Почему можно начать внедрение ЕРП с регламентированного учета и что нам мешает это сделать?
В этой статье постараемся разобрать риски запуска ЕРП с регламентированного учета и обосновать возможность такого запуска.
Начнем с разбора настроек нормативно справочной информации (далее по тексту НСИ) и разделов ЕРП. Именно эти настройки позволяют в той или иной степени использовать возможности системы и определять ее поведение. Рассмотрим, как влияют настройки каждого раздела на запуск регламентированного учета (далее по тексту РУ).
Предприятие
В данном разделе критичной является включение опции Несколько организаций
- Использование нескольких организаций обязательно, если в перспективе предполагается возможность ведения раздельных операций закупок и продаж для РУ и УУ. Вот здесь, если есть сомнения на этапе запуска РУ, лучше флажок сразу включить.
- Использование нескольких организаций обязательно, если есть обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс
На этапе внедрения РУ любая компания может однозначно определить необходимость включения такой опции.
Номенклатура
Выполнить настройки в данном разделе значительно сложнее.
В подразделе Разрезы учета включение/выключение опций является критичным и влияет на дальнейшее поведение системы. Включение/выключение этих опций является обязательным этапом настройки перед внедрение РУ. Использование опций определяет, в первую очередь, структуру и организацию работы с основным справочником системы «Номенклатура». Но при детальном анализе потребностей разрезов учета номенклатуры эта задача то же решаема до начала внедрения РУ.
В подразделе Дополнительная информация установка параметров является обязательным этапом настройки перед внедрение РУ. Включение/выключение опций Классификаторы номенклатуры, Драгоценные металлы и камни зависит от требований ведения РУ, прочие опции можно включить и на последующих этапах запуска системы.
CRM и маркетинг
В подразделе Настройки CRM критичной является включение/выключение опции Независимо вести партнеров и контрагентов
- Флаг следует отключить, если предприятие не работает со сторонними организациями, которые имеют структуру холдинга.
- Флаг следует включить, если нужно организовать работу с холдингами
Включение/выключение прочих опций раздела не является обязательным этапом настройки перед внедрение РУ и может быть установлено на следующих этапах внедрения системы.
Продажи
В разделе Продажи установка опций является наиболее значимой и проблематичной. Рассмотрим все по порядку:
- Параметр Использование соглашений с клиентами может быть востребован в полном объеме при дальнейшем внедрении подсистемы Управление продажами. Но желательно установить данную опцию уже на этапе внедрения РУ.
- Опция Заказы клиентов может быть востребована в полном объеме при дальнейшем внедрении подсистемы Управление продажами. Здесь тоже желательно установить данную опцию уже на этапе внедрения РУ. Если на этапе внедрения РУ принято решение о включении опции Заказы клиентов, но не определен подход к использованию заказов, то рекомендуется установить переключатель «Заказ как счет»
- Включение прочих опций зависит от операций ведения РУ и порядка оформления первичных документов в организации.
- Опция Розничные продажи устанавливается в зависимости от наличия операций в РУ.
- Опция Производство из давальческого сырья тоже устанавливается в зависимости от наличия операций в РУ.
Настройки в подразделе Печать документов зависят от использования и оформления печатных форм документов отгрузки, принятых в компании.
Закупки
В разделе Закупки установка опций является наиболее значимой и проблематичной. Рассмотрим все по порядку
- Включение опции Соглашения с поставщиками может быть востребовано в полном объеме при дальнейшем внедрении подсистемы Управление закупками. Но желательно установить данную опцию уже на этапе внедрения РУ.
- Включение опции Заказы поставщикам может быть востребовано в полном объеме при дальнейшем внедрении подсистемы Управление закупками. Установка данной опции уже на этапе внедрения РУ предпочтительна, если планируется в последующем вести учет по заказам, но не обязательна. Опцию можно включить на этапе внедрения других подсистем.
- Включение прочих опций документов закупок зависит от операций ведения РУ и порядка оформления первичных документов в организации.
Склад и доставка
В разделе Склад и доставка установка опций является наиболее значимой и проблематичной. Рассмотрим все по порядку
- Включение/выключение опции Несколько складов как правило не вызывает вопросов.
- Включение опции Ордерные склады требует выполнения дополнительных настроек. Если ведение ордерных складов в компании не предусмотрено, то все просто. А вот если оно планируется на последующем этапе, то как быть в этом случае? Можно найти компромиссное решение: Опцию включить, но в складах настройки не выполнять. Устанавливать настройки в складах только на дату, когда планируется запуск ведения учета по ордерной схеме.
- В подразделе Перемещение товаров сложность может возникнуть только при включении опции Статусы перемещений товаров. При запуске РУ статус включать не рекомендуется, если нет ограничений системы по его использованию.
- В подразделе Внутреннее потребление рекомендуется в обязательном порядке включить опции: Внутреннее потребление, Прочее оприходование товаров.
- В подразделе Сборка (разборка) товаров рекомендуется включить опцию Сборка (разборка), если оформление документов по сборке/разборке предполагается отражать в РУ.
Производство
В подразделе Производство рекомендуется включить опцию Использовать производство, если в компании есть операции по выпуску готовой продукции или производственных услуг и предполагается их отражение в РУ.
Для отражения производственных операций в РУ без запуска полноценного производственного учета достаточно указать значение «Без планирования графика производства» для параметра «Методика производства».
В подразделе Переработка на стороне рекомендуется включить опцию Производство силами сторонней организации (переработка на стороне), если в компании есть операции по переработке сырья и материалов силами сторонних организаций и предполагается их отражение в РУ.
Казначейство и взаиморасчеты
В разделе Казначейство и взаиморасчеты включение/выключение опции влияет на расширение функционала справочников (расчетные счета, кассы), на включение/выключение возможностей, используемых при отражении операций в РУ.
Опция Заявки на расходование денежных средств с одной стороны не оказывает влияние на ведение РУ, но в то же время включение этой опции является неотъемлемой частью ведения платежного календаря и, как вправило, используется и устанавливается на этапе внедрения РУ.
В подразделе Переоценка валютных средств установить нужный переключатель.
Финансовый результат и контроллинг
В разделе Финансовый учет и контроллинг ключевыми опциями, влияющими на ведение РУ являются:
- Группы настроек финансового учета –рекомендуется установить обязательно.
- Учитывать прочие активы и пассивы –рекомендуется установить обязательно, влияет на возможность получения отчетов по доходам и расходам по данным РУ
- Контролировать остатки товаров организаций –рекомендуется установить обязательно
- Распределение дополнительных расходов по выбывшим товарам–рекомендуется установить для корректного отражения операций по распределению доп. расходов.
- По видам запасов–рекомендуется установить обязательно
Регламентированный учет
Настройка раздела Регламентированный учет является целиком и полностью настройкой, выполняемой в рамках запуска подсистемы РУ
Внеоборотные активы
В разделе Внеоборотные активы есть переключатель, влияющий на учет внеоборотных активов за рамками РУ.
Его рекомендуется, при возможности, установить до начала внедрения РУ.
Учет НДС и ВЭД
Настройка раздела Учет НДС и ВЭД является целиком и полностью настройкой, выполняемой в рамках запуска подсистемы РУ
Заключение
Итак, приходим к выводу:
- Начать внедрение ЕРП с внедрения регламентированного учета вполне возможно. Ограничения для такого запуска отсутствуют.
- Есть риски, связанные с запуском ведения учета по ордерным складам.
- Есть риски, связанные с последующим расширением архитектуры номенклатурных позиций.
- Есть риски недостаточной проработки организации ведения учета в компании при установки настроек разделов учета.