ChatGPT – как тренажер управленческих навыков

В этой статье я расскажу:

• О том, кому и зачем нужны управленческие навыки;

• О способах развития управленческих навыков;

• Об управленческих навыках, которые можно тренировать с ChatGPT (с примерами применения и разборами тренировок).

Зачем и кому нужны управленческие навыки

Очевидно, что в меняющемся мире управленческие навыки крайне важны. Чем шире наш арсенал, тем лучше мы справляемся с управлением. Я считаю, что эти навыки необходимы:

• Начинающим руководителям. Становятся руководителем не случайно. Однако если остановиться в развитии, это может привести к проблемам. Важно постоянно расширять свои компетенции.

• Тем, кто планирует двигаться в сторону управления. Это полезно тем, кто хочет понять, чем занимаются руководители, как они работают и какие навыки нужно прокачать, чтобы быть таким же компетентным.

• Тем, кто не планирует двигаться в сторону управления. Это актуально для тех, кто не собирается занимать управленческие позиции, но стремится к развитию вширь. По моему мнению, каждому стоит хотя бы немного познакомиться с управленческими навыками, чтобы лучше понимать, почему начальник что-то требует, почему он ведет себя определенным образом, назначает непонятные встречи, которые отвлекают. Понимание этих механизмов поможет лучше выстраивать взаимодействие с руководством и позволит сосредоточиться на любимой работе.

Таким образом, знания в этой области нужны всем без исключения.

Пути развития управленческих навыков

Теоретический путь. Информационное пространство просто завалено теорией: подкасты, видео, аудио, книги, литература. Изучение теории – это, скорее, подготовка, и использовать ее трудно, потому что теория всегда отличается от практики.

рактический (тренинговый) путь. Это вариант пробовать что-то новое под контролем тренера, без стресса. Однако в этом пути есть минусы – это обычно платно, есть расписание, тренинг ограничен во времени, и после него мы бьемся дальше сами. К тому же одному тренироваться сложнее, чем в группе. Но в целом тренинги – хорошая тема, их стоит использовать.

Практический путь («на живых людях»). Можно читать и сразу пробовать на живых людях, но это большой стресс, количество ситуаций ограничено, можно поссориться с кем-то, возникнут конфликты. Тренироваться на людях – негуманно, поэтому так делать, вероятно, не стоит.

Практический путь (с ChatGPT). На этом пути низкий уровень стресса, безопасно можно заниматься в любое удобное время, тренироваться можно бесконечное количество раз – ChatGPT не обидится. Единственный минус – нужна дисциплина, так как нет человека, который будет подгонять и заставлять заниматься саморазвитием. Это единственное ограничение.

Управленческие навыки – от простого к сложному

Я выделил три части управленческих навыков от простого к сложному:

• Навыки, которые осваивать проще

• Навыки, которые осваивать чуть сложнее

• Навыки, которые осваивать сложнее всего

Навыки, которые осваивать проще

• Постановка задач

• Управление временем (тайм-менеджмент)

• Технологические навыки (использование цифровых инструментов)

Это самые простые навыки, но без них никак не обойтись. Почему простые? Потому, что они проходят по методике. Например, постановку задач выполняют пошагово. Управление временем также можно освоить в несколько этапов. Можно взять книгу по этим темам и тренироваться по ней. Ничего страшного при этом не случится.

Навыки, которые осваивать чуть сложнее

• Делегирование и контроль. При делегировании необходимо оценить уровень сотрудника, понять, как ему лучше поручать задачи, какие виды контроля установить. Одному нужны одни виды контроля, другому – другие.

• Принятие решений (decision-making).

• Обратная связь (feedback). При обратной связи важно учитывать, в каком состоянии человек, воспримет ли он ее адекватно. Одному нужно давать обратную связь одним образом, другому – иначе. Здесь уже требуется больше анализа и вовлеченности с нашей стороны.

Навыки, которые осваивать сложнее всего

• Управление конфликтами

• Мотивация и развитие команды

• Эмоциональный интеллект (EQ)

Эти ситуации сами по себе достаточно сложные, и естественно, что их понимание и освоение дается еще труднее. Здесь нужен еще более глубокий анализ, нужно быстро принимать решения и правильно выстраивать работу, чтобы обеспечить длительную и продуктивную совместную деятельность с коллегами.

Я занес вышеописанные навыки в таблицу и разделил их на три части по степени сложности: зеленая, желтая и красная. И с полной ответственностью заявляю – из всех навыков можно тренировать постановку задач, делегирование, контроль, обратную связь и управление конфликтами. Далее рассмотрим, как это можно делать.

Постановка задач

Есть два пути. Первый – взять свои постановки задач и попросить ChatGPT проанализировать их на адекватность.

Необходимо создать структуру грамотно поставленной задачи:

• Контекст (предыстория, ограничения, ресурсы),

• Цель/результат (что нужно получить),

• Сроки (конкретная дата или период),

• Критерии успеха (как понять, что задача выполнена корректно),

• Роли и ответственность (если применимо).

Мы даем свою постановку – берем задачи из мессенджера, вставляем их в ChatGPT и просим оценить. Если вы сами не ставите задачи, можно взять задачи, которые вам ставят, и попросить ChatGPT оценить постановку, например, вашего руководителя.

ChatGPT честно скажет о всех плюсах и недоработках. Он знает, как должна быть сформулирована задача, и укажет, что не было сделано. Вероятнее всего, ваши постановки задач похожи друг на друга, у вас есть определенный паттерн, и в нем есть «слепые пятна» в этих постановках. Если вы сделаете 5-6 проверок, такой анализ покажет, где недостает информации, и поможет сократить количество уточнений. Естественно, ChatGPT предложит и свою формулировку, как бы он поставил задачу. Мы можем взять ее на заметку, использовать отдельные части.

Второй путь – использовать ChatGPT как помощника.

Если вы еще не используете ChatGPT – призываю начать. Есть у вас подчиненные сотрудники или никого нет, с ChatGPT вы можете работать. В процессе постановки ему задач вы будете вынуждены прорабатывать контекст, цель и критерии успеха. Без этого будет невозможно использовать результаты и больно смотреть на итоги.

Необходимо использовать структуру грамотно поставленной задачи:

• Контекст (предыстория, ограничения, ресурсы),

• Цель/результат (что нужно получить),

• Сроки (конкретная дата или период),

• Критерии успеха (как понять, что задача выполнена корректно),

• Роли и ответственность (если применимо).

Ниже рассмотрим каждый пункт из этой структуры.

Контекст

Для погружения в контекст задачи необходимо пояснить, что уже произошло до ее постановки и какие условия или ограничения влияют на ее выполнение. Чем конкретнее мы даем контекст ChatGPT или человеку, тем адекватнее будет результат. На примере два запроса: «Покажи тренировку на 30 минут» и «Покажи тренировку на 30 минут на выносливость». В первом варианте получается обычная силовая тренировка, во втором – кардиотренировка.

Когда я начал использовать ChatGPT и ставить ему задачи, я понял, что иногда, пока анализирую и пишу весь контекст, уже знаю ответ. А также стал давать более полный контекст, работая с коллегами.

Цель

При постановке задачи мы должны четко знать, что хотим получить, и прописать это: прототип, отчет и так далее.

Например, я говорю ChatGPT: «Проанализируй аналитический сайт, представь информацию по разделению рынка». Он выдает три абзаца текста. Он молодец, задачу выполнил, но с таким результатом, который он выдал, работать сложно.

Укажем цель иначе: «Предоставь информацию в виде круговой диаграммы». Вместо диаграммы ChatGPT делает таблицу.

Когда я спросил у него: «Ты умеешь рисовать диаграммы?», он выдал круговую диаграмму. Таким образом, даже указав желаемый результат, я его не сразу получил.

Делегирование и контроль

В постановке задач тоже присутствует контроль, но мы рассмотрим его в рамках делегирования, потому что по сути это одно и то же. При делегировании могут быть промежуточные контроли, а при постановке задач – финальный контроль.

Почему вообще нужно контролировать? Люди не выполняют то, о чем мы их просим, потому что они могут устать, отвлечься, ошибиться, у них может не хватить ресурсов или времени, или им просто лень.

ChatGPT тоже ошибается, иногда галлюцинирует. Некоторые темы могут быть ему неизвестны, что-то может показаться сложным, он может запутаться, плохо проанализировать длинный документ, взяв только начало и конец.

Если мы спросим у ChatGPT:

• «Какая у тебя цель?» – он напишет «Чтобы ответить хорошо»,

• «Ты оптимизируешь как-то, экономишь ресурсы?» – «Нет, однако моя архитектура и алгоритмы построены так, чтобы максимально эффективно дать ответ».

Люди тоже стараются делать все хорошо, но иногда из-за усталости могут сэкономить ресурсы и выдать результат, который нам не подходит.

Когда мы нанимаем сотрудника, он проходит несколько стадий отбора: собеседование с HR, проверка адекватности и квалификации. Мы ориентируемся на его зону роста и понимаем, где он эксперт, а где может не знать чего-то. С ChatGPT это невозможно – он, как ребенок, может выдать неверную информацию в любой момент. Обычно с такими людьми мы не работаем, они не проходят отбор.

ChatGPT очень умный, но в моменте может посоветовать, например, съесть камень. Поэтому, мы должны тщательно контролировать его ответы.

Мы должны определиться:

• По каким показателям (качественным или количественным) будет оцениваться готовый результат?

• Как понять, что задача выполнена успешно?

• Какие может включать метрики (в цифрах, в процентах), стандарты оформления, требования к функционалу и т. д.

Это работает одинаково и с людьми, и с ChatGPT. Нужно понять, какой результат нам нужен, чтобы, посмотрев на него, сразу было ясно, что все сделано верно.

Критерии успеха

• Определите желаемый формат ответа, какие показатели нам важны, потому что статистика – штука сложная, и одними и теми же цифрами можно показать разные результаты. Поэтому мы сами должны задавать эти критерии.

• Запрос «пошагового» решения. Если человек не делал подобного раньше, то попросить его сделать так, чтобы было понятно, как поступательно шла его мысль. У ChatGPT тоже можно попросить пояснить, как он пришел к ответу.

• Просить перечислить свои «допущения». Можно попросить перечислить допущения и отметить моменты неуверенности. Как человек, так и ChatGPT могут сомневаться в некоторых моментах, и на это нужно обратить внимание.

• Проверка фактов и источников. Все факты и источники надо проверять. Если есть список источников, нужно проверить каждый, поскольку в первых двух может быть правда, а дальше могут оказаться вымышленные факты с ссылками на статьи, в которых нет нужной информации.

Пример 1. Я загружаю в ChatGPT таблицу с месячными продажами и прошу рассчитать средние показатели. Но я не могу быть уверен в правильности результата. Компьютеры тоже могут ошибаться, и их надо проверять.

Пример 2. Я попросил выписать страны СНГ, где используется один из продуктов и отсортировать эти страны по убыванию населения. ChatGPT не смог сделать это корректно. Когда я уточнил: «Отсортируй страны СНГ по убыванию численности населения», сортировка была правильной.

Без уточнения ChatGPT делает сортировку по-своему. Например, страну с населением 8,6 миллионов он ставит выше, чем страну с населением 9,5 миллионов. Поэтому работу ChatGPT всегда проверяем.

Пример 3. Даю ChatGPT задачу написать топ авторов и прислать ссылки на их книги, чтобы я был точно уверен, что это реальные люди, а не какие-то вымышленные герои.

Обратная связь

Это один из очень мощных управленческих инструментов. Она должна быть конструктивной, двусторонней и постоянной.

Я призываю при работе с ChatGPT и с людьми давать обратную связь.

• Во-первых, думаю, что когда машины восстанут, это нам зачтется ?.

• Во-вторых, модели учатся. В их алгоритмах заложено, что при получении обратной связи ответы становятся более релевантными. Постоянно давая обратную связь, мы тренируем этот навык у себя и будем использовать его в реальной жизни, от чего всем станет лучше.

Интересно, что давая обратную связь ChatGPT, мы можем запрашивать у него обратную связь на свою обратную связь.

ChatGPT, подскажет, что можно добавить. Возможно, какие-то моменты в работе кажутся нам очевидными, но когда читаешь рекомендации, понимаешь, что можно было что-то добавить или что-то уточнить. Поэтому призываю давать обратную связь и принимать обратную связь на свою обратную связь.

Управление конфликтами

Под конфликтом я понимаю ситуацию, которая возникает в процессе работы и требует разрешения. Это может быть:

• Конфликт ролей и зон ответственности,

• Конфликт графика и переработок,

• Конфликт интересов в команде,

• Конфликт при обсуждении результатов и премий,

• Межличностный конфликт из-за нарушения договоренностей.

Например, коллеги не поделили зоны ответственности, кто-то не укладывается в рабочий график, задерживается или перерабатывает, устает и не справляется с задачами. Или возникает конфликт интересов в команде, когда один человек хотел что-то сделать, а это поручили другому. Возможно, в каких-то коллективах такого нет, но хотелось бы попробовать разные способы разрешения конфликтов. Может быть, даже рассмотреть вариант кого-то уволить.

Тренируемся вести диалог в ChatGPT

С ChatGPT можно несколько раз прорабатывать одну и ту же ситуацию, разнообразить свой управленческий арсенал, потренироваться в решении этих ситуаций.

Ситуация 1. Я – в роли руководителя, ChatGPT – в роли опаздывающего на собрания сотрудника:

• Я пишу: «Я твой руководитель, давай поговорим. Ты классный сотрудник, крутой специалист, тебя все ценят и любят, но, но ты постоянно опаздываешь на собрания и планерки».

• Сотрудник отвечает: «Да, я опаздываю, но все выполняю. Где проблема? У меня проблем нет. А у тебя?».

• Я пишу: «Важно не пропускать встречи. Последствия могут серьезными».

• Сотрудник отвечает: «Не вижу проблем, все успеваю, клиенты довольны».

Можно попробовать более жесткий или более мягкий подход, разворачивать ситуацию в разные стороны. Одну и ту же ситуацию можно рассмотреть с разных сторон, поиграть с реакциями, пробовать вести разговор в своей манере и в непривычных вам манерах.

Ситуация 2. Я – в роли руководителя, ChatGPT – в роли двух сотрудников, не желающих брать задачу:

• Сотрудники говорят: «Мы выполняем суперсложные задачи, а вот эту ерунду делать не будем. Зачем нам этим заниматься?».

• Первый сотрудник говорит: «Пусть делает Второй».

• Второй сотрудник говорит: «Пусть делает Первый».

• Я пишу: «Важных и неважных задач не бывает, коллеги, давайте проявим конструктив».

• Сотрудники говорят: «Конечно, важных не бывает, мы же загружены».

• Я предлагаю: «Оцените, сколько времени займет эта задача».

• Сотрудники дают оценку – 5-6 часов. В оценке уже мнения сходятся. Я думаю: «Если они конкурируют, попробую сыграть на этом».

• Я говорю: «Коллеги, кто поможет нашей компании продвинуться? Задача неинтересная, но очень важная».

• Надеюсь, что кто-то скажет: «Ладно, я спасу компанию». Нет, сотрудники все равно отказываются. Тогда я предлагаю им разделить задачу и выполнить ее в рамках согласованного времени.

Если диалог заходит в тупик, вы можете написать в ChatGPT: «Подскажи, что в этой ситуации можно спросить». И ChatGPT предложит, как развить ситуацию в разных направлениях, покажет варианты, и вы сами выберете путь диалога, который вам кажется более рациональным в данный момент. В следующий раз пойдете по другой ветке. И у вас уже будет план, который вы отработаете онлайн. ChatGPT пишет ответ, и вы сразу даете новое возражение, а не проигрываете его в голове.

Следующий шаг – взять всю эту ситуацию и попросить ChatGPT проанализировать ее. Например, у вас есть любимые переговорщики (лучше те, у кого есть публикации и методики, известные ChatGPT). Вы пишете: «Проанализируй, пожалуйста, этот диалог и скажи, что было хорошо, а что не очень».

Можно взять по предварительной договоренности часть переписки, убрать конфиденциальную информацию и отправить в ChatGPT на анализ. Он честно посмотрит и скажет, где было хорошо, где не хватило фактов, а где собеседник был молодец, а вы не отреагировали. Это будет рассказано с использованием той методики, которая вам ближе (например, вы читали об этом или уже тренировались по ней).

В следующий раз вы сможете учесть замечания, добавить фактов, убедительности, точнее сыграть на эмоциях – жестче или мягче.

Выводы и рекомендации

Что следует помнить

• Управленческий навык постановки задач требует постоянной практики.

• ChatGPT – удобная «песочница» для отработки формулировок.

• Конкретика и ясность помогают получить более полезный ответ.

Как это применять на практике

• Формулируйте задачи в развернутой форме: контекст, результат, сроки, критерии.

• Используйте итеративный подход: получить ответ – доработать задачу – снова получить ответ.

• Анализируйте результаты и переносите этот опыт в реальную работу.

ChatGPT-тренажер – это очень интересно, безопасно, доступно: открыли, скопировали, посмотрели, получили обратную связь, потренировались. Всех призываю пробовать, внедрять и экспериментировать.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции INFOSTART TEAMLEAD&CIO EVENT.