В жизни любой организации определенные документы проходят этап согласования. Нет проблем, когда этот этап двухуровневый. Например, менеджер по закупкам напрямую согласует контракты с генеральным директором. Менеджер прекрасно знает, где и кто должен согласовать контракт: ему просто отследить этот процесс.
А теперь представьте ситуацию, когда заключение контракта в компании одобряют юристы, финансисты, бухгалтера, и, возможно, кто-нибудь ещё. Чтобы ответить на вопрос контрагента «Когда подпишемся?», бедолага-менеджер потратит не один час, а в худшем случае, и не один день, выискивая нужный контракт. Удобно? Не думаю!
Любой растущей компании со временем нужно организовать или привести в порядок систему документооборота. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид.
Предпосылки внедрения электронного документооборота
Мы привели лишь один из примеров проблем и неудобств, с которыми сталкиваются компании, ведущие бумажный документооборот. В случае с электронным документооборотом поиск нужного контракта, договора или акта – вопрос пяти минут, которые занимает открытие соответствующего раздела в программе.
Есть и другие симптомы, которые означают – компании нужен электронный документооборот. Среди них можно выделить:
-
Дублирование документов;
-
Невозможно быстро найти документ;
-
Превышение допустимого времени на обработку документа;
-
Ошибки в документах.
Когда данная ситуация осознается как проблема, приходит понимание, что с этим нужно что-то делать. И первое, что нужно сделать, это классифицировать проблемы.
Классификация проблем документооборота
Особенности классификации проблем документооборота:
Для наиболее успешной классификации проблем используется метод аудита, например, анкетирования или опроса сотрудников организации. Данный способ позволяет:
-
Выявить причину несвоевременной подготовки документов;
-
Выявить, что не устраивает в текущем процессе его участников, и какие изменения необходимо сделать для оптимизации процесса;
-
Выявить и определить всех участников процесса;
-
Определить перечень информационных систем, которые помогут устранить проблемы.
Информация, собранная в ходе аудита, подлежит классификации для подготовки перечня мер по устранению проблем.
Классификация проблем может быть представлена следующим образом:
|
Описание проблемы |
Градация возникновения риска |
Характеристика риска |
|
Отсутствует архивация документов |
Высокий |
|
|
Отсутствует унификация документов |
Высокий |
|
|
Отсутствует формализованный процесс обработки документов |
Высокий |
|
|
Отсутствует автоматизация документов |
Критичный |
|
Важно отметить, что в разных организациях перечень проблем и их классификация с указанием уровня риска будет отличаться, в зависимости от стандартизации и автоматизации, а также от уровня подготовки персонала и принятых практик в организации.
Что же дальше?
Определение цели проекта по автоматизации документооборота
А дальше необходимо определить цель проекта по автоматизации документооборота. Правильно сформулированная цель поможет достичь результата в срок и решить поставленные задачи.
Цель следует сформулировать очень конкретно, с определенным сроком достижения, а главное, с видимым явным конечным результатом, который можно будет измерить.
Количественные показатели можно измерить в единицах времени, в денежном выражении, количестве этапов обработки документа и т.д.
Обязательным условием оценки будет замер показателей до начала проекта и после.
Качественные показатели измеряются вероятностью наступления того или иного риска.
Вот некоторые примеры количественных показателей:
|
№ |
Показатель |
Было |
Стало |
|
1. |
Сокращение времени поиска документа |
10 минут |
1 минута |
|
2. |
Сокращение сроков согласования документов |
7 дней |
3 дня |
|
3. |
Повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки |
3 дня |
1 день |
|
4. |
Сокращение трудозатрат на обработку документов (средняя стоимость подготовки приказа в человеко-часах и рублях) |
10 000 рублей |
3 000 рублей |
|
5. |
Сокращение на расходные материалы (бумага, картриджи) |
300 000 рублей в год |
60 000 рублей в год |
|
6. |
Сокращение потока корреспонденции, направляемого на рассмотрение руководителю |
|
70% входящих документов направляется сразу на исполнение; 30% документов направляется на рассмотрение руководству. |
Вот некоторые примеры качественных показателей:
|
№ |
Показатель |
Вероятность наступления в % |
|
|
Было |
Стало |
||
|
1. |
Риск неисполнения договорных обязательств |
Средний |
Низкий |
|
2. |
Риск утраты документов |
Средний |
Низкий |
|
3. |
Риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при подготовки |
Средний |
Низкий |
|
4. |
Риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов |
Средний |
Низкий |
Необходимо понимать, что представление исчерпывающей информации о существующих проблемах, рисках и достижении цели позволят принять правильное решение по внедрению системы 1С:Документооборота.
В следующей статье мы поговорим о том, какие проблемы могут возникнуть при подготовке к внедрению документооборота, и как и решать. Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. О чем вас спрашивают заказчики при внедрении документооборота? С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении? О чем еще хотите поговорить, если вы и есть заказчик?
Конструктивная критика приветствуется!
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт