
- исправлено получение счет-фактур по реализациям для ERP
Обновление от 18.09.2025:
- доработано прикрепление файлов (и доп. соглашений) к договорам контрагентов
Обновление от 18.07.2025:
- теперь файлы прикрепляются и к актам сверки;
- доработана полная совместимость с ERP 2.5.
Большое обновление от 04.07.2025:
- настройки обработки теперь хранятся в базе 1С;
- доработан вывод прогресса выполнения – теперь видно, на каком этапе находится процесс, также при необходимости его можно прервать;
- доработана поддержка неограниченного количества учетных записей СБИС – теперь обработку не требуется дублировать и указывать в ней разные учетные записи СБИС (для нескольких организаций);
- доработана поддержка нескольких получателей почты;
- доработан выбор типа прикрепляемого файла – печатная форма с ЭЦП (в формате PDF) или архив, содержащий в себе полный документооборот по документу (включая печатную форму);
- поиск документов по идентификаторам упразднен, т.к. часто приводил к ошибкам и делал работу обработки менее прозрачной, теперь документы ищутся по организации, контрагенту, дате и номеру входящим;
- автоматическое сопоставление документов упразднено, т.к. работа обработки теперь не зависит от сопоставления документов;
- изменен вывод информации – теперь при нажатии на кнопку «Отчет по не подписанным документам» формируется отчет по не подписанным в ЭДО документам, а при нажатии на «Получить файлы за период» выводится отчет по новым файлам (полученным только что), и полный перечень подписанных в ЭДО документов, разделенный на два отчета – загруженные/не загруженные в 1С.
Наши услуги
Бесплатная поддержка
- 3 месяца техподдержки
- 3 месяца обновлений
- Время реакции 24 часа в рабочие дни
Дополнительные услуги (уточняйте стоимость)
- Адаптация решения под вашу конфигурацию
- Добавление поддержки других операторов
- Удаленная диагностика при необходимости
