Сводный расчетный листок по нескольким организациям для 1С:ЗУП 3.1

Назначение разработки

В типовой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 расчетный листок строится прежде всего в разрезе сотрудника и организации.

Для большинства случаев этого достаточно. Но на практике встречаются базы, в которых одно физическое лицо одновременно оформлено сотрудником в нескольких организациях информационной базы.

Например, человек может работать:

• в головной организации;
• в одном или нескольких филиалах;
• в разных юридических лицах группы компаний;
• по основному месту работы в одной организации и по совместительству в другой.

В результате при формировании стандартного расчетного листка пользователь получает несколько отдельных блоков или отдельных расчетных листков.

Для бухгалтера это корректно с точки зрения кадрового учета, но не всегда удобно с точки зрения восприятия информации самим сотрудником.

Сотруднику зачастую нужен простой ответ:

сколько всего начислено, сколько удержано, сколько выплачено и какой итог получился за месяц по всем его местам работы.

Для решения этой задачи разработан внешний отчет «РПП: Сводный расчетный листок».

Отчет объединяет данные одного физического лица по нескольким организациям и при этом сохраняет максимально привычную структуру стандартного расчетного листка ЗУП.

Основная идея

Отчет работает не просто с одной ссылкой справочника «Сотрудники», а рассматривает физическое лицо целиком.

Если физическое лицо связано с несколькими сотрудниками в разных организациях, информация может быть представлена двумя способами.

При выключенной настройке «Детализация по организациям» формируется единый сводный расчетный листок.

Начисления всех мест работы выводятся вместе, удержания и выплаты суммируются, задолженность рассчитывается в общем виде.

При включенной настройке «Детализация по организациям» физическое лицо все равно остается одним расчетным листком, но внутри него появляются отдельные секции организаций.

Получается удобная конструкция:

• физическое лицо;
• организация №1;
• начисления, удержания, выплаты;
• организация №2;
• начисления, удержания, выплаты;
• общий итог по всем организациям.

При этом не создается несколько самостоятельных расчетных листков на одного человека.

Что умеет отчет

• формировать единый расчетный листок физического лица по нескольким организациям;
• выводить данные в привычном формате типового расчетного листка ЗУП;
• работать как в сводном режиме, так и с детализацией по организациям;
• выбирать одну или несколько организаций;
• выбирать одно или несколько физических лиц;
• учитывать несколько элементов справочника «Сотрудники», относящихся к одному физическому лицу;
• объединять начисления по всем выбранным организациям;
• объединять удержания;
• объединять выплаты;
• выводить задолженность работника и предприятия;
• сохранять раздельные суммы по организациям при включенной детализации;
• выводить общий итог «Итого по всем организациям»;
• выводить общий облагаемый доход отдельно по каждой организации;
• корректно работать с основным местом работы и совместительством;
• учитывать разные должности и подразделения сотрудника;
• не выводить в общей шапке случайный табельный номер одного из сотрудников, если у физического лица несколько мест работы;
• использовать быстрые настройки непосредственно на форме отчета;
• формироваться без внесения изменений в основную конфигурацию.

Сводный режим

Если флажок «Детализация по организациям» выключен, пользователь получает один компактный расчетный листок.

Например, у физического лица имеются начисления:

• в первой организации на 57 750 руб.;
• во второй организации на 60 344,83 руб.

В сводном расчетном листке будет показано:

Начислено: 118 094,83 руб.

Аналогично объединяются удержания, выплаты и задолженность.

Если начисления выполнялись по разным должностям, стандартная логика расчетного листка позволяет сохранить необходимую детализацию строк.

Например:

• Премия за качество;
• Оплата за день;
• Компенсация за питание;
• Оплата по окладу;
• Надбавка за интенсивность труда.

То есть сводный режим не превращает расчетный листок в одну строку с итоговой суммой. Пользователь продолжает видеть состав начислений.

Детализация по организациям

Если включить флажок «Детализация по организациям», внутри расчетного листка появляется отдельный блок для каждого места работы.

Например:

Филиал №1

Начислено: 57 750 руб.

Удержано: 52 500,83 руб.

Выплачено: 5 249 руб.

Далее:

Филиал №2

Начислено: 60 344,83 руб.

Удержано: 7 844 руб.

Выплачено: 52 500,83 руб.

После организационных блоков выводится:

Итого по всем организациям

Начислено: 118 094,83 руб.

Удержано: 60 344,83 руб.

Выплачено: 57 749,83 руб.

Такой вариант особенно удобен для проверки расчетов бухгалтером или расчетчиком.

Можно одновременно видеть как общий результат по физическому лицу, так и источник каждой суммы.

Общий облагаемый доход

При детализации по организациям отчет также выводит общий облагаемый доход отдельно для каждого организационного блока.

Это позволяет сохранить важную информацию, которая присутствует в стандартном расчетном листке ЗУП.

Например:

Общий облагаемый доход: 110 600,00

и

Общий облагаемый доход: 123 031,06

для другого места работы того же физического лица.

При разработке этот показатель не был заменен простой суммой начислений, поскольку начисленная сумма и база для НДФЛ являются разными показателями.

Расчет строится на данных учета НДФЛ.

Работа с организациями

Поле «Организация» поддерживает множественный выбор.

Можно сформировать отчет:

• по всем организациям;
• по одной организации;
• по нескольким выбранным организациям.

При установленном отборе учитываются именно выбранные организации.

Это важно для баз с большим количеством филиалов и юридических лиц.

Также учитывался отдельный сценарий, когда в информационной базе присутствуют головная организация и филиалы.

Отбор должен работать по фактическому месту работы сотрудника и не включать соседние филиалы только из-за принадлежности к одной структуре.

Физическое лицо и сотрудник

Одной из причин разработки отчета является принципиальная разница между объектами «Физическое лицо» и «Сотрудник» в ЗУП.

Одно физическое лицо может иметь несколько элементов справочника «Сотрудники».

Например:

• Иванова Мария Сергеевна;
• сотрудник организации №1;
• сотрудник организации №2;
• сотрудник филиала;
• внешний совместитель.

Типовой расчетный листок закономерно работает с конкретными местами работы.

Сводный отчет объединяет их на уровне физического лица.

Поэтому при формировании общего листка в шапке используется ФИО физического лица, а не случайный табельный номер одного из его мест работы.

Внешний вид

При разработке одной из основных задач было не создавать новый самописный формат расчетного листка.

Пользователи ЗУП привыкли к стандартной форме, поэтому отчет максимально сохраняет типовое представление:

• «Расчетный листок за месяц»;
• ФИО сотрудника;
• организация;
• подразделение;
• должность;
• оклад;
• таблица начислений;
• рабочие дни и часы;
• оплаченные дни;
• удержания;
• выплаты;
• долг предприятия;
• долг работника.

За счет этого отчет не требует отдельного обучения пользователей.

Расчетчик видит знакомый интерфейс и знакомую печатную форму.

Быстрые настройки

Основные параметры вынесены непосредственно в верхнюю часть формы отчета.

Пользователю не требуется каждый раз заходить в расширенные настройки СКД.

Доступны:

• период;
• организации;
• физические лица;
• флажок «Детализация по организациям».

Особенно удобно это при регулярной работе расчетчика, когда требуется последовательно проверять разных сотрудников.

Почему не использован отдельный отчет по каждой организации

Можно было бы просто сформировать стандартный расчетный листок отдельно по каждой организации.

Но такой подход не решает задачу сводного анализа.

Когда человек работает сразу в двух или трех организациях, ему необходимо самостоятельно складывать:

• начисления;
• удержания;
• выплаты;
• долги.

Особенно неудобно это при большом количестве строк начислений и разных способах выплаты.

Сводный отчет формирует итог автоматически.

Использование стандартной логики ЗУП

При разработке максимально использовались механизмы стандартного расчетного листка ЗУП.

Задача разработки не состоит в создании альтернативного расчета зарплаты.

Отчет ничего не начисляет и не пересчитывает.

Он только получает уже существующие результаты расчета зарплаты и представляет их в удобном виде.

Поэтому суммы начислений, удержаний, выплат и задолженности должны соответствовать данным стандартного учета ЗУП.

Безопасность использования

Обработка является внешним отчетом.

Она не изменяет документы начисления зарплаты, ведомости, кадровые документы или движения регистров.

При формировании отчет только читает данные информационной базы.

Это позволяет использовать разработку без внесения изменений в основную конфигурацию.

Также внешний отчет можно зарегистрировать через стандартный механизм «Дополнительные отчеты и обработки».

Установка

Файл подключается стандартным способом.

Необходимо открыть:

Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Добавить новый внешний отчет и выбрать файл разработки.

После регистрации отчет можно разместить в нужном разделе интерфейса.

Для установки пользователю должны быть предоставлены права на добавление дополнительных отчетов и обработок.

Для обычного использования достаточно прав на просмотр тех же кадровых и зарплатных данных, которые требуются для стандартного расчетного листка.

Совместимость

Разработка выполнена для:

1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

Основная разработка выполнялась на:

ЗУП КОРП 3.1.38.92.

Тестирование выполнялось на:

КА 2.5.27.82/2.6.1.59

1С:ERP Управление предприятием 2 (2.5.27.93)

В отчете используются механизмы и объекты стандартного расчетного листка ЗУП.

На близких релизах ЗУП 3.1/КА/ERP отчет также может работать без изменений, однако при существенном изменении внутренних механизмов расчетного листка после обновления конфигурации рекомендуется выполнить проверку.

Для сильно отличающихся или старых релизов может потребоваться адаптация.

Пример практического применения

Сотрудник работает одновременно:

• в филиале гостиничного комплекса;
• в другом юридическом лице той же группы.

В одной организации сотруднику начисляется оплата по дням и премия, в другой используется оклад и надбавка за интенсивность труда.

Также выплаты могут производиться разными ведомостями.

Стандартный отчет показывает два самостоятельных расчетных листка.

Сводный отчет позволяет сформировать одну форму.

В ней сотрудник сразу видит:

• общую сумму начислений;
• общую сумму удержаний;
• общую сумму выплат;
• результат взаиморасчетов.

При необходимости расчетчик включает детализацию и видит каждую организацию отдельно.

Когда разработка будет полезна

Отчет особенно актуален для компаний с несколькими юридическими лицами или филиальной структурой.

Например:

• гостиничные сети;
• санатории;
• медицинские организации;
• группы компаний;
• производственные холдинги;
• строительные организации;
• управляющие компании;
• организации с большим количеством внутренних совместителей.

Если сотрудники регулярно оформляются одновременно в нескольких организациях одной информационной базы, стандартного расчетного листка часто становится недостаточно.

Особенности

Отчет не меняет алгоритмы расчета зарплаты.

Он предназначен именно для представления уже рассчитанных данных.

Если в стандартном расчетном листке присутствуют ошибки или отсутствуют начисления, внешний отчет их самостоятельно исправлять не будет.

Перед использованием рекомендуется убедиться, что период расчета закрыт и стандартный расчетный листок формируется корректно.

Также следует учитывать права пользователя.

Если сотруднику, формирующему отчет, недоступна часть организаций или зарплатных данных, эти ограничения будут действовать и во внешнем отчете.