В статье «Почему внедрение ERP-систем не приносит пользы бизнесу» мы определили, что ценность ERP-систем состоит в том, что они позволяют менеджерам получать информацию, основываясь на которой они могут принимать решения. Такой процесс называется управлением на основе данных
Ключевым понятием управления на основе данных является аналитическая цепочка ценности. Это сквозной процесс, в результате которого и появляется ценность для бизнеса.
Рассмотрим каждый пункт.
Прежде всего данные необходимо получить для проведения обработки в системе. Источников данных три: данные, которые приходят из иных информационных систем в процессе обмена, данные, которые уже хранятся в системе (чаще всего речь идёт о НСИ - нормативно справочной информации, например, справочник номенклатура или контрагенты), и данные, которые вносятся пользователями. Ключевое отличие НСИ от однократно вводимой информации состоит в том, что НСИ многократно используется при производстве данных, соответственно, ошибки в ней обходятся очень дорого.
Обработка и хранение полученных данных осуществляются средствами бизнес-приложений и различных СУБД. Это могут быть как конфигурации, построенные на платформе 1С, использующие СУБД, так и обычный Excel.
Формирование отчётов – это и есть создание информационного продукта первой переработки. Например, получение информации об объёмах продаж по периодам или производстве товаров. Важно понимать, что отчёт — это ретроспективный инструмент и отвечает на вопрос «что произошло?».
После отчёта должен быть проведён анализ, который ответит на вопрос, почему произошло именно это и даст рекомендации о дальнейших действиях. Управленец, получив отчёты и результаты анализа примет на их основании решение, которое и принесёт компании ценность. Но разве нельзя принимать решения без отчётов и результатов анализа? Можно, но это сродни движению вслепую: возможно, повезёт и интуиция не подведёт…
В современной западной практике бизнеса не принято основываясь на интуиции принимать решения, стоимость ошибки которых исчисляется миллионами долларов. Поэтому внедряется управление на основе данных. Что оно из себя представляет? Как правило, повседневная деятельность компании (бизнес-процессы, происходящие в ней) имеет повторяющийся характер. Получив накопленные измеримые показатели этих процессов (среднее время, стоимость, количество задействованных сотрудников и т.д.), можно отследить, как то или иное воздействие (управленческое решение) влияет на результат. Воздействие должно так же быть измеримым (увеличение финансирования на 20%, переналадка 2 линий на выпуск продукции-лидера продаж). Понимание степени влияния управленческого воздействия на выходной результат процесса и есть необходимое условие для управления на основе данных. Важно обращать внимание и на связи между показателями различных бизнес-процессов, так как они не всегда бывают изолированными. Например, компания запускает рекламу, в результате чего растут продажи, но растёт и маркетинговый бюджет. Поэтому, принимая решение о запуске рекламной кампании, нужно чётко понимать по каким показателям будет оцениваться её эффективность. Она может поднять продажи на 1 млн руб. при этом стоя в два раза больше. И если компания не будет всё это измерять, то при принятии решения о продолжении рекламной кампании, директор по маркетингу будет руководствоваться исключительно своей интуицией и совершенно не факт, что он получит от неё верную подсказку.
Таким образом цепочка аналитической ценности реализуется через управленческое решение и результат анализа его реализации. Надо сказать, что это всё-таки не высший пилотаж. К высшему пилотажу управления на основе данных можно отнести прогнозирование событий, в том числе с помощью нейросетей и машинного обучения. Однако на практике такая деятельность встречается в очень немногих компаниях, в основном позволить себе такое могут IT-гиганты. В обычных компаниях максимум строятся модели в Excel. Забавно выглядят эти модели в компаниях, не имеющих минимальной рабочей системы отчётов.
Откуда берутся отчёты, и кто отвечает за их формирование? Здесь сервис предоставляет IT служба. Она должна обеспечить работоспособность и доступность информационных систем, находящихся в зоне её ответственности, для получения отчётов о состоянии бизнеса и событиях, происходящих в нём, будь то складской остаток, приходы товаров или финансовый результат. А вот анализ на основе отчётов должен осуществлять функциональный аналитик, например, маркетолог-аналитик.
Как же внедрить управление на основе данных в компании?
Первый этап – описать бизнес-процессы компании, формализовав входы, выходы и алгоритмы трансформации.
Второй этап – определить критерии измерения совместно с менеджерами.
Третий этап – определить, как эти данные будут получены компанией в форме отчётов. На этом план минимум выполнен.
Четвёртый этап – предоставить информацию аналитикам и получить выводы.
Пятый – обеспечить принятие решений только при наличии аналитических выводов.
Шестой – принятые решения также должны оцениваться на основе данных.