План-факт ФОТ и расходов на персонал с расшифровкой начислений

Зачем нужен отчет

Плановый ФОТ сам по себе не показывает реальные расходы на персонал.

Сотруднику может быть установлен оклад 50 000 руб.;, и по плановым начислениям за месяц действительно начислено 50 000 руб.;. Формально план исполнен идеально.

Но в этом же месяце сотруднику могли дополнительно начислить:

• премию;
• разовую доплату;
• отпускные;
• компенсацию;
• иные начисления, отсутствующие в его плановом составе.

В результате при плановом ФОТ 50 000 руб.; фактическая сумма начислений может составить, например, 85 000 руб..

Типичная картина:

Плановый ФОТ: 50 000 руб.;
Факт по плановым начислениям: 50 000 руб.;
Внеплановые начисления: 35 000 руб.;
Факт начислений всего: 85 000 руб.;
Отклонение: +35 000 руб.;

Если анализировать только исполнение установленного ФОТ, ситуация выглядит благополучно. При анализе реальных начислений становится видно, во сколько сотрудник фактически обошелся организации в отчетном периоде.

Именно для такого анализа предназначен отчет.

Что показывает отчет

Отчет формируется за произвольный период с отбором по организации и подразделению.

В одной строке по сотруднику выводятся:

Структурное подразделение
Подразделение сотрудника.

Должность
Актуальная должность сотрудника.

Сотрудник
ФИО сотрудника.

Табельный номер

График работы

Количество ставок

Оклад (тариф)

Текущий тариф сотрудника.

Используется именно типовой тариф сотрудника, без клиентских дополнительных показателей и реквизитов.

Плановый ФОТ

Сумма плановых начислений сотрудника.

Показатель позволяет оценить запланированный регулярный фонд оплаты труда сотрудника.

Факт по плановым начислениям

Сколько фактически начислено сотруднику по тем видам начислений, которые входят в его плановый состав.

Например, если сотруднику планово назначены:

• оклад;
• надбавка;
• ежемесячная премия,

то фактические результаты этих начислений попадут именно в данную колонку.

Внеплановые начисления

Фактические начисления, которых нет в плановом составе сотрудника.

Именно эта колонка позволяет увидеть расходы, которые незаметны при классическом сравнении «плановый ФОТ против оклада».

Сюда могут попадать, в зависимости от настроек учета организации:

• разовые начисления;
• разовые премии;
• дополнительные премии;
• отпускные;
• доплаты;
• компенсации;
• другие начисления, не входящие в текущий плановый состав сотрудника.

Таким образом, отчет не смешивает плановое исполнение ФОТ и дополнительные расходы.

Факт начислений всего

Общая сумма фактически начисленного сотруднику за период:

факт по плановым начислениям + внеплановые начисления.

Этот показатель отражает реальную сумму начислений сотруднику за анализируемый период.

Отклонение, руб.

Разница между общим фактом начислений и плановым ФОТ.

Например:

Плановый ФОТ: 50 000 руб.;
Факт всего: 65 000 руб.;
Отклонение: +15 000 руб..

Отклонение, %

Процент отклонения фактических начислений от планового ФОТ.

Значение выводится с округлением до двух знаков.

Анализ рабочего времени

Помимо финансовой части отчет сохраняет типовой механизм учета рабочего времени.

Выводятся:

Норма, дней
Количество рабочих дней по графику.

Норма, часов
Норма рабочего времени по графику сотрудника.

Отработано, дней

Отработано, часов

Это позволяет непосредственно в одной строке сопоставить:

план ФОТ → факт начислений → рабочее время.

Например, можно сразу увидеть, что уменьшение фактического начисления относительно плана связано не с ошибкой расчета, а с неполностью отработанным месяцем.

Календарь по дням

После итоговых показателей выводится календарная часть отчета с колонками от 1 до 31.

По каждому дню отображается фактическое использование рабочего времени:

• часы работы;
• выходные;
• отклонения;
• другие обозначения видов времени из типового учета ЗУП.

Таким образом, для анализа причины отклонения не требуется отдельно открывать табель сотрудника.

Например, в одной строке можно увидеть:

• плановый ФОТ;
• фактическое начисление;
• количество отработанных дней;
• количество отработанных часов;
• календарь рабочего времени.

Кадровые изменения

Отдельная колонка «Кадровые изменения» показывает наличие изменений по сотруднику в выбранном периоде.

Если изменения были, выводится:

Да

При определении изменений анализируются не только классические приемы, переводы и увольнения.

Учитываются также изменения:

• кадровой истории сотрудника;
• планового состава начислений;
• периодических показателей оплаты труда;
• графика работы.

Это важно, например, для документа «Кадровый перевод списком», когда сотрудник формально остается в том же подразделении и на той же должности, но у него изменяется оклад или состав начислений.

Такая ситуация также считается кадровым изменением и отображается в отчете.

Расшифровка до документов

Для основных показателей предусмотрена интерактивная расшифровка.

По двойному щелчку можно перейти от агрегированной суммы к документам, которые сформировали показатель.

Оклад (тариф)

Расшифровка:

Документ

Показываются документы, которыми устанавливался или изменялся тариф сотрудника.

Плановый ФОТ

Расшифровка:

Документ

Можно определить, какими кадровыми документами сформирован текущий плановый состав начислений.

Факт по плановым начислениям

Расшифровка:

Документ | Сумма

Внеплановые начисления

Расшифровка:

Документ | Сумма

Это особенно удобно при обнаружении значительного превышения ФОТ.

Вместо поиска начислений сотрудника по нескольким типовым отчетам можно сразу увидеть документы, давшие дополнительную сумму.

Факт начислений всего

Расшифровка:

Документ | Сумма

Отклонение

Для отклонения также доступна расшифровка до документов фактических начислений.

Кадровые изменения

При наличии значения «Да» можно получить список кадровых документов, вызвавших изменение.

Пример практического использования

Допустим, руководитель видит следующие показатели сотрудника:

Оклад: 70 000 руб.;
Плановый ФОТ: 70 000 руб.;
Факт по плановым начислениям: 70 000 руб.;
Внеплановые начисления: 40 000 руб.;
Факт начислений всего: 110 000 руб.;
Отклонение: +40 000 руб. / +57,14%

При обычном анализе ФОТ можно сделать вывод, что отклонений нет: сотруднику планировалось и начислено 70 000 руб.;.

Отчет показывает вторую часть картины: дополнительно сотруднику начислено еще 40 000 руб.;.

Двойной щелчок по колонке «Внеплановые начисления» позволяет сразу определить документы, сформировавшие эти 40 000 руб.

Это позволяет использовать отчет не просто для контроля расчета зарплаты, а как инструмент управленческого контроля расходов на персонал.

Чем отличается от обычного анализа ФОТ

Основная идея отчета заключается в разделении двух разных вопросов.

1. Насколько правильно исполнен установленный сотруднику ФОТ?

Для этого используются:

Плановый ФОТ → Факт по плановым начислениям.

2. Сколько сотруднику фактически начислено за период?

Для этого используются:

Факт по плановым начислениям → Внеплановые начисления → Факт начислений всего.

В результате отчет не показывает искусственно «красивую» картину исполнения ФОТ, если реальные начисления значительно выше плана.

Что не входит в показатели

Отчет анализирует начисления сотрудникам.

В текущую сумму фактических расходов не включаются:

• НДФЛ как отдельная статья;
• удержания;
• выплаты по ведомостям;
• страховые взносы работодателя.

То есть показатель «Факт начислений всего» следует понимать именно как сумму начислений сотруднику, а не как полную стоимость сотрудника для работодателя с учетом страховых взносов.

Это специально оставлено отдельной границей анализа, чтобы не смешивать начисленную заработную плату и налоги/взносы работодателя.

Отборы

Предусмотрены основные отборы:

• период;
• организация;
• подразделение.

При выборе организации отчет формируется именно по выбранной организации.

Особенности разработки

Отчет построен на типовых механизмах конфигураций линейки ЗУП/ERP/КА.

Для рабочего времени используется типовой механизм получения данных учета времени.

Для плановых и фактических начислений используются типовые данные зарплатного учета.

Клиентские реквизиты и специфические аналитики в разработке отсутствуют.

В частности, в опубликованной версии отсутствуют ранее использовавшиеся специфические показатели и дополнительные реквизиты вроде ЦФО.

Совместимость

Проверено

1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

• ЗУП 3.1.38.92

1С:Комплексная автоматизация 2

• 2.5.27.88
• 2.6.1.59

1С:ERP Управление предприятием 2

• 2.5.27.88
• 2.6.1.59

То есть отчет проверен как на ветке 2.5, так и на новой ветке 2.6 ERP/КА.

Установка

Разработка выполнена в виде внешнего отчета.

Можно использовать двумя способами:

1. Открывать через «Файл → Открыть».

Подходит для тестирования.

2. Подключить через механизм дополнительных отчетов и обработок.

Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

После подключения отчет можно разместить в необходимом разделе интерфейса.

Изменение конфигурации и снятие с поддержки не требуется.

Права

Пользователю необходимы права:

• на запуск дополнительных отчетов и обработок;
• на чтение кадровых данных;
• на чтение данных зарплатного учета;
• на просмотр документов, участвующих в расшифровках.

Если пользователю ограничен доступ к зарплатным или кадровым данным, состав отчета и возможность открытия документов будут ограничены его текущими правами.

Дополнительные права отчет самостоятельно не предоставляет.

Отчет построен на СКД, поэтому состав выводимых полей, группировки, отборы и другие настройки можно изменять стандартными средствами 1С в соответствии с вашими задачами.