Очередная система ведения учета задач

Обработки - Рабочее место

Учет времени учет задач трекер отдел сопровождения конфигурация фриланс почтовый клиент почта планировщик календарь

23
Конфигурация предназначена для учета времени при выполнении каких-нибудь работ за компьютером. В конфигурации акцент сделан на минимальные затраты времени исполнителей при создании, поиске и вводе задач в работу.

Преимущества.

  1. Система умеет учитывать время задач в режиме реального времени. Включать и выключать секундомер каждой задачи достаточно просто. Система позволяет видеть какой задачей исполнитель занимается в текущий момент времени.
  2. Автоматическое проставление срока и оценки в часах при создании задач.
  3. Контроль затраченного времени исполнителей в течение текущего дня, текущего месяца.
  4. Доступ для контактных лиц заказчиков для постановки новых задач и анализа их выполнения.
  5. Для быстрого формирования однотипных задач имеется возможность создания шаблонов задач.
  6. Возможность настройки доступа исполнителей к данным только определенных заказчиков и определенных проектов.
  7. Анализ выполненных задач по затраченному времени и стоимости.
  8. Автоматическое определение очереди выполнения задач для исполнителя в зависимости от сроков, оценки трудозатрат, приоритета.
  9. Быстрый поиск невыполненных задач по любому слову.
  10. Произвольная классификация задач, использование тегов.
  11. Создание задач по входящим письмам от заказчиков.
  12. Полноценный встроенный почтовый клиент.
  13. Подсистема планирования выполнения задач в календаре. Наложение всех существующих задач в очереди на календарь. Синхронизация с Google-календарем.

План развития.

  1. Возможность передачи задания другому исполнителю без потери затраченного времени.

  2. На основании существующих задач для исполнителя определение примерного времени, с которого исполнитель должен начать выполнение задачи.

  3. Уведомление исполнителей о новых задачах.

  4. «Умное» напоминание исполнителям подходящих сроков выполнения задач (Напоминания должны быть только по тем задачам, по которым они важны для исполнителя).

  5. «Умное» уведомление заказчиков о задачах (об изменении статусов задач).

  6. Автоматическое создание задач по входящим письмам от заказчиков.

  7. Мобильное приложение с возможностью запуска/остановки задач с мобильного устройства

  8. Чат пользователей (заказчиков, исполнителей).

  9. На определенном этапе (должно настраиваться) задача одного исполнителя может показываться к выполнению у других пользователей (исполнителей или заказчиков). Это будет удобно, когда выполнение задачи нужно предварительно согласовать с начальником или заказчику нужно установить признак выполнения задачи.

  10. Создание шаблонов задач с программируемым заполнением полей задач при вводе по шаблону.

Недостатки.

  1. Статусы фиксированные, нет возможности добавить свои.
  2. Нет автоматической рассылки писем-уведомлений заказчикам

Применение.

Система подходит для отделов сопровождения, фрилансеров и всех, кому нужен учет своего времени (времени сотрудников). Система так же может использоваться как почтовый клиент.

При разработке данной конфигурации за основу взял конфигурацию из публикации: //infostart.ru/public/556514/ Спасибо Антону Грачеву!

Инструкция.

На начальной странице задачи размещены в виде канбан доски. Задачи могут перетаскиваться из одного столбца в другой по мере необходимости. В случае, когда задача перетаскивается в столбец «В работе», то система включает счетчик по задаче.

Отображение задачи на доске:

  1. Срок задачи;
  2. Название задачи;
  3. Заказчик;
  4. Проект;
  5. Приоритет;
  6. Цвет приоритета;
  7. Теги;
  8. Исполнитель.

Панель анализа.

На форме в панели анализа размещены диаграммы:

  1. Затрачено за сегодня – показывает в разрезе заказчиков сколько времени в задачах было затрачено за текущий день.
  2. Затрачено за месяц - показывает в разрезе заказчиков сколько времени в задачах было затрачено за текущий месяц.
  3. Реализовано за месяц – показывает в разрезе заказчиков количество часов к оплате по всем задачам в статусах «Подтверждение» и «Завершена» за текущий месяц.

Все диаграммы показывают информацию по отобранному исполнителю. Если исполнитель не выбран, то показываются по всем исполнителям.

Для контактных лиц клиентов показывается только одна диаграмма «Реализовано за месяц». Диаграмма показывает в разрезе проектов заказчика количество часов к оплате по всем задачам в статусах «Подтверждение» и «Завершена» за текущий месяц.

Статусы задач.

В каждом из списков задач в контекстном меню (при нажатии правой кнопки мыши) есть кнопки, которые могут изменить статус задачи, не открывая ее.

В списках показаны задачи по статусам, переход из статуса в статус осуществляется путем перетаскивания.

  • Новые - поступившие задачи, возможно не назначенные исполнителю, сортировка списка - по исполнителю, затем по приоритету, затем по дате создания. В контекстном меню есть команда назначения исполнителя. При перетаскивании из этой колонки задач с неназначенным исполнителем будет предложено его выбрать.
  • В очереди - готовый план задач к выполнению исполнителями. Сортировка - зависит от настройки "Использовать автоматическую очередь задач". Если он включена, то сортировка производится по специальному алгоритму, если нет, то по исполнителю, затем по порядку выполнения.
  • В работе - задачи, которые выполняются в данный момент времени. Сортировка - по исполнителю, затем по дате статуса (наиболее долго находящиеся в этом статусе - сверху).
  • Подтверждение - задачи, которые сейчас проверяются (пользователем, отделом и т.п) или уточняются, сортировка по исполнителю, затем по дате статуса.
  • Завершенные - завершенные и отмененные задачи. Задачу можно отменить в любом списке, пометив её на удаление. Сортировка по дате статуса, новые сверху.

Ожидающие и завершенные сегодня задачи.

Список отложенных задач:
Задачи переносятся в него перетаскиванием или установкой статуса "Ожидание". По нажатию на ссылку откроется окно, в котором можно быстро вернуть задачи в список "новых", по одной или пачкой.

Список завершенных сегодня задач:
Задачи переносятся в него перетаскиванием или установкой статуса "Завершен". По нажатию на ссылку откроется окно, со списком всех завершенных задач.

К любой задаче можно прикрепить файлы.

Алгоритм определения последовательности задач.

Для расчета используются следующие данные задач: срок, часов к оплате (далее оценка), приоритет, и признак того, что задача уже была в работе.

Параметры для определения порядка выполнения задач:

1. Важность - определяется по приоритету, чем ниже приоритет, тем важнее задача.
2. Срочность - определяется по количеству дней до срока минус количество дней, которое потребуется на выполнение данной задачи.
3. Сложность - задача считается сложной, если оценка задачи больше, чем количество часов в одном рабочем дне исполнителя.
4. Продолжение - задача считается продолжением, если она ранее уже была в статусе "В работе".

Для определения последовательности используется бальная система. Каждому параметру назначается количество баллов, затем все баллы суммируются. У какой задачи баллов ниже, у той и приоритет выше.

Для параметра "Важность" количество баллов определяется по значению приоритета от 1 до 9.
Для параметра "Срочность" количеством баллов является количество дней до срока от текущего дня минус количество дней на решение задачи (определяется по оценке задачи).
Для параметра "Сложность" если оценка меньше количества часов в рабочем дне исполнителя, то -1 бал, иначе 0.
Для параметра "Продолжение" -1 бал, если задача уже ранее решалась, иначе 0.

Если у задач количество баллов совпадает, то порядок определяется по следующей сортировке: минимальный срок, минимальный приоритет, минимальное количество часов в оценке, признак работы по задаче ранее.

Примеры определения порядка задач.

Пример №1.

Текущий день 02.03.2018, в рабочем дне исполнителя 8 часов. Описание параметров задач {приоритет, срок, оценка, уже решалась}):

  1. {5, 7.03.2018, 12, нет}, подсчет баллов: 5 + 5 - 2 = 8
  2. {7, 5.03.2018, 16, да}, подсчет баллов: 7 + 3 - 2 - 1 = 7
  3. {6, 5.03.2018, 4, нет}, подсчет баллов: 6 + 3 - 1 - 1 = 7
  4. {6, 5.03.2018, 20, нет}, подсчет баллов: 6 + 3 - 3 = 6
  5. {6, 01.03.2018, 7, нет}, подсчет баллов: 6 + (-1) - 1 - 1 = 3

Порядок выполнения задач: 5, 4, 3, 2, 1.

Пример №2.

Текущий день 02.03.2018, в рабочем дне исполнителя 8 часов. Описание параметров задач {приоритет, срок, оценка, уже решалась}):

  1. {5, 27.03.2018, 12, нет}, подсчет баллов: 5 + 25 - 2 = 28
  2. {7, 25.03.2018, 16, да}, подсчет баллов: 7 + 23 - 2 - 1 = 27
  3. {7, 25.03.2018, 4, нет}, подсчет баллов: 7 + 23 - 1 - 1 = 28
  4. {6, 25.03.2018, 20, нет}, подсчет баллов: 6 + 23 - 3 = 26
  5. {6, 21.03.2018, 7, нет}, подсчет баллов: 6 + 19 - 1 - 1 = 23
  6. {9, 02.03.2018, 2, нет}, подсчет баллов: 9 + 0 - 1 - 1 = 7
  7. {1, 08.03.2018, 17, нет}, подсчет баллов: 1 + 6 - 3 = 4

Порядок выполнения задач: 7, 6, 5, 4, 2, 3, 1.

Вывод работы данного алгоритма:

  1. чем важнее задача, тем она приоритетнее;
  2. чем меньше срок выполнения, тем задача приоритетнее;
  3. чем больше дней с текущего дня до срока начала выполнения, тем больше влияет срочность, при приближении текущего дня к срокам больше начинает влиять важность.
  4. Если не указана оценка задачи, то ее приоритет ниже, чем задачи с оценкой.

Почтовый клиент.
На основании писем есть возможность ввести задачу.

Планирование задач.

В системе для планирования выполнения задач используется календарь. Анализировать план можно в нескольких режимах: День, Неделя, Месяц. На форме размещена колонка с задачами в статусе "В очереди". При переносе задачи в планировщик система запланирует его в том временном промежутке, куда она была перенесена. Из планировщика так же можно создавать новые задачи с уже обозначенным планом. Есть возможность загрузить все календари из Google и вести их в данном планировщике. Что бы использовать планировщик, необходимо в карточке исполнителя указать основной календарь. При создании в задачах по умолчанию будет заполняться календарь исполнителя.

На форме задачи есть вкладка  с отображением плановых промежутков и выводом календаря. При необходимости передвигать задания можно прямо в календаре самой задачи. Заказчики в своем доступе сам календарь не видят, но видят когда запланировал исполнитель выполнение по их задаче.

Дополнительный функционал:
1. Дата запрета действует только на завершенные задачи.
2. На доске задач кнопка создания задачи по шаблону появляется только после создания шаблона.
3. При создании новой задачи поля "Срок" и "Часов к оплате" проставляется средними значениями по указанному заказчику, проекту, исполнителю. Анализируются все завершенные задачи.
4. Печатная форма "Задание исполнителю" из задачи выводит в макет всю информацию по заданию. В макет так же попадает содержимое всех текстовых файлов привязанных к проекту задачи.
5. В разделе "Система учета задач" выведен регистр "Часовые ставки задач". В данном регистре можно назначить стоимость одного часа исполнителю, проекту, заказчику.

Тестирование проводилось на релизе платформы 8.3.12.1412.

23

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Очередная система ведения учета задач без почтового клиента:
.zip 37,17Mb
13.05.18
40
.zip 1.0.4.4 37,17Mb 40 Скачать
Очередная система ведения учета задач с почтовым клиентом и планировщиком:
.zip 42,12Mb
27.09.18
15
.zip 1.1.4.3 42,12Mb 15 Скачать

См. также

Комментарии
Избранное Подписка Сортировка: Древо
1. pbabincev 96 01.03.18 09:23 Сейчас в теме
ТС, от меня пару идей.
1. Добавь тэги: привязка тэгов, поиск по тэгам, группировка по тэгам.
Я пользуюсь Google Keep, там есть сущность "ярлык" - крайне полезная и удобная вещь.
2. Ну и естесно канбан сделай по примеру Trello - так чтобы можно было быстро создавать доски. Сюда же - автоматическое распределение задач по доскам исходя из тэгов. Ну и назначение участников по доскам.
3. Тут же можно прикрутить схемы бизнес-процессов и роли, чтобы был некий диспетчер, некий исполнитель, некий приемщик, некие аналитики и т.п.
2. Steelvan 01.03.18 12:04 Сейчас в теме
(1) И вообще, сделай Jira :)
rpgshnik; +1 Ответить
3. asdes 34 01.03.18 14:35 Сейчас в теме
(1)
Trello

1. Посмотрел Google Keep. Тэги - это произвольная классификация задач, их объединение в некоторые группы. Внес в свой план данную функциональность.
2. Создание нескольких досок - это тоже своеобразная классификация задач.
3. Данный функционал буду реализовывать в далеком будущем. На ближайшее время для вынес такую идею: на определенном этапе (должно настраиваться) задача одного исполнителя может показываться к выполнению у других пользователей (исполнителей или заказчиков). Это будет удобно, когда выполнение задачи нужно предварительно согласовать с начальником или заказчику нужно установить признак выполнения задачи.
Спасибо за идеи!
6. asdes 34 18.03.18 16:00 Сейчас в теме
(1) функционал тегов добавил
4. check2 21 09.03.18 23:57 Сейчас в теме
"А что пистолет ещё и в руки брать нужно?" Назад в будущее Ч2. ИМХО я периодически забываю переключить таймер. И вспоминаю об этом слишком поздно. Нужно чтобы система это делала за тебя.
Пробовал для себя много различных "таймшитеров" на протяжении 10 лет. Однако остановился на ManicTime. Единственное чего в нём не хватает, так это помимо заголовка окна приложения ещё и командную строку его грабить - предел мечтаний. Тогда было бы вообще супер. Сидит себе в трее тихонько и сам понимает, какой задачей ты занимаешься. Сейчас приходится в конце месяца задачи в 1С конфигураторе разруливать по скриншотам.
5. asdes 34 15.03.18 23:04 Сейчас в теме
(4) Идея крутая, но пока не представляю, как ее реализовать. Особенно для случаев, когда задачи выполняются на различных терминалах, различных компьютерах и различных местах.
В задачах есть возможность ввода фактически затраченного времени "задним числом".
7. check2 21 23.03.18 23:40 Сейчас в теме
(5) Там есть сервер, и версия portable. Т.е. если пришёл куда то, флешку воткнул, админских прав не нужно. Как вариант, я работаю на нескольких терминалах, везде ставлю эту программу. С заказчиками ни разу не было проблем. Самое интересное, что статистику сливаю в текст, затем пользуюсь 1С для представления в нужном формате... Мощности формирования СКД этой системе явно не хватает :) А насчёт выдёргивания командной строки - у них фича записана, может реализуют когда нить. Я, к сожалению, упустил 20 лет развития языка "С++", проспал С#. Нагнать в одночасье - просто нереально.
8. VladimirMezentsev 11.05.18 15:06 Сейчас в теме
Перед использованием рекомендую очищать все входящие письма на почтовом сервере. А то настроил значит я учетную запись эл. почты, нажал "получить почту" и система подгрузила более 1000 писем с почтового ящика, создала 1000 задач, отправила 1000 уведомлений клиентам по "старым" письмам. Когда я это заметил, отменил задачи и ушло еще 1000 уведомлений об отмене задачи..)))
9. asdes 34 12.05.18 13:20 Сейчас в теме
(8) Почта в данной конфигурации пока не работает. В ближайшее время выложу новую версию конфигурации с полноценным почтовым клиентом. До оповещений по задачам по электронной почте я пока еще не добрался.
10. asdes 34 18.05.18 09:17 Сейчас в теме
(9)Выложил версию с возможностью работы в почтовых ящиках
11. asdes 34 21.07.18 21:00 Сейчас в теме
Изменения в версии 1.1.2.1

Новый функционал
Добавлена структура подчиненности в документы.
Добавлен документ "Трудозатраты", которым можно фиксировать выполненные за период задачи и формировать для клиента отчет по трудозатратам.

Улучшения

Появилась возможность вводить новые задач на основании заказчика, проекта, контактного лица.
Заголовок формы почтового клиента изменяется при появлении нового письма.
Форма почтового клиента обновляется каждые 5 минут.
12. asdes 34 12.09.18 08:30 Сейчас в теме
Изменения в версии 1.1.3.2

Новый функционал

Добавлена возможность установки личных напоминаний по задачам.
Добавлена возможность внесения заметок к основным справочникам и задачам.

Улучшения

В документе "Трудозатраты" появилась возможность формировать печатные формы "Счет на оплату", "Акт об оказании услуг".
В документе "Трудозатраты" появилась возможность формировать документы по всем заказчикам за определенный период.
Добавлена подсистема удаления помеченных на удаление объектов.
13. webresurs 158 25.09.18 06:45 Сейчас в теме
+ плюсанул интересная наработка!

идея для отчета... можно в виде диаграммы ганта, видно наглядно и просто...

как пример Учет заявок и еще Конфигурация учета задач..... выделить разными цветами задачи новые, в работе и т.п.
14. webresurs 158 25.09.18 08:40 Сейчас в теме
- качал ...Очередная система ведения учета задач без почтового клиента:.zip 1.0.4.4

- при создании Исполнителя, выборе(создании) Отдела ведет к Исполнителям - замкнутый круг получается !?


- любой пользователь может перемещать задачи на Доске задач других пользователей!... может тогда с разу ограничить просмотр заданий по пользователям, кроме полный прав или не давать им этой возможности?...
15. asdes 34 26.09.18 20:20 Сейчас в теме
(14)
Спасибо, за наличие "Бага". Внес исправление, в следующем обновлении системы появится. Версия системы без почтового клиента больше не развивается и не дополняется функционалом.
По диаграмме Ганта подумаю, возможно внесу в план развития системы.

По перемещению задач одним пользователей у другого пользователя:
Для редактирования и изменения задач в системе используется роль "РедактированиеЗадач". В данной роли предусмотрен доступ только к изменению только своих задач во всех статусах. Задачи других исполнителей можно изменять только в статусах "Ожидание", "Новая" и "Отменена". Что вполне логично. Если исполнитель задачу себе в план не взял, т.е. не поставил в очередь, то ее могут забрать без его ведома.

Если у пользователя есть возможность изменять задачи других пользователей в других состояниях, значит у него полные права.
16. webresurs 158 27.09.18 06:54 Сейчас в теме
(15) роль Исполнитель и еще в конфиге Базовые права включены ... т.к. не дает редактировать см.вложение

-выложите пожалуйста демонстрационную базу с настройками, возможно делаю не правильно!?

....Создание, Перемещение делаю через обработку доска задач....

Предложение:
- В задании на вкладке "Фактические трудозатраты"
--- добавить колонку Исполнитель по пользователю системы (при изменении или смене будет видно, кто правил)
--- в Выполненные действия записывать, то что будут писать в Описании или вообще какие, то изменения в документе
Прикрепленные файлы:
18. asdes 34 27.09.18 10:53 Сейчас в теме
(16) по предложению добавить колонку Исполнитель спасибо! У меня стоит в планах (это 1-й пункт)
по заполнению выполненных действий. Сейчас сделано обратно заполнение, если писать в них, то будет выходить и объединяться весь текст в поле "Результат выполнения". В настройках учета задач еще есть галочка "Формировать результат задач по дням". При ее установке на форме задачи появится дополнительное текстовое поле для ввода результата, который система сама будет прописывать в нужной строке фактических трудозатрат.

Пустая демонстрационная база включена в поставке. В ней по умолчанию есть 2 пользователя "Администратор" и "Исполнитель". В этой базе под Администратором нужно создать задачу в статусе "В работе" и указанным исполнителем "Администратор" и проверить сможет ли ее редактировать Исполнитель. Еще нужно в карточке исполнителя "Администратор" очистить отдел.
17. asdes 34 27.09.18 07:15 Сейчас в теме
Версия 1.1.4.1

Новый функционал
Подсистема планирования выполнения задач в календаре. Наложение всех существующих задач в очереди на календарь. Синхронизация с Google-календарем.


Улучшения

В документе "Трудозатраты" появилась возможность формировать и сразу отправлять одним письмом все необходимые печатные формы.
На начальной странице появилась возможность выбрать основное ее отображение. Варианты отображения: Доска, Почта, Задачи, Календарь
На форме почты и календаря появилась возможность для пользователя включать настройку "Открывать при запуске программы".
Добавлен новый предопределенный профиль "Календарь" и соответствующая группа доступа.
19. asdes 34 14.10.18 19:53 Сейчас в теме
Версия 1.1.4.2

Улучшения

В главный раздел выведена адресная книга.
При записи новое контактное лицо автоматически добавляется в адресную книгу для использования в почтовом клиенте.
На форме задачи на вкладке планирования сделано заполнение периода планирования по умолчанию в 1 час
При удалении из календаря задачи, очищается план, а задача не отменяется.
Справочник Заказчики стал иерархичным
Улучшен ввод исполнителя на основании пользователя.

Мелкие исправления
При удалении из календаря плана задачи очищается лишь план, задача не отменяется.
Устранено некорректно отображение элементов на форме задачи в случае, когда привязан хоть один предмет.
Переработан механизм заполнения задач по шаблонам.

Исправлены многочисленные ошибки при работе исполнителя (пользователя без полных прав) с электронной почтой, напоминаниями.
20. asdes 34 21.10.18 16:03 Сейчас в теме
Версия 1.1.4.3

Улучшения

Добавлена возможность добавления разных видов контактной информации. Добавлена возможность вводить несколько телефонов и адресов электронной почты.
Часовые ставки показываются на форме исполнителя.
Для пользователей от заказчиков добавлен доступ к использованию полнотекстового поиска
Для пользователей заказчиков добавлен поставляемый профиль расширяющий права, а именно добавлена возможность вводить проекты заказчика, контактных лиц заказчика, возможность закрытия задач.

Устранены мелкие ошибки
21. Xershi 392 21.10.18 18:03 Сейчас в теме
Рассматривая решения канбан досок наткнулся на проект:
https://infostart.ru/public/552480/
У вас я так понимаю своя разработка.
Пока не увидел ни у кого интеграции с трелло.
Задавал вопросы авторам той публикации: http://forum.infostart.ru/forum9/topic159221/message2064282/#message2064282
Но идея самостоятельной доработки пока у меня не стоит. Возможно вы такую интеграцию сделаете? Тогда буду в первых рядах чтобы это протестировать!
22. asdes 34 22.10.18 12:45 Сейчас в теме
(21)
Можете привести пример использования интеграции системы задач с канбан доской, постороенной на 1с с системой трелло?
Не совсем понимаю практический смысл переноса задач из базы на 1с в трелло и обратно.
23. Xershi 392 22.10.18 17:58 Сейчас в теме
(22) 1С это бек офис, а трелло фронт офис.
Оставьте свое сообщение