Мониторинг отсутствий сотрудника и остаток дней отпуска - подробно для ЗУП 3.1

1. Задача, с которой всё началось

Кадровик пришёл с вопросом: "Система показывает у сотрудника 5 дней отпуска, а мы с сотрудником пересчитали вручную - получается 10. Кто прав?"

Ситуация классическая: цифру в 1С видно, а из чего она сложилась - нет. Отчёт "Остатки отпусков" показывает итог, карточка сотрудника - список отпусков, а вот свести одно с другим, да ещё с "авансами" и больничными, попавшими в отпуск,- уже работа на полдня.

В этой статье:

• как устроен расчёт остатка в ЗУП 3.1.30+ и как проверить его запросом за пару минут;
• как разложить итог по годам и по документам, чтобы увидеть "аванс" и "возврат";
• готовый инструмент - внешняя обработка "Мониторинг отсутствий сотрудника";
• отдельный нюанс, на котором спотыкаются почти все: два документа отпуска на одни и те же даты - это перерасчёт, и нулевые дни во второй строке - норма, а не ошибка.

2. Откуда берётся цифра: модель "заработанные права + фактические отпуска"

В актуальных релизах ЗУП остаток отпуска считается не "по среднему", а из двух регистров:

• РегистрСведений.ЗаработанныеПраваНаОтпуска - сколько дней сотрудник заработал. Начисление идёт ежемесячно: 28 / 12 = 2,33333 дня за полный месяц, накапливается нарастающим итогом по каждому рабочему году (у сотрудника, принятого 02.12.2021, рабочие годы идут 02.12–01.12).
• РегистрНакопления.ФактическиеОтпуска - сколько дней фактически списано приказами об отпуске.

Формула простая:

    Остаток = Σ ЗаработанныеПрава − Σ ФактическиеОтпуска

Именно эту пару и надо проверить, когда "система говорит одно, а люди - другое".

Рис. 1. Отчёт "Мониторинг отсутствий сотрудника" по сотруднику на дату.

3. Проверка запросом: два разреза - календарный и по рабочим годам

Остаток удобно смотреть в двух разрезах. Первый - по календарным годам (как привыкли кадровики), второй - по рабочим годам (как считает сама ЗУП).

3.1. Таблица по календарным годам

Запрос (собирается в "Консоли запросов", параметры -&Сотрудник и &Дата):

Здесь сразу видно два важных момента:

1. Начисление 2,33 за декабрь 2021 - это не "бонус", а первый месяц первого рабочего года (02.12.2021–01.12.2022). Поэтому "на конец 2022 накоплено 30,33" - это 28 за первый рабочий год плюс 2,33 за первый месяц второго (он начался 02.12.2022). Складывать "30,33 - 28 = 2,33 свободных дня" и переносить этот остаток на сегодня нельзя: в 2024 году сотрудник взял 31 день при начислении 28 (14 в апреле + 17 в августе), и эти 2,33 "съелись", остаток ушёл в -0,67.
2. Итог на 11.11.2026: 140,00 − 135,00 = 5,00 дня. Ровно то, что показывает система.

3.2. Разрез по рабочим годам и "аванс" по документам

Если разложить те же данные по рабочим годам (02.12–01.12), картина становится ещё прозрачнее:

"Аванс" - это дни, которые сотрудник отгулял сверх остатка своего рабочего года и которые "ушли в счёт" следующего:

• приказ 80-от от 24.07.2024: 17 дней при остатке 14 → -3;
• приказ 155-от от 21.07.2025: 14 дней при остатке 11 → -3.

Именно эти -3 и -3 дают на конец 2024 и 2025 остаток -0,67, а к ноябрю 2026 - те самые 5 дней.

 Рис. 2. Расшифровка по документам с колонкой "Аванс (-) / возврат (+)".

3.3. А если 10?

Чтобы получить 10, нужно либо начислить 145 дней (норма 28 в год, и в штатном расписании, и в карточке сотрудника - 28), либо признать неиспользованными 5 дней. В базе нет ни того, ни другого: все девять приказов проведены, сторно и приостановок нет, единственный 5-дневный блок - хвост февральского отпуска 03–07.03.2026, и он оплачен (20 дней: 13 в феврале + 7 в марте). Обычно "лишние 5" появляются, когда в ручном расчёте февральский отпуск считают 15 днями вместо 20, либо когда к остатку прибавляют "дни, которые ещё начислятся" до конца года.

Закладка 1. "Остатки и расшифровка"

• Сверху крупно - остаток на выбранную дату и справа красным "взято авансом по документам".
• Таблица начислений/использования по годам - та самая, из раздела 3.1.
• Ниже -расшифровка по документам: дата с / дата по, дней, документ (гиперссылкой, открывается в 1С), вид отпуска, рабочий год и колонка "Аванс (-) / возврат (+)":
  • аванс - минус и красным (−3,00);
  • возврат дней по больничному, попавшему в отпуск, - плюс и зелёным (+3,00).

Алгоритм аванса последовательный, по рабочим годам: берём норму года (28), вычитаем уже выбранное в этом году; превышение = аванс и переносится в следующий рабочий год. Поэтому больничный, "выпавший" на отпуск (табличная часть "Периоды приостановки отпуска" в приказе), показывается как +N и уменьшает использование - дни возвращаются на баланс.

Закладка 2. «Все отсутствия»

Хронологический список всех отсутствий: отпуска с сохранением и без оплаты (фиолетовым), больничные (синим), прогулы/неявки (красным), переносы отпуска (серым). Колонки: дата с, дата по, дней, вид, документ-ссылка, примечание (основание, рабочий год).

Рис. 3. Пример: два документа на одни даты, у второго - 0,00 дней (перерасчёт).

Экспорт в Excel и PDF

На форме две кнопки -"Excel" и "PDF". Они сохраняют одним файлом все три таблицы: начисления по годам, расшифровку по документам и список отсутствий. Excel -.xlsx с рамками, выровненными вправо числами и альбомной ориентацией страницы; PDF - тот же макет для печати и отправки.

Почему отдельными кнопками, а не "дискеткой": встроенная кнопка сохранения у поля HTML-документа умеет сохранять только сам HTML. Поэтому печатная форма собирается программно в ТабличныйДокумент и пишется в .xlsx/.pdf штатным Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX/PDF), а на клиенте пользователь выбирает место через диалог сохранения.

4. Нюанс: два документа отпуска на одни даты в списке - это перерасчёт

В расшифровке иногда видно такую картину: в одном периоде два документа "Отпуск" на одни и те же даты, причём у второго в колонке "Дней" стоит 0,00 (или пусто). Это не ошибка и не "пропавшие" дни.

Что происходит:

1. Сотруднику оформляют отпуск приказом № 1 (например, 15.02–07.03.2026, 20 дней). В регистр ФактическиеОтпуска уходит запись на 20 дней.
2. Затем отпуск пересчитывают: исправляют сумму, период регистрации, основание, дату выплаты - словом, всё, что не меняет продолжительность. Создаётся второй документ-перерасчёт (или исправленный документ), и он регистрирует дельту, а не полные дни.
3. Если продолжительность не менялась, дельта по дням = 0. В расшифровке появляется вторая строка с теми же датами и нулём дней.

Поэтому правило чтения расшифровки простое:

• строк несколько - суммируем дни по строкам, а не "считаем документы";
• 0,00 во второй строке - признак перерасчёта, а не ошибки: дни не изменились, изменились деньги/реквизиты;
• если перерасчёт меняет продолжительность (отпуск продлили или сократили), второй документ даст дельту +N или −N - тогда смотрите на знак и на итог по периоду;
• "Итого" по периоду в таблице начислений/использования считается по регистру, а не по количеству документов, поэтому перерасчёт на итог не влияет.

В обработке такие строки видны отдельно (своя строка на каждый документ-регистратор), поэтому ноль сразу понятен: это не "потерянные" дни, а дельта перерасчёта. Если же ноль стоит у единственного документа периода - вот это уже повод проверять: значит, документ есть, а движения по дням нет.

"Система показывает 5, а должно быть 10" почти всегда означает: либо в ручном расчёте потеряли 5 дней использования, либо посчитали авансом то, что ещё не начислено. В нашем случае правда оказалась на стороне системы: 140,00 − 135,00 = 5,00, и это подтверждается каждым документом.