Кейсы проектов как инструмент успешного запуска автоматизированных систем

Предыстория

Занимаюсь внедрением проектов на 1С уже более 15 лет. И судьба постоянно преподносит сюрпризы в виде проектов, которые совсем не связаны одной отраслевой спецификой. Со временем, сложность и разноплановость задач нарастала. И в ходе запуска проектов, приходилось постоянно сталкиваться с необходимостью разработки новых для меня решений. Фактически, приходилось с каждым новым проектом изобретать велосипед. И запуск проекта в производстве, в торговле, в логистике происходил по методу проб и ошибок. Оптимальные решения приходили уже со временем. Поэтому и задал себе вопрос, каким образом можно ускорить запуск проектов в новых для меня отраслях, причем сами проекты должны быть выполнены на высоком уровне, с использованием лучших практик отрасли? И я нашел ответ - в готовых кейсах проектов.

Введение

Что хочу сказать:

В "Кейс проекта" включается информация о предприятии, целях автоматизации и способе реализации поставленных целей. У проектной команды будет больше возможностей качественно запустить новый проект, если в начале работы получится ознакомиться с кейсами аналогичных успешных проектов. Собранная в кейсах информация поможет в проведении обследования, уточнении требований и разработке технического задания нового проекта. Вершина развития идеи кейсов - выработка и последующее применение лучших практик в автоматизации бизнеса клиентов.

В этом докладе хочу отойти от исключительно решений 1С и познакомлю слушателей с подходом консалтинговой компании McKinsey в управлении проектами, опыте IBM в запуске OLAP решений,  рассмотрю текущую ситуацию с кейсами в 1С и предложу моё видение кейсов проектов.

Кому может быть интересно: 

Руководителям проектов; бизнес-аналитикам; программистам, которые работают по найму и сталкиваются с новой бизнес-спецификой.

Чего хочу:

Показать каким образом кейсы проектов помогают командам разных компаний успешно внедрять проекты.
Привлечь внимание Сообщества к наполнению базы знаний кейсами проектов и в формировании отраслевых лучших практик.

Рассказ о том, что хотел сказать:

Что такое кейс?

• Впервые понятие кейса было введено Гарвардской школой бизнеса. Метод кейсов был предназначен для выработки у студентов практических навыков решения бизнес-проблем. Со временем кейсы получили широкое признание в учебной практике. Идею кейсов в виде отчетов клиентам развила компания McKinsey, у которой были тесные связи с Гарвардской школой бизнеса.

1. Подход консалтинговой компании McKinsey к управлению проектами

• Чем известна компания McKinsey? Это одна из самых именитых консалтинговых компаний в мире. Само понятие "управленческий консалтинг" появилось с подачи McKinsey. Специализация Компании - стратегический бизнес-консалтинг. Когда у потенциального клиента возникают проблемы, с которыми менеджеры не в состоянии справится, компания McKinsey готова прийти на помощь. Причем клиентами компании выступают не только ведущие компании мира, но и правительства различных стран. Если говорить о масштабе проектов McKinsey, то результаты завершенного проекта в январе 2013 года показывают, что за счет применения системного подхода в развитии инфраструктуры с привлечением государственных и частных компаний, в США возможно будет сэкономить для бюджета 1 трлн долларов в год!
• Что же составляет славу компании? Великолепно подготовленные консультанты, структурированный подход к разрешению проблем и бережное отношение к управлению знаниями.
• 
•  
• Какой же метод использует Компания для поиска решений? В начале работы над каждым проектом задачей консультантов McKinsey является структурирование поля деятельности, т.е. определение границ проекта и разделение его на компоненты. Затем, когда всё разложено по полочкам, появляется возможность выдвинуть гипотезы по разрешению проблем, которые проверяются с помощью собранных фактических данных и инструмента "дерево вопросов".

• Структурированный подход

• Структурированный подход к решению бизнес-проблем применяется с целью определить ситуацию, в которой оказался Клиент. Хотя скорее даже нужно говорить не столько о подходе, сколько о мышлении. За годы практического применения консультанты McKinsey сделали такие выводы:
• 1. Без структурирования вашим идеям не устоять
• 2. Необходимо усиливать свое мышление с помощью структурирования.
• Фактически это означает, что выдвигаемые бизнес-идеи должны быть внутренне согласованы и выводы о предлагаемом решении должны быть логически, а не только интуитивно объяснены.
• При рассмотрении структурированного подхода нас будет интересовать инструмент "логическое дерево" и фреймворки бизнес-ситуаций.

• 
•  

• Инструмент "Логическое дерево"

• Чаще всего для структурирования используют инструмент - логическое дерево: иерархический список всех компонентов проблемы, начиная "с вида сверху" и продвигаясь всё ниже. Составление логического дерева выполняется в соответствии с принципом MECE: все ветви одного уровня дерева должны взаимно исключать друг друга и одновременно совместно исчерпывать описание проблемы на одном уровне иерархии. При создании логического дерева, нужно понимать, что выбранный способ построения дерева, повлияет на видение ключевых проблем Клиента и определит вопросы, на которые нужно будет найти ответы для подтверждения гипотезы решения проблемы. За годы работы, компания McKinsey разработала множество логических деревьев - фреймворков, которые помогают описать различные бизнес-ситуации.

• Фреймворки бизнес-ситуаций

• Фреймворк можно представить в виде структуры, на основе которой выстраивается модель решения проблемы. Использование фреймворков позволяет применять лучшие практики отрасли, даже если ранее Консультант не знаком со спецификой работы Клиента.
• Вкратце рассмотрим фреймворк "Движущие силы". К нему прибегают в самом начале работы над проектом для выявления ключевых факторов, влияющих на бизнес Клиента. Анализируются позитивное и негативное влияние факторов на уровне предприятия, а также сложившаяся практика ведения бизнеса в отрасли.
• 
•  
• И опять же эксперты McKinsey предупреждают, что не нужно подгонять клиента под фреймворк, т.к. это может привести в тупик. Нужно понимать, что хоть и проблемы могут иметь общий характер для компаний, каждая компания уникальна. И предлагаемое решение должно обосновываться на логике и фактах, которые учитывают особенности компании. 
• Например, консультанты McKinsey в исследовании проблем прибыльности клиентов делают вывод, что в 8 из 10 случаев необходимо поднять цену на продукт. Но из этого опыта совсем не следует, что каждый клиент должен поступить таким образом. И решение по поводу повышения цен должно быть тщательно обоснованно. (Вот теперь мы знаем почему растут цены и кто их обосновывает ).

• Поиск решения

  
• Выдвижение гипотезы
• Столкнувшись с какой-то сложной проблемой, большинство начинает анализировать все доступные данные, пока не будет найдено подходящее решение. Консультанты McKinsey используют другой подход - выдвигают гипотезы по возможному разрешению проблемы. Выгода от этого решения очевидна - экономия времени и усилий. 
• Простой пример здесь - лабиринт, который нужно пройти карандашом. Любой, кто решал такие задачи, может подтвердить, что проще пройти путь с конца к началу, отсекая тупиковые ветви.
• Выдвижение гипотез для поиска решений применяют учёные физики. Начиная путь решения проблемы с одного феномена, взятого почти наугад, учёные выводят гипотезу - предположение о возможной причине существования данного факта. Далее, исследователи, из гипотезы логически выводят неизбежные последствия: ЕСЛИ гипотеза верна, ТОГДА логически должен так же существовать другой факт. И с помощью таких логических выводов открывается целый спектр других явлений.
• Если же говорить уже о более продвинутом обосновании метода гипотез, то в нашем распоряжении есть Теория Решения Изобретательских Задач (ТРИЗ). В Теории же говорится, что перебор всех вариантов является не лучшим способом найти решение изобретательской задачи. В таблице технических противоречий, которую составил автор Теории, показано какие гипотезы в решении изобретательских задач лучше всего использовать. Фактически это таблица лучших практик в решении технических противоречий.

• 

• ТРИЗ разработана нашим соотечественником Генрихом Альтшуллером во времена СССР. До изобретения Теории, процесс изобретательства (а фактически между запуском проекта и изобретательством можно провести аналогию) выглядел как перебор всех возможных и невозможных вариантов с целью найти решение. 

  Конечно же, ТРИЗ можно применять для решения не только технических задач. Генрих Альтшуллер применял ее и в своей личной жизни. Например, у него в 50-е годы возникла проблема с работой. Т.к. он сидел в Воркуте по обвинению в продаже изобретений заграницу и вышел на свободу по амнистии, то далеко не каждая организация была готова принять его к себе на работу. Поэтому, он сформулировал свою проблему таким образом "как работать не работая". И нашел ответ - стать писателем. В результате, он стал писателем-фантастом и издавал свои книги под псевдонимом Альтов. 

  Сбор фактов для подтверждения и опровержения гипотез

• Крайне важный инструмент для сбора фактов - интервью. У Компании подготовлено множество шаблонов для проведения интервью с различной отраслевой спецификой.
• Еще одним важным источником фактов является внутренняя база данных, где хранятся "очищенные" отчеты (кейсы) проектов. Консультанты всегда могут воспользоваться полученным в ходе других проектов опытом и примерить насколько возможно использовать этот опыт в решении текущей проблемы Клиента.

• Дерево вопросов для проверки гипотезы

• Дерево вопросов по сути схоже с логическим деревом, но составляется для проверки гипотезы и на каждом уровне дерева Консультант должен получить на поставленный вопрос ответ "Да" или "Нет".

Управление знаниями в McKinsey

Резюме

2. Решение IBM для IT-проектов

• Теперь предлагаю рассмотреть развитие идеи кейсов на примере решений IBM для Бизнес Аналитики (BI). Сегодня IBM Software Group предлагает своим клиентам разработанные индустриальные модели - IBM Industry Models. Приобретая индустриальную модель, клиент может быть уверен, что в ней воплощен передовой опыт отрасли, и риски по запуску проекта внедрения BI будут существенно снижены. И самое главное, Клиент сможет сэкономить время - ведь предлагается полностью разработанная логическая модель хранилища данных с полным набором измерений и аналитических показателей. 
• Если проследить путь IBM от идеи к представлению фреймворков проектов, то он занял более 30 лет, начиная от появления понятия "реляционной базы данных" Эдгара Кодда. 
• Кратко можно записать этот путь так: понятие "реляционная база данных" -> фреймворк архитектуры предприятия -> понятие "OLAP" -> внедрение OLAP проектов  -> информационный фреймворк -> индустриальные модели
• 
• IBM потратила около 10 лет на разработку индустриальных моделей и в них консолидированы результаты внедрений у более 700 клиентов. Причем здесь не нужно рассматривать показатель количества проектов, главное - качество, ведь индустриальные модели были отработаны и внедрены в огромных компаниях, у которых применяется полный спектр бизнес-процессов в отрасли.
• В результате, IBM предлагает готовые модели в виде фреймворков для банковской отрасли, финансовых компаний, здравоохранения, страхования, телекоммуникационных компаний и розничных предприятий.
• 
• Предложение IBM основывается на том, что разработка хранилища данных для предприятия является средне- или долгосрочным проектом. Одним из ключевых моментов в создании хранилища и витрин данных является разработка модели данных - спецификации логической структуры баз данных. Причем, возможные упущения разработчиков, которые занимаются самостоятельным внедрением, могут привести к значительным потерям времени, связанные с повторным созданием базы данных, её оптимизацией, переработкой OLAP-приложений, тестированием механизмов загрузки и преобразования данных, переобучение пользователей.
• IBM предлагает своим клиентам оптимальную структуру BI-хранилища с учетом лучших практик отрасли. Причем, предлагаемые модели не являются статичными и регулярно обновляются 1 раз в 12-18 месяцев. Для каждой отрасли тщательно проработана структура данных и подготовлен набор аналитических показателей с  измерениями. По утверждению IBM, цена проекта, который запускают с использованием предлагаемых индустриальных моделей, будет снижена вдвое.
• 
• И последнее о чем я хотел рассказать по решениям IBM - это фреймворк Закмана, на основе которого построены все индустриальные модели. 
• Фреймворк Закмана позволяет свести сложные архитектурные проблемы корпоративных информационных систем к ответам на простые вопросы: Кто, Что, Когда, Где, Зачем и Как. Интересной стороной фреймворка является возможность рассмотреть архитектуру разрабатываемого решения не только с точки зрения технологии, но и точки зрения бизнеса. Фреймворк представляет архитектуру предприятия с точки зрения генерального директора, менеджера, архитектора, разработчика и технического специалиста. Описательная часть фреймворка содержит сведения о бизнес-процессах предприятия, представлена структура данных и, даже, описывается размещение оборудования.
• 

• Основная идея заключается в том, чтобы обеспечить возможность последовательного описания каждого отдельного аспекта системы в координации со всеми остальными. Для любой достаточно сложной системы общее число связей, условий и правил обычно превосходит возможности для одновременного рассмотрения. В то же время отдельное, в отрыве от других, рассмотрение каждого аспекта системы чаще всего приводит к неоптимальным решениям, как в плане производительности, так и стоимости реализации.

  Ну и напоследок, думаю что интересно было бы узнать цену IBM за индустриальные модели. Знаю, что модель для розничных предприятий обойдется где-то в районе 300 тыс. Евро. 

  Резюме 

  • Кейс по IBM = Фреймворк с готовым набором аналитических показателей и измерений.
  • Компания IBM активно использует кейсы с внедрением лучших практик и на их основе создаёт фреймворки для сокращения сроков запуска проектов и повышения качества предлагаемых IT-решений.
  •  

3. Кейсы проектов для 1С

• Компания 1С активно занимается развитием методологии управления проектами. Помимо методологии, 1С разработала курсы по управлению проектами, а также ввела сертификацию специалистов-руководителей проектов. На сайте 1С:Консалтинг представлены наработки и достижения компании. Но сейчас самый интересный для нас продукт - 1С:Профкейс.
   
  1С:Профкейс позиционируется как свод знаний, который может использовать любая компания партнер 1С в своей работе. 2/3 информации посвящено работе компаний Франчайзи, и оставшаяся часть - проектному управлению. Работу над этим продуктом 1С ведет с 2006 года. К сожалению, хоть 1С и задекларировала планы по размещению в ПрофКейсе сведений об успешно завершенных проектах, но на текущий момент (май 2013) эта информация отсутствует.
•  
• 

 

Заключение

Источники информации:

1. Инструменты McKinsey. Лучшая практика решения бизнес-проблем | Итан Расиел и Пол Фрига
2. Метод McKinsey. Использование техник ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых задач | Итан Расиел
3. Золотые правила Гарварда и McKinsey. Принцип пирамиды в мышлении, деловом письме и устных выступлениях | Барбара Минто
4. Цель. Процесс непрерывного улучшения | Элия Голдратт, Джефф Кокс
5. Найти идею. Введение в ТРИЗ - теорию решения изобретательских задач | Генрих Альтшуллер
6. Вебсайт IBM. Introduction to IBM Industry Models
7. 1С: Консалтинг
8. 1С: Технология быстрого результата
9. Курс ИТРП "Как избежать ошибок на проектах"
10. Инфостарт. Статья "Как не нужно запускать проекты"

Инструменты:

1. Mindjet MindManager
2. Skype rehearsal

Благодарности:

• Андрей Покотилов (компания Мрия, Украина) - за предоставленную информацию по решениям IBM;
• Ирина Пятакова - за рекомендации по подготовке доклада;
• Павел Баскир (компания Первый Бит, Россия) - за предоставленную информацию по 1С: ПрофКейс.

***************

Приглашаем вас на новую конференцию INFOSTART EVENT 2019 INCEPTION.