Все мы прекрасно знаем, что ежедневные стендапы (или дэйли-митинги, планерки, летучки – называйте их как угодно), ретроспективы и другие подобные мероприятия занимают значительное количество времени. Более того, они часто воспринимаются как что-то утомительное и вызывают раздражение. Нельзя забывать и о том, что организация этих встреч требует от компании финансовых вложений, поэтому некоторые руководители отказываются от них ради экономии.
Я инженер-программист в компании Trisoft, и по совместительству я также Scrum Master. В этой статье хочу поделиться опытом нашей компании и показать, что такие встречи на самом деле могут быть полезными для команды.
Trisoft – это очень сплоченная команда разработчиков, состоящая из 10 человек. Основное направление нашей деятельности – это аутсорсинг и аутстаффинг разработки на платформе 1С, а также сопровождение систем различного масштаба. Мы работаем с самыми разными проектами – от доработанных конфигураций УНФ и ЕРП в отдельных компаниях до крупных инфраструктурных решений с несколькими терабайтными базами 1С в розничных сетях.
Все озвученные мной практики не обязательно подойдут каждой команде, поэтому я призываю вас экспериментировать и формировать собственный опыт. Моя задача – лишь немного подсказать вам направление для размышлений.
Каков практический смысл «бесконечных» митингов
Итак, какой практический смысл имеют эти встречи? Этот вопрос возникает чаще всего. Давайте рассмотрим положительные стороны. Если взять, к примеру, ежедневные стендапы, то в них можно найти много полезного.
Первое и самое важное – это самопланирование. Когда мы четко формулируем свои планы на день, нам гораздо проще включиться в работу и начать эффективно решать задачи. Мы уже точно знаем, что нам предстоит сделать. Эти встречи также выполняют дисциплинирующую функцию. Например, при работе на удаленке они заставляют нас как минимум вовремя проснуться – хотя, должен признать, не всем это удается.
В лучшем случае участник успевает не только проснуться, но и позавтракать, разобрать рабочую почту и даже выполнить какую-то небольшую задачу. Это прекрасный ритуал для переключения на рабочий режим. Все мы знаем, как важно правильно войти в рабочий ритм и правильно из него выйти. Именно планерка служит таким ритуалом: вы мысленно прокручиваете все свои задачи, и на этой волне плавно переходите к их решению.
Если в вашей команде принято неформальное общение, такие встречи могут зарядить вас энергией и позитивом на весь рабочий день. И конечно же, они прекрасно развивают навыки общения, которые сегодня так востребованы. У нас есть один разработчик – настоящий интроверт, который практически ни с кем не общался. Первые месяцы он отмалчивался на встречах, ограничиваясь парой слов, но со временем стал все активнее включаться в обсуждения. И это действительно здорово.
И наконец, если во встречах участвует непосредственное руководство, это дает возможность установить с ним прямой контакт. Все мы знаем, что руководители обычно очень занятые люди, и дозвониться до них бывает непросто, а иногда и вовсе невозможно. Именно на таких встречах можно оперативно обсудить важный вопрос и найти решение быстрее, чем это могло бы произойти в обычных условиях.
Теперь о том, как проходят наши встречи в Trisoft. Мы используем определенный набор вопросов, и это обязательный элемент нашей практики, потому что он помогает участникам лучше подготовиться и давать более содержательные ответы. Начнем с Hello Trisoft.
Hello Trisoft – это наше традиционное начало недели, где мы обсуждаем планы именно на всю предстоящую неделю. Позже, на ретроспективе, мы анализируем, что из этого получилось, что не получилось, насколько это соответствовало нашим ожиданиям, и делаем соответствующие выводы. На ежедневных стендапах мы обсуждаем, что было сделано вчера, насколько это соответствовало планам, и какие задачи стоят на сегодня. Конкретный вопрос «Что мешало?» помогает нам сразу выявить возможные проблемы и либо сразу найти решение, либо отложить его на потом.
На ретроспективах мы задаем интересные вопросы: что радовало, что огорчало, что может порадовать в следующем спринте. В ответах часто скрываются вполне рабочие моменты, и в этом нет ничего удивительного. Также на ретроспективах наш руководитель старается уделить внимание каждому участнику отдельно, выразить ему благодарность за работу, отметить его успехи и, возможно, дать какие-то напутственные советы.
Эмоциональное состояние сотрудника как важный аспект в работе
На картинке выше вы наверняка заметили вопросы, которые не относятся напрямую к работе. Например, «Как прошли твои выходные?» – это довольно личный вопрос, и не все на него отвечают, но в то же время он очень важен. Сейчас я постараюсь объяснить, почему.
В своей книге «Бизнес в стиле фанк» Кьелл Нордстрем и Йонас Риддерстрале (может быть, кто-то из вас ее читал) писали: «Единственный путь создания прибыли – это привлечение эмоциональных, а не рациональных сотрудников и клиентов, это апелляция к их чувствам и фантазиям». Цитата довольно спорная. Лично я отношусь к ней скептически, но важно понимать, что эмоциональное состояние сотрудников действительно влияет на эффективность их работы.
Разработка программного обеспечения – это творческий процесс, и если сотрудник эмоционально неустойчив или плохо себя чувствует, это неизбежно скажется на его результатах. Именно поэтому мы уделяем этому внимание на наших встречах. Мы поощряем (но не заставляем) сотрудников делиться своими личными новостями. Тот же вопрос про выходные помогает понять, насколько человек успел отдохнуть – может быть, ему стоит взять отпуск или отгул. Также вполне допустимо рассказать о своих переживаниях и проблемах. Как известно, простое признание чувств другого человека может значительно помочь. Фраза вроде «Должно быть, тебе было очень тяжело в тот момент» действительно помогает человеку почувствовать себя лучше и быстрее справиться с трудной ситуацией.
Почему у таких встреч должен быть модератор и кто им может быть
Я провел небольшое исследование: опросил коллег, друзей и знакомых из IT-сферы о том, как проходят встречи в их компаниях и с какими проблемами они сталкиваются. Мемы на эту тему отражают всю суть проблемы. Один из участников, например, пожаловался, что у них проводится три стендапа в день – совершенно непонятно, зачем нужно так много. Другие говорили, что встречи проходят слишком долго и скучно, особенно если они утром – вплоть до того, что хочется спать. Некоторые считают их бесполезными и неинформативными – зачем, мол, сеньорам слушать, о чем говорят мидлы и джуны?
В Trisoft я как раз занимаюсь тем, что поддерживаю порядок на встречах. Благодаря этому наши встречи стали четко структурированными. Во-первых, их не так много. Во-вторых, я слежу за временем выступлений – каждый участник говорит не более двух-трех минут. Если нужно обсудить что-то более подробно с руководством или коллегой, я рекомендую организовать отдельную встречу. Я также стараюсь поддерживать неформальную атмосферу – у нас молодой коллектив, и я часто шучу, побуждая к этому же коллег. Еще я постоянно напоминаю команде о необходимости готовиться к встречам заранее – правда, не все следуют этому правилу. Если кто-то застрял на задаче, а остальные молчат, я задаю конкретный вопрос: «Что вы можете посоветовать в этой ситуации?» Это помогает направить обсуждение в нужное русло.
Роль встреч для руководства
Насколько полезны все эти встречи для руководства, и стоит ли тратить на них ресурсы? Я собрал статистику по нашей средней выработке. У нас сотрудники (многие из которых работают part-time, так как еще учатся) вырабатывают около 100 часов в месяц, из которых до 10 уходит на различные мероприятия – это 10% рабочего времени. Даже при полной занятости это 6-7%, что тоже немало. Однако эти затраты полностью оправданы.
В нашей команде не замалчивают трудности, если что-то начинает идти не так. Большое количество рисков минимизируется за счет раннего выявления проблем – еще на этапе их возникновения.
Если кто-то (условный Сережа) стабильно выполняет 60+ задач в месяц, другие стремятся к аналогичной эффективности, даже если их задачи сложнее или крупнее.
Нам всегда понятно, кто на каком этапе выполнения задачи находится. Если кому-то нужна поддержка – например, консультация или дополнительные ресурсы – это сразу становится известно.
Кроме того, участие руководства в таких встречах обеспечивает оперативность управления. Руководитель видит возникающие проблемы в реальном времени и, в зависимости от ситуации, может корректировать стратегию. Это еще больше снижает потенциальные риски.
Польза проведения встреч в нерабочее время
Польза неформальных встреч после работы для многих это спорный момент, а некоторые и вовсе считают это неприемлемым. Зачем встречаться с коллегами в нерабочее время? Однако такие встречи могут принести команде значительную пользу. У нас это обычно посиделки в каком-нибудь приятном месте. Они становятся площадкой для свободного обмена идеями, где нет никаких ограничений. Именно в такой обстановке часто рождаются мысли, которые никогда не пришли бы в голову в офисе.
Второй плюс – это сплочение команды. Большинство наших сотрудников зимой предпочитают работать на удаленке. И в это время коммуникация начинает очень сильно проседать. Поэтому мы стали регулярно проводить такие неформальные встречи. Они помогли нам стать ближе. На работе мы коллеги, а вне офиса поддерживаем дружеские отношения.
*************
Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Анализ & Управление в ИТ-проектах.
