Решение для формирования документов в Word из 1С

Печать - Универсальные печатные формы

Решение позволяет создавать заполняемые макеты любых договоров (приложений, заявок, писем и других похожих документов) в MS Word за считанные минуты. Не требует знания языка 1С. Есть версия в виде дополнения к любой конфигурации (в т.ч. на обычных формах) и в виде расширения (не требует изменения конфигурации, необходима БСП). Макет создаем в MS Word и сохраняем в информационной базе. В режиме Предприятия указываем, какими данными заполнять макет. Печатная форма в виде Word-документа формируется из документа или справочника 1С.

Описание решения

Решение предназначено для формирования документов в формате WORD на основе шаблонов, заполняемых из 1С. Область применения: автоматизация подготовки договоров, допополнительных соглашений, приложений, заявок, писем, актов и других похожих документов. Решение поможет существенно сократить количество ошибок и облегчить работу менеджерам, кадровикам, бухгалтерам и другим специалистам, ответственным за подготовку документов.

Решение в виде расширения подключается к конфигурации и сразу готово к работе. Версия в виде дополнения к конфигурации встраивается добавлением в конфигурацию нескольких объектов. Работа с решением в общем случае не требует привлечения технических специалистов. Word-шаблоны загружаются в информационную базу, и, после указания правил их заполнения, сразу готовы к выводу из справочников / документов - как печатные формы, но в MS Word.

Создание заполняемого Word-шаблона

Подготовка к выводу Word-документа из 1С - это 3 простых шага

  1. Готовим шаблон в MS Word, указываем закладками где будут “подставляемые” данные. видео

  2. Загружаем подготовленный шаблон в информационную базу и указываем как заполнять закладки данными из документов и/или справочников (значениями каких реквизитов или результатами выполнения дополнительных функций). видео

  3. Формируем документ Word из документа или справочника. видео

Краткая демонстрация:

Основные понятия

- Шаблон - документ WORD, размеченный закладками.

- Правило заполнения - описания того, как следует заполнять каждую закладку шаблона на основе объекта 1С определенного типа. К одному шаблону может быть привязано несколько правил заполнения из разных объектов (например, один и тот же шаблон Трудового договора можно формировать из разных документов по разным правилам “Прием на работу” и “Кадровое перемещение”).

- Библиотека алгоритмов - набор универсальных функций на встроенном языке 1С, которые можно использовать при заполнении шаблонов.

Шаблон

Шаблон представляет собой WORD-документ, в котором области для вставки значений отмечены с помощью закладок в Word. Каждая закладка имеет свое уникальное имя (не может быть 2х закладок с одинаковым именем). Разработка шаблона начинается в редакторе MS Word - готовится текст документа, который будет заполняемым шаблоном, производится вставка закладок.

Пример подготовки шаблона документа в Word

Далее размеченный таким образом документ загружается в 1С в список шаблонов. При загрузке документа из него автоматически извлекается структура закладок. Структура закладок может быть иерархической, т.е. одни закладки могут входить в другие. Например закладкой может быть отмечен некоторый блок текста (который может удаляться из текста по заданному условию), а внутри этого блока тоже могут быть закладки для заполняемых частей шаблона.

Правило заполнения

В правиле заполнения описывается заполнение каждой закладки шаблона на основе данных выбранного объекта 1С (справочника или документа).

Описание заполнения закладок шаблона (правило заполнения)

Для каждой закладки указывается способ ее заполнения. Заполнение закладки предусматривает вычисление значения, после чего к этому значению может быть применено форматирование. Всего предусмотрено 4 способа заполнения закладки:

  • Значением поля объекта;
  • Произвольным алгоритмом;
  • Алгоритмом из библиотеки;
  • Удаление при условии.

Дополнительно возможно использование следующих способов форматирования:

  • Форматная строка;
  • Число прописью;
  • Склонение (для ФИО и для не ФИО);
  • Фамилия, инициалы.

Простые способы заполнения и форматирование закладок

Заполнение значением поля объекта аналогично выбору полей в стандартных отчетах на СКД.

Описание заполнения закладки значением поля объекта

Чаще всего указывается одно поле.

Далее можно указать форматирование значения:

Способы форматирования значения

Способ "Форматная строка" предоставлет стандартные возможности платформы по форматированию значений типа Число, Дата, Булево (функция Формат). В поле Формат должна быть задана форматная строка (может быть сформирована конструктором форматной строки).

Способ "Число прописью" предоставлет также стандартные возможности платформы по формированию числа прописью (функция ЧислоПрописью). В поле Формат можно выбрать один из предопределенных вариантов или задать свою строку форматирования.

Способы "Склонение (ФИО)" и "Склонение (не ФИО)" позволяют склонять представления объектов. При использовании данных способов дополнительно указывается падеж. Функционал склонения предоставляется библиотекой стандартных подсистем и доступен в большинстве типовых конфигураций. Для некоторых справочников склонения представлений могут быть заданы вручную.

Способ "Фамилия, инициалы" позволяет сократить ФИО до варианта "Фамилия И.О." или "И.О. Фамилия". Его удобно применять в области подписей ответственных лиц и т.д.

Способ заполнения Удаление при условии подразумевает удаление текста, отмеченного закладкой из документа, если выполняется заданное условие. Если условие не выполняется, то содержимое закладки остается без изменений. Условие также задается с использованием возможностей СКД.

Удаление закладки при условии

Алгоритмические способы заполнения закладок

Способы заполнения "Произвольным алгоритмом" и "Алгоритмом из библиотеки" - для сложных ситуаций, когда невозможно описать заполнение закладки простым способом. Контекст алгоритма содержит следующие переменные:

  • Результат - в эту переменную должен быть присвоен результат выполнения алгоритма. Это значение будет подставлено в закладку.  Если значение - Неопределено, то закладка не будет обработана (подстановка значения не производится). Значение по умолчанию - Неопределено.
  • Объект - ссылка на объект информационной базы 1С, на основе которого заполняется шаблон;
  • ПараметрАлгоритма - произвольный параметр, обычно строковый, который может быть передан алгоритму (только для алгоритмов из библиотеки);
  • кэш - соответствие, доступное алгоритмам в процессе выполнения правила заполнения шаблона (его использование - на усмотрение программиста, чаще всего для кэширования);

Условия видимости правила заполнения шаблона

Есть возможность определить условие, при котором данное правило заполнения будет доступно пользователю. Условия видимости проверяются при формировании списка шаблонов, которые могут быть заполнены из объекта 1С. Это может быть полезно, например, когда у разных организации разные шаблоны договора - в этом случае условие видимости может быть задано по реквизиту Организация. 

Условие может быть задано 3-мя способами.

  • Стандартными отборами СКД.
  • Произвольным алгоритмом.
  • Указанием алгоритма из библиотеки алгоритмов.

Первый вариант аналогичен настройке отборов в отчетах на СКД.

Указание видимости правила заполнения стандартным отбором

Последние 2 варианта для случаев сложных условий, которые невозможно описать стандартным способом (подробное описание - во строенной справке).

Расширение функциональности с помощью обработчиков событий

Есть возможность определить обработчики событий, которые выполняются на различных этапах подготовки данных и вывода их в документ Word. Они применяются в случаях, когда не хватает стандартного функционала и простых настроек. Обработчики событий реализуются на встроенном языке 1С.

Формирование документа Word производится в 2 этапа:

1. Подготовка данных для заполнения закладок. Выполняется на сервере. В обработчиках событий данного этапа можно гибко управлять получением данных для заполнения шаблона, изменять данные информационной базы (например, ставить отметку о печати договора или добавлять задачу на его согласование / подписание). 

2. Обработка и заполнение закладок в документе Word. Выполняется на клиенте. В обработчиках событий данного этапа есть доступ к объекту Document объектной модели Word, может быть реализован дополнительный функционал обработки Word-документа (например, форматирование документа после заполнения).

Подробное описание - во встроенной справке.

Библиотека алгоритмов

Библиотека алгоритмов представляет собой список алгоритмов - блоков программного кода на встроенном языке 1С. Алгоритмы используются в частности в ситуациях, когда невозможно извлечь необходимые для заполнения шаблона данные стандартными средствами (через указание поля объекта).

Библиотеки алгоритмов можно сравнить с общими модулями в структуре конфигурации 1С, а отдельные алгоритмы - с функциями. Использование библиотек алгоритмов позволяет 

  • упростить описание правил заполнения шаблонов (при описании способа заполнения закладки не нужно будет каждый раз писать программный код алгоритма получения данных - достаточно указать библиотеку и алгоритм);
  • сделать программный код подготовки данных для заполнения шаблонов более модульным (возможен вызов одного алгоритма из другого как функции).

В поставку входит стандартная библиотека, позволяющая получать контактную информацию, банковские реквизиты, ответственных лиц, контактных лиц, паспортные данные физ. лиц.

Технические требования и совместимость

Версия в виде дополнения для встраивания в конфигурацию.

  • Платформа не ниже 8.2.13 (тестировалось на УПП 1.3, в режиме совместимости с 8.2.13).
  • Платформа Windows, установленный MS Word.
  • Тонкий клиент (веб-клиент на данный момент не поддерживается).

Данная версия рекомендуется в случаях, когда конфигурация содержит изменения (не на полной поддержке).

Версия в виде расширения конфигурации (не требует изменения конфигурации)

  • Платформа 8.3.6 или выше (расширение в режиме совместимости с 8.3.6)
  • Конфигурация на БСП с подсистемой "Работа с файлами" (в частности все типовые конфигурации на управляемых формах). Тестировалось на версиях БСП 2.3.4; 2.3.5; 2.3.6; 2.4.2.
  • Платформа Windows, установленный MS Word.
  • Тонкий клиент (веб-клиент на данный момент не поддерживается).

Если конфигурация содержит изменения (не на полной поддержке), то рекомендуется версия в виде дополнения к конфигурации, т.к. она не будет зависеть от будущих возможных изменений БСП.

Поставка

Ниже представлены версии в виде дополнения (для встраивания в конфигурацию) и в виде расширения конфигурации (не требует внесения изменений конфигурации).

Дополнение представляет собой несколько новых объектов конфигурации (соответственно не создает особых сложностей при обновлении конфигурации).

Расширение представлено версиями для ЗУП 3.1, ERP 2, УТ 11, БП 3. Функционально они ни чем не отличаются. Отличие только в заимствованных объектах конфигурации, на основе которых могут заполняться Word-шаблоны.

Состав объектов, на основе которых можно заполнять Word-шаблоны может быть легко расширен (см. ниже).

Бесплатная техническая поддержка решения и обновления в течение 3 месяцев.

Внедрение решения

После встраивания дополнения или подключения расширения к конфигурации в простейшем случае пользователь может сам подготовить шаблоны документов и описать правила их заполнения. В процессе описания правил заполнения результат можно увидеть нажатием одной кнопки:

Проверка правила заполнения шаблона

Есть возможность копировать заполнение одной закладки из заполнения другой (перетаскиванием), что может быть полезно, например, если в шаблоне есть несколько закладок, заполняемых одинаково. Также можно полностью копировать заполнение одного шаблона из другого, что удобно если есть некоторое количество однотипных шаблонов.

Если каких-то данных, необходимым для заполнения Word-документа в информационной базе нет, данную ситуацию можно решить следующими способами: 

  1. Добавить необходимые данные в информационную базу посредством механизма дополнительных свойств и реквизитов. Они могут быть указаны в правилах заполнения как обычные поля объектов.
  2. Оставить в шаблоне пустые поля, которые после формирования Word-документа нужно будет дозаполнить непосредственно в Word. Далеко не всегда важно заполнить шаблон автоматически "от и до", в этом случае поля для ручного заполнения можно отметить в шаблоне цветом (или сделать заметными другим способом).

Если данные в информационной базе есть, но их невозможно извлечь стандартным способом (путем указания поля объекта или алгоритмами стандартных библиотек), то в этом случае необходимо привлечение программиста для разработки алгоритма.

В случае сложных комплексных внедрений решения работа может быть распределена между следующими ролями:

Функция Роль
Подготовка текста документов Word (шаблонов) Пользователь
Разметка шаблонов закладками в местах вставки данных Пользователь, консультант
Описание правил заполнения шаблонов (простые способы заполнения) Пользователь, консультант
Разработка алгоритмов, обработчиков событий, доработка решения Программист

Большая часть работы может быть выполнена пользователем или консультантом. При необходимости привлекается программист.

Для изменения текста шаблона Word-документа (дополнение или исправление ошибок в тексте) - достаточно выгрузить .doc файл шаблона, отредактировать его, и загрузить обратно. Операцию может выполнить пользователь самостоятельно. Если состав и имена закладок при этом не изменятся, то Word-документ по этому шаблону можно будет формировать без корректировки правил заполнения.

В конфигурации (и в расширении) есть обработка "ВПФ_ВывестиВWordПоШаблону". Ее можно сохранить из конфигурации/расширения как внешнюю и подключить к конфигурации как внешнюю обработку печати. Действие печати будет аналогично кнопке "В Word", но из подменю печати. Это бывает необходимо в случаях, когда в типовом документе/справочнике отключено автозаполнение командной панели в форме, и соответственно общие команды не показываются.

Технические особенности реализации и права доступа

Версия в виде дополнения к конфигурации

Данная версия (.cf) должна встраиваться в конфигурацию. Этот вариант рекомендуется, если в вашей конфигурации включена возможность изменения, и возможно добавление новых объектов.

Дополнение представляет собой 3 новых справочника, 3 обработки, 3 роли и один регистр сведений. Особенных сложностей для обновления нет, т.к. нет изменяемых объектов (только добавляемые).

После встраивания этих объектов в конфигурацию необходимо настроить состав объектов, из котрых можно формировать Word-документы (см. ниже) и настроить роли пользователям с ограниченными правами. Чтобы пользователь мог формировать Word-документы у него должна быть роль "Формирование документов (Word) - использование".

Версия в виде расширения конфигурации

Данная версия (.cfe) в общем случае не требует снятия конфигурации с полной поддержки и внесения в нее изменений. Расширение должно подключаться без флага "Безопасный режим" или с подходящим профилем безопасности.

Все сохраняемые данные (шаблоны, правила заполнения, библиотеки алгоритмов) хранятся в справочнике Файлы, в связке со справочником Папки (стандартные справочники для подсистемы работы с файлами в БСП). При первом использовании автоматически создается следующая структура папок, в которой хранятся все данные расширения:

Структура папок хранения данных расшинения

Редактировать данные папки и файлы в них стандартными формами справочников Папки и Файлы настоятельно не рекомендуется. Работа с данными расширения только через функционал самого расширения.

Для редактирования шаблонов и правил их заполнения у пользователя с ограниченными правами должна быть роль, разрешающая изменение данных справочников (роль может называться "Работа с папками файлов", "Добавление изменение папок и файлов" и т.п.). Если установлен режим ограничения доступа на уровне записей, то также необходимо дать права на папку "Шаблоны для формирования документов Word" и вложенных.

Редактирование программного кода в алгоритмических способах заполнения закладок, обработчиках событий и т.д. возможно только пользователем с полными правами. Выполняется программный код алгоритмов и обработчиков событий в безопасном режиме (может быть отключено, см. в модуле менеджера обработки ФормированиеДокументов область "Настройка").

Изменение состава объектов, из которых можно формировать Word-документы

Состав документов и справочников, из которых могут заполняться шаблоны, определяется составным типом параметра команды "В Word" обработки "Word_ФормированиеДокументов".

Настройка состава документов и справочников из которых может быть заполнен шаблон

Представленные ниже варианты расширения для разных конфигураций отличаются только этим параметром.

Все модули расширения открыты и могут дорабатываться.

 

Причины купить

Главное достоинство данного решения - возможность быстро достигнуть ощутимого, видимого результата. Автоматизировать ту рутинную работу, с которой сталкиваются многие пользователи 1С - подготовка договоров и других похожих документов, для которых нет готовых унифицированных форм.

Для пользователя 1С данное решение позволит готовить договора и другие документы "парой щелчков мыши", забыв о поиске подходящего документа и перепечатывании данных в Word из 1С.

Для специалиста поддержки 1С расширение дает возможность быстро настроить вывод в Word большого количества документов, оперативно добавлять новые "Word-печатные формы", а также без особого труда изменять и поддерживать их в актуальном состоянии.

Для компании франчайзи 1С с данным решением появляется возможность сделать дополнительную продажу небольшого проекта существующим клиентам, или произвести впечатление быстрым и видимым результатом на новых проектах внедрения. При этом без существенных трудозатрат и привлечения специалистов высокой квалификации.

Достоинства

  1. Технология проектирования "от шаблона". Готовится документ Word, размечается закладками в местах вставки данных. После загрузки шаблона в 1С список закладок извлекается автоматически - остается только указать как из заполнить.
  2. Указание данных для заполнения отдельных закладок с помощью возможностей СКД в режиме Предприятия (выбор полей объектов произвольной вложенности, условия). В общем случае не требуется знания встроенного языка 1С.
  3. Возможность использования механизма дополнительных свойств и реквизитов для добавления в информационную базу данных, необходимых для заполнения договора в Word, но которых нет в типовой конфигурации.
  4. Средства быстрой разработки и проверки правил заполнения шаблонов. Можно копировать способ заполнения как отдельных закладок, так и целых шаблонов. При разработке правила заполнения шаблона можно одной кнопкой сформировать тестовый пример заполненного документа и увидеть результат.
  5. Возможность хранения большого количества шаблонов и правил их заполнения, с показом пользователю только тех, которые удовлетворяют заданным условиям. Например, могут быть разные шаблоны договоров для различных организаций, пользователю показываются только те, что соответствуют текущей организации в документе, из которого формируется Word-документ.
  6. Для одного шаблона может быть разработано несколько правил заполнения - на основе разных объектов 1С (например, приложение к трудовому договору из Приема на работу и Кадрового перемещения).
  7. Широкие средства управления содержимим формируемого документа. Возможность определения областей текста, удаляемых по условию. Область вставки данных в шаблон задается стандартными средствами Word (закладки - bookmarks).
  8. Решение реализовано в виде расширения конфигурации, не требует снятия конфигурации с поддержки и доработки.
  9. Возможность гибкой настройки посредством механизма событий. Возможность доработки решения - все модули открыты (требует владения навыками конфигурирования).
  10. Возможность переноса шаблонов и библиотек алгоритмов через файл (сохранение / загрузка). Удобно для резервного копирования и переноса наработок между информационными базами.

 

 

Гарантия возврата денег

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Дополнение к любой конфигурации для формирования документов в Word из 1С: Лицензия на 1 информационную базу.
02.10.2017
1.1.0 8900 руб.

Моментальная
доставка

Расширение для формирования документов в Word из 1С. Версия для Зарплата и управление персоналом 3.1. Бессрочная лицензия на 1 информационную базу.
02.10.2017
1.1.0 8900 руб.

Моментальная
доставка

Расширение для формирования документов в Word из 1С. Версия для ERP 2. Бессрочная лицензия на 1 информационную базу.
02.10.2017
1.1.0 8900 руб.

Моментальная
доставка

Расширение для формирования документов в Word из 1С. Версия для Управление торговлей 11. Бессрочная лицензия на 1 информационную базу.
02.10.2017
1.1.0 8900 руб.

Моментальная
доставка

Расширение для формирования документов в Word из 1С. Версия для Бухгалтерия предприятия 3. Бессрочная лицензия на 1 информационную базу.
02.10.2017
1.1.0 8900 руб.

Моментальная
доставка

Решение для формирования документов в Word из 1С: Техническая поддержка и обновления на 3 месяца
02.10.2017
1500 руб.

См. также

Комментарии
1. Илья (gucci76) 343 06.09.17 23:16 Сейчас в теме
У меня похожее в 2.5 было. Немного по другому реализовал. Через новый документ. Тоже через закладки.
Уже задумывался над переносом в 3.1
2. Владимир Харин (wonderboy) 23 07.09.17 08:40 Сейчас в теме
(1) Да, у нас на подходе тоже вариант без привязки к БСП и ее подсистеме работы с файлами, с отдельным справочником. В таком варианте можно будет в любые конфигурации, в т.ч. на обычных формах встраивать модуль. Но это уже ни как расширение, а добавление небольшой подсистемы в конфу.
3. Илья (gucci76) 343 07.09.17 12:38 Сейчас в теме
А можно ли подставлять разные варианты в договор в зависимости от пола (например)
типа - "именуемый" или "именуемая" ???
4. Владимир Харин (wonderboy) 23 07.09.17 14:03 Сейчас в теме
5. Илья (gucci76) 343 07.09.17 16:55 Сейчас в теме
Просто в описании не нашел про это.
6. Владимир Харин (wonderboy) 23 07.09.17 17:17 Сейчас в теме
(5) Да, спасибо за вопрос, записываем сейчас как раз видео-инструкцию с различными примерами.
По "именуемый" / "именуемая" обычно так делаем: в шаблоне пишем оба слова (или оба окончания), но заключаем их в 2 разные закладки. А в правиле заполнения - настраиваем "удаление по условию". Если пол = М - удаляется закладка с текстом "именуемая", а если пол = Ж - удаляется закладка с "именуемый".
7. Илья (gucci76) 343 07.09.17 17:20 Сейчас в теме
Я через вычислить() делал.
8. Илья (gucci76) 343 07.09.17 17:21 Сейчас в теме
Но тут надо быть не только пользователем, но и немного программистом, чтобы шаблон настроить )))
(я про свой вариант)
9. Владимир Харин (wonderboy) 23 07.09.17 17:23 Сейчас в теме
И также можно кстати делать с большими блоками текста. Если например для какого-то пункта договора нет данных или он по каким-то условиям не должен выводиться (например, для данной должности - в трудовом договоре не применим), то можно настроить удаление этого пункта из договора.
10. Илья (gucci76) 343 07.09.17 17:31 Сейчас в теме
А заполнение табличных частей реализовано?
Я не сделал.
11. Владимир Харин (wonderboy) 23 07.09.17 17:39 Сейчас в теме
(10) Таблицы пока только программно можно выводить. Ориентируемся больше на текстовые данные.
Оставьте свое сообщение