Оценка стоимости проекта по внедрению ERP

Предварительную оценку можно сформировать после получения первичных данных о предприятии и об ожидаемых результатов от внедрения ERP на предприятии. Сбор таких данных может занимать до нескольких рабочих дней. Оценка, полученная после такого первичного сбора информации, весьма приблизительная, потому что точно оценить трудоемкость внедрения системы ERP за такое время невозможно. Кроме того, в цену будут заложены риски, связанные с отсутствием однозначных детальных требований к будущей системе.

Более точную оценку можно дать после этапа обследования и моделирования, которые проводятся после сбора первичных данных.  

Сбор данных для первичной приблизительной оценки стоимости внедрения 1С

Сведения о предприятии

Прежде, чем дать оценку стоимости внедрения 1С:ERP, нам необходимо получить сведения о предприятии, о производимой продукции, выполняемых работах.

Достаточно сообщить, например, такие данные: предприятие представляет собой машиностроительный завод по производству сложного оборудования. Оборудование используется в различных отраслях. Также предприятие осуществляет гарантийное обслуживание оборудования и выполняет платные ремонты, продает запасные части для оборудования. Есть Гособоронзаказ. На заводе работает 1000 сотрудников.

Количественные показатели (видов материалов, полуфабрикатов или деталей, продукции, цехов, складов, контрагентов, ОС)

Важными для оценки являются количественные показатели.

У наших консультантов большой опыт внедрения 1С 8 на различных предприятиях, скорее всего, были внедрения на похожих предприятиях. Но для оценки надо получить более подробные сведения:

• количество используемой номенклатуры материалов, полуфабрикатов, деталей, продукции;

• количество цехов основного, вспомогательного производства;

• количество складов и цеховых кладовых;

• количество контрагентов;

• количество ОС и НМА;

• ряд других показателей, зависит от особенностей предприятия.

Мы вышлем анкету и попросим заполнить данные по этим показателям.

Заказчики автоматизации – руководители бизнес-направлений

Кто из руководителей предприятия заинтересован в автоматизации?

Достаточно сообщить, руководители каких направлений будут ставить задачи для 1С 8 ERP: директор по экономике, финансовый директор, директор по производству, руководители отелов снабжения и сбыта, главный бухгалтер, другие заинтересованные лица.

С этими руководителями мы будем плотно общаться на втором этапе, обследования и моделирования.

Задачи автоматизации в терминах бизнеса и предметных областей

Какие задачи ставят руководители направлений, что хотят получить от конфигурации 1С ERP?

Пример ответов, достаточных для предварительной оценки, приведены ниже.

Директору по экономике нужно планировать себестоимость по заказам клиентов, анализировать фактическую себестоимость в различных разрезах, видеть доходы и расходы в разрезе заказов. Финансовому директору нужно управлять денежными средствами, формировать бюджеты и видеть факт исполнения. Руководитель отдела снабжения должен формировать планы закупок под план производства. Директор по производству – строить план выпуска продукции, график производства. Главный бухгалтер хочет минимизировать затраты на подготовку отчетности.

В этих ответах важна конкретика. Рассуждения "о повышении управляемости", "создании единого информационного пространства" пользы для оценки не несут. Здесь же нужно рассказать о текущих проблемах и задачах, которые должны быть решены в новой системе 1С 8 ERP.

Перечень существующих систем, количество пользователей

Какие системы используются сейчас, какое количество пользователей систем? Какое количество пользователей ожидается после внедрения решения 1С:ERP?

Простого перечисления программ достаточно. Например, сейчас для производства используется система "1С:Предприятие" предыдущей версии, работают 80 человек. Расчет заработной платы ведется тоже в 1С, работают 10 человек. Есть системы других производителей. Всего пользователей 100 человек.

Определение очередности внедрения

Мы предлагаем распределить проект внедрения 1С и подсистем во времени. В первую очередь рекомендуем внедрять обязательные подсистемы, без которых не обходится ни одно внедрение. Во вторую очередь – подсистемы, расширяющие возможности. Также это позволяет распределить затраты на внедрение программ 1С во времени.

Обязательные подсистемы, подсистемы первой очереди:

• Закупки;

• Производство;

• Продажи;

• Склад;

• Финансы.

Расширяющие подсистемы 1С 8 ERP Предприятие:

• Объемно-календарное планирование;

• Планирование производства на межцеховом уровне;

• Планирование производственных операций (внутрицеховой уровень);

• Бюджетирование.

Совместно с представителями предприятия определяем очередность подсистем конфигурации 1С ERP.

Первичная приблизительная оценка

По результатам сбора первичных данных мы уже можем приблизительно оценить бюджет внедрения проекта ERP. Конечно, это будет весьма приблизительный бюджет, так как многие параметры еще недостаточно точно сформулированы, кроме того, в оценку заложены риски неопределенности.  

Обследование и моделирование для внедрения 1С:ERP

Конкретизация задач управления и учета для внедрения 1С:ERP

Для более точной оценки стоимости внедрения 1С мы проводим обследование и моделирование. По подсистемам, определенным для внедрения в первую очередь, надо уточнить, какие именно возможности этих подсистем нужны для внедрения. Эту задачу уже нельзя решить в рамках опросов и короткой встречи.

Подсистемы ERP обладают большим набором настраиваемых возможностей. Часть таких возможностей является базовыми, используемыми всегда. Например, в подсистеме производства может использоваться простая модель с указанием выпущенной продукции, использованных материалов и трудозатрат. А может использоваться модель с управлением производством, с построением графика производства с учетом материально-производственных ресурсов, обеспечением материалами и так далее. Выяснение таких особенностей и их демонстрация в подсистемах 1С:ERP требует плотного общения с сотрудниками предприятия, ответственными за те или иные подсистемы, погружения в специфику учета и управления.

Методологические вопросы

На этапе обследования выясняются важные вопросы, влияющие на стоимость внедрения 1С. Можно сказать, что ответы именно на эти вопросы и определяют трудоемкость внедрения системы ERP. Среди таких вопросов основными являются:

• необходимость изменения существующих методик управления и учета;

• реорганизация основных справочников;

• другие аспекты.

В случае, когда руководители предприятия готовы к изменениям, и готовы принять методики, заложенные в типовую конфигурацию 1С:ERP (а это гибкие, настраиваемые способы), стоимость внедрения минимизируется. В противном случае, придется значительно изменять конфигурацию, и оценка откладывается до тщательной проработки этих изменений.

Определение недостающих критических особенностей

В ходе обследования и моделирования могут быть выявлены особенности управления и учета предприятия, реализовать которые типовыми способами в 1С 8 ERP невозможно. Но эти возможности являются критически необходимыми для предприятия, их реализация в системе обязательна. В этом случае возникает необходимость в доработках. Оценить трудоемкость таких доработок можно тогда, когда понятно, что именно нужно сделать. То есть на этапе разработки технического задания.

Определение источников входящих данных из программ 1С и других

Больших трудозатрат требует перенос нормативно-справочной информации и входящих остатков. На этапе обследования уточняются состав данных для переноса, способы переноса, необходимость ручных корректировок и т.п. Если перенос будет выполняться из типовых программ 1С, то оценка упрощается, и может быть сделана даже на этапе сбора первичной информации. Если из доработанных программ 1С – надо изучать проведенные доработки. Если же перенос предполагается не из программ фирмы 1С, то оценка без анализа таких систем невозможна.

Определение обменов с сохраняемыми системами 1С и другими

Для оценки стоимости внедрения важно учитывать необходимость настройки интеграции с сохраняемыми системами. Также как и в случае переноса входящих данных, для программ 1С оценка может быть сделана относительно точно. Если это не программы фирмы 1С, то настройка интеграции может быть весьма трудоемка и оценку можно сделать только после обследования.

Прочие вопросы

Кроме того, во внимание надо принимать другие особенности:

• уровень подготовки сотрудников для работы в программах 1С;

• количество групп для обучения;

• вопросы производительности системы с большим количеством пользователей;

• вопросы по настройке и оптимизации серверного и сетевого оборудования;

• прочие вопросы.  

Резюме по проекту внедрения 1С

Итак, как скоро мы можем дать ответ на вопрос "сколько стоит внедрение" и насколько точным будет такой ответ?

Первую ориентировочную оценку мы можем дать после сбора информации о предприятии и конкретных задачах, которые нужно решить с помощью внедрения ERP-системы. Сбор такой информации может занимать от нескольких часов до нескольких рабочих дней. Точность будет невелика, зато оценка будет получена в короткие сроки. Уточненный бюджет после обследования и моделирования может отличаться в полтора раза, как правило, в сторону увеличения.

Уточненную оценку можем сформировать после проведения обследования и моделирования. Данный этап может потребовать нескольких недель. Бюджет в этом случае уже будет более точным, но не абсолютно точным. Во-первых, в ходе дальнейшего внедрения могут появиться новые важные требования, не предъявленные ранее. Во-вторых, если требуется доработка существующих или разработка новых возможностей, то оценка этих модификаций может быть выполнена только после разработки технических заданий. Но риски, заложенные в оценку после обследования и моделирования, значительно ниже. На эту уточненную оценку можно ориентироваться при определении бюджета внедрения.