Сопоставление подразделений ЗУП в одно подразделение БП при синхронизации зарплаты

Назначение разработки

При совместном использовании 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии предприятия нередко возникает ситуация, когда структура подразделений в программах существенно различается.

В ЗУП ведётся подробная организационная структура компании, необходимая для кадрового учёта, расчёта заработной платы и управленческой аналитики.

Например, организация использует следующие подразделения:

• Администрация;

• Обособленное подразделение;

• Транспортный отдел;

• Бухгалтерия;

• Отдел логистики;

• Коммерческий отдел;

• Служба безопасности.

При этом для бухгалтерского учёта такая детализация может быть избыточной. В БП достаточно использовать два укрупнённых подразделения: «Основное подразделение» и «ОП Филиал».

При стандартной синхронизации подразделения из ЗУП передаются в БП, а в документах «Отражение зарплаты в бухучете» сохраняется исходная детализация.

В результате бухгалтеру приходится вручную изменять подразделения после загрузки документов либо использовать дополнительные настройки распределения заработной платы в ЗУП.

Расширение решает эту задачу автоматически: несколько исходных подразделений могут использовать одно целевое подразделение БП.

Пример работы

Предположим, в ЗУП ведётся подробная структура обособленного подразделения, а в бухгалтерской программе все расходы по нему должны отражаться на одном подразделении.

Настраиваются следующие соответствия:

После настройки при получении документа «Отражение зарплаты в бухучете» подразделения в его табличных частях автоматически заменяются согласно заданным соответствиям.

Пример:

До применения соответствия:

Сотрудник → Транспортный отдел → Начисление зарплаты → 45 000 руб.

После загрузки в БП:

Сотрудник → ОП Филиал → Начисление зарплаты → 45 000 руб.

Изменяется только подразделение, используемое в документе БП. Сотрудник, сумма начисления, вид операции и остальные данные сохраняются.

В ЗУП сотрудник продолжает числиться в своём фактическом подразделении.

Основные возможности

1. Сопоставление нескольких подразделений с одним

Поддерживается схема «многие к одному» (N:1).

Количество исходных подразделений, направляемых в одно целевое подразделение БП, не ограничивается заранее заданным списком.

Можно создавать различные соответствия для филиалов, представительств и структурных подразделений организации.

2. Сопоставление по ссылкам

В настройках используются непосредственно элементы справочника «Подразделения организаций» БП.

Не требуется вручную вводить наименования, коды или идентификаторы объектов.

Это позволяет избежать ошибок, связанных с одинаковыми названиями подразделений, опечатками и изменениями наименований.

Переименование элемента справочника не нарушает установленное соответствие, поскольку используется его ссылка.

3. Автоматическая обработка документов отражения зарплаты

Расширение обрабатывает документ «Отражение зарплаты в бухучете» при его загрузке из ЗУП.

Сопоставление применяется к подразделениям в табличных частях:

• «Начисленная зарплата и взносы»;

• «Удержанная зарплата».

Если соответствие для подразделения отсутствует, исходное значение сохраняется.

Обработка выполняется при штатной записи документа в режиме загрузки данных обмена.

4. Сохранение типовой синхронизации

Расширение не требует создания отдельного механизма обмена, изменения правил конвертации или настройки дополнительного COM-соединения.

Документы продолжают передаваться существующим механизмом синхронизации 1С.

Важно: штатная синхронизация между базами может использовать различные способы подключения, в том числе COM-соединение. Расширение не ограничивает эти способы и не требует отдельного COM-подключения для собственной работы.

Само расширение не изменяет правила обмена, состав передаваемых объектов и настройки подключения между информационными базами.

5. Без изменения ЗУП

Все настройки выполняются на стороне Бухгалтерии предприятия.

Не требуется:

• устанавливать расширение в ЗУП;

• изменять кадровую структуру;

• корректировать подразделения сотрудников;

• менять документы начисления заработной платы;

• настраивать ежемесячное распределение основного заработка.

ЗУП продолжает работать по существующим правилам кадрового и зарплатного учёта.

6. Удобный интерфейс настройки

Для управления соответствиями предусмотрен отдельный раздел:

«РПП: Подразделения ЗУП → БП».

Команда «РПП: Настроить подразделения» открывает список соответствий, в котором пользователь может добавлять новые правила, редактировать существующие и просматривать настроенные связи.

Соответствия сохраняются и используются автоматически при последующих загрузках документов.

Новые правила можно добавлять по мере появления подразделений.

7. Соблюдение блокировки отражённых документов

Если документ уже отражён в бухгалтерском учёте и защищён типовым механизмом от повторного изменения, расширение не снимает установленную блокировку.

Обрабатываются только документы, допускающие штатную загрузку и запись.

Настройка соответствий не предназначена для принудительного изменения уже отражённых в учёте документов.

Почему не использовать только публичные идентификаторы?

В типовых механизмах синхронизации 1С предусмотрены средства сопоставления объектов информационных баз, в том числе с использованием идентификаторов.

Однако важно разделять две задачи:

1. Сопоставление самих объектов справочника.

Определяет, какие элементы подразделений соответствуют друг другу в информационных базах. Такие соответствия могут использоваться в различных операциях обмена.

2. Замена подразделений в документах отражения зарплаты.

Позволяет сохранить самостоятельные элементы справочника, но использовать укрупнённую аналитику непосредственно в бухгалтерских документах.

Данное расширение предназначено именно для второй задачи.

При попытке организовать схему «несколько подразделений ЗУП → одно подразделение БП» через служебные соответствия необходимо отдельно учитывать особенности конкретного механизма обмена, повторную синхронизацию и возможное обновление реквизитов справочников.

Практический случай

В одной из информационных баз с действующей синхронизацией ЗУП и БП регистр сведений ПубличныеИдентификаторыСинхронизируемыхОбъектов на стороне БП оказался пустым.

При этом документы «Отражение зарплаты в бухучете» успешно передавались из ЗУП, а обратная выгрузка данных из БП в ЗУП была отключена.

Сам по себе пустой регистр не означает отсутствие сопоставлений вообще: конкретный механизм синхронизации может использовать другие способы хранения соответствий объектов. Отключение обратной выгрузки также не является универсальной причиной пустого регистра.

В такой ситуации ручное заполнение публичных идентификаторов без анализа используемого механизма обмена не является универсальным решением.

Наше расширение не зависит от заполненности регистра публичных идентификаторов.

Для его работы используются уже существующие в БП ссылки подразделений и отдельный регистр настроек, определяющий, какое подразделение должно попасть в документ отражения заработной платы.

При этом расширение не меняет идентичность элементов справочника и не вмешивается в сопоставление объектов между базами.

Важно учитывать, что расширение не управляет синхронизацией справочников и не предотвращает их изменение при обратном обмене, если такое изменение предусмотрено действующими правилами.

Преимущества

Минимальное вмешательство в конфигурацию. Решение реализовано в виде расширения и не требует изменения основной конфигурации БП.

Независимость от структуры ЗУП. Бухгалтерия может использовать укрупнённые подразделения, даже если в зарплатной программе ведётся более подробная аналитика.

Отсутствие ручной корректировки после обмена. Подразделения автоматически заменяются при загрузке документа.

Гибкая настройка. Одно целевое подразделение может использоваться для произвольного количества исходных подразделений.

Устойчивость к переименованиям. Соответствия основаны на ссылках справочника, а не на текстовом сравнении наименований.

Сохранение существующего обмена. Расширение не требует замены штатной синхронизации и не изменяет используемые правила конвертации.

Независимость от публичных идентификаторов. Для замены подразделений не требуется вручную создавать или корректировать записи служебных регистров синхронизации.

Сохранение кадрового и зарплатного учёта. Все изменения выполняются на стороне БП и не влияют на расчёты в ЗУП.

Простое сопровождение. Соответствия хранятся в отдельном регистре сведений, доступном для просмотра и редактирования.

Как пользоваться

После установки расширения необходимо открыть раздел «РПП: Подразделения ЗУП → БП» и перейти к настройке соответствий.

В колонке «Исходное подразделение» выбирается существующий элемент справочника подразделений БП, ранее полученный при синхронизации с ЗУП.

В колонке «Подразделение БП» указывается подразделение, которое должно использоваться в документах отражения заработной платы.

Например:

Обособленное подразделение, Транспортный отдел → ОП Филиал

После сохранения настроек при последующих загрузках документов «Отражение зарплаты в бухучете» замена подразделений выполняется автоматически.

Дополнительных действий пользователя после каждого обмена не требуется.

Особенности использования

Сопоставление работает с существующими ссылками справочника БП. Поэтому исходные подразделения должны присутствовать в бухгалтерской информационной базе. Обычно они появляются в результате штатной синхронизации с ЗУП.

Расширение не выполняет физическое объединение элементов справочника, не удаляет подразделения, полученные из ЗУП, и не изменяет их идентификаторы синхронизации.

Оно заменяет подразделения непосредственно в загружаемых документах отражения зарплаты.

Уже загруженные документы не изменяются автоматически в момент настройки регистра. Новые соответствия применяются при последующей загрузке и записи документов, если их изменение разрешено типовыми механизмами.

Для подразделений, отсутствующих в регистре соответствий, стандартное заполнение сохраняется.

Ограничение: расширение решает задачу укрупнения подразделений в документах отражения зарплаты, а не задачу универсального сопоставления справочников двух информационных баз.

Если требуется управлять соответствиями подразделений для всех объектов обмена, необходимо отдельно рассматривать используемые типовые механизмы синхронизации.

Совместимость

Поддерживаемые конфигурации:

• 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, источник данных.

• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, включая КОРП, принимающая сторона.

Расширение устанавливается только в БП и предназначено для сценария получения документов «Отражение зарплаты в бухучете» из ЗУП через действующую штатную синхронизацию.

Для работы необходима предварительно настроенная синхронизация между информационными базами.

Совместимость с конкретной конфигурацией и используемым вариантом синхронизации рекомендуется проверять на копии информационной базы перед внедрением.

Результат использования

В ЗУП сохраняется подробная кадровая структура, а в БП документы отражения заработной платы автоматически используют необходимые укрупнённые подразделения.

Без ежемесячных ручных корректировок, без изменения зарплатной базы, без вмешательства в публичные идентификаторы объектов и без доработки типовых правил обмена.