Анализ долга по взаиморасчетам и корректировкам выплаты в разрезе сотрудников

10.09.21

Учетные задачи - Зарплата

Отчет помогает разобраться, по какой причине сотрудник стал должником, или зарплата не была выплачена. Также выявляет сотрудников с ошибкой корректировки выплаты (когда зачтено НДФЛ больше, чем до этого было принято к зачету). Работает на всех версиях ЗГУ 3.1 и ЗУП 3.1, начиная с 3.1.10. Обновление от 10.09.2021, подробное описание в основном тексте.

Скачать исходный код

Наименование Файл Версия Размер
Анализ долга по взаиморасчетам и корректировкам выплаты в разрезе сотрудников:
.erf 29,44Kb
89
.erf 29,44Kb 89 Скачать

Оглавление

Описание проблемы.. 1

Алгоритм работы отчета. 2

Анализ отчета. 2

Настройки отчета. 3

Рекомендации по работе с отчетом.. 3

 

Описание проблемы

 

Эту публикацию можно считать продолжением публикаций:
1. Ошибки выплаты в документах начисления

2. Корректировки выплаты

Работаю программистом, и от пользователей часто поступают вопросы, как разобраться с выплатами и долгами сотрудников. В публикациях, на которые дал ссылки выше, поделился опытом, как выявить часть ошибок. В этой публикации идем дальше - как разобраться с "историей" взаиморасчетов.

Иногда бухгалтеру непонятно, как именно образовался долг за сотрудником/предприятием, в каком месяце, по какой причине. Особенно это актуально, если количество сотрудников достаточно больше, а ошибка возникла в одном из прошлых месяцев, и вовремя ее не заметили.

Тогда бухгалтер открывает расчетные листки, и пытается разобраться, сверяя месяц за месяцем. Это довольно трудоемко, даже для человека, который знает своих сотрудников и считает по ним зарплату из месяца в месяц.

Намного труднее решить эту задачу бухгалтеру, который устроился на работу и пытается разобраться в ошибках прежнего бухгалтера, или же программисту, который такому бухгалтеру помогает.

Сам я тоже бываю в роли такого программиста. Наша организация периодически берет на обслуживание новые базы ЗУП, и нам приходится разбираться с ошибками в этих базах. В итоге при участии коллег-бухгалтеров из отдела ведения учета и сделал этот отчет.

Отчет помогает выявить проблемных сотрудников и просмотреть историю их взаиморасчетов:

1. Должников перед организацией;

2. Которым не была выплачена зарплата (есть долг за предприятием);

3. С ошибкой корректировки выплаты (зачли налога больше, чем приняли к зачету);

4. Ошибка проведения документа, который является исправлением другого (сумма в расчетном листке меняется на одну сумму, а сумма в регистре взаиморасчетов - на другую).


Алгоритм работы отчета

Упрощенно, алгоритм работы отчета выглядит так: выписываем все операции по сотруднику и располагаем их в хронологическом порядке:

Вид операции

Дата операции

Приращение суммы взаиморасчетов

Приращение суммы к выплате

Начальная задолженность

Начало месяца

По документу ввода начальной задолженности

Так же

Начисление

Конец месяца

Начислено минус НДФЛ минус прочие удержания

Начислено минус НДФЛ минус прочие удержания плюс корректировка выплаты по документу начисления

Выплата

Дата ведомости на выплату

Минус Выплачено

Минус выплачено

 

Таким образом, готовим таблицу с историей изменений взаиморасчетов в разрезе сотрудников.

Дополнительно считаем приращение долга по взаиморасчетам, сумму к выплате и корректировку выплаты нарастающим итогом по каждой строке таблицы.

Внимание! Сотрудником здесь считается элемент справочника "Сотрудники", а не физическое лицо!

Для бюджетных организаций или хозрасчетных, в которых включено использование статей финансирования, в качестве разрезов дополнительно можно использовать статью финансирования и статью затрат, и таким образом, посчитать взаиморасчеты более детально.

Работу алгоритма проиллюстрирую на простом примере – у одного физлица два рабочих места, на следующей картинке пример отслеживания истории взаиморасчетов по каждому из них.

Видно, что зарплата за июнь была выплачена ведомостью в кассу 53 от 03.07.2020, в этот момент взаиморасчеты с сотрудником были закрыты. Далее, сотрудник увольняется, начисление проведено июлем, и увольнение выплачено 14.07.2020.  В последней строке отчета видим, что взаиморасчеты с сотрудником закрыты полностью.

Анализ отчета

Анализируя последнюю строку по каждому разрезу, можно сделать выводы о состоянии взаиморасчетов с сотрудником, привожу несколько примеров:

1. Долг по взаиморасчетам нулевой, сумма к выплате нулевая, корректировка выплаты нулевая - это дата, по состоянию на которую организация полностью рассчиталась с сотрудником;

2. Корректировка выплаты положительная - произошла ошибка. Зачли НДФЛ больше, чем до этого приняли к зачету;

3. Долг по взаиморасчетам положительный, а сумма к выплате нулевая - не зачли весь НДФЛ, ранее принятый к зачету.

    Если сотрудник увольняется, и не менял статус с нерезидента на резидента в текущем году - возможно, стоит оформить возврат НДФЛ.

Анализируя таблицу операций, легко заметить, на какие даты взаиморасчеты были закрыты. Нужно найти последнюю такую дату и анализировать таблицу далее - будет видно, из-за какой операции возник долг за сотрудником, за организацией или ошибка корректировки выплаты.

Если ошибка возникла в одном из прошлых месяцев, а за следующие месяцы зарплата была выплачена правильно, то долг по взаиморасчетам нарастающим итогом будет регулярно повторяться.

Настройки отчета

Чтобы не загромождать экран, в быстрые настройки вынес только организацию, период отчета и дата учета ведомостей на выплату. Прочие настройки доступны, если нажать кнопку «Настройка».

Параметр  «Месяц начисления» - это дата. Отчет будет построен по состоянию на конец этого месяца. С начислениями все понятно, а вот выплаты будут учтены по месяцу начисления, который указан в ведомости на выплату.

Параметр «Вид долга» позволяет настроить автоматический поиск должников или ошибок корректировки выплаты.

Параметр «Допустимое отклонение долга по взаиморасчетам» позволяет исключить незначительные долги, например, меньше рубля.

Флажки «Учитывать статьи финансирования и статьи затрат», «Учитывать подразделения взаиморасчетов» указывают, в каких разрезах нужно строить отчет по сотруднику. При выключенных флажках будет построен отчет по каждому сотруднику (табельному номеру) в целом.

Флажок «Свернуть данные прошлых лет» позволяет отразить в отчете накопленные данных за прошлые годы одной строкой, то есть итого начислено, итого НДФЛ, итого выплачено и так далее. Флажок можно включить, если вы точно уверены, что проблема возникла в текущем году.

Можно также указать одно физлицо или несколько, если отчет необходимо получить только по некоторым физлицам.

 

 

Рекомендации по работе с отчетом

Отчет нужно использовать сразу после того, как сформирована ведомость на выплату но до того, как эта ведомость будет оплачена. Это поможет выявить ошибку вовремя и сразу же устранить ее.

Например, выявлена ошибка корректировки выплаты – тогда следует разобраться, в каком документе эта ошибка возникла. В отчете нужно найти строку, в которой корректировка выплаты нарастающим итогом стала положительной. Документ начисления из этой строки и создал проблему.

Необходимо разобраться с причиной и устранить ее, а затем переформировать ведомость на выплату заново и повторить проверку.

Обновление от 10.09.2021

 

Перед первым использованием обновленного отчета рекомендуется сбросить настройки до стандартных.

 

1. Оптимизация и устранение ошибок
2. Переработана структура отчета - добавлены группировки "Работающие сотрудники", "Уволенные в этом году", "Уволенные до этого года"
    Аналогичные группировки добавлены для договорников ГПХ, которые не имели трудового договора.
    Такая структура позволяет ловить ошибки этого года, не обращая внимание на давно уволенных, а также не пропустить ошибки и по уволенным в том числе.
3. Для бюджетных учреждений добавлена группировка в разрезе КФО и кода статьи затрат, например "4;211" означает КФО=4 (бюджет), 211 (статья затрат на зарплату).
     Если у вас обычный ПРОФ, а не ЗГУ, и при этом выключен анализ по статьям финансирования, будет отражаться одна группировка - по всем статьям финансирования.

4. Добавлен разбор еще одной ошибки - несоответствие сумм в расчетном листке и в регистре взаиморасчетов.

Ошибка проявляется не во всех релизах и только при проведении документа, который является исправлением другого документа начисления - в расчетный листок идет одна сумма начисления/удержания, а регистр взаиморасчетов с сотрудникам меняется на другую сумму. В итоге сумма к выплате формируется неверно.

 

Выглядит это следующим образом: документ "Больничный лист" регистрирует в расчетном листке сумму -1691.64 (сторно начисления другого больничного). Логично предположить, что на эту же сумму уменьшится остаток в регистре взаиморасчетов. Но в результате ошибки проведения сумма в регистре взаиморасчетов увеличилась на на 902.76 !

Эту ошибку бухгалтер не заметил и выплатил сотруднику лишнюю сумму по документу.


 

Взаиморасчеты Выплаты

См. также

Обновление для КА 1.1, ЗУП 2.5, БУХ 2.0: НДС, ЕФС-1, Расчет страховых взносов, Мобилизация, Статистика, Электронные трудовые книжки, 2-НДФЛ, Регламентированная отчетность, Кадровый учет, Прослеживаемость импортных товаров

Зарплата Регламентированный учет и отчетность Кадровый учет Обновление 1С Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 Бухгалтерский учет Налоговый учет Управленческий учет Акцизы ЕНВД ЕСН Земельный налог ИП, ПБОЮЛ, КФХ Налог на имущество Налог на прибыль НДС НДФЛ ФОМС, ЕФС Транспортный налог УСН ПСН (патентная система налогообложения) Платные (руб)

Обновления для конфигураций: КА 1.1; ЗУП 2.5; БУХ 2.0; КА 1.1 Комплексная автоматизация торговли алкогольной продукцией; КА 1.1 Комплексный учет сельскохозяйственного предприятия

19900 руб.

01.04.2020    141933    667    352    

233

Анализ расхождений выручки НДС и Налога на прибыль в декларациях (БП 3.0 ПРОФ и КОРП, КА 2, ЕRP)

Анализ учета Закрытие периода Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Налоговый учет Налог на прибыль НДС Платные (руб)

Каждый бухгалтер не раз сталкивался с требованием от налоговой инспекции пояснить расхождения в показателях декларации по Налогу на прибыль («Доходы от реализации» + «Внереализационные доходы») и налоговой базой по НДС за год. Являются ли ошибкой подобные расхождения? Как пояснить налоговой их причину? Отчет «Анализ расхождений выручки НДС и Налога на прибыль в декларациях» поможет найти все расхождения.

7200 руб.

21.10.2017    84722    266    171    

262

Перенос данных из Парус 8 в ЗГУ 3

Зарплата Внешние источники данных Бюджетный учет Системный администратор Программист Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 Государственные, бюджетные структуры Россия Бухгалтерский учет Бюджетный учет Платные (руб)

Обработка позволяет перенести кадровую информацию и данные по заработной плате, фактических удержаниях, НДФЛ, вычетах, страховых взносах из базы Парус 8 учреждений в конфигурацию 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3 (ЗГУ) и начать с ней работать с любого месяца года.

84000 руб.

19.08.2020    22881    19    1    

22

Перенос данных из Камин 3.5 (5.5) в ЗиКГУ 3.х

Перенос данных 1C Зарплата Бюджетный учет Программист Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Государственные, бюджетные структуры Россия Бюджетный учет Платные (руб)

Обработки для быстрого перехода с конфигураций «КАМИН:Расчет зарплаты для бюджетных учреждений 3.5» и «КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений 5.5» на конфигурацию «Зарплата и кадры государственного учреждения».

12000 руб.

28.07.2016    57675    145    141    

122

Устранение начислений прошлых периодов из ведомостей: в банк, в кассу, на счета в ЗУП 3.1, КА, ЗиКГУ 3.1

Зарплата Программист Бизнес-аналитик Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

При заполнении ведомости на выплату зарплаты вылазят задолженности прошлых периодов, которых быть не должно? Наша обработка позволяется убрать эти доходы прошлых периодов за пару секунд. Больше не нужно тратить часы на анализ каждого такого случая.

15600 руб.

14.09.2022    13414    64    26    

66

Ускоренное проведение документов в 1С (x4), устранение ошибок 60/62 счетов и зачет авансов (Бухгалтерия 3.0)

Закрытие периода Инструменты администратора БД Корректировка данных Бухгалтер Пользователь Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Расширение «Оперативное проведение» в 4 раза уменьшает время проведения документов и закрытия месяца. Является комплексным решением проблем 62 и 60 счетов. Оптимизирует проведение при включенной функциональной опции «Раздельный учет НДС». Используется в более 10 организациях уже 2 года. Совместимо с конфигурацией Бухгалтерия 3.0 (+КОРП).

14400 руб.

29.04.2020    28923    86    149    

61

Перенос данных из Парус 7.хх в ЗГУ ред.3

Внешние источники данных Зарплата Бюджетный учет Программист Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 Государственные, бюджетные структуры Россия Бухгалтерский учет Бюджетный учет Платные (руб)

Обработка позволяет перенести кадровую информацию и данные по заработной плате, фактических удержаниях, НДФЛ, вычетах, страховых взносах из базы Парус 7.хх учреждений в конфигурацию 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3 (ЗГУ) и начать с ней работать с любого месяца года.

24000 руб.

24.04.2017    49083    97    163    

87
Оставьте свое сообщение