Управление бизнесом как ИТ-проектом

29.10.21

Управление ИТ - Управление ИТ-департаментом

Когда я создавал Инфостарт, у меня была фраза: «Создание компании – это просто очередной проект автоматизации».

Сам я бывший 1С-программист, еще на «семерке» программировал. Написал два продукта: «Новейший отчет 7.7» и «Rocket Launcher 7.7. Перенос справочников и документов».

Потом я был руководителем проекта, внедрял производственный учет: молочный комбинат, кожгалантерейная фабрика – был наемным РП-шником для бизнеса.

Инфостарт начался с того, что я решил продавать свои разработки через интернет, разместил их и позвал остальных, у кого есть авторские продукты, на общий портал.

Прошло 14 лет, и мы продолжаем развиваться в этом направлении и обрастать дополнительными сервисами.

 

 

Что на сегодня Инфостарт, какие сервисы и продукты мы предлагаем? Я собрал небольшой список того, что у нас есть на портале, и что мы разрабатываем.

Сейчас портал представляет из себя «все в одном», но мы планируем разделить все на отдельные сервисы, которые не будут визуально пересекаться между собой. Возможно, у каждого раздела появится отдельный значок, сайт с окружением или домен.

 

 

Инфостарт и все наши сервисы растут по выручке: в 2021 году мы достигли 400 млн рублей. У нас 108 штатных специалистов. Это я к к тому, чем приходится мне управлять.

Что же такое управление проектом?

Проект в основном состоит из:

  • сбора требований,

  • проектирования,

  • разработки,

  • тестирования,

  • документирования,

  • обучения,

  • ввода в эксплуатацию

  • и обратной связи, которая опять превращается в некий сбор требований.

Последовательность может меняться, но так или иначе каждый этап в жизни проекта существует.

Мы можем соотнести этапы управления проектом и управления бизнесом.

Например:

  • сбор требований = разработка стратегии;

  • проектирование = бизнес-планирование;

  • разработка = организация процесса;

  • тестирование = оптимизация;

  • документирование = разработка регламентов.

  • обучение пользователей = обучение сотрудников;

  • ввод в эксплуатацию = операционная деятельность;

  • обратная связь = анализ показателей (KPI) .

 

Инструменты и технологии для улучшения процессов

 

Есть замкнутый цикл Деминга, который иллюстрирует цикличность действий, направленных на улучшение процессов. В соответствии с этим циклом, мы проектируем, исполняем, контролируем и улучшаем процесс

Деминг озвучил этот цикл в пятидесятых годах прошлого века.

Есть картинка из системы качества по ISO. Мы видим тот же цикл Деминга, более детализированный по этапам.

 

Популярная в ИТ-мире методология DevOps – это реинкарнация цикла Деминга, завернутый в петлю цикл. В виде восьмерки или знака бесконечности, что только подчеркивает непрерывность и бесконечное улучшение процесса или продукта.

Здесь тоже есть планирование, разработка, интеграция, доставка, ввод в эксплуатацию и получение обратной связи.

 

В современном мире, чтобы выполнять этот замкнутый процесс, есть множество инструментов и технологий. Для каждого из этих этапов существуют свои инструменты. На слайде показаны не все, одних таск-менеджеров может быть сотня.

Но я бы хотел рассказать о том, какими инструментами пользуемся мы в компании Инфостарт. На слайде перечислены инструменты, которыми мы пользуемся в процессе управления и web-разработки (так как наш портал – это web-проект).

Но на инструментах web-разработки я заострять внимание не буду. К тому же у нас есть еще 1С-разработчики, у них свой стек инструментов.

Меня больше интересует этап планирования и получения обратной связи. Поэтому я подробнее расскажу о стеке, который относится к работе управления: как мы управляем проектом или бизнесом Инфостарта с помощью данных инструментов.

 

Планирование – Google Docs

Во главе угла у нас стоит G Suite: мы используем документы, почту, календарь.

 

Почему мы пользуемся Google Docs? Я думаю, им все так или иначе пользуются, но не всеми возможностями.

Мы используем Google Docs с 2012 года. Я всех заставил перейти на Google Docs и отказаться от других редакторов.

Вся документация, любой документ внутри компании создается в Google Docs. Это дает множество преимуществ, перечисленных на слайде:

  • одна копия документа – мы никогда не пересылаем никаких файлов по почте, всегда имеем одну ссылку на один документ с историей его изменений;

  • мультиплатформенность;

  • автосохранение;

  • права;

  • удобный поиск и т.д.

Вся документация по продукту у нас хранится в Google Docs. Жизнь любого проекта начинается и заканчивается в Google Docs.

В Jira для этих целей используется Confluence – там описываются все регламенты и для документация к процессам и продуктам компании, чтобы вся документация была в одном месте.

Google Docs – некий Confluence для проекта в нашем мире. Самое важное, что в Google Docs можно комментировать любой кусок текста, подписаться на изменения, отслеживать, что меняется в документе. Но это ни для кого не новость.

 

 

На слайде в качестве примера показана работа с одним из документов, с одним из регламентов нашей компании.

У нас, как и в любой другой компании, есть ряд регламентов, должен знать каждый сотрудник, есть тестирование по этим регламентам и т.д.

 

Исполнение и контроль – Infostart BPM

 

После того как зарождается некое требование или стратегия в Google Docs, перед нами стоит задача реализации. Для этой цели мы используем внутреннюю систему управления задачами, которая называется Infostart BPM. Это некий симбиоз CRM, Service Desk, Help Desk, Task и Project Management.

Пока что мы развиваем BPM для своих нужд, но у нас в планах открыть его для всех участников портала, чтобы они тоже могли вести в нем задачи.

Проект развития Infostart BPM мы назвали HyperTask.

Пока что мы планируем предложить эту систему для подключения внутрь нашей системы удаленных исполнителей, партнеров и авторов – чтобы они могли его использовать для управления задачами по техподдержке и разработке.

 

 

Почему HyperTask? Основная идея нашего сервиса в том, чтобы мы список задач видели в разных плоскостях. По аналогии с HyperCube, HyperTask – многомерные задачи.

 

 

Нам важно видеть список задач в различных представлениях:

  • в виде списка;

  • дерева;

  • Канбан-доски;

  • диаграммы Ганта;

  • календаря;

  • ментальной карты, чтобы узлы ментальной карты могли быть задачами – для выгрузки идей в некую форму.

Возможно, появятся еще какие-то варианты представления списка задач, поэтому HyperTask.

 

Вот так у нас примерно выглядит обычный список задач.

 

 

А так выглядит таблица со списком – здесь есть отборы, возможности для сортировок. Это похоже на список задач в RedMine.

 

Список задач можно представить в виде древа или ментальной карты. Ментальная карта, конечно, немного по-другому выглядит, но у нас пока что древо и ментальная карта – это одно и то же.

 

Есть еще диаграмма Ганта, в которой мы можем планировать задачи.

 

 

И основной вид списка задач у нас – Канбан-доска, где мы ведем задачи.

Здесь заложены примерно все методологические основы Канбана. Это реальная доска двухмесячной давности с задачами по веб-разработке.

 

 

Естественно, задачи мы должны видеть в календаре. У каждого сотрудника есть раскладка напоминаний по задачам.

 

Но с другой стороны сейчас во всех популярных сервисах CRM и сервисах по управлению задачами – Битрикс 24, Trello, AmoCRM – представление в виде доски Канбан уже стало стандартом де факто.

Причем это практически то же самое, что и воронка продаж. С точки зрения CRM процесс продажи – это воронка, а с точки зрения управления задачами – это Канбан.

Поэтому у нас в этой единой системе HyperTask все процессы, включая процессы CRM представлены в виде канбан-досок.

 

Сейчас у нас около 20 досок, часть из них мы унифицировали.

 

 

Сама задача выглядит так, как показано на слайде:

  • служебная информация по задаче;

  • участники;

  • напоминания;

  • дерево проекта – если задача включена в проект или у нее есть подчиненные или родительские задачи;

  • если задача – это лид или потенциальная сделка, в ней подключается дополнительная функциональность с точки зрения CRM. Отсюда можно звонить, отправлять и получать email, создавать пользователей, контрагентов и т.д.

Слева в разделе «Мои задачи» видно, из каких пунктов состоит наш BPM, как гибрид CRM и Task-менеджера. Это задачи, напоминания, заказы, звонки, почта, отчеты и т.д.

Постепенно мы откроем эту систему и для сообщества.

 

Система мониторинга на основе Slack

Также мы активно используем в управлении Slack. Это не только корпоративный мессенджер – благодаря открытому API его очень легко интегрировать с другими сервисами.

Нечто подобное есть в Telegram, но Slack еще более заточен для внутрикорпоративного общения. В нем можно общаться внутри компании, а с внешним миром – нельзя. На первый взгляд это кажется недостатком, но на самом деле это основное преимущество, потому что в Slack можно организовать внутреннее виртуальное пространство для общения.

 

 

Благодаря возможностям интеграции с остальными сервисами Slack может выступать как система мониторинга.

  • В частности, мы можем получать в Slack все уведомления из BPM-системы. Эта возможность стандартно доступна любым пользователям Инфостарта – в профиле можно подключить отправку уведомлений в Slack, Telegram или Viber, там для этого есть инструкции по подключению. А поскольку все задачи в BPM управляются внутри Инфостарта, все уведомления от BPM попадают в Slack.

  • Также в Slack есть некие служебные фиды – например, есть служебный фид «Заказы»: где отображаются заказы с сайта. Есть фид «Поддержка», «Чат» и т.д. Все разбито на разные потоки.

  • Плюс у каждого отдела есть группа для общения – виртуальный опен-спейс, внутри которого идет общение, помимо внутренних сообщений друг другу.

  • Но Slack – прежде всего средство мониторинга бизнес-процессов. Все задачи проходят по этапам с триггерами – алгоритмами, срабатывающими в момент перемещения с этапа на этап. В эти триггеры заложены дополнительные автоматические задания и уведомления, которые идут в Slack. В будущем мы планируем этот поток дополнительно рассортировать. На среднем скриншоте примерно видно, как SlackBot нас уведомляет об изменениях в тех или иных задачах.

  • Плюс у нас есть возможность отслеживать изменение документов Google Docs, на которые подписан.

 

 

Я уже говорил, что на этапе сбора требований жизнь задачи начинается в Google Docs. Возможности BPM позволяют нам создать задачу из Google Docs сразу в системе. Например, я комментирую кусок текста, а этот текст превращается в задачу, поставленную на сотрудника.

Далее – если это задача по разработке, то при ее движении по Канбану все изменения в системе (все помещения разработчиков в репозиторий) тоже так или иначе привязываются к этому таску.

Соответственно, после выполнения этой задачи и передачи ее на этап технического документирования, можно дойти до основного документа сбора требований и понять, что было сделано. Логирование идет внутри таска, но исходники задачи, которые превращаются в документацию, находятся в Google Docs

 

То есть мы должны «протащить» задачу по всему циклу:

  • с момента планирования в Google Docs;

  • после этапа планирования мы отдаем таск в разработку;

  • он должен пройти через всю петлю и вернуться на этап документирования обратно в Google Docs;

  • когда задача будет выполнена, можно настроить триггер об этом – тогда в исходный документ добавится комментарий, что данное требование реализовано. Тогда те, кто подписан на изменения в документе, получат уведомление – опять же, если использовать Slack, уведомления о закрытии задачи придут и в Slack.

Надеюсь, мой доклад был полезен, и вы почерпнете из него некоторые идеи. А еще его можно воспринимать как анонс будущих возможностей на сайте.

Всем спасибо за внимание!

 

*************

Данная статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на онлайн-митапе INFOSTART MEETUP Kazan.

 

10 - 12 октября 2024 года состоится конференция INFOSTART TECH EVENT, на которой прозвучит 130+ докладов.

Темы конференции:

  • Приемы, методы разработки и тестирования
  • DevOps-практики, управление инфраструктурой разработки
  • Интеграция и обмен данными
  • Идеи и тренды в разработке 
  • Администрирование серверов 1С и СУБД. HighLoad оптимизация  
  • Развитие технической команды. Личная эффективность разработчика 

INFOSTART TECH EVENT - крупнейшая профессиональная конференция для программистов 1С.


Подробнее о конференции.

 


См. также

Управление ИТ-департаментом Руководитель проекта Бесплатно (free)

Как найти место для ИТ-персонала в организационной структуре предприятия. Какая организационная и административная форма сосуществования может оказаться более полезной и выгодной. Какой ИТ-шник лучше и выгоднее - свой или приходящий. Попытка ответа на эти вопросы изложена в статье.

12.03.2024    797    0    DemetrKlim    9    

5

Управление ИТ-департаментом Бесплатно (free)

В последнее время в ИТ-сфере получил распространение термин «бизнес-партнёр». О том, чем отличается новая модная должность от менеджера по изменениям, и как превратить ИТ-службу в бизнес-партнера холдинговой структуры, пойдет речь в статье.

26.09.2023    1785    0    tchee    0    

12

Управление ИТ-департаментом Бесплатно (free)

Когда с 1С в онлайне работают 1500 пользователей в режиме 24x7, создавая сотни тысяч документов в день, а бизнес регулярно просит новые фичи, которые потом должны работать с учетом SLA, проблема производительности и отказоустойчивости выходит на первый план.

21.08.2023    1214    0    user1272110    1    

5

Управление ИТ-департаментом Бесплатно (free)

КРОК – ИТ-компания, выполняющая больше 2000 проектов в год, но у компании нет проектного офиса – его заменяют специализированные ИТ-инструменты и люди, которые общаются между собой. Расскажем о том, как сотрудничать с творцами автоматизированных систем и какие ИТ-инструменты использовать для получения обратной связи от команд и измерения «пульса» активностей.

24.07.2023    1374    0    user1693260    0    

5

Управление ИТ-департаментом Программист Руководитель проекта Бесплатно (free)

Визуализация размещения программных ресурсов и сервисных данных 1С-систем в корпоративном ландшафте. Как 1С-службе и ИТ-службе договориться о разграничении, получить свободу для своих задач и сохранить порядок во взаимодействии.

09.12.2022    2532    0    roman72    13    

12

Управление ИТ-департаментом Бесплатно (free)

Олег Филиппов, СТО WiseAdvice.Tech, рассказал, как эволюционировал стэк технологий в компании.

22.12.2021    3590    0    wiseadvice_tech    9    

36

Управление ИТ-департаментом Руководитель проекта Россия Управленческий учет Бесплатно (free)

Как организовать Топ-менеджеров организации? Описание построения структуры для управления бизнесом.

10.06.2019    3883    0    Ликреонский    2    

2

Управление ИТ-департаментом Пользователь Руководитель проекта Бесплатно (free)

Бывает, что на программистов ложится задача не только выполнить чисто технический проект, но и уладить какие-то внутренние проблемы заказчика. О том, что можно предпринять в таких ситуациях, чтобы и заказчик был доволен, и команда осталась в прибыли, рассказывает бизнес-тренер, управляющий партнер компании Wild PR Денис Родионов.

05.07.2018    7015    0    denislan    2    

19
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. sinichenko_alex 183 31.10.21 14:02 Сейчас в теме
Спасибо Доржи. Было очень интересно и главное полезно получить информацию "из первых уст"!
Ioexpert; SmArtist; support; +3 Ответить
2. nurpoz 1036 03.11.21 08:22 Сейчас в теме
Спасибо, Доржи. Взгляд на биз, как на проект мне очень импонирует.
Стек технологий практически один в один, кроме таскменеджера.
HyperTask по описанию копирует ClickUp.
Со стороны кажется, что нет смысла пилить свое. Дешевле пользоваться ClickUp (или подобрать близкое решение), вместо разработки и поддержки своего. Всевозможные интеграции доступны сейчас через API или через сервисы типа ifttt или integromat.
3. support 4451 04.11.21 00:02 Сейчас в теме
(2) конечно, рассматривалась сторонняя система для интеграции, но столкнулись с рядом ограничений.
- Любая система потребует расширения под свои нужды. Интеграция со своей телефонией, почтой, другими сервисами.
- Часть процессов уже было на сайте. Пользователи, контрагенты, заказы, договоры, и т.д.
- Зависимость и дороговизна от количества пользователей. Сейчас мы перешли со Slack на Телеграм. Повторили весь функционал.
- Желание дать бесплатно для партнёров и сообщества.
4. Yashazz 4761 04.11.21 08:45 Сейчас в теме
(3) Телеграм же запрещён в РФ. Не боитесь проблем с РКН, вы ж теперь официальный сайт?
5. support 4451 04.11.21 11:32 Сейчас в теме
(4) что значит официальный сайт?
6. Yashazz 4761 05.11.21 11:49 Сейчас в теме
(5) Энное время назад было сообщение о партнёрстве и о том, что фирма рассматривает ИС как официальную площадку.
Ну и вообще, юрлицо, договоры, все дела, и тут вдруг телега. Просто странно несколько.
7. support 4451 05.11.21 22:42 Сейчас в теме
(6) никогда такого не было, а на счёт использование телеграмма вообще не понял
8. DrAku1a 1731 06.11.21 15:16 Сейчас в теме
Круто! Удивили, что используете Google Docs по-полной (и не только).

По поводу учета задач - канбан, штука хорошая для понимания ситуации в целом и распределения задач в команде. Но, как исполнитель - я очень быстро перешел к списку задач с пометками. Т.е. у меня есть пул задач, которые назначены мне с указанной срочностью и сроками, эти задачи я размещаю у себя в списке и сортирую сам (по своему усмотрению выбираю в какой последовательности буду их решать, оценивая это по указанным срокам и срочности).
Новые задачи, если они не срочные - в свой список вношу в начале рабочего дня, отработанные (выполненные или отмененные) задачи тоже есть в этом списке, но при отметке - я помещаю их в конец списка, чтобы не мешались с рабочими. Скриншот старый, более свежий показать не имею права.

Для своих собственных проектов - тоже веду списки задач, но уже в Google Docs, руководствуясь теми-же принципами. Меня очень порадовало появление нового маркера списков "Флажок" - теперь отмечать задачи выполненными стало значительно проще, как и составлять и отрабатывать другие чек-листы.
Прикрепленные файлы:
Оставьте свое сообщение