Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

01.06.20

Функциональные - Документооборот и делопроизводство (СЭД)

Бизнес-аналитик Марта Сныткина запускает серию статей о проблемах внедрения документооборота. Личный опыт и собеседования с заказчиками показали: когда вопрос касается документооборота, компании не знают, с чего начать и как навести порядок в своих архивах. Вот вопросы, которые заказчики задают мне чаще всего. Как определить, что пришло время для электронного документооборота? С чего необходимо начинать работу при внедрении системы документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при подготовки к внедрению документооборота и способы их решения. Попробуем ответить на них вместе!

В жизни любой организации определенные документы проходят этап согласования. Нет проблем, когда этот этап двухуровневый. Например, менеджер по закупкам напрямую согласует контракты с генеральным директором. Менеджер прекрасно знает, где и кто должен согласовать контракт: ему просто отследить этот процесс.

А теперь представьте ситуацию, когда заключение контракта в компании одобряют юристы, финансисты, бухгалтера, и, возможно, кто-нибудь ещё. Чтобы ответить на вопрос контрагента «Когда подпишемся?», бедолага-менеджер потратит не один час, а в худшем случае, и не один день, выискивая нужный контракт. Удобно? Не думаю! 

Любой растущей компании со временем нужно организовать или привести в порядок систему документооборота. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид.

Предпосылки внедрения электронного документооборота

Мы привели лишь один из примеров проблем и неудобств, с которыми сталкиваются компании, ведущие бумажный документооборот. В случае с электронным документооборотом поиск нужного контракта, договора или акта – вопрос пяти минут, которые занимает открытие соответствующего раздела в программе.

Есть и другие симптомы, которые означают – компании нужен электронный документооборот. Среди них можно выделить:

  1. Дублирование документов;

  2. Невозможно быстро найти документ;

  3. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  4. Ошибки в документах.

Когда данная ситуация осознается как проблема, приходит понимание, что с этим нужно что-то делать. И первое, что нужно сделать, это классифицировать проблемы.

Классификация проблем документооборота

Особенности классификации проблем документооборота:

Для наиболее успешной классификации проблем используется метод аудита, например, анкетирования или опроса сотрудников организации. Данный способ позволяет:

  1. Выявить причину несвоевременной подготовки документов;

  2. Выявить, что не устраивает в текущем процессе его участников, и какие изменения необходимо сделать для оптимизации процесса;

  3. Выявить и определить всех участников процесса;

  4. Определить перечень информационных систем, которые помогут устранить проблемы.

Информация, собранная в ходе аудита, подлежит классификации для подготовки перечня мер по устранению проблем.

Классификация проблем может быть представлена следующим образом:

 

Описание проблемы

Градация возникновения риска

Характеристика риска

Отсутствует архивация документов

Высокий

  1. Утрата документов;

  2. Фальсификация документов.

Отсутствует унификация документов

Высокий

  1. Снижение оперативности при создании и обработки документа;

  2. Неэффективное использование рабочего времени.

Отсутствует формализованный процесс обработки документов

Высокий

  1. Превышение допустимого времени на обработку документа;

  2. Потеря юридической силы документа из-за критической ошибки при подготовке;

  3. Неисполнение обязательств по договорной работе.

Отсутствует автоматизация документов

Критичный

  1. Дублирование документов;

  2. Отсутствие контроля за своевременной подготовкой документов и сроком действия.

 

Важно отметить, что в разных организациях перечень проблем и их классификация с указанием уровня риска будет отличаться, в зависимости от стандартизации и автоматизации, а также от уровня подготовки персонала и принятых практик в организации. 

Что же дальше?

Определение цели проекта по автоматизации документооборота

А дальше необходимо определить цель проекта по автоматизации документооборота. Правильно сформулированная цель поможет достичь результата в срок и решить поставленные задачи. 

Цель следует сформулировать очень конкретно, с определенным сроком достижения, а главное, с видимым явным конечным результатом, который можно будет измерить.

 

Количественные показатели можно измерить в единицах времени, в денежном выражении, количестве этапов обработки документа и т.д.

Обязательным условием оценки будет замер показателей до начала проекта и после.

Качественные показатели измеряются вероятностью наступления того или иного риска.

Вот некоторые примеры количественных показателей:

 

Показатель

Было

Стало

1.

Сокращение времени поиска документа

10 минут

1 минута

2.

Сокращение сроков согласования документов

7 дней

3 дня

3.

Повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки

3 дня

1 день

4.

Сокращение трудозатрат на обработку документов (средняя стоимость подготовки приказа в человеко-часах и рублях)

10 000 рублей

3 000 рублей

5.

Сокращение на расходные материалы (бумага, картриджи)

300 000 рублей в год

60 000 рублей в год

6.

Сокращение потока корреспонденции, направляемого на рассмотрение руководителю

  • 30% входящих документов направляется на исполнение;

  • 70% документов направляется на рассмотрение руководству

70% входящих документов направляется сразу на исполнение;

30% документов направляется на рассмотрение руководству.

 

Вот некоторые примеры качественных показателей:

 

Показатель

Вероятность наступления в %

Было

Стало

1.

Риск неисполнения договорных обязательств

Средний

Низкий

2.

Риск утраты документов

Средний

Низкий

3.

Риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при подготовки

Средний

Низкий

4.

Риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов

Средний

Низкий

 

Необходимо понимать, что представление исчерпывающей информации о существующих проблемах, рисках и достижении цели позволят принять правильное решение по внедрению системы 1С:Документооборота.

 

В следующей статье мы поговорим о том, какие проблемы могут возникнуть при подготовке к внедрению документооборота, и как и решать.  Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. О чем вас спрашивают заказчики при внедрении документооборота? С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении? О чем еще хотите поговорить, если вы и есть заказчик?

Конструктивная критика приветствуется!

См. также

1С:Документооборот - цена на лицензии КОРП, ПРОФ и ДГУ

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Типовые Бухгалтер Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Организуйте правильный оборот документов на вашем предприятии в 1С. Ведение учета и хранения документов. Управление потоками документации между подразделениями. Работа с договорами в компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и подписания документов. Сократите время и объем ошибок с 1С:ДО!

48500 руб.

19.02.2016    107539    106    5    

89

1С:Архив

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Платформа 1С v8.3 Платные (руб)

"1С:Архив" – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. "1С:Архив" разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов – от попадания в архив до уничтожения – и не имеет ограничений на объем хранимых данных. "1С:Архив" сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав "Комплекта нормативных документов" к "Методике управления документами и совместной работой", разработанной специалистами фирмы "1С". Использование "1С:Архива" позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

90000 руб.

24.10.2022    5043    6    1    

5

RayCon® Foreign Trade - Документооборот валютного контроля и международных платежей для участников ВЭД

Операции по ВЭД Документооборот и делопроизводство (СЭД) Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Программа предназначена для автоматизации внешнеторговых компаний и обеспечивает документооборот валютного контроля: присвоение Уникального номера контракта (УНК), формирований сведений о валютных операциях (СВО) и справок о подтверждающих документах (СПД), прочих необходимых форм учета и отчетности по валютным операциям согласно действующему валютному законодательству Российской Федерации, документооборот валютных платежей согласно международным стандартам и документооборот купли-продажи валюты, а также выгрузку любых документов 1С в любую систему клиент-банк.

30000 руб.

13.05.2009    67171    3    29    

42

Таймлист (1С:Совещание, Таймлист Лайт)

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Конфигурации 1cv8

«Таймлист» – экосистема сервисов («Таймлист Лайт», «1C:Совещание», «Таймлист Recorder»), основанная на искусственном интеллекте Таймлист, который позволяет эффективно работать с легкими поручениями за счет фиксации всех важных идей при расшифровке и последующем формировании автопротокола встречи. Сервисы, в которые интегрирован ИИ, позволяют работать с задачами (поручениями), полученными из автопротокола.

10000 руб.

06.12.2023    1697    0    0    

8

Легкий документооборот (+чат-бот для Telegram)

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Мессенджеры и боты Учет документов Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Платные (руб)

Расширение для согласования справочников и документов в конфигурациях "1С: Бухгалтерия 3.0", "Управление нашей фирмой", "1С ERP Управление предприятием", "Бухгалтерия государственного учреждения". Ролевая адресация, условная маршрутизация, последовательное и параллельное согласование, уведомление о новых задачах на почту, блокировка объектов в зависимости от статуса, запрет проведения в зависимости от статуса, автозапуск процессов согласования, отчеты по исполнительской дисциплине. Не требуется снятие конфигурации с поддержки. Настройка без программирования. Версия для 1cfresh.com. Сертификат 1С-Совместимо.

14900 руб.

15.11.2018    28422    30    48    

62

ЭДО: организация архива оригиналов первичных документов, комплексный отчет по ошибкам

Документооборот и делопроизводство (СЭД) ЭДО и ОФД Учет документов Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Россия Платные (руб)

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время - организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки - ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

17.12.2018    44714    62    51    

75

SALE! 30%

Распознавание и загрузка сканов в 1С "одним нажатием": УПД, ТОРГ-12, накладные, счета, номенклатура, заказы и т.д.

Загрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Распознавание документов и образов Бухгалтер Пользователь Управляемые формы 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Управление торговлей 10 1С:Розница 2 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Универсальная программа для распознавания ЛЮБЫХ СКАНОВ ИЛИ ФОТО ТОВАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете файл (PDF, JPG, DOC, XLS, HTML и т.д.) выбираете документ 1С и нажимаете кнопку "Распознать и загрузить".

6000 5520 руб.

04.06.2019    102807    299    173    

315

Бесшовная интеграция 1С:Бухгалтерия 3.0 ПРОФ + 1С:Документооборот. Модуль интеграции 1С:БП и 1С:ДО (ПРОФ или КОРП)

Перенос данных 1C Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Системный администратор Программист Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Платные (руб)

Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот (КОРП или ПРОФ) - вот что обеспечит Вам и Вашим сотрудникам оперативный доступ и продуктивную работу с документами в учётной системе 1С на базе "1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 ПРОФ". Бесшовный обмен и связь позволяют экономить до 60% времени на поиск и согласование первичной документации (актов, счетов-фактур, накладных), не говоря уже о других полезных функциональных возможностях: создании и запуске бизнес-процессов, работе с электронной почтой, штрихкодировании документов и многом другом.

30000 руб.

23.05.2017    54516    34    67    

41
Оставьте свое сообщение