Электронный архив документов для 1C:ERP, 1C:КА, 1C:УТ

Функциональные возможности

Данное расширение закрывает потребности бизнеса в контроле возврата оригиналов документов и их быстрого сканирования.
Расширение реализовано с использование подсистем БСП:

• Управление печатью
• Варианты отчётов
• Учёт оригиналов первичных документов

Для корректной работы должна быть включена функциональная опция «Отслеживание состояний напечатанных документов» в разделе «НСИ и администрирование» - «Администрирование» -  «Печатные формы, отчёты и обработки».

Пользователю видны следующие изменения:

• Документ «Архив документов» - служит для хранения информации по факту возврата оригиналов документов.
• Обработка «Работа с архивом» - для формирования документов «Архив документов» по средствам сканера ШК.
• Отчёт «Реестр архива» - для контроля возврата документов и их текущего статуса.

Доступ к списку документов и обработке осуществляется из подменю «Работа с клиентами» из меню «Продажи».

Важно! У решения есть ограничения, которые следует отметить:

Так как на всех печатных формах одного документа выводится одинаковый штрихкод, распознать тип печатной формы при сканировании невозможно. Поэтому при сканировании любого документа в архив, все печатные формы считаются возвращёнными.

Настройка подсистемы архива документов

Меню настройки подсистемы доступно из списка документов «Архив документов».

Рассмотрим возможные настройки:

Считать отображённые печатные формы распечатанными.
Типовое поведение формы печати в 1С отмечает документ распечатанным после нажатия на кнопку «Печать». Но в текущих реалиях, когда документы зачастую сохраняются на диск, для последующей отправки контрагенту по средствам электронной почты, либо мессенджеров, данный функционал не всегда корректен.
Данная настройка позволяет изменить типовое поведение системы и отмечать документ как требуемый к возврату в архив в момент вывода печатной формы, а не в момент её печати.

Обрабатывать документ основание счетов фактур.
УПД формируются не на основании документа «Реализация товаров и услуг», а на основании документа «Счет фактура выданный», но отметку о возврате, обычно проверяют из документа «Реализация товаров и услуг». Данная настройка служит маркером для системы, что при сканировании УПД, надо ставить признак возврата оригинала документов не только по документу «Счет фактура», но также и по документу «Реализация товаров и услуг», на основании которого была сделана счёт фактура.

Группировать архивы.
Настройка отвечает за группировку документов «Архив документов». Группировать можно по организациям и / или по месяцам.
Группировка осуществляется по датам документов, а не по датам вывода документов на печать.

Воспроизводить звук ошибки.
Если при сканировании возникает ошибка (см далее), то система может воспроизводить звук, для привлечения внимания оператора.
Для воспроизведения используется MSScriptControl. Если компонента не установлена на локальном рабочем месте оператора, то её можно сохранить и установить.
Внимание! Для установки необходимо обладать правами администратора, либо обратиться за помощью к команде тех поддержки.

Описание документа «Архив документов»

Документ «Архив документов» является информационным. Его нельзя создать интерактивно, либо скопировать.

Редактирование документа запрещено.

При пометке документа на удаление, все отметки о возврате по данному документу удаляются из системы.

Обработка «Работа с архивом документов»

При открытии обработки система запросит у оператора отсканировать штрихкод документа для начала работы.

При начале сканирования, информационное окно пропадает, но появляется окно с историей сканирования.

Рабочее пространство разделено на 2 части.

• Верхняя часть – дерево отсканированных документов, будет заполняться по мере сканирования.
• Нижняя часть – информационная таблица о ходе работы.

Верхнюю часть оператор может редактировать, удаляя случайные, либо не корректные строки.

В целях безопасности, нельзя удалять строки групп «Организация» и «Месяц».

В нижнюю часть так же выводятся ошибки при сканировании, они выделяются красным цветом.

Ошибки могут быть следующие:

1. Штрихкод не распознан системой
2. Данный документ уже был помещён в архив
3. Данный документ уже был отсканирован в текущей сессии

После окончания сканирования, оператор формирует документы «Архив документов» по средствам кнопки в левом нижнем углу формы.

Система запрашивает оператора об окончании работы.

При утвердительном ответе, система формирует документы, выводит на печать реестры документов и очищает дерево документов.

В случае ошибки печати, либо необходимости повторной печати реестра, его всегда можно распечатать из документа «Архив документов».

На типовых формах отметки о возврате документов появляются автоматически после обработки документов.

Отчёты

Доступ к отчётам подсистемы «Архив документов» осуществляется из меню «Продажи» - «Отчёты по продажам» - «Все отчёты» - «Работа с клиентами».

Изначально предусмотрены 2 варианта формирования отчёта:

• С группировкой по типам документов
• С группировкой по ответственным менеджерам

Период архива задаётся опционально. Если даты не установлены, выводятся данные за весь период.

Преимущества

• Гибкая настройка ведения архива документов
• Работает не только с документами продажи, но со всеми документами, по которым ведётся учёт первичных документов стандартной подсистемой 1С

Технические требования

Работоспособность расширения проверена на следующих конфигурациях и релизах:

• 1С:ERP Управление предприятием 2, релизы 2.5.20.93
• 1С:Комплексная автоматизация 2, релизы 2.5.20.93
• Управление торговлей, редакция 11, релизы 11.5.20.93

Код открыт.

Техническая поддержка и обновления

Бесплатный период техподдержки составляет 1 месяц со дня покупки.

Также после приобретения вы получаете 6 месяцев бесплатных обновлений.

По окончании бесплатного периода вы можете приобрести услугу технической поддержки с доступом к обновлениям на платной основе.

Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете. Если обновления недоступны - загрузить новую версию можно после покупки обновлений/технической поддержки.

Задать вопрос по программе можно по кнопке "Техподдержка" на странице описания.

При создании тикета необходимо предоставить:

1. Номер заказа
2. Описание вопроса. Если это ошибки - напишите порядок ваших действий с программой, которые к ней привели (приложите видео/скриншоты/отчеты об ошибке)
3. Точную конфигурацию 1С, и версию платформы, на которой используете купленное решение (наименование и версию 1С можно взять из раздела "О программе"), версию купленной программы.

К созданной заявке подключается специалист. Дальнейшее обсуждение проблемы будет проходить в тикете техподдержки. Стандартный срок реакции - 24 часа в рабочие дни с момента обращения

Внимание! Техническая поддержка предоставляется исключительно в рамках переписки по обращению. В некоторых случаях для диагностики ошибок и/или вопросов, связанных с особенностями использования продукта в информационных базах покупателя, может потребоваться дополнительная платная диагностика с организацией удаленного доступа к информационной базе. Стоимость уточняется индивидуально.

Техподдержка