Ссылка на мат.часть (что такое Резервы отпусков и с чем их едят): https://buhexpert8.ru/obuchenie-1s/1s-zup-8-3/otsenochnye-obyazatelstva-po-otpuskam-v-zup-3-1.html
Что делать, если у вас в ЗУПе документ "РезервОтпусков" - считает ерунду и вы ручками (документом "Ручная операция") в 1С:Бухгалтерию забиваете РезервОтпусков по 96 счету текущего месяца???........................
Расскажу как мы выровняли остатки отпусков в ЗУПе и продолжаем контролировать РезервОтпусков дальше:
1) кадровики подняли по каждому сотруднику их бумажные карточки, на основании этих данных - они в ЗУПе вбили по каждому сотруднику документ "Ввод остатковОтпусков" на конкретную дату (у нас на 31августа).
п.с. да, не удивляйтесь: документ "Ввод остатковОтпусков" вводится обычно только при начале работы в программе ЗУП 3. Но если невозможно привести все в порядок др.методами, то и в рабочей базе, которой более 7 лет информации - можно ввести данный документ.
2) т.к. у нас август уже был рассчитан по зарплате и введен док. "ОтражениеЗП в бух" и кадровики ввели всем правильные корректные остатки отпусков (доком "Ввод остатков отпусков"), то нам осталось - любыми путями сторнировать РезервыОтпусков на начало августа (чтобы ответственные регистры за отпуска стали чистенькими). Сделать это можно двумя вариантами:
а) использовать типовой документ ЗУПа "ПереносДанных" (меню Администрирование-ПереносДанных. И ручками по трем регистрам: 1) "ОценочныеОбязательства", 2)"ОценочныеОбязательстваПоСотрудникам", 3)"РасчетРезерваОтпусков" - набить сторно по зависшим старым неверным остаткам...
б) мы пошли вторым вариантом: в базе был забит док."РезервОтпусков" за июль, данные из него по колонке "Исчислено"-давно были уже введены в 1С:Бухгалтерию, поэтому в КонсолиЗапросов я выбрала этот июльский документ с данными из его третьей вкладки, добавила в связку регистр "КадроваяИсторияСотрудников"-чтобы подразделения были, далее сгруппировала по сотрудникам и подразделениям, и добавила формулу сторно, получила таблицу-выборку, которую с помощью внешней стандартной обработки ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента_УФ_v2 - залила во вторую вкладку Июльского документа "РезервОтпусков".
Ок, 2-вкладка есть! теперь по аналогии в КонсолиЗапросов - делаю группировку предыдущей таблицы только по подразделениям, без сотрудников. Так же результат запроса (таблица-выборка) сохраняю в эксель и потом из него заливаю в тот же июльский док."РезервОтпусков". Теперь готова 1-я вкладка. Третьей вкладкой можно не заниматься - для сторно остатков она нам безразлична.
п.с. в моем файлеЗагрузки, тот, что для программистов - в папке "Сторно_запросы_правила" есть эти два запроса (которые нужно в КонсолиЗапросов открывать) и правила загрузки для обработки "ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента_УФ_v2".
Кстати, данная обработка "ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента_УФ_v2" есть на ИТС в свободном доступе, но кому лень искать - я положу ее в папку, которая для программистов.
3) После того, как остатки сторнированы на начала августа(у вас может быть др.месяц на который вы выводите остатки), нужно сформировать документ "РезервОтпусков" за август. На третьей вкладке, там где расчет резервов - документ корректно рассчитает первую колонку "Исчислено", но в Бухгалтерию переносятся только данные из колонки "Зачтено", а после сторно на начало августа зависших остатков - он нам на 3-й вкладке - в колонку "Накоплено"-скопирует данные из колонки "Исчислено", и, соответственно, колонка "Накоплено"(это разница между - Исчислено и Накоплено) - будет пусто....
Так не пойдет, поэтому мы вновь прибегаем к КонсолиЗапросов, чтобы вытащить из третьей вкладки док.РезервОтпусков данные колонки "Исчислено", там же в запросе я создала расчетную колонку - копию Исчислено, которая и должна правильно быть залита через внешнюю обработку "ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента_УФ_v2" из экселя - обратно в документ "РезервОтпусков", конечно делаем Консолью выборку с отбором по подразделениям и сотрудникам - заливаем во вторую вкладку док.РезервОтпусков за август, вновь КонсольюЗапросов делаем группировку только по подразделениям - и заливаем в тот же док.РезервОтпусков на первую вкладку.
п.с. тексты запросов и правила заливки в док.РезервОтпусков за август - положу в папочку с загрузкой для программистов.
******* Все! Мы вывели правильные остатки отпусков в 1С:ЗУП!!!!! (в нашем случае-на конец августа). Теперь можно спокойно в обычном режиме создавать цепочку резерва отпусков в следующих месяцах: 1) Сформировали/Провели док."Отражение ЗП в бухУчете";2) Сформировали/Провели док."РезервОтпусков";3) выгрузили из ЗУПа в 1С:Бухгалтерию эти оба документа.
**********************************************************************************************************
Но не все так просто)) Если организация большая, то нужно ВСЕГДА контролировать - сколько в текущий месяц выплачено Отпусков и сколько попало из этих выплаченных отпусков в док резерва!!!!
Именно для целей контроля выплаченных и зачтенных в резерв я создала Отчеты, которые вы можете скачать в загрузке ниже.
Их там 10 штук. Не удивляйтесь - все пригодятся)
**********************************************************************************************************
Все отчеты берут и анализируют информацию прежде всего из проведенного в текущем месяце в ЗУП документа "Отражение ЗП в Бух".
*Итак, первый отчет "1_Всего_ОтпускаКомпенсации_В_Отражении" - сколько ВСЕГО в этом месяце было выплачено отпускных по видам отпуска. Это нужно, потому что не все виды отпуска имеют право снимать накопленный у сотрудника резервОтпуска ... например, вид отпуска "Регистрация брака" или вид отпуска "за сдачу донорской крови".
*Второй отчет "2_Всего_Отпуска_Отражения_ДляРасчета_Резервов" - здесь те виды отпусков/компенсаций отпусков, которые имеют право снимать накопленный резерв отпуска у сотрудника.
*Третий отчет "3_Отражение_Списано_За_счет_Резерва" - это самый важный отчет!!! Да, за счет резерва - не все спишется!!!! Поясню: например, мы сформировали в прошлом месяце документ "РезервОтпусков" (у нас этот прошлый месяц будет августом), в сентябре мы проводим документ "отражениеЗПбух" - этот документ должен списывать с накопленного резерва прошлого месяца суммы выплаченных отпускных. Но некоторые выплаченные отпускные в текущем месяце превышают накопленный ранее резерв отпуска!
Почему выплаты текущего месяца могут превысить рассчитанный в прошлом месяце резерв? Ответа два:
а) Ведь документ "РезервОтпусков" - при формировании правильно рассчитывает средний заработок и умножает его на правильные остатки отпусков! Да......но расчетчики в ручную при расчете отпуска зачастую проставляют средний заработок!!!
б) "Однодневки"- это принятые люди на пару недель, и уволенные...Никаких резервов программа в прошлом месяце на них не смогла накопить! А при увольнении - расчетчики выдают им компенсацию неиспользованного отпуска из расчета=2дня. (если у человека 14дней отработано, то он имеет право на целую компенсацию отпуска, равную 1день=2,33дня)
*Четвертый отчет "4_Резерв-Отражение_Однодневки" - это список с суммами как раз "Однодневок" - они НИКАК не могут быть списаны с резерва отпусков прошлого месяца!
*Пятый отчет "5_Отражение_Превышение_резерва_прошМесяца" - это то самое превышение резерва отпуска прошлого месяца! эти суммы никак не могут быть списаны в счет резерва прошлого периода.
*Шестой отчет "6_Отражение_Минусовые_Суммы_Отпусков" - да, бывает и такое....например, сотрудник находился в отпуске - ему были выплачены отпускные, он во время отпуска попадает на больничный, и по правильному - кадровики должны продлить ему отпуск, но...не всегда так, поэтому больничный, вытесняя отпуск - требует с сотрудника вернуть ему за эти дни выплаченные отпускные.....эти суммы увеличат резерв текущего месяца!
*Седьмой отчет "7_СколькоДолжноБытьНакопленоРезерваТекМес" - хороший бухгалтер всегда должен контролировать и проверять, сколько же по факту списалось выплаченных отпускных за счет резерва: это можно посчитать вручную, сложив известные данные из прошлых отчетов:
Итак, формула сколько должно быть в колонке "Накоплено" на третьей вкладке документа "РезервОтпусков" текущего месяца:
1) допустим, сумма резерва прошлого месяца составила 100 000 р. (док."РезервОтпусков", третья вкладка,колонка исчислено)
2) из отчета "2_Всего_Отпуска_Отражения_ДляРасчета_Резервов" - есть данные по видам отпусков из док.Отражение тек.месяца, которые могут участвовать в расчете резерва. Допустим, сумма составила 50 000 р. (причем всего отпускных было выплачено, например, 51 000 р, т.к. пусть - 1000 р. оплатили вид отпуска за регистрацию брака)
**** простая формула "Накоплено": РезервПрошМесяца(100 000р) - ОплаченоПоДопустимымВидамОтпуска(50 000р)=50 000р. должно быть в колонке "Накоплено" на третьей вкладке док."РезервОтпусков" за текущий месяц, а там по факту какие-то совсем иные цифры!.......
3) теперь вспомним, что у нас есть суммы, которые превышают резерв отпуска, и суммы Однодневок - ни те ни другие - не могут быть списаны за счет резерва! а так же есть суммы ОтрицательныеПоВыплатамОтпускных-они увеличат резерв.
Теперь если мы возьмем ОплаченоПоДопустимымВидамОтпуска-Однодневки-ПревышениеРезерва+МинусОтражение=СписаноЗаСчетРезерва (именно эту цифру мы получаем в отчете
3_Отражение_Списано_За_счет_Резерва)
4) сделаем еще одну попытку в ручную самим рассчитать колонку Накоплено:
РезервПрошМесяца-СписаноЗаСчетРезерва+МинусОтраж=реал.цифры колонки Накоплено!
*****чтобы вам не мучаться и в ручную все это не считать - я создала седьмой отчет "7_СколькоДолжноБытьНакопленоРезерваТекМес". Можете его сформировать и сразу сверить с док.Резерв по колонке накоплено.
*Восьмой отчет "8_ЗряСписалосьСРезерваСентябряНадоВернуть" - это те самые виды отпусков, которые по нашему мнению не должны списываться с резерва, но программа их учла в док.резервОтпусков, поэтому нам нужно найти указанные позиции в отчете - в док. РезервОтпусков и в колонке "Накоплено" - увеличить на указанную сумму.
п.с. Кстати, после любого ручного изменения док.Резерв на его третьей вкладке - вы обязаны так же на второй вкладке перенести суммы Зачтено, а 3вкладка док.Резерв пересчитается сама, когда нажмете кнопку "Пересчитать"!
У нас так было с декретчицами - по ним документ РезервОтпусков не рассчитывает резерв, т.к. нужно в ручную им выставлять средний заработок!!! поэтому резервы по декретчицам вносили на третью вкладку в ручную (ставили средний заработок и процент взновсов=30 и процент несч.случ=0,2), у них сразу рассчитывалась колонка "Исчислено", а во вторую вкладку - вносили данные из колонки Зачтено.
*Девятый отчет "9_ЧтоНекорректноеКСписываемВРезервСентябряПопало" - это просто для контроля, н-р, не все МинусовыеОстатки из отражения - увеличивают резерв тек.месяца: если выпадает отрицательные остатки по ДНЯМ, то не увеличит резерв!
*Десятый отчет "10_РезервИсчисленноПодразделение_текМес" - это печалька....глБух может пожелать - всеравно в 1с-Бухгалтерию не выгружать документ "РезервОтпусков", а продолжать в бухгалтерии делать его ручками, основываясь на колонке Исчислено док.Резерв из ЗУПа, только на там нету подразделений.....Вот этот отчет - просто тек.месяц док.РезервОтпусков по колонке Исчислено с группировкой по подразделениям.
п.с. все 10 штук отчетов в архиве "Отчеты"
*****************************************
п.с. Важно знать, что во всех отчетах использовались для отбора наши кода "начислений" отпусков/компенсаций отпуска, у вас они могут отличаться, поэтому проверьте в первом пакете запросов вкладку Условие и выставьте ваши коды начислений отпусков.
************************************************************************************************************
Здесь я пользовалась своей обработкой "КонсольЗапросов-Конфетка", вы можете использовать любую консоль запросов, на ИТС они есть, можете попробовать поработать моей консолью - вот ссылка: //infostart.ru/1c/articles/719293/
****
п.с. тестировалось на версии ЗУП 3.1.13.219 и на 3.1.18.276.
