Информационные системы в оптовой торговле. Введение

06.06.17

Бизнес-анализ

Информационные системы в оптовой торговле играют ключевую роль. Без преувеличения можно сказать, что в конкурентной борьбе побеждают те организации, которые успешнее развивали свои информационные системы, подстраивая их под потребности клиентов и внутреннего учета.

Начиная столь обширную тему, осознаешь, что одной статьей не обойтись. Развитие информационных систем для оптовой торговли в России началось, по моим представлениям, в 1994 году. С тех пор требования настолько возросли, что подробное описание каждого раздела потребует отдельной статьи. А как все хорошо начиналось, достаточно было сделать небольшую программу с единственной функцией печати расходной накладной. Никакого складского учета, даже денежные средства не нужно было учитывать. Потом началось, что названия каждого товара лень набирать, так появился справочник номенклатура (товары), дальше стало интересно, что кому отпускается, появился справочник клиенты и сегодня это длинный список того, что нужно учесть, совершая торговые операции, удовлетворяя потребности клиентов.

Оглянувшись назад сквозь годы, видно постепенное усложнение информационных систем, для возрастающих потребностей оптовой торговли. В условиях жесткой конкуренции торговых компаний, клиентам приходится давать все больше и больше сервисов, например, отсрочка оплаты, доставка товара и др., а это необходимо отражать в учете, чтобы не забыть кто и когда должен заплатить деньги.

Отдельная проблема ценообразования. Нужно аккуратно выставить цены на товары, ассортимент непрерывно растет и достигает десятков тысяч наименований, чтобы не торговать в минус и иметь конкурентно-способные цены на рынке.

Распределенная система складов, множество расчетных счетов, юридических лиц, присутствие в разных регионах и еще многие проблемы, решение которых приносит ощутимую прибыль, особенно если победить в конкурентной борьбе и занять значительную долю рынка. Но в случае успеха проблемы учета только начнутся. Огромная база данных содержащая большое количество информации обо всей хозяйственной деятельности компании, требует новых подходов. Убытки от простоя хотя бы на час впечатляют, новые требования к эксплуатации системы ужесточаются, но их по крайней мере нужно сформулировать. Этим и займемся:

1. Товары и услуги.

2. Покупатели.

3. Поставщики.

4. Складской учет.

5. Казначейский учет.

6. Финансовый учет.

7. Регламентные операции.

8. Управление пользователями.

9. Поддержка пользователей.

10. Эксплуатация информационной системы.

11. Техническое оснащение.

12. Доработки и развитие.

13. BtoB.

14. Обмен данными с бухгалтерией.

15. Обмен данными с розницей.

16. Рекламации.

Из данного краткого плана видно, что современная информационная система имеет множество направлений и сервисов для обеспечения торговли. В этой статье кратко будет рассказано про каждый раздел, в дальнейшем по каждому разделу будет написана подробная статья.

Номер пункта в плане не обязательно обозначает важность проблемы, они все важны, но сразу все реализовать в растущей торговой организации не получится. Создание информационной системы - это строительство. Готовые конфигурации, такие как, 1С Управление торговлей 11.х, помогают быстрее внедрить многие разделы учета, но не все, некоторые придется дорабатывать, а для получения настоящего конкурентного преимущества, в тайне изобретать.

Большого количества тайн этот цикл статей не раскроет, и даже наоборот, многие вещи, описанные здесь, уже используются в стандартных конфигурациях, посвященных учету в торговле. Для практического руководства так даже удобнее.

1. Товары и услуги

Торговля начинается с витрины. Нужно выгодно представить ассортимент, для того чтобы были продажи. Современный ассортимент составляет десятки тысяч наименований, запутаться в таком количестве товара легко. Решением является система фильтров и классификация номенклатуры.

Для начала нужно разбить товары по видам, это самая крупная единица классификации. От вида номенклатуры зависят реквизиты, формируемые при создании товара. Мыло и самолет сильно отличаются по своим параметрам, поэтому они не могут иметь одинаковую карточку товара. Технический прогресс не стоит на месте, у товаров появляются новые параметры и при каждом изменении менять структуру информационной системы с помощью программистов проблемно и нерентабельно.

Из этого следует вывод, что карточка номенклатуры - это целый сложнейший модуль, который помогает формировать различные карточки товаров с заданными реквизитами. Для удобства ввода сложных видов данных необходима возможность формирования одних реквизитов в зависимости от других. При определенных значениях одних параметров, возникают или исчезают из карточки товара другие параметры.

При подборе номенклатуры в документы или в размышлениях что купить без фильтра по параметрам заданных для товара не обойтись. Важно, чтоб информация в карточках номенклатуры была достоверной и полной, тогда для клиентов будет находится нужный товар и соответственно продажи будут на высоком уровне. 

Абсолютно все параметры в фильтр выводить не следует, а только ключевые, либо сделать разной подробности фильтры. Например, три уровня детализации фильтра: первый уровень 3-5 параметров, второй уровень 7-10 параметров, третий уровень все параметры, которые есть для установленного вида номенклатуры.

2. Покупатели

Главная ценность оптовой торговли. CRM модная терминологическая система, с помощью которой предполагается улучшить отношения с клиентами. Нужно настойчиво добиваться систематизации и полноты информации о своих клиентах. Данных должно быть достаточно, чтобы при смене персонального менеджера, подхватившему знамя сотруднику не составит труда вникнуть в дела, текущие продажи, договоренности с клиентом. Для этого необходимо аккуратно вести и хранить телефонные звонки, электронные письма и другие факты общения.

Очевидно, что все договоренности нужно тщательно фиксировать в информационной системе, клиенты сменят поставщика, если им постоянно придется напоминать о достигнутых договоренностях. Обещали скидку или хорошую цену на определенный товар, обязательно нужно выполнить свои обещания.

В идеале клиентов у каждого менеджера по продажам много и всех их точно не запомнить, ключевую роль в общении с клиентами играет информационная система. При входящем звонке любой из сотрудников должен быстро получить информацию о клиенте и удовлетворить его запросы, а для этого нужно тщательно проработать досье клиента, чтоб с первого взгляда было понятно, как строить разговор.

3. Поставщики

Благодаря этим людям продажи могут быть или даже не быть. Для обеспечения конкурентоспособности торговли необходимо выстраивать отношения с поставщиками выгоднее для себя, чем складываются их отношения с конкурентами. Сотрудничество должно быть взаимовыгодным, но это обоюдная забота.

Все договоренности должны фиксироваться в информационной системе, менеджеры товарных позиций договариваются с поставщиками об условиях поставок и формируют новую номенклатуру, а возможно и цены продаж. Менеджеры товарных позиций должны быть мотивированы и заинтересованы в продажах, тогда у них будет смысл добиваться хороших условий поставок и думать о расширении ассортимента.

4. Складской учет

Хранение товаров и их учет позволяет добиться успеха и избежать неприятностей связанных с хищением товаров, четко себе представлять где что лежит и можно ли обещать клиенту быструю отгрузку товара с близлежащего склада. При большом ассортименте очень важно хранить информацию не просто о количестве товаров, но и знать где конкретно на складе они лежат.

Резервирование товаров для клиентов, доставка от поставщика, размещение на складе, сборка товара и доставка клиенту - это важные задачи склада. Клиенты будут более лояльны если всегда быстро и точно получают со склада заказанный товар.

5. Казначейский учет

Без учета денежных средств было бы бесполезно начинать бизнес. Помимо фиксирования остатков по кассам и расчетным счетам в банках, казначейство учитывает взаиморасчеты с поставщиками и клиентами. Современные торговые операции редко совершаются по принципу отгрузка-оплата в один день. Большинство операций продаж и закупок совершаются с отсрочкой платежа, и иногда деньги оплачиваются вперед. Все эти данные должны аккуратно храниться в системе. Кто кому сколько должен - самая ценная информация, которая должна быть максимально достоверной.

Для поддержания достоверности данных о взаиморасчетах, регулярно проводятся сверки с контрагентами с оформлением актов сверок.

6. Финансовый учет

Финансовый сектор используя аналитические инструменты информационной системы, формирует данные о эффективности работы организации. Подсчет прибыли, формирование стратегии финансовых вложений, планирование расходов, все это очень сложные задачи и требуют актуальных и достоверных данных. Ошибки при анализе могут привести к краху организации.

Кратко данный модуль не описать, поэтому к данной теме вернемся в развернутом описании.

7. Регламентные операции

Такие операции можно разделить на выполняемые по расписанию и запускаемые вручную. Загрузка курсов валют, обновление списка банков, отправка электронных писем и многие другие должны производиться регулярно по расписанию. Это очень важно, рутинными операциями нельзя заниматься людям, иначе зачем тогда компьютеры. Доверить регулярную, рутинную операцию человеку - значит сорвать регулярность ее выполнения.

Есть регламентные операции, выполняемые исключительно специалистами, наиболее распространенная из них это контроль ошибок в данных. Работа очень творческая, но обязательно нужно выявлять и исправлять существующие в информационной системе ошибки. Формирование набора инструментов сильно зависит от особенностей функционирования созданной системы.

8. Управление пользователями

Информационной системой пользуется много сотрудников организации, внештатные сотрудники, сотрудники контрагентов. Создавать и следить за действиями пользователей необходимо администратор(у/ам) информационной системы. Ограничения доступа к информации необходимы, хотя бы из соображений безопасности и сохранения коммерческих тайн.

Увольнение сотрудников, прием новых, смена фамилий, все это работа с пользователями системы, кто-то этим должен заниматься и работа у него будет.

У пользователей с ограничениями прав обязательно возникают проблемы, которые они самостоятельно решить не могут, им нужна помощь администратора. Чем больше ограничений, тем больше запросов поступит от пользователей.

Тестировать программу нужно не только от полных прав, но и от ограниченного доступа. Очень часта ситуация, когда от имени полных прав работает все быстро и без ошибок, а с ограничениями доступа возникает куча ошибок и длительный отклик.

9. Поддержка пользователей

Кроме проблем у пользователей возникают вопросы, предложения, вопросы по новым модулям или логике работы системы и неуверенность в результате действий. Любая информационная система будет мертва, если никто не консультирует и не обучает пользователей. Ответственность за действия в системе высока и мало кому хочется быть виноватым, когда не понимаешь, что происходит и какие последствия вызовут действия.

При обучении важно показать, как нужно делать иначе самые безответственные наделают того, чего не стоит делать. Немного внимания людям нужно уделить, пока они не поймут, что новые поля и формы им не враг, а очень полезные алгоритмы, многократно повышающие их производительность труда и позволяющие немного расслабить мозг, потому что все само рассчитывается. В дальнейшем пользователи будут даже благодарны, несмотря на то, что вначале упирались и не желали работать в неведомых джунглях информации.

10. Эксплуатация информационной системы

Основной жизненный цикл заключен именно в получении информации из системы. Это станок перерабатывающий первичные данные и систематизирующий их. Умелый аналитик из заготовок сделает великолепный информационный продукт с полезными для человечества свойствами.

Обеспечение бесперебойной работы 24/7 сложная задача, но ее просто необходимо выполнить. При простое информационной системы жизнь в офисе замирает, не получая нужной информации ни один сотрудник не может выполнять свои обязанности.

К стабильно работающей системе намного выше уровень доверия. Продажи ведутся в максимально быстрые сроки и каждая минута на счету, в полной мере проявляется фраза: «Время – деньги».

11. Техническое оснащение

При хорошем объеме продаж накапливается большое количество информации. История продаж за много лет представляет собой определенную ценность и требуется в оперативном доступе для аналитиков и других сотрудников организации.

Торговая информационная система работает в Hi-Load режиме и требует быстродействующих систем хранения и обработки данных.

Сервера системы помимо надежности должны обладать уникальным быстродействием как аппаратных средств, так и программного обеспечения.

12. Доработки и развитие

Мир активно развивается и торговой организации необходимо все время меняться, улучшая обслуживание своих клиентов, детализируя аналитику, предоставляя новые сервисы.

«Лучшее – враг хорошего» действует безотказно. Есть соблазн ничего не трогать, вроде и так работает, а после модернизации долго приходится бороться с ошибками и самоотверженно их исправлять.

Там, где есть сложности, есть и шанс победить в конкурентной борьбе. Те компании, которые успешно будут справляться с проблемами модернизации - останутся на рынке продаж.

13. BtoB

Предоставляя своим клиентом место в уютной информационной системе, тем самым увеличиваете объем продаж. Это сходно с форматом магазина самообслуживания, клиенты сами выберут нужный им товар и не будет посредника, что ускорит формирование заказов.

Дополнительная информация о состоянии взаиморасчетов, возможность видеть свои документы и другие сервисы, увеличат лояльность покупателей.

Поставщики тоже могут вносить ценную информацию в систему. Предложения, прайсы и прочие данные могут составлять ценность и наращивать конкурентное преимущество на рынке.

14. Обмен данными с бухгалтерией

С налоговым учетом мы смирились как с необходимым злом и приходится уделять бухгалтерии внимание. Полезный момент в этом все же есть. Бухгалтерия позволяет выявить ошибки учета и служит дополнительным контролем для поддержания достоверности данных.

Огромный объем документов невозможно заново ввести в конфигурацию бухгалтерии, а держать вместе и бухгалтерские, и управленческие данные сложно, поэтому документы должны автоматизировано мигрировать между конфигурациями.

15. Обмен данными с розницей

Данные от розничных продаж весьма объемны. Сюда можно включить информацию о заказах на поддержание товарных остатков торговых точек, продажи торговой точки, заказы от выездных менеджеров.

16. Рекламации

Даже если торговать очень надежным оборудованием, все равно имеет место брак, ошибки монтажа и прочие причины вернуть товар. Бросить клиентов один на один со своими проблемами не получится, им помогут конкуренты со всеми вытекающими результатами.

При больших объемах продаж будет много фактов обращения о неисправном товаре. Нужно стремиться свести к минимуму эти обращения, анализируя качество поставляемого товара и вовремя прекращая отношения с бракоделами.

Продолжение следует …

См. также.

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в конфигурации 1С:Бухгалтерия. Но что бывает, если такого бухгалтера перевести с 1С:Бухгалтерии на ERP? Об основных ошибках бухгалтера после перехода и роли аналитика в том, чтобы помочь бухгалтеру преодолеть трудности и изменить привычные паттерны, пойдет речь в статье.

15.05.2024    3748    0    TanyaRi    69    

26

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Эта статья о том, как за годы практики мы в компании выстроили систему проектных подходов по корпоративным внедрениям 1C, и зачем она вообще нужна. Выделю основные проблемы этого процесса, подскажу решения и раскрою внутреннюю кухню нашего подразделения.

15.05.2024    5090    0    cesar    15    

47

Проектирование Анализ предметной области Бесплатно (free)

В девятнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, как и для чего применяют DDD, и почему аналитиком важно знать об этом подходе.

13.05.2024    382    0    Radio_Analyst    0    

3

Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части статьи обсуждается идея о том, что бухгалтерская реальность (AR) строится как научная (математическая) модель хозяйственной реальности (ER), а также рассмотрены общие принципы построения научных моделей.

03.05.2024    810    0    Polav62    9    

3

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Статья об основных зонах внимания и часто допускаемых ошибках при внедрении современных ERP-систем – «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP.Управление холдингом».

27.04.2024    1856    0    user893825    0    

17

Лидерство Личная эффективность Agile Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

В семнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что из себя представляет модель Кеневин, чем и в каких ситуациях она может быть полезна тем, кто работает в сфере ИТ и не только.

19.04.2024    515    0    Radio_Analyst    0    

5

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Расскажем о Customer Development (CustDev) в заказной разработке, методиках исследования и проверке гипотез при создании MVP. Восстановим справедливость в отношении CustDev: рассмотрим, что это такое, и поделимся практикой применения.

18.04.2024    526    0    tachenkov    0    

4

Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части статьи предложен вариант профессиональной мировоззренческой модели на основе пары взаимосвязанных реальностей – хозяйственной реальности и бухгалтерской (виртуальной) реальности.

09.04.2024    692    0    Polav62    0    

5
Оставьте свое сообщение