Оглавление
Рекомендации по работе с отчетом
Описание проблемы
Эту публикацию можно считать продолжением публикаций:
1. Ошибки выплаты в документах начисления
Работаю программистом, и от пользователей часто поступают вопросы, как разобраться с выплатами и долгами сотрудников. В публикациях, на которые дал ссылки выше, поделился опытом, как выявить часть ошибок. В этой публикации идем дальше - как разобраться с "историей" взаиморасчетов.
Иногда бухгалтеру непонятно, как именно образовался долг за сотрудником/предприятием, в каком месяце, по какой причине. Особенно это актуально, если количество сотрудников достаточно больше, а ошибка возникла в одном из прошлых месяцев, и вовремя ее не заметили.
Тогда бухгалтер открывает расчетные листки, и пытается разобраться, сверяя месяц за месяцем. Это довольно трудоемко, даже для человека, который знает своих сотрудников и считает по ним зарплату из месяца в месяц.
Намного труднее решить эту задачу бухгалтеру, который устроился на работу и пытается разобраться в ошибках прежнего бухгалтера, или же программисту, который такому бухгалтеру помогает.
Сам я тоже бываю в роли такого программиста. Наша организация периодически берет на обслуживание новые базы ЗУП, и нам приходится разбираться с ошибками в этих базах. В итоге при участии коллег-бухгалтеров из отдела ведения учета и сделал этот отчет.
Отчет помогает выявить проблемных сотрудников и просмотреть историю их взаиморасчетов:
1. Должников перед организацией;
2. Которым не была выплачена зарплата (есть долг за предприятием);
3. С ошибкой корректировки выплаты (зачли налога больше, чем приняли к зачету);
4. Ошибка проведения документа, который является исправлением другого (сумма в расчетном листке меняется на одну сумму, а сумма в регистре взаиморасчетов - на другую).
Алгоритм работы отчета
Упрощенно, алгоритм работы отчета выглядит так: выписываем все операции по сотруднику и располагаем их в хронологическом порядке:
|
Вид операции |
Дата операции |
Приращение суммы взаиморасчетов |
Приращение суммы к выплате |
|
Начальная задолженность |
Начало месяца |
По документу ввода начальной задолженности |
Так же |
|
Начисление |
Конец месяца |
Начислено минус НДФЛ минус прочие удержания |
Начислено минус НДФЛ минус прочие удержания плюс корректировка выплаты по документу начисления |
|
Выплата |
Дата ведомости на выплату |
Минус Выплачено |
Минус выплачено |
Таким образом, готовим таблицу с историей изменений взаиморасчетов в разрезе сотрудников.
Дополнительно считаем приращение долга по взаиморасчетам, сумму к выплате и корректировку выплаты нарастающим итогом по каждой строке таблицы.
Внимание! Сотрудником здесь считается элемент справочника "Сотрудники", а не физическое лицо!
Для бюджетных организаций или хозрасчетных, в которых включено использование статей финансирования, в качестве разрезов дополнительно можно использовать статью финансирования и статью затрат, и таким образом, посчитать взаиморасчеты более детально.
Работу алгоритма проиллюстрирую на простом примере – у одного физлица два рабочих места, на следующей картинке пример отслеживания истории взаиморасчетов по каждому из них.
Видно, что зарплата за июнь была выплачена ведомостью в кассу 53 от 03.07.2020, в этот момент взаиморасчеты с сотрудником были закрыты. Далее, сотрудник увольняется, начисление проведено июлем, и увольнение выплачено 14.07.2020. В последней строке отчета видим, что взаиморасчеты с сотрудником закрыты полностью.
Анализ отчета
Анализируя последнюю строку по каждому разрезу, можно сделать выводы о состоянии взаиморасчетов с сотрудником, привожу несколько примеров:
1. Долг по взаиморасчетам нулевой, сумма к выплате нулевая, корректировка выплаты нулевая - это дата, по состоянию на которую организация полностью рассчиталась с сотрудником;
2. Корректировка выплаты положительная - произошла ошибка. Зачли НДФЛ больше, чем до этого приняли к зачету;
3. Долг по взаиморасчетам положительный, а сумма к выплате нулевая - не зачли весь НДФЛ, ранее принятый к зачету.
Если сотрудник увольняется, и не менял статус с нерезидента на резидента в текущем году - возможно, стоит оформить возврат НДФЛ.
Анализируя таблицу операций, легко заметить, на какие даты взаиморасчеты были закрыты. Нужно найти последнюю такую дату и анализировать таблицу далее - будет видно, из-за какой операции возник долг за сотрудником, за организацией или ошибка корректировки выплаты.
Если ошибка возникла в одном из прошлых месяцев, а за следующие месяцы зарплата была выплачена правильно, то долг по взаиморасчетам нарастающим итогом будет регулярно повторяться.
Настройки отчета
Чтобы не загромождать экран, в быстрые настройки вынес только организацию, период отчета и дата учета ведомостей на выплату. Прочие настройки доступны, если нажать кнопку «Настройка».
Параметр «Месяц начисления» - это дата. Отчет будет построен по состоянию на конец этого месяца. С начислениями все понятно, а вот выплаты будут учтены по месяцу начисления, который указан в ведомости на выплату.
Параметр «Вид долга» позволяет настроить автоматический поиск должников или ошибок корректировки выплаты.
Параметр «Допустимое отклонение долга по взаиморасчетам» позволяет исключить незначительные долги, например, меньше рубля.
Флажки «Учитывать статьи финансирования и статьи затрат», «Учитывать подразделения взаиморасчетов» указывают, в каких разрезах нужно строить отчет по сотруднику. При выключенных флажках будет построен отчет по каждому сотруднику (табельному номеру) в целом.
Флажок «Свернуть данные прошлых лет» позволяет отразить в отчете накопленные данных за прошлые годы одной строкой, то есть итого начислено, итого НДФЛ, итого выплачено и так далее. Флажок можно включить, если вы точно уверены, что проблема возникла в текущем году.
Можно также указать одно физлицо или несколько, если отчет необходимо получить только по некоторым физлицам.
Рекомендации по работе с отчетом
Отчет нужно использовать сразу после того, как сформирована ведомость на выплату но до того, как эта ведомость будет оплачена. Это поможет выявить ошибку вовремя и сразу же устранить ее.
Например, выявлена ошибка корректировки выплаты – тогда следует разобраться, в каком документе эта ошибка возникла. В отчете нужно найти строку, в которой корректировка выплаты нарастающим итогом стала положительной. Документ начисления из этой строки и создал проблему.
Необходимо разобраться с причиной и устранить ее, а затем переформировать ведомость на выплату заново и повторить проверку.
Обновление от 10.09.2021
Перед первым использованием обновленного отчета рекомендуется сбросить настройки до стандартных.
1. Оптимизация и устранение ошибок
2. Переработана структура отчета - добавлены группировки "Работающие сотрудники", "Уволенные в этом году", "Уволенные до этого года"
Аналогичные группировки добавлены для договорников ГПХ, которые не имели трудового договора.
Такая структура позволяет ловить ошибки этого года, не обращая внимание на давно уволенных, а также не пропустить ошибки и по уволенным в том числе.
3. Для бюджетных учреждений добавлена группировка в разрезе КФО и кода статьи затрат, например "4;211" означает КФО=4 (бюджет), 211 (статья затрат на зарплату).
Если у вас обычный ПРОФ, а не ЗГУ, и при этом выключен анализ по статьям финансирования, будет отражаться одна группировка - по всем статьям финансирования.
4. Добавлен разбор еще одной ошибки - несоответствие сумм в расчетном листке и в регистре взаиморасчетов.
Ошибка проявляется не во всех релизах и только при проведении документа, который является исправлением другого документа начисления - в расчетный листок идет одна сумма начисления/удержания, а регистр взаиморасчетов с сотрудникам меняется на другую сумму. В итоге сумма к выплате формируется неверно.
Выглядит это следующим образом: документ "Больничный лист" регистрирует в расчетном листке сумму -1691.64 (сторно начисления другого больничного). Логично предположить, что на эту же сумму уменьшится остаток в регистре взаиморасчетов. Но в результате ошибки проведения сумма в регистре взаиморасчетов увеличилась на на 902.76 !
Эту ошибку бухгалтер не заметил и выплатил сотруднику лишнюю сумму по документу.
