Очередная система ведения учета задач

Обработки - Рабочее место

Конфигурация предназначена для учета времени при выполнении каких-нибудь работ за компьютером. В конфигурации акцент сделан на минимальные затраты времени исполнителей при создании, поиске и вводе задач в работу.

Преимущества.

  1. Система умеет учитывать время задач в режиме реального времени. Включать и выключать секундомер каждой задачи достаточно просто. Система позволяет видеть какой задачей исполнитель занимается в текущий момент времени.
  2. Автоматическое проставление срока и оценки в часах при создании задач.
  3. Контроль затраченного времени исполнителей в течение текущего дня, текущего месяца.
  4. Доступ для контактных лиц заказчиков для постановки новых задач и анализа их выполнения.
  5. Для быстрого формирования однотипных задач имеется возможность создания шаблонов задач.
  6. Возможность настройки доступа исполнителей к данным только определенных заказчиков и определенных проектов.
  7. Анализ выполненных задач по затраченному времени и стоимости.
  8. Автоматическое определение очереди выполнения задач для исполнителя в зависимости от сроков, оценки трудозатрат, приоритета.
  9. Быстрый поиск невыполненных задач по любому слову.
  10. Произвольная классификация задач, использование тегов.
  11. Создание задач по входящим письмам от заказчиков.
  12. Полноценный встроенный почтовый клиент.

План развития.

  1. Возможность передачи задания другому исполнителю без потери затраченного времени.

  2. На основании существующих задач для исполнителя определение примерного времени, с которого исполнитель должен начать выполнение задачи.

  3. Уведомление исполнителей о новых задачах.

  4. «Умное» напоминание исполнителям подходящих сроков выполнения задач (Напоминания должны быть только по тем задачам, по которым они важны для исполнителя).

  5. «Умное» уведомление заказчиков о задачах (об изменении статусов задач).

  6. Автоматическое создание задач по входящим письмам от заказчиков.

  7. Мобильное приложение с возможностью запуска/остановки задач с мобильного устройства

  8. Чат пользователей (заказчиков, исполнителей).

  9. На определенном этапе (должно настраиваться) задача одного исполнителя может показываться к выполнению у других пользователей (исполнителей или заказчиков). Это будет удобно, когда выполнение задачи нужно предварительно согласовать с начальником или заказчику нужно установить признак выполнения задачи.

  10. Создание шаблонов задач с программируемым заполнением полей задач при вводе по шаблону.

  11. Подсистема планирования выполнения задач в календаре. Наложение всех существующих задач в очереди на календарь. Синхронизация с Google-календарем.

Недостатки.

  1. Статусы фиксированные, нет возможности добавить свои.
  2. Нет автоматической рассылки писем-уведомлений заказчикам

Применение.

Система подходит для отделов сопровождения, фрилансеров и всех, кому нужен учет своего времени (времени сотрудников). Система так же может использоваться как почтовый клиент.

При разработке данной конфигурации за основу взял конфигурацию из публикации: //infostart.ru/public/556514/ Спасибо Антону Грачеву!

Инструкция.

На начальной странице задачи размещены в виде канбан доски. Задачи могут перетаскиваться из одного столбца в другой по мере необходимости. В случае, когда задача перетаскивается в столбец «В работе», то система включает счетчик по задаче.

Отображение задачи на доске:

  1. Срок задачи;
  2. Название задачи;
  3. Заказчик;
  4. Проект;
  5. Приоритет;
  6. Цвет приоритета;
  7. Теги;
  8. Исполнитель.

Панель анализа.

На форме в панели анализа размещены диаграммы:

  1. Затрачено за сегодня – показывает в разрезе заказчиков сколько времени в задачах было затрачено за текущий день.
  2. Затрачено за месяц - показывает в разрезе заказчиков сколько времени в задачах было затрачено за текущий месяц.
  3. Реализовано за месяц – показывает в разрезе заказчиков количество часов к оплате по всем задачам в статусах «Подтверждение» и «Завершена» за текущий месяц.

Все диаграммы показывают информацию по отобранному исполнителю. Если исполнитель не выбран, то показываются по всем исполнителям.

Для контактных лиц клиентов показывается только одна диаграмма «Реализовано за месяц». Диаграмма показывает в разрезе проектов заказчика количество часов к оплате по всем задачам в статусах «Подтверждение» и «Завершена» за текущий месяц.

Статусы задач.

В каждом из списков задач в контекстном меню (при нажатии правой кнопки мыши) есть кнопки, которые могут изменить статус задачи, не открывая ее.

В списках показаны задачи по статусам, переход из статуса в статус осуществляется путем перетаскивания.

  • Новые - поступившие задачи, возможно не назначенные исполнителю, сортировка списка - по исполнителю, затем по приоритету, затем по дате создания. В контекстном меню есть команда назначения исполнителя. При перетаскивании из этой колонки задач с неназначенным исполнителем будет предложено его выбрать.
  • В очереди - готовый план задач к выполнению исполнителями. Сортировка - зависит от настройки "Использовать автоматическую очередь задач". Если он включена, то сортировка производится по специальному алгоритму, если нет, то по исполнителю, затем по порядку выполнения.
  • В работе - задачи, которые выполняются в данный момент времени. Сортировка - по исполнителю, затем по дате статуса (наиболее долго находящиеся в этом статусе - сверху).
  • Подтверждение - задачи, которые сейчас проверяются (пользователем, отделом и т.п) или уточняются, сортировка по исполнителю, затем по дате статуса.
  • Завершенные - завершенные и отмененные задачи. Задачу можно отменить в любом списке, пометив её на удаление. Сортировка по дате статуса, новые сверху.

Ожидающие и завершенные сегодня задачи.

Список отложенных задач:
Задачи переносятся в него перетаскиванием или установкой статуса "Ожидание". По нажатию на ссылку откроется окно, в котором можно быстро вернуть задачи в список "новых", по одной или пачкой.

Список завершенных сегодня задач:
Задачи переносятся в него перетаскиванием или установкой статуса "Завершен". По нажатию на ссылку откроется окно, со списком всех завершенных задач.

К любой задаче можно прикрепить файлы.

Алгоритм определения последовательности задач.

Для расчета используются следующие данные задач: срок, часов к оплате (далее оценка), приоритет, и признак того, что задача уже была в работе.

Параметры для определения порядка выполнения задач:

1. Важность - определяется по приоритету, чем ниже приоритет, тем важнее задача.
2. Срочность - определяется по количеству дней до срока минус количество дней, которое потребуется на выполнение данной задачи.
3. Сложность - задача считается сложной, если оценка задачи больше, чем количество часов в одном рабочем дне исполнителя.
4. Продолжение - задача считается продолжением, если она ранее уже была в статусе "В работе".

Для определения последовательности используется бальная система. Каждому параметру назначается количество баллов, затем все баллы суммируются. У какой задачи баллов ниже, у той и приоритет выше.

Для параметра "Важность" количество баллов определяется по значению приоритета от 1 до 9.
Для параметра "Срочность" количеством баллов является количество дней до срока от текущего дня минус количество дней на решение задачи (определяется по оценке задачи).
Для параметра "Сложность" если оценка меньше количества часов в рабочем дне исполнителя, то -1 бал, иначе 0.
Для параметра "Продолжение" -1 бал, если задача уже ранее решалась, иначе 0.

Если у задач количество баллов совпадает, то порядок определяется по следующей сортировке: минимальный срок, минимальный приоритет, минимальное количество часов в оценке, признак работы по задаче ранее.

Примеры определения порядка задач.

Пример №1.

Текущий день 02.03.2018, в рабочем дне исполнителя 8 часов. Описание параметров задач {приоритет, срок, оценка, уже решалась}):

  1. {5, 7.03.2018, 12, нет}, подсчет баллов: 5 + 5 - 2 = 8
  2. {7, 5.03.2018, 16, да}, подсчет баллов: 7 + 3 - 2 - 1 = 7
  3. {6, 5.03.2018, 4, нет}, подсчет баллов: 6 + 3 - 1 - 1 = 7
  4. {6, 5.03.2018, 20, нет}, подсчет баллов: 6 + 3 - 3 = 6
  5. {6, 01.03.2018, 7, нет}, подсчет баллов: 6 + (-1) - 1 - 1 = 3

Порядок выполнения задач: 5, 4, 3, 2, 1.

Пример №2.

Текущий день 02.03.2018, в рабочем дне исполнителя 8 часов. Описание параметров задач {приоритет, срок, оценка, уже решалась}):

  1. {5, 27.03.2018, 12, нет}, подсчет баллов: 5 + 25 - 2 = 28
  2. {7, 25.03.2018, 16, да}, подсчет баллов: 7 + 23 - 2 - 1 = 27
  3. {7, 25.03.2018, 4, нет}, подсчет баллов: 7 + 23 - 1 - 1 = 28
  4. {6, 25.03.2018, 20, нет}, подсчет баллов: 6 + 23 - 3 = 26
  5. {6, 21.03.2018, 7, нет}, подсчет баллов: 6 + 19 - 1 - 1 = 23
  6. {9, 02.03.2018, 2, нет}, подсчет баллов: 9 + 0 - 1 - 1 = 7
  7. {1, 08.03.2018, 17, нет}, подсчет баллов: 1 + 6 - 3 = 4

Порядок выполнения задач: 7, 6, 5, 4, 2, 3, 1.

Вывод работы данного алгоритма:

  1. чем важнее задача, тем она приоритетнее;
  2. чем меньше срок выполнения, тем задача приоритетнее;
  3. чем больше дней с текущего дня до срока начала выполнения, тем больше влияет срочность, при приближении текущего дня к срокам больше начинает влиять важность.
  4. Если не указана оценка задачи, то ее приоритет ниже, чем задачи с оценкой.

Почтовый клиент.
На основании писем есть возможность ввести задачу.

Дополнительный функционал:
1. Дата запрета действует только на завершенные задачи.
2. На доске задач кнопка создания задачи по шаблону появляется только после создания шаблона.
3. При создании новой задачи поля "Срок" и "Часов к оплате" проставляется средними значениями по указанному заказчику, проекту, исполнителю. Анализируются все завершенные задачи.
4. Печатная форма "Задание исполнителю" из задачи выводит в макет всю информацию по заданию. В макет так же попадает содержимое всех текстовых файлов привязанных к проекту задачи.
5. В разделе "Система учета задач" выведен регистр "Часовые ставки задач". В данном регистре можно назначить стоимость одного часа исполнителю, проекту, заказчику.

Тестирование проводилось на релизе платформы 8.3.12.1412.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Очередная система ведения учета задач без почтового клиента:
.zip 37,17Mb
13.05.18
25
.zip 1.0.4.4 37,17Mb 25 Скачать
Очередная система ведения учета задач с почтовым клиентом:
.zip 42,26Mb
13.05.18
1
.zip 1.1.1.1 42,26Mb 1 Скачать

См. также

Комментарии
1. Павел Бабинцев (pbabincev) 89 01.03.18 09:23 Сейчас в теме
ТС, от меня пару идей.
1. Добавь тэги: привязка тэгов, поиск по тэгам, группировка по тэгам.
Я пользуюсь Google Keep, там есть сущность "ярлык" - крайне полезная и удобная вещь.
2. Ну и естесно канбан сделай по примеру Trello - так чтобы можно было быстро создавать доски. Сюда же - автоматическое распределение задач по доскам исходя из тэгов. Ну и назначение участников по доскам.
3. Тут же можно прикрутить схемы бизнес-процессов и роли, чтобы был некий диспетчер, некий исполнитель, некий приемщик, некие аналитики и т.п.
2. Игорь Steelvan (Steelvan) 31 01.03.18 12:04 Сейчас в теме
(1) И вообще, сделай Jira :)
rpgshnik; +1 Ответить
3. Евгений Новоселов (asdes) 21 01.03.18 14:35 Сейчас в теме
(1)
Trello

1. Посмотрел Google Keep. Тэги - это произвольная классификация задач, их объединение в некоторые группы. Внес в свой план данную функциональность.
2. Создание нескольких досок - это тоже своеобразная классификация задач.
3. Данный функционал буду реализовывать в далеком будущем. На ближайшее время для вынес такую идею: на определенном этапе (должно настраиваться) задача одного исполнителя может показываться к выполнению у других пользователей (исполнителей или заказчиков). Это будет удобно, когда выполнение задачи нужно предварительно согласовать с начальником или заказчику нужно установить признак выполнения задачи.
Спасибо за идеи!
6. Евгений Новоселов (asdes) 21 18.03.18 16:00 Сейчас в теме
(1) функционал тегов добавил
4. Евгений Чекушкин (check2) 21 09.03.18 23:57 Сейчас в теме
"А что пистолет ещё и в руки брать нужно?" Назад в будущее Ч2. ИМХО я периодически забываю переключить таймер. И вспоминаю об этом слишком поздно. Нужно чтобы система это делала за тебя.
Пробовал для себя много различных "таймшитеров" на протяжении 10 лет. Однако остановился на ManicTime. Единственное чего в нём не хватает, так это помимо заголовка окна приложения ещё и командную строку его грабить - предел мечтаний. Тогда было бы вообще супер. Сидит себе в трее тихонько и сам понимает, какой задачей ты занимаешься. Сейчас приходится в конце месяца задачи в 1С конфигураторе разруливать по скриншотам.
5. Евгений Новоселов (asdes) 21 15.03.18 23:04 Сейчас в теме
(4) Идея крутая, но пока не представляю, как ее реализовать. Особенно для случаев, когда задачи выполняются на различных терминалах, различных компьютерах и различных местах.
В задачах есть возможность ввода фактически затраченного времени "задним числом".
7. Евгений Чекушкин (check2) 21 23.03.18 23:40 Сейчас в теме
(5) Там есть сервер, и версия portable. Т.е. если пришёл куда то, флешку воткнул, админских прав не нужно. Как вариант, я работаю на нескольких терминалах, везде ставлю эту программу. С заказчиками ни разу не было проблем. Самое интересное, что статистику сливаю в текст, затем пользуюсь 1С для представления в нужном формате... Мощности формирования СКД этой системе явно не хватает :) А насчёт выдёргивания командной строки - у них фича записана, может реализуют когда нить. Я, к сожалению, упустил 20 лет развития языка "С++", проспал С#. Нагнать в одночасье - просто нереально.
8. Владимир Мезенцев (VladimirMezentsev) 11.05.18 15:06 Сейчас в теме
Перед использованием рекомендую очищать все входящие письма на почтовом сервере. А то настроил значит я учетную запись эл. почты, нажал "получить почту" и система подгрузила более 1000 писем с почтового ящика, создала 1000 задач, отправила 1000 уведомлений клиентам по "старым" письмам. Когда я это заметил, отменил задачи и ушло еще 1000 уведомлений об отмене задачи..)))
9. Евгений Новоселов (asdes) 21 12.05.18 13:20 Сейчас в теме
(8) Почта в данной конфигурации пока не работает. В ближайшее время выложу новую версию конфигурации с полноценным почтовым клиентом. До оповещений по задачам по электронной почте я пока еще не добрался.
10. Евгений Новоселов (asdes) 21 18.05.18 09:17 Сейчас в теме
(9)Выложил версию с возможностью работы в почтовых ящиках
Оставьте свое сообщение