С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной для большинства автомобильных грузоперевозок. Поэтому компаниям, использующим 1С, лучше заранее подготовиться к оформлению электронных транспортных накладных и работе с сервисом 1С-ЭПД.
При этом у бизнеса по-прежнему возникает множество вопросов. Кто должен создавать документ? Как проходит его подписание? Что такое титулы ЭТрН? И почему электронная транспортная накладная – это не просто скан бумажного документа?
Отвечаем на эти вопросы в статье.
- Что такое ЭТрН
- Когда необходимо оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН)
- Как устроена электронная транспортная накладная
- Как происходит обмен транспортными документами
- Кто подписывает ЭТрН
- Как водитель предъявляет документы
- Частые вопросы
- Что делать сейчас
Что такое ЭТрН
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – это юридически значимый перевозочный документ, который оформляется в электронном виде и сопровождает перевозку груза.
В отличие от бумажной накладной, ЭТрН проходит не только между участниками перевозки, но и регистрируется в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Именно поэтому такой документ имеет установленный государством формат и строгий порядок оформления.
Важно понимать, что ЭТрН – не цифровая копия бумажной накладной. Это самостоятельный электронный документ со своей структурой и правилами обмена.
В программах 1С оформить электронную транспортную накладную можно с помощью сервиса 1С-ЭПД. Он обеспечивает создание, подписание и передачу ЭТрН через оператора ИС ЭПД в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Когда необходимо оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная оформляется, если перевозку выполняет сторонняя транспортная компания.
Типичный пример:
- грузоотправитель заключает договор с перевозчиком;
- перевозчик доставляет груз получателю;
- вся перевозка сопровождается электронной транспортной накладной.
Если же организация перевозит груз собственным транспортом и собственным водителем либо получатель самостоятельно забирает товар (самовывоз), оформление ЭТрН не требуется.
Таким образом, ключевое условие оформления ЭТрН – участие стороннего перевозчика.
Важно: с 1 сентября 2026 года по перевозкам, для которых электронная транспортная накладная станет обязательной, бумажная накладная не будет заменять ЭТрН. Если участники продолжат оформлять перевозку только на бумаге, такую перевозку могут расценить как перевозку без надлежащим образом оформленных документов.
Как устроена электронная транспортная накладная
Главная особенность ЭТрН заключается в том, что это единый документ, который подписывают все участники перевозки на всем пути следования. Документ состоит из четырех обязательных титулов.
Как видно из схемы, каждый участник перевозки отвечает только за свой этап оформления документа. Рассмотрим подробнее, что представляет собой каждый титул.
Титул №1. Оформление
Ответственный: грузоотправитель.
Именно с этого этапа начинается оформление перевозки.
Грузоотправитель указывает:
- сведения о перевозке;
- информацию о грузе;
- отправителя и получателя;
- место погрузки и выгрузки;
- перевозчика;
- стоимость груза;
- дополнительные условия перевозки.
После заполнения титул подписывается электронной подписью и направляется перевозчику.
Титул №2. Погрузка
Ответственный: перевозчик.
После получения документа перевозчик проверяет сведения и подтверждает прием груза к перевозке.
На этом этапе фиксируются:
- данные транспортного средства;
- сведения о водителе;
- информация о погрузке;
- замечания, если они имеются.
После подписания второго титула информация передается в государственную систему, где формируется уникальный QR-код перевозочного документа.
Именно этот QR-код водитель предъявляет сотрудникам ГИБДД при необходимости проверки документов.
Титул №3. Приемка груза
Ответственный: грузополучатель.
После доставки груза получатель подтверждает факт получения.
Он фиксирует:
- количество принятых мест;
- фактическое состояние груза;
- наличие либо отсутствие замечаний;
- результаты приемки.
Если грузополучатель выявляет расхождения или повреждения, эта информация также отражается в титуле.
Титул №4. Разгрузка
Ответственный: перевозчик.
Финальный этап оформления перевозки.
После подтверждения приемки перевозчик подписывает последний титул, тем самым завершая электронную транспортную накладную.
После этого документ считается полностью оформленным.
Дополнительные титулы
В некоторых ситуациях в процессе перевозки могут использоваться дополнительные (опциональные) титулы. Они позволяют зафиксировать изменения, например замену транспортного средства, водителя или переадресацию груза.
Эти изменения не требуют оформления новой транспортной накладной – они добавляются к уже существующему документу.
Как происходит обмен транспортными документами
Каждый из участников перевозки заполняет и подписывает только тот титул, который относится к его зоне ответственности.
Процесс выглядит следующим образом:
- 1. Грузоотправитель создает и подписывает первый титул.
- 2. Перевозчик получает документ, заполняет сведения о погрузке и подписывает второй титул.
- 3. После подписания второго титула сведения передаются в ГИС ЭПД, где документ регистрируется и формируется QR-код.
- 4. Водитель получает QR-код через мобильное приложение и использует его при перевозке груза.
- 5. После доставки грузополучатель принимает груз и подписывает третий титул.
- 6. Перевозчик завершает оформление перевозки, подписывая четвертый титул.
Таким образом, в 1С-ЭПД пользователи последовательно работают с каждым титулом электронной транспортной накладной. По мере прохождения перевозки документ дополняется сведениями всех участников и передается через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Кто подписывает ЭТрН
Для работы с электронной транспортной накладной каждому участнику потребуется:
- квалифицированная электронная подпись (КЭП);
- при необходимости – машиночитаемая доверенность (МЧД);
- подключенный сервис ЭПД.
Важно учитывать, что подпись ставит именно тот участник перевозки, который отвечает за соответствующий титул.
Как водитель предъявляет документы
После регистрации ЭТрН в государственной системе автоматически формируется QR-код.
Водителю не нужно распечатывать транспортную накладную или возить с собой бумажные документы.
Во время проверки сотрудник ГИБДД сканирует QR-код и получает сведения о перевозке непосредственно из государственной информационной системы.
При этом QR-код хранится в мобильном приложении и после загрузки может использоваться даже при отсутствии интернет-соединения.
Частые вопросы
Можно ли просто отправить транспортную накладную через обычный ЭДО?
Нет. Электронная транспортная накладная оформляется только через специализированный сервис ЭПД, который обеспечивает передачу сведений в ГИС ЭПД.
Нужно ли создавать новую ЭТрН при замене автомобиля?
Нет. Для таких ситуаций предусмотрены дополнительные титулы, которые позволяют зафиксировать изменения в уже оформленном документе.
Сколько ЭТрН нужно оформить, если у перевозки несколько точек?
Ориентироваться нужно на количество «плеч» перевозки: если меняется точка погрузки, точка выгрузки, грузоотправитель, получатель или перевозчик, может потребоваться отдельная ЭТрН.
Что делать сейчас
Если ваша компания уже готовится к переходу на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года, стоит заранее проверить используемую конфигурацию 1С, подключить сервис 1С-ЭПД и отработать процесс оформления ЭТрН до вступления новых требований в силу.
Посмотреть все функции 1С-ЭПД можно на бесплатном тренажере, перейдите по кнопке ниже, оставьте заявку: подключим тренажер, проведем демонстрацию и ответим на вопросы.
