Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

Публикация № 1244465

Управление - Документооборот и делопроизводство

Бизнес-аналитик Марта Сныткина запускает серию статей о проблемах внедрения документооборота. Личный опыт и собеседования с заказчиками показали: когда вопрос касается документооборота, компании не знают, с чего начать и как навести порядок в своих архивах. Вот вопросы, которые заказчики задают мне чаще всего. Как определить, что пришло время для электронного документооборота? С чего необходимо начинать работу при внедрении системы документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при подготовки к внедрению документооборота и способы их решения. Попробуем ответить на них вместе!

В жизни любой организации определенные документы проходят этап согласования. Нет проблем, когда этот этап двухуровневый. Например, менеджер по закупкам напрямую согласует контракты с генеральным директором. Менеджер прекрасно знает, где и кто должен согласовать контракт: ему просто отследить этот процесс.

А теперь представьте ситуацию, когда заключение контракта в компании одобряют юристы, финансисты, бухгалтера, и, возможно, кто-нибудь ещё. Чтобы ответить на вопрос контрагента «Когда подпишемся?», бедолага-менеджер потратит не один час, а в худшем случае, и не один день, выискивая нужный контракт. Удобно? Не думаю! 

Любой растущей компании со временем нужно организовать или привести в порядок систему документооборота. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид.

Предпосылки внедрения электронного документооборота

Мы привели лишь один из примеров проблем и неудобств, с которыми сталкиваются компании, ведущие бумажный документооборот. В случае с электронным документооборотом поиск нужного контракта, договора или акта – вопрос пяти минут, которые занимает открытие соответствующего раздела в программе.

Есть и другие симптомы, которые означают – компании нужен электронный документооборот. Среди них можно выделить:

  1. Дублирование документов;

  2. Невозможно быстро найти документ;

  3. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  4. Ошибки в документах.

Когда данная ситуация осознается как проблема, приходит понимание, что с этим нужно что-то делать. И первое, что нужно сделать, это классифицировать проблемы.

Классификация проблем документооборота

Особенности классификации проблем документооборота:

Для наиболее успешной классификации проблем используется метод аудита, например, анкетирования или опроса сотрудников организации. Данный способ позволяет:

  1. Выявить причину несвоевременной подготовки документов;

  2. Выявить, что не устраивает в текущем процессе его участников, и какие изменения необходимо сделать для оптимизации процесса;

  3. Выявить и определить всех участников процесса;

  4. Определить перечень информационных систем, которые помогут устранить проблемы.

Информация, собранная в ходе аудита, подлежит классификации для подготовки перечня мер по устранению проблем.

Классификация проблем может быть представлена следующим образом:

 

Описание проблемы

Градация возникновения риска

Характеристика риска

Отсутствует архивация документов

Высокий

  1. Утрата документов;

  2. Фальсификация документов.

Отсутствует унификация документов

Высокий

  1. Снижение оперативности при создании и обработки документа;

  2. Неэффективное использование рабочего времени.

Отсутствует формализованный процесс обработки документов

Высокий

  1. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  2. Потеря юридической силы документа из-за критической ошибки при подготовке;

  3. Неисполнение обязательств по договорной работе.

Отсутствует автоматизация документов

Критичный

  1. Дублирование документов;

  2. Отсутствие контроля за своевременной подготовкой документов и сроком действия.

 

Важно отметить, что в разных организациях перечень проблем и их классификация с указанием уровня риска будет отличаться, в зависимости от стандартизации и автоматизации, а также от уровня подготовки персонала и принятых практик в организации. 

Что же дальше?

Определение цели проекта по автоматизации документооборота

А дальше необходимо определить цель проекта по автоматизации документооборота. Правильно сформулированная цель поможет достичь результата в срок и решить поставленные задачи. 

Цель следует сформулировать очень конкретно, с определенным сроком достижения, а главное, с видимым явным конечным результатом, который можно будет измерить.

 

Количественные показатели можно измерить в единицах времени, в денежном выражении, количестве этапов обработки документа и т.д.

Обязательным условием оценки будет замер показателей до начала проекта и после.

Качественные показатели измеряются вероятностью наступления того или иного риска.

Вот некоторые примеры количественных показателей:

 

Показатель

Было

Стало

1.

Сокращение времени поиска документа

10 минут

1 минута

2.

Сокращение сроков согласования документов

7 дней

3 дня

3.

Повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки

3 дня

1 день

4.

Сокращение трудозатрат на обработку документов (средняя стоимость подготовки приказа в человеко-часах и рублях)

10 000 рублей

3 000 рублей

5.

Сокращение на расходные материалы (бумага, картриджи)

300 000 рублей в год

60 000 рублей в год

6.

Сокращение потока корреспонденции, направляемого на рассмотрение руководителю

  • 30% входящих документов направляется на исполнение;

  • 70% документов направляется на рассмотрение руководству

70% входящих документов направляется сразу на исполнение;

30% документов направляется на рассмотрение руководству.

 

Вот некоторые примеры качественных показателей:

 

Показатель

Вероятность наступления в %

Было

Стало

1.

Риск неисполнения договорных обязательств

Средний

Низкий

2.

Риск утраты документов

Средний

Низкий

3.

Риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при подготовки

Средний

Низкий

4.

Риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов

Средний

Низкий

 

Необходимо понимать, что представление исчерпывающей информации о существующих проблемах, рисках и достижении цели позволят принять правильное решение по внедрению системы 1С:Документооборота.

 

В следующей статье мы поговорим о том, какие проблемы могут возникнуть при подготовке к внедрению документооборота, и как и решать.  Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. О чем вас спрашивают заказчики при внедрении документооборота? С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении? О чем еще хотите поговорить, если вы и есть заказчик?

Конструктивная критика приветствуется!

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо

Управление услугами и сервисом Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Документооборот и делопроизводство Монитор заказов Учет рабочего времени Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Документооборот и делопроизводство Монитор заказов Учет рабочего времени v8 УУ Бесплатно (free)

Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям - внешним или внутренним клиентам. В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе. Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.

24.04.2019    24659    siddy    0    

Иной подход к схемам комплексных процессов (возможность пользователям в удобном формате видеть участников процесса до его запуска) в 1С: Документооборот

Документооборот и делопроизводство Документоборот 2 v8 ДО УУ Бесплатно (free)

Предлагаю решение, как несложным образом переработать шаблоны комплексных процессов, чтобы пользователи могли видеть исполнителей процесса еще до запуска, а ответственные за ввод шаблонов упростили себе задачу при работе со сложными маршрутами.

30.03.2021    524    Capitullo    0    

Доступность процессов и задач по предмету всем участникам рабочей группы документа

Документооборот и делопроизводство Практика программирования v8 ДО Бесплатно (free)

Простой способ сделать задачи и процессы доступными всем участникам рабочей группы документа. Для этого нужно добавить дополнительный обработчик бизнес-события, который будет срабатывать по виду события "Старт процесса". Актуально, если используете комплексные процессы, и не все участники видят задачи друг друга.

15.02.2021    373    Capitullo    0    

Новое в 1С:Документооборот 3.0

Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.

11.02.2021    2124    Koder_Line    5    

Права доступа в 1С:Документооборот 2.1 Промо

Информационная безопасность Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны, права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны - права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.

16.09.2016    81385    vlush78    0    

Как использовать электронный документооборот в Сбере. Инструкция

Документооборот и делопроизводство Россия БУ Бесплатно (free)

Получение электронных документов для клиентов Сбербанка - бесплатно. Перейди сам на электронный документооборот и переведи своих покупателей.

12.11.2020    3750    sivin-alexey    4    

Запрет повторного запуска комплексных процессов типовыми средствами в 1С: Документооборот

Документооборот и делопроизводство Документоборот 2 v8 ДО Бесплатно (free)

Реализация решения изложенного в статье, исключает ошибочный (повторный) запуск комплексного процесса в 1С: Документооборот.

09.11.2020    1233    sulig    4    

Блокировка повторного запуска комплексного процесса по документу в 1С: Документооборот

Документооборот и делопроизводство v8 ДО БУ Бесплатно (free)

Доработка в 1С: Документооборот позволяет заблокировать повторный запуск комплексного процесса по шаблону для данного документа, если процесс по этому шаблону уже запущен.

02.11.2020    845    vlad356987    13    

Интеграция «1С:Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот» Промо

Перенос данных из 1C8 в 1C8 Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 КА1 УПП1 ДО Бесплатно (free)

В данной статье пойдет речь о возможности интеграции 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 с 1С:Документооборот КОРП и о том, что может получить предприятие от этой интеграции.

18.02.2013    65127    Vladimir_Konyrev    38    

1С: Документооборот, Data Science и Python

Документооборот и делопроизводство Математика и алгоритмы ДО Бесплатно (free)

В статье рассказывается о создании и обучении модели Data Science на языке Python и интеграции с системой 1С: Документооборот

04.08.2020    2716    Vaganov_Alexey    9    

Частые проблемы с бесшовной интеграцией документооборота

Документооборот и делопроизводство Интеграция Бесплатно (free)

Если верить популярности запросов, то самая часто встречающаяся проблема, с которой сталкиваются специалисты при таком обмене, — это возвращение изменений в исходный документ.

30.06.2020    2874    Koder_Line    3    

Проблемы организаций при подготовке к внедрению документооборота

Документооборот и делопроизводство v8 Россия Бесплатно (free)

Что необходимо сделать для реализации проекта по внедрению «1С:Документооборота?»Как мы говорили в предыдущей статье необходимо осознать проблему, провести классификацию проблем, определить риски и обосновать необходимость внедрения документооборота.

18.06.2020    3036    Marta.Snytkina    4    

Пример предпроектного обследования Промо

Управление проектом Документооборот и делопроизводство Зарплата Учетная политика Документооборот и делопроизводство Зарплата Учетная политика Пищевая промышленность 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Россия БУ УУ Бесплатно (free)

В процессе предпроектного обследования ЗАО «...» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура ЗАО «...». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи  между подразделениями, внутренний и внешний документооборот....

17.10.2006    92563    support    30    

Визуализация электронной подписи в заполняемом файле MS Word в 1С:Документооборот

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Произвольное размещение визуализации электронной подписи в заполняемом документе MS Word в конфигурации 1С:Документооборот.

09.04.2020    4913    Xleo777    2    

Делегирование в 1С:Документооборот

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Важной составляющей при настройке прав доступа пользователей в электронный документооборот «1С:Предприятия» является механизм делегирования прав. Он применяется в случае временного отсутствия одного сотрудника (отпуск, больничный и пр.) и необходимости перенаправлять обязанности и ответственность за своевременное выполнение задач на другого сотрудника. При процессе делегирования возможна передача нескольких или всех прав.

25.02.2020    5451    Koder_Line    4    

Отправка "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для СЗВ-ТД

Документооборот и делопроизводство Зарплата Управление персоналом (HRM) v8 v8::БУ БП2.0 Россия БУ ФОМС, ПФ, ФСС Бесплатно (free)

Инструкция по отправке "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для обмена сведениями об электронных трудовых книжках и отправки отчетов по форме СЗВ-ТД.

11.02.2020    27002    rusmil    8    

Про хранение документов

Документооборот и делопроизводство Россия Бесплатно (free)

Небольшой тезисный экскурс по сроку хранения документов по их видам и подразделениям.

07.02.2020    2330    VKuser24804875    8    

Детектор завершения согласования для 1С: Документооборот КОРП

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8::УФ ДО УУ Бесплатно (free)

Детектор, обнаруживающий завершение согласования и создающий соответствующее бизнес-событие, на которое можно настроить обработчик или автозапуск процесса.

04.02.2020    3457    shiaju    3    

Электронные трудовые книжки, СЗВ-ТД в ЗУП 3.1 - сборник ответов на вопросы и полезные ссылки

Документооборот и делопроизводство Зарплата v8 v8::СПР ЗУП3.x Россия БУ Бесплатно (free)

С 1 января 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. До середины февраля 2020 г. все работодатели должны сдать первый отчет по форме СЗВ-ТД. Не смотря на то, что срок сдачи уже достаточно близок, информация по данному направлению постоянно изменяется и уточняется. Я постаралась собрать ключевые моменты, касающиеся перехода на электронный формат ведения трудовых книжек сотрудников в программе ЗУП 3.1, которые возникли при изучении этого нововведения. Данный сборник будет полезен как бухгалтеру/кадровику, так и 1С программисту или консультанту, сопровождающему переход. Весь предложенный материал можно найти самостоятельно, моей целью было собрать разные источники воедино дабы облегчить работу моим коллегам. В связи с тем, что информация может корректироваться и уточняться, необходимо проверять ее актуальность, поэтому в каждом найденном ответе указан источник для проверки. Внимание - данный сборник является справочным, работодатель должен руководствоваться исключительно Законодательством об электронных трудовых книжках. В сборник первоначально вошли только те вопросы, с которыми я столкнулась в своей работе лично, поэтому критика и предложения по дополнению приветствуются! !!!UPD - произошло значительное изменение функционала СЗВ - ТД https://its.1c.ru/db/updinfo#content:701:1:issogl2_2

28.01.2020    55383    Bene_Valete    220    

Новые возможности обработки Печать договоров по шаблонам для УТ 11, КА 2, ERP 2

Печатные формы документов Документооборот и делопроизводство v8 ERP2 УТ11 КА2 Бесплатно (free)

В публикации описаны возможности обработки, которые появились в новых релизах

19.12.2019    5120    pparshin    3    

Добавление собственного виджета в 1С:Документооборот

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

В данной публикации я хочу описать процесс добавления собственного виджета для функционала отсутствий в 1С документооборот.

14.12.2019    5273    pavelpribytkin96    1    

Вывод полной истории в задаче по всему "дереву" бизнес-процессов

Документооборот и делопроизводство Практика программирования v8::Бизнес-процессы ДО Россия УУ Бесплатно (free)

Вашему вниманию предлагается моя версия текста общего модуля "ОбзорЗадачВызовСервераПереопределяемый" для конфигурации 1С:Документооборот.

20.11.2019    6286    rmIvanT    24    

1С:Документооборот. Уведомление параллельных исполнителей. Дополнительный обработчик Бизнес-события

Документооборот и делопроизводство Практика программирования v8::Бизнес-процессы ДО Россия Бесплатно (free)

Вашему вниманию предлагается пользовательский обработчик бизнес-события по созданию уведомлений параллельных исполнителей. Для бизнес-процесса "Исполнение".

14.11.2019    3684    rmIvanT    0    

Использование справочника "Условия маршрутизации" для бизнес-событий в 1С Документооборот.

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Часто возникает ситуация, когда нужно написать обработчик бизнес-события, в алгоритмах которого необходимо, например, использовать данные внутреннего документа (значения доп. реквизитов, обычных реквизитов и т.д.). В данной публикации я хочу поделиться своим решением данной задачи через условия маршрутизации.

28.10.2019    11519    pavelpribytkin96    6    

Автоматический запуск бизнес-процессов по входящим письмам с электронной почты в 1С Документооборот.

Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Коллеги, в данной публикации я хочу описать пример настройки автоматического запуска бизнес-процессов по входящим письмам в документообороте с использованием встроенного почтового клиента.

28.10.2019    12430    pavelpribytkin96    12    

Отображение схемы комплексного процесса в карточке процесса через бесшовную интеграцию с ДО.

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО ERP2 УТ11 КА2 Бесплатно (free)

В данной публикации я хочу описать доработку, с помощью которой можно вывести схему комплексного процесса через бесшовную интеграцию с ДО в форме комплексного процесса.

23.10.2019    5630    pavelpribytkin96    2    

Работа с автозаполнением шаблонов файлов в документообороте

Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

При автозаполнении шаблонов файлов средствами MS Word возникает такая проблема - если одно и то же поле используется несколько раз в документе, тогда приходится дублировать закладки, например, если поле "Ответственный" используется 2 раза приходится создавать 2 закладки (Ответственный", "Ответственный2") и дублировать правила заполнения для этих полей. В данной статье я хочу рассказать каким образом можно создавать только 1 закладку и использовать данные из этой закладки в других местах документа.

22.09.2019    5761    pavelpribytkin96    2    

Как внедрить 1С:Документооборот в условиях хаоса

Управление проектом Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

Не всегда проекты можно внедрить по заранее спланированному алгоритму. Скорее, даже никогда проекты не удается выполнить по универсальному плану: в каждой конкретной ситуации есть свои сложности и свои проблемы. Опытом внедрения 1C:Документооборот в отсутствии описанных процессов и утвержденной структуры предприятия на конференции поделилась руководитель отдела автоматизации торговой сети РЕМИ Марина Лимонтова (г. Владивосток).

21.08.2019    18664    limm28    15    

Механизм бизнес-событий на конкретном примере

Управление бизнес-процессами (BPM) Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8::Бизнес-процессы ДО Россия УУ Бесплатно (free)

Есть в системе 1С:Документооборот механизм бизнес-событий. Когда мне понадобилось решить конкретную задачу, гугление ни к чему конкретному не привело. Хотелось так «вжух» и всё понять про данный механизм, но в итоге пришлось лезть в код 1С и смотреть реализацию данного механизма. В данной публикации поделюсь результатами исследований, может, кому-то это поможет быстро и легко во всём разобраться.

18.02.2019    14357    soulner    1    

Обзор систем автоматизации документооборота: 1С:Документооборот, Диадок и Directum

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство Россия Бесплатно (free)

Статья будет посвящена сравнению трех систем документооборота и выделению среди них наиболее функциональной и удобной.

16.03.2018    19514    alis112358    17    

Переход на новые форматы ЭДО после 01.07.2017. (использование УПД)

Пользователю системы Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 1cv8.cf Россия БУ Бесплатно (free)

В статье я постарался кратко расписать, какие варианты обмена ЭДО с контрагентами доступны в 1С (любой конфигурации 1С) по новым форматам. Скрины новых форматов в списке картинок к статье. Добавил исправление поведения УПД при формировании ЭД.

25.07.2017    20197    igo1    10    

1С:Документооборот. Дополнительные обработчики бизнес-событий

Практика программирования Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

Есть ситуации, когда входящее письмо приходит из вышестоящей/контролирующей организации, зачастую со сроком исполнения "завтра". Поэтому разумно было бы в задачах рассмотрения иметь адекватный срок исполнения/рассмотрения. Если задачи рассмотрения создаются автоматически, тогда самым подходящим способом решения данной задачи будет пользовательский обработчик события.

03.05.2017    15688    aabogachev    1    

Добавление произвольной картинки (факсимиле, виза, подпись и т.д.) в шаблон документа (Microsoft Word doc., docx.) для конфигурации 1С: Документооборот 2.1 с минимальными изменениями в конфигурации

Документооборот и делопроизводство Практика программирования Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

В данном примере представлен небольшой сниппет для добавления картинок (подписи, визы, факсимиле) к шаблону документа (Microsoft Word doc., docx.) в системе 1С: Документооборот 2, используя типовую функцию вставки штрихкода.

28.02.2017    13959    Spartacus    2    

Документооборот: Перепоручить задачу из почты

Практика программирования Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Россия Бесплатно (free)

Смысл доработки - в письмах-командах добавляется команда-ссылка "Перепоручить". При клике создается письмо, если в копию поставить email пользователей СЭД и отправить письмо, то данная задача будет перепоручена данным пользователям. Удобно для линейных руководителей - получив задачу от СЭД в почту, достаточно двух кликов, чтобы не заходя в 1С, поручить дело подчиненному.

13.02.2017    10258    aabogachev    4    

Управление договорами в 1С:Документооборот

Управление бизнес-процессами (BPM) Документооборот и делопроизводство Пользователю системы Бухгалтерский учет Документооборот и делопроизводство v8 ДО УУ Бесплатно (free)

В 1С:Документооборот в релизах 2.1.7 и 2.1.8 концепция учета договоров продолжила свое развитие (появились стороны договора). Это повлияло и на бизнес-процессы (теперь вместо процесса Утверждение надо пользоваться процессом Подписание для договоров). Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при внедрении управления договорами в 1С:Документооборот.

24.01.2017    37472    vlush78    0    

Добавление собственных "Автоподстановок" в 1С: Документооборот

Практика программирования Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО Бесплатно (free)

При внедрении 1С: Документооборот КОРП, столкнулся с необходимостью добавить свою автоподстановку. Автоподстановок давольно-таки много, но иногда нужно что то не типовое. Так получилось и в данном случае.

27.10.2016    22783    iolko    22    

Настройка бесшовной интеграции 1С: ERP 2.0 и 1С: "Документооборот" КОРП. Варианты реализации бизнес-процессов

Управление бизнес-процессами (BPM) Перенос данных из 1C8 в 1C8 Документооборот и делопроизводство Документооборот и делопроизводство v8 ДО ERP2 ИТ-компания Бесплатно (free)

Данная статья поможет настроить интеграцию 1С ERP и 1С "Документооборот" КОРП по технологии web сервисов. Описывается пошаговая настройка программ, а также приведены примеры процесса согласования договоров продажи контрагентам. Рассмотрены различные варианты реализации процесса согласования. Приведены примеры настроек маршрутизации процесса (условные и безусловные). В статье очень много скриншотов, может, кому-то это не понравится, но без этого считаю, что статья была бы не полной, т.к. описание именно "по шагам".

09.08.2016    85554    iolko    91