Потоки основной активности для расширения своих возможностей
Вот решил «запилить» свою шпаргалку о методах повышения эффективности работы специалиста 1С. Под эффективностью, подразумевается, достижение максимального результата при минимальных затратах.
Размышляя о том, что необходимо делать и как для повышения своей эффективности, я выделил для себя несколько активностей (потоков, видов деятельности, принципов, называйте как хотите):
- Повышение эффективности
- Взаимодействие
- Определение целей
- Планирование задач
- Учет сведений и знаний
- Контроль и внимание
- Анализ действий
- Повышение квалификации
- Использование идей
Все перечисленные виды активности взаимосвязаны, один влияет на другой, образуя определенную систему. Один принцип может применяться для другого. Главное, чтобы эта активность шла изнутри, по своей инициативе, а не потому что начальник сказал.
Повышение эффективности
Постоянно повышаем эффективность своей деятельности. Если увидели, что-то не удобно, что-то не работает, что-то выполняется очень долго, подумали, как сделать лучше и быстрее, и делаем лучше. Нет времени подумать зафиксировали задачу на будущее, не зафиксируем забудем.
Автоматизируем все, что можно автоматизировать. Разрабатываем дополнительные печатные формы, отчеты и обработки. Автоматизируем выставление счетов, создание резервных копий, обновление программ.
Уменьшаем затраты времени на выполнение операций на компьютере, для этого используем мощный компьютер, скоростные диски SSD, скоростные флешки USB 3, быстрый интернет 100 МБит/с. Если компьютер старый и прошло более 5 лет с момента приобретения, это хороший повод задуматься об апгрейде. Хороший компьютер должен быть не только у нас, но и у клиентов и коллег. Важно говорить клиентам о необходимости апгрейда, если у них старые компьютеры или слабый интернет, так как большую часть времени мы обслуживаем их системы на их "железе". Будет у клиента хорошее "железо", значит будут быстрее обновляться базы, перепроводиться документы, делаться резервные копии. Будет у клиента быстрый интернет, можно тогда подключиться к нему удаленно и сделать работу быстрее и эффективнее, а не ехать в соседний населенный пункт.
Сложные задачи для решения, которых у нас не хватает компетенций, отдаем на аутсорсинг или коллегам. Выстраиваем взаимовыгодное партнерское сотрудничество с другими компаниями, специалистами и клиентами. Специализируемся в определенной области. Типовые конфигурации 1С:Предприятие 8 постоянно усложняются, невозможно знать все.
Повышаем эффективность всей своей команды, эффективность своих пользователей, а не только свою.
Ведем свою базу знаний любым возможным доступным способом. Можно использовать WiKi энциклопедию, можно использовать OneNote или еще что-нибудь. Даже электронная почта может стать маленькой базой данных, из своей электронной почты задаем вопросы по разным темам, в различные сервисы 1С, производителям торгового оборудования, и к нам будут приходить ответы. Это уже определенная база знаний, в которой можно делать мгновенный поиск по ключевым словам.
Собираем свой набор инструментов (отчетов и обработок), примеры программного кода, примеры сложных запросов, чтобы потом это можно было применить у нескольких клиентов, для решения однотипных задач и тем самым сэкономить свое время.
Со временем обработок и отчетов может накопиться много, и чтобы в них не запутаться, я выработал для себя следующее правило: файл отчета или обработки должен максимально отражать его назначение и конфигурацию или платформу. Например, названия могут быть такими:
Печатная форма Коммерческое предложение - БП3.epf - видно, что это печатная форма для конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия ред.3.
Консоль запросов 82 - ОП.epf - консоль запросов обычное приложение (толстый клиент) платформа 8.2 любой конфигурации.
Консоль запросов 83 - УП.epf - консоль запросов управляемые формы (тонкий клиент) для платформы 8.3 любой конфигурации.
Называя отчеты и обработки таким образом, можно потом быстро их найти простым поиском по файлам в каталоге своих обработок.
Полезные ссылки для повышения эффективности:
Оптимизация времени. Возможен ли 4-часовой рабочий день?
Несколько слов о том, как приручить хаос задач
Взаимодействие
Взаимодействие с окружающим миром, крайне необходимо, чтобы понять, что происходит вокруг, какие задачи сейчас актуальны для пользователей, что нового происходит и появляется нового в 1С, где в этом мире находимся мы, где мы хотим оказаться и кем стать, на каком мы уровне по сравнению с другими людьми или компаниями, каковы границы наших возможностей. Без взаимодействия с другими людьми мы не получим ответы на перечисленные вопросы.
Мир вокруг нас постоянно меняется, темп изменений постоянно ускоряется. Поэтому важно определить для себя откуда мы будем получать последние новости, которые могут нас коснуться или повлиять на нашу жизнь. В каком сообществе мы состоим и на каких ресурсах в интернете полезные для нас знания или инструменты.
Важно выбрать быстрые каналы взаимодействия, где это возможно. Например, вместо обычной почты использовать электронную, вместо бумажных документов использовать Электронный документооборот и т.д. Вместо выезда к клиенту подключаемся к нему удаленно и помогаем решить вопрос. Если хотим быстро получить ответ от технической поддержки 1С используем 1С-Коннект, это как правило иногда даже быстрее, чем звонить по телефону. Сейчас почти на каждом сайте есть онлайн чаты, на которых можно очень быстро получить ответ. Особенно мне понравился онлайн на сайте Группы компаний «Астрал» astral.ru, отвечают быстро, вся беседа после ее окончания приходит на электронную почту, это очень удобно полученные сведения не потеряются их легко можно будет найти у себя в электронной почте.
Важно выбрать оптимальные каналы для взаимодействия с клиентами и коллегами. Если коллеге удобно, чтобы мы ему писали на почту, а не звонили, тогда писать ему на почту. Если клиенту удобно видеть нас у себя в офисе выезжаем к нему в офис. Может показаться, что в описанных случаях, наша эффективность падает, ведь писать письма и выезжать к клиенту это гораздо дольше по времени, чем позвонить или подключиться удаленно через интернет. Однако, в моей практике были случай, когда клиент менял обслуживающую организацию, просто потому что с ним не были выстроены удобные для клиента каналы взаимодействия. Или сложные задачи неправильно решались, потому что по телефону специалист не понял правильно своего клиента, что конкретно он имел ввиду, когда ставил задачу.
Выбранные каналы взаимодействия не должны ухудшать контроль и внимание, постоянно отвлекать и отнимать время от текущих важных задач. Необходимо избегать ситуаций, когда все время потрачено на взаимодействие с клиентами, а на решение текущих задач времени не осталось. Поэтому важно соблюдать баланс во взаимодействии с коллегами и клиентами.
Для решения различных вопросов выбираются наиболее подходящие способы взаимодействия с окружающими нас людьми, где можно подключаемся удаленно, если это клиенту не удобно, выезжаем к нему. Можно иметь много сертификатов 1С и быть крутым спецом, однако если мы не можем выстроить взаимодействие с людьми, наша эффективность это этого будет падать.
Определение целей
Формулируйте и фиксируйте свои цели, важно понять, чего мы хотим достичь и какому сроку.
Важно зафиксировать зачем мы поставили себе такую цель, иначе по прошествии длительного времени мы можем и не вспомнить, зачем нам нужно было 100500 рублей. Важно зафиксировать контекст, исходную ситуацию, чтобы потом понимать почему цель сформулирована именно так а не иначе. Можно зафиксировать какие предполагаемые возможности для нас откроются в результате достижения поставленной цели, а потом, когда цель уже будет достигнута, сравнить, появились эти возможности или нет? Провести анализ, чтобы следующие цели ставить точнее, правильнее, амбициознее.
Планирование задач
Для достижения поставленных целей необходимо планирование предстоящих задач и ресурсов (временных, материальных, денежных, людских). Для срочных ближайших задач необходимо хотя бы примерно оценить затраты по времени, привязать к какой-нибудь дате хотя бы для того чтобы не забыть, чтобы не было накладок например двух встреч назначенных на одно и то же время. Для фиксации планов можно использовать различный онлайн календари, напоминания в телефоне, ежедневник, в общем использовать тот инструмент который у вас под рукой.
Планирование должно подразделяться на краткосрочное и долгосрочное.
Оперативные планы - это краткосрочные планы выполнения мелких задач, составляются на период день, неделя и детализируют Тактические планы.
Тактические планы – это планирование на более длительный период месяц, квартал, такие планы детализируют Стратегические планы.
Стратегические планы – долгосрочные планы составляются на год или несколько лет.
Чем дальше горизонт планирования, тем менее детально составляются планы.
Если есть план, можно зарезервировать время, деньги на его реализацию. Если плана нет, вероятно в будущем не хватит времени, специалистов или денег.
Важно в планы закладывать резервы и предусмотреть риски. Есть подходящая статья по резервам времени Сервисное окно планирования и контроля.
Исключаем ситуации, когда все время потрачено на планирование, а на выполнение работ времени уже не осталось. Планирование занимает время, в одном случае достаточно одной минуты, чтобы запланировать встречу и создать напоминания в будильнике сотового телефона. В другом случае необходимо потратить неделю или месяц, чтобы разработать стратегический план и сложный проект.
Не нужно бояться менять планы, если в этом есть необходимость и целесообразность, а также для сокращения временных и прочих затрат. Важно предупредить об этом коллег и клиентов дабы избежать недоразумений и конфликтов.
Учет сведений и знаний
Учет сведений – это фиксация целей, планов, достигнутых результатов, полученных знаний для текущей и будущей работы, все что может пригодиться и оказать существенное влияние на нашу работу.
Без учета сведений невозможно будет сравнить насколько мы достигли своих целей, сколько мы потратили времени, может мы занимались не теми задачами, возможно планы перестали соответствовать действительности, а цели были неправильно поставлены?
Где и в чем вести учет сведений каждый решает сам: в блокноте. в файлах, в Word, в Excel, в электронной почте, в базе 1С, в wiki энциклопедии, в CRM. Учет в своей "базе знаний" может сэкономить потом кучу времени. Например, настраивал терминал сбора данных два года назад, попробуй теперь вспомни, какие драйверы нужно установить, где их взять, какие поля для синхронизации указать, какие проблемы пришлось при этом решать.
Одна сложность подстерегает в учете сведений и знаний, много времени приходится тратить на фиксацию, а с учетом того как все последнее время меняется, знания могут быстро обесцениваться. Здесь каждый, должен решить для себя сам, какие знания ему могут пригодится в будущем, именно их и зафиксировать для себя.
Одно, несомненно, электронные средства фиксации имеют большое преимущество перед бумажными, быстрый поиск по интересующим словам и понятиям.
Есть полезная статья Управление знаниями в компании-разработчике 1С.
Контроль и внимание
Необходимо контролировать текущую деятельность и окружающий нас мир, не пускать все на самотек. В любой момент мир вокруг нас может измениться, цели станут недостижимы, планы изменятся. Без должного контроля можно упустить прибыль, потерять клиентов, проспать новые возможности, которые появляются на рынке.
Не допускаем нарушений различных правил и договоров, чтобы в будущем не тратить время, деньги и силы на судебные разбирательства. Назначаем ответственных за соблюдением и контролем опасных ситуаций и контролируем сами в любом случае.
Важно не забыть о назначенной встрече или запланированной работе, для этого используем напоминания в сотовом телефоне, различные планировщики или календари. Например, существуют календари: Google календарь, Mail календарь, Outlook и т.д.
Каждый день мы должны куда-то и на что-то смотреть, чтобы важные сведения не ускользнули от нашего внимания. Кто-то устанавливает доску в офисе и пишет на ней фломастером, кто-то использует карточки и Канбан, кто-то рассылает SMS на телефоны. Можно привести аналогию с водителем автомобиля, который постоянно смотрит в лобовое стекло автомобиля, изредка поглядывает на спидометр, еще реже проверяет уровень масла в двигателе. Каждый для себя должен определить куда он будет смотреть постоянно, а куда время от времени, чтобы эффективно использовать свое внимание только на нужные и важные задачи и активности.
Следует, также иметь ввиду, следующий момент: если раньше мы не обращали внимания на то, что было не важным, однажды это может стать очень важным. Например, электронный документооборот (ЭДО), раньше можно было не уделять этому большого внимания, все работали с бумажными документами, а теперь все массово переходят на использование электронных документов и электронных подписей.
Повышение квалификации
Повышение квалификации открывает новые горизонты и возможности для нас. Поэтому постоянно выделяем время на различные вебинары, обучающие курсы, книги, сами ищем информацию в интернете по текущим задачам, тем самым повышая свою квалификацию.
Сдаем на сертификаты 1С:Профессионал, 1С:Специалист и т.д. Зачем на это тратить время? В чем здесь повышение эффективности? Во-первых, при подготовке к сертификации можно узнать много нового и полезного для своей работы, и быстрее и качественнее выполнять свою работу. Во-вторых, сертифицированные специалисты могут рассчитывать на более высокую зарплату. В третьих, получить допуск на участие в некоторых проектах можно только при наличии определенных сертификатов.
Просматриваем и изучаем новые инструменты и опыт коллег на сайтах различных сообществ по своей области интересов. Специалисты 1C читают infostart.ru , веб-разработчики читают habr.com, бухгалтеры читают www.glavbukh.ru, каждый должен выбрать свои источники информации.
Беремся за любые трудные задачи, только так можно чему-то действительно на учиться, особенно на решении конкретных практически задач клиентов. Заодно можно понять, что именно сейчас актуально, какие задачи ставят клиенты и тем самым сосредоточить свое внимание на таких актуальных задачах.
Анализ действий
Выделяем время на анализ своих действий за определенный период. Если велся учет сведений, используем эти сведения для анализа.
Формируем отчеты, диаграммы, смотрим динамику, сверяемся с планами.
На основе анализа данных и действий, делаем выводы, генерируем новые идеи, ставим цели, корректируем планы.
Использование идей
Если в голове возникла полезная идея, достойная реализации, обязательно ее фиксируем.
Слушаем идеи коллег и клиентов, полезные для себя идеи фиксируем.
Идеи часто возникают спонтанно, в потоке различной активности, причем возможно даже не связанной с работой. Если не зафиксировали, как правило быстро забываются.
Просматриваем зафиксированные идеи, прорабатываем их более детально, нужно ли нам ее реализовывать и тратить свое время, позволяют ли наши возможности замахнуться на такую идею, если отказываемся от идеи фиксируем почему.
Проработанные идеи, повышающие нашу эффективность претворяем в жизнь.
Эпилог
Выполнение этих простых перечисленных в статье принципов, требует внутренней дисциплины и времени. Каждый день нужно бороться со своей ленью и отвлекающими факторами. Однако постоянная работа над собой и поиск способов повышения эффективности со временем окупается, появляется возможность решать больше задач, решать более сложные задачи за меньшее время и с меньшими затратами ресурсов.
PS: Спасибо что дочитали до конца. Оставляйте комментарии, как Вы повышаете свою эффективность (КПД), какие инструменты и подходы используете и почему? Всем успехов!
