УПП: Как мы машины считали

Кому дать ремня?

Еще при работе на 1С:Предприятие 7.5 с дорожным ремонтно-строительным управлением мы поняли простую истину: затраты на ремонт автомобилей/механизмов нельзя списывать на группу ОС. Организовав списание запчастей на каждый автомобиль/механизм в отдельности, уже первым отчетом мы получили интересные вещи:

— На один из тракторов за три месяца списали 40 (сорок) ремней. «Кому дать ремня?» — спросил муж;— Автошины для «Лады»  списали на ремонт гусеничного трактора;— И прочее в том же духе.

Один из авторов списания долго что-то лепетал про кума и колеса, второй мрачно посмотрел и сказал, пьяно покачиваясь:

— Я домой прихожу, а там такая же змеюка сидит!

В УПП мы имеем возможность прямо в ОПЗС указать, на какое ОС списываются конкретные запчасти. Правда, не получилось стандартными отчетами извлечь эту информацию. Поэтому появился специализированный отчет «Ремонты и обслуживание ОС» (работает только для партионного учета). Этот отчет стал «ловить рыбку большую и маленькую». Скоро главный инженер объяснял гендиректору, почему у него с завидной регулярностью на кругленькую сумму ремонтируются ворота.

Не обошлось без выпадов в сторону «глупых женщин из бухгалтерии»: путают они «шестеренки пятеренчатые» и «пятеренки шестеренчатые». Но эти выпады мы использовали, как дополнительный довод за собственноручное введение списания запчастей инженерной службой. Каково же было мое удивление, когда среди инженеров я обнаружила человека с компьютерофобией.

Можно ли найти автомобиль среди веников?

До какого-то момента я свято верила, что все крупные основные средства (автомобили, трактора и пр.) могут находиться только в справочнике Основные средства. Помогая пользователям вводить документы на этапе опытной эксплуатации, обнаружила, что в справочнике не хватает техники. То есть техника эта в природе есть: недавно выкуплена по лизингу. А в справочнике ОС ее нет и все. Понимая, что обработка по переносу остатков могла что-то не зацепить, начала искать хоть какие-то следы. На предприятии справочник ОС «не хилый»: около 14 тысяч единиц. Спустя какое-то время, почти случайно, нашла один из автомобилей на счете 10.9 со стоимостью 1200 рублей среди веников и другого хозинвентаря. Потом нашлись еще такие же «потеряшки». Главный бухгалтер убеждала меня, что все правильно: они отражены по остаточной стоимости. Пришлось обратиться к службе внутреннего аудита. Аудитор заставила привести все в соответствие с законом: принять выкупленную по лизингу технику, как основные средства, отразив на счете 01 первоначальную стоимость, а на 02 – накопленную амортизацию. И счет 01 увеличился на несколько сот миллионов рублей. Аудиторы получили одобрение от вышестоящего начальства.

Конечно, я преследовала только ту цель, чтобы все основные средства, находились в одноименном справочнике. На этом построена масса документов и отчетов в УПП. Кроме того, мне трудно представить списание запчастей на ремонт инвентаря. Хотя черная мысль не дает мне покоя: кого-то устраивало то, что списать номенклатуру со счета 10.9 можно незаметно.

Пользуясь опытом другого проекта, где к ОС относятся бережно, мы создали отчет «Реестр основных средств за период». Он позволяет четко видеть источники изменений счета 01. Его можно создать как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету и увидеть разницу (модернизация в налоговом учете не отражается).

Можно ли остаться кристально честным, воруя?

Вы сталкивались с вопросом: «В чем измерять топливо для машин и механизмов — в литрах или килограммах?». Стоимость этого вопроса велика. На одном из проектов директор поменял начальника заправки на бывшего учителя. Тогда еще учителя считались очень честными людьми. Через несколько летних месяцев учитель поменял свой Запорожец на новенькую «Ниву». Претензий к нему не было никаких.

В отличие от остальных номенклатур, для ГСМ невозможен перевод из «л» в «кг» и наоборот без учета коэффициента температурного расширения. Поэтому, если на предприятии существуют собственные заправки, получающие ГСМ в тоннах и выдающие его в литрах, придется достраивать конфигурацию. Взяв специальные таблицы и узнав объемы, проходящие через заправку, вы легко рассчитаете объем топлива или денег, который может бесследно исчезнуть. Так что вопрос об эффективности работы в этом направлении решается просто.

Есть еще один источник «честного воровства». Это остатки ГСМ в баках машин/механизмов. Нет, не банальный слив десяти литров в бак собственного автомобиля. Если на предприятии ежедневный учет остатков ГСМ формальный, а в базу данных вносятся любимые многими сводные таблицы работы за месяц, то мы получаем «среднюю температуру по больнице, включая морг». Вот тут свободное поле для хищений топлива.

На нескольких проектах мы вводили регламент, при котором каждый путевой/учетный лист для каждого автомобиля/механизма вводился отдельно. Каждый автомобиль/механизм представлял из себя отдельный склад.

Вам будут говорить, что остатки в баке у многих машин/механизмов замерить нельзя. Можно, если слить бензин при внезапной выборочной проверке. Процесс трудозатратный, но главное — создать «минную опасность». В постах к первой статье я уже писала об этом:

Минные заграждения на море ставят не только для того, чтобы подорвать вражеский транспорт, а для выполнения трех других задач:— усложнения коммуникации противника;— отвлечение его сил на борьбу с минной опасностью;— угнетающего и изматывающего воздействия на экипаж вражеского корабля.

Эффект от таких мероприятий на больших предприятиях огромен. На одном из проектов по одной бригаде за один летний месяц оказалось 15 тонн солярки, исчезновение которой объяснить не смогли.

Несмотря на мои нежные чувства к УПП, я не понимаю, почему хотя бы Путевые листы автомобиля не стали его обязательной частью. И не говорите, что ОПЗС могут их полноценно заменить.

На бреющем полете

Собрав все затраты на конкретную машину/механизм и присоединив к ним в отчете показатели выработки можно получить очень занятные сводные отчеты. Например:

— Среднюю скорость движения автомобиля за месяц (весь пробег, деленный на все время в движении). У одного КАМАЗа эта средняя скорость была 102 км/час. Видели бы вы лицо главного механика, когда он увидел эту цифру. «На бреющем полете» — прокомментировал он увиденное.

— Сравнить себестоимость единицы работы (часа, км, т/км) разных автомобилей одного класса. Согласитесь, есть о чем подумать, если себестоимость работы собственного транспорта раза в три больше той, что предлагается на рынке в вашем регионе.

— Можно обнаружить заправки автомобиля, который сгорел полгода назад. Наверное, затесался какой-то «ласковый теленок, который двух мамок сосет».

Отчеты не выкладываем, так как они работают на дописанной конфигурации.

Check-list точек, требующих пристального внимания

1. Списание запчастей и услуг на конкретный автомобиль (машину, механизм).

2. Вместо явного внесения километража организация пробега по маршрутам.

3. Есть ли учет пробега по GPS/ГЛОНАСС? Возможны корректировки? Тогда должны пересчитываться и горючее, и зарплата.

4. Учет топлива в баках по каждому автомобилю (машине, механизму), перелив топлива с машины на машину и пересдачу между водителями.

5. Сверка данных заправки и данными по остаткам автомобиля (машины, механизма).

6. Учет температурного коэффициента расширения ГСМ на заправке.

7. Связать учет перевозимых грузов с ТТН, а ТТН с расходными документами по складу.

8. Организовать учет работы прицепов и прочих механизмов.

9. Нужны итоговые отчеты по деятельности каждого автомобиля (машины, механизма).

10. Организовать планирование ремонтов. Нужен и дефектный акт.

11. Организовать планирование деятельности: заявки на автомобиль, машину, механизм.

12. При наличии сезонности в работе и ремонта автомобилей (машин, механизмов) организовать учет по планово-учетным ценам. Расценка т/км (часа работы) зависит от марки или группы автомобилей (машин, механизмов)? Как зависит от вида перевозимых грузов? Как оплачивается «работа под фрезой», т.е. почасовая работа?

13. Организовать внесение путевого листа сразу в базу и печать его из базы. Иначе тратится много времени и увеличивается потребность в количестве учетчиков.

14. Организовать полное начисление зарплаты в путевом листе, включая сверхурочные, вечерние и ночные часы, время в ремонте.

15. Часовая тарифная ставка привязана к Маркам автомобилей? Зависит ли она от того, является ли автомобиль (машина, механизм) импортным? Если перевозится большое количество груза на расстояние менее1 км, то как считается зарплата водителя?

16. Нужно ли связывать планирование работ и путевые листы? Указывать ссылку на проект и пр.?

Все эти вопросы так или иначе связаны с работой автомобилей, машин и механизмов. УПП или КА на их подавляющее большинство ответов не даст. Но существуют другие программы на основе УПП. По своему опыту скажу, что работая с такими программами, как 1С:Управление строительной организацией (УСО) и 1С:Управление сельскохозяйственным предприятием, можно увидеть несомненные плюсы и минусы в их работе. Есть ещё другие парнёрские решения. Например, компании 1С-Рарус «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом». Но с ними мне работать пока не довелось.

«Надежды маленький оркестрик»

Тему о машинах можно продолжать долго. Но чем больше людей начинают работать в едином информационном пространстве — учетной системе на платформе «1С:Предприятие 8.2», тем более важной становится задача распределить права доступа разных людей к информации. Все становится похоже на «партитуру для скрипки с оркестром». Задача организовать информацию о правах доступа стоит уже давно. Существует много наработок в этом плане.

Предлагаю свой подход к этой проблеме. Все объекты метаданных, имеющие отношение к правам, загружаются в базу со специальной простой конфигурацией. И объекты метаданных превращаются в элементы справочников: Справочники, Документы, Отчеты, Обработки, Роли, Пользователи и Бизнес-функции. Перекрестные ссылки между ними также загружаются из исходной конфигурации. Но в самой базе с этими объектами можно вести себя свободно: создать нового пользователя, назначать ему разные комбинации ролей и смотреть, какими правами он стал обладать, проверить в дописанной конфигурации, какие объекты не попадают ни в одну из ролей, создать макет новой роли и прочее в том же духе. Если конфигурация меняется, можно перевыгружать объекты снова и снова.

Отчеты этой конфигурации могут показать:

— Роли и права пользователя (всех подряд или с отбором, редактирование или изменение объектов);— Роли по объектам (какие роли имеют доступ к конкретным объектам метаданных);— Неиспользуемые объекты в ролях (какие объекты метаданных не участвуют ни в одной роли)— Неиспользуемые объекты в подсистемах (этот отчет важен, при работе в режиме управляемого приложения).

Загружать объекты метаданных можно из любой конфигурации на платформе 8.2. В приложенной выгрузке базы загружены объекты из УПП 1.3.17.1. Я работала с этой программкой сама. Некоторые руководители, получив объемные распечатки прав своих подчиненных, участвовали в их изменениях. Многие боялись туда даже заглядывать, но я настаивала на подписании распределения ролей и прав.

Кое-кто считает, что воровство в нашей стране неискоренимо. Некоторые считают, что всегда происходит соревнование «брони и снаряда». Я надеюсь, что с нашей с вами помощью экономика России станет устойчивее.