Переход на КЭДО: как настроить и внедрить сервис «1С:Кабинет сотрудника»

18.08.22

Учетные задачи - Кадровый учет

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет перейти на КЭДО быстро и с небольшими трудозатратами. После внедрения 1С:КС просто работает, требуя минимальной сервисной поддержки. Рассказываем, как организовать процесс с самого начала.

Зачем нужен сервис 1С:Кабинет сотрудника

 

Впервые фирма «1С» анонсировала сервис для электронного кадрового оборота несколько лет назад, когда было объявлено о проведении эксперимента по переходу на электронный кадровый документооборот. Практически одновременно с публикацией соответствующего закона начали применяться ограничения, связанные с коронавирусом, что дополнительно стимулировало развитие нового сервиса.

На начальном этапе 1С:КС был ориентирован на рассылку электронных расчетных листков. Для компаний, где у каждого сотрудника есть компьютеризированное рабочее место и персональный почтовый ящик, в решении такой задачи нет ничего сложного. Однако, когда речь идет о распределённых производствах или торговых компаниях, где рабочие приходят в цех или на склад, а не в офис, ежемесячная рассылка расчетных листков перестает быть таким уж несложным делом. При этом российское законодательство предписывает рассылать расчетные листки обязательно. Если этого не делать – штраф.

Соответственно, фирма «1С» сначала разработала продукт, который решал задачу по рассылке расчетных листков с минимальными трудозатратами, а потом появились и дополнительные возможности – запросы различных справок, оформление отпусков и сообщения об изменении персональных данных.

Теперь 1С:Кабинет сотрудника переносит в цифровой формат все, что можно туда перенести, и существенно сокращает трудозатраты на ведение кадрового учета. Разработчики обещают добавлять в сервис новые фичи, но уже сейчас в 1С:КС можно:

  • посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить факт ознакомления;

  • уведомить об отсутствии (болезнь, опоздание, личные дела, командировка, отпуск по уходу);

  • согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;

  • не только увидеть остаток неиспользованного отпуска, но и получить подробную справку с пояснением, почему этот остаток именно такой;

  • написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;

  • найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или почту;

  • запросить справку 2-НДФЛ;

  • запросить справку с места работы;

  • проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения.

Кроме этого, 1С:Кабинет сотрудника присылает полезные напоминания. Он сообщит о том, что согласовано заявление на отпуск, готов расчетный лист или заказанная справка. А руководителя личный кабинет уведомит о необходимости согласовать заявление подчиненного.

Таким образом, КЭДО становится отличным решением для оптимизации работы кадровых служб, а также уменьшает нагрузку на парк печатающих устройств и ускоряет коммуникации в данной области.

 

Пользовательский интерфейс сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Источник: welcome.1c-cabinet.

 

Отдельно следует отметить особенности «Кабинета». Этот сервис максимально прост в развертывании, не требует существенных трудозатрат на внедрение, а также смещает основную нагрузку по эксплуатации данной автоматизированной системы с ИТ-службы предприятия в сторону профильных кадровых служб.

Эффект от внедрения заметен практически сразу. А невысокая стоимость использования (возможно, это особенность начального этапа жизненного цикла данного продукта) делает 1С:Кабинет сотрудника безусловно экономически эффективным инструментом.

 

 

Варианты поставки 1С:Кабинет сотрудника: что выбрать – облако или локальную версию

 

1С:Кабинет сотрудника можно приобрести в формате подписки на доступ к личным кабинетам сотрудников в облаке «1С», а также в виде локальной версии, которую можно развернуть на собственных аппаратных мощностях.

В пилотном режиме доступна возможность адаптации обоих вариантов работы сервиса.

Кастомизация локальной версии сервиса достигается за счет технологии 1С:Элемент – в состав поставки входит сервер и документация для установки и администрирования приложения на Windows или Linux.

 

 

На первом этапе наиболее рациональной стратегией перехода на КЭДО с использованием 1С:КС будет использование типового продукта, и только после обнаружения существенных функциональных разрывов стоит переходить к версии, которую можно доработать.

 

 

Что говорить «безопасникам», если они задают вопросы

 

Предполагается, что сервис 1С:Кабинет сотрудника максимально надежно обеспечивает конфиденциальность данных, к которым предоставляется доступ. Один из важнейших фактов о работе сервиса 1С:КС – это то, что пользователи не получают никакого доступа к информационной базе. Они работают с данными, которые публикуются в сервисе и жестко ограничены настройками интеграции.

 

Вопрос Ответ
Как обеспечивается соответствие 152-ФЗ «О персональных данных» Выполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» может быть реализовано только на стороне оператора персональных данных. Фирма «1С» предоставляет пользователям сервиса мощности для хранения информации, при этом, не является оператором персональных данных. Какие данные планируется собирать, хранить и обрабатывать в сервисе пользователь решает самостоятельно.
Где хранятся данные в сервисе, если речь идет об облачной версии сервиса? Данные хранятся на серверах администратора сервиса (фирмы «1С»), которые находятся в надежном и охраняемом дата-центре. Дата-центр имеет сертификат, подтверждающий соответствие 152-ФЗ.
При этом на сервер передаются только справки/заявления/ФИО-почта-телефон, никаких других данных там нет. Поэтому опасения, что через КС злоумышленники могут получить доступ ко всей базе кадрового учета, не  обоснованы.
Какой протокол используется для передачи информации в сервисе и облаке «1С»? Для передачи информации используется защищенный протокол https, предусматривающий шифрование данных.

 

Как организовать проект перехода на КЭДО

 

Пилотный проект по внедрению КЭДО можно начать с одного подразделения, включив в состав проектной группы рядовой персонал, руководителей среднего звена, а также ответственных исполнителей со стороны кадровой службы.

Важно, что технической части проекта по переходу на КЭДО в обязательном порядке должна предшествовать методическая подготовка. Если этого не сделать, все документы, оформленные в сервисе, будут нелегитимными.

Это значит, что специалисты по кадровому учету должны:

  • внести изменения в корпоративную документацию;

  • уведомить всех сотрудников о переходе на КЭДО;

  • получить от них согласие на такой переход.

При этом работник имеет право отказаться от перехода на КЭДО и в рамках закона принуждать его нельзя. Однако это не означает, что при наличии нескольких отказов перейти на КЭДО в организации будет невозможно – система может успешно существовать и в гибридном режиме.

Подробно порядок действий и документов, необходимых для запуска в компании проекта перехода на КЭДО, описан в статье на портале ИТС.

 

С чего начать внедрение

 

Еще одна точка, которую необходимо пройти, прежде чем приступить к развертыванию 1С:КС, – это аудит данных на стороне конфигурации, которая будет выступать в качестве источника данных для сервиса. Здесь нужно обратить внимание на корректность по таким пунктам:

  • актуальные остатки отпусков: во-первых, они должны быть действительно актуальными, во-вторых, для сотрудников необходимо подготовить пояснения, почему они видят именно такой остаток отпуска, и как и когда он будет изменяться

  • корректная оргструктура: по умолчанию при маршрутизации документов, согласовываться документы будут руководителем, который является таковым с точки зрения учетной системы, а не некоего реального положения дел – это нужно понимать при запуске проекта;

  • для тех сотрудников, которые будут пользоваться сервисом, нужно обязательно заполнить email и указать номер мобильного телефона – без этого сотрудник не выгрузится в КС.

 

Настройка и развертывание сервиса «1С:Кабинет сотрудника» в облаке 1С

 

В таком варианте развертывания техническая часть проекта является наименее сложной. Предполагается, что необходимо будет выполнить следующие работы:

  • выполнить первичное подключение сервиса из конфигурации;

  • настроить кабинеты сотрудников и опубликовать их в сервисе;

  • настроить электронные подписи на стороне работодателя и на стороне сотрудников.

Трудозатраты данного этапа в наиболее сложных случаях могут составлять несколько часов.

Первичное подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке «Подключить» на начальной странице, либо по ссылке «Сервис – 1С:Кабинет сотрудника» в разделе «Кадры и Зарплата» конфигураций 1С:ЗУП, 1С:КА, 1С:ERP или в разделе «Сотрудники» конфигурации 1С:Бухгалтерия..

После этого нужно пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения.

 

Источник: portal.1c.ru

 

В результате работы помощника появится ссылка, по которой следует подтвердить аккаунт ответственного лица с помощью SMS.

 

Источник: portal.1c.ru

 

Чтобы создать кабинеты сотрудников в сервисе, нужно проставить флажки в колонке «Публиковать» напротив нужных позиций штатного расписания – доступна публикация кабинетов по компании, по отделу или по конкретному сотруднику.

 

Источник: portal.1c.ru

 

Обращаем внимание, что для тех сотрудников, которые будут пользоваться сервисом, нужно обязательно заполнить email и указать номер мобильного телефона.

Далее нужно настроить согласования заявлений ответственными руководителями, указав соответствующее значение в форме. Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения будет использоваться руководитель организации.

Похожим образом настраивается обработка заявок. Предполагается, что за этот процесс отвечают кадровики, расчетчики или пользователи с профилем, у которого предусмотрена роль «Обработка заявок кабинет сотрудника».

После этого можно переходить к отправке приглашений сотрудникам. На этом этапе происходит отправка приглашения присоединиться к сервису и создается собственный кабинет. Работать с сервисом можно будет через веб-клиент или мобильное приложение, загрузить которое можно в маркете приложений.

Подробное описание всего процесса настройки для всех поддерживаемых в сервисе конфигураций приведено на странице сервиса на портале ИТС.

 

Как настроить электронные подписи

 

Чтобы обеспечить юридическую значимость электронных кадровых документов, нужно подключить в настройках конфигурации кадровый электронный документооборот, а также настроить электронные подписи соответствующего уровня.

Со стороны сотрудников в сервисе применяются усиленные неквалифицированные электронные подписи. Такую подпись пользователь может бесплатно получить в своём кабинете в разделе «Профиль – Мои данные – Электронная подпись».

Со стороны работодателя нужно применять усиленную квалифицированную электронную подпись, которую можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах, а при наличии действующего сертификата подключить его в конфигурацию стандартным способом.

 

Вид подписи Подписываемые документы
Работодатель
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) Любые документы
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Все документы, кроме:

  • трудовых договоров;

  • договоров о материальной ответственности;

  • ученических договоров;

  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

  • допсоглашений к договорам;

  • приказов о применении дисциплинарного взыскания;

  • уведомлений об изменении условий трудовых договоров

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
Работник
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) Любые документы
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

Документы, кроме:

  • трудовых договоров;

  • договоров о материальной ответственности;

  • ученических договоров;

  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

  • допсоглашений к договорам;

  • согласий на перевод;

  • заявлений об увольнении;

  • отзывов заявления об увольнении;

  • уведомлений об изменении условий трудовых договоров;

  • приказов о применении дисциплинарного взыскания

По материалам сайта its.1c.ru

 

Согласно закону, на данный момент ведение документов в бумажном формате сохраняется только для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве и для инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести в системе КЭДО.

 

Порядок развертывания 1С:КС на сервере организации

 

 

Для развертывания локальной версии нужно распаковать архив дистрибутива и запустить файл 1ce-installer способом, релевантным для используемой операционной системы.

После этого начнется запуск «Установщика», который имеет одинаковый графический интерфейс на всех операционных системах. Все компоненты комплекта поставки подписываются цифровой подписью. «Установщик» проверяет эту подпись и отображает результат проверки рядом с названием версии.

 

 

После успешной установки появится доступ к «Панели управления сервера» – отдельному компоненту КС, имеющему графический интерфейс.

 

 

Панель управления сервера позволяет настраивать и обслуживать сервер, создавать и обслуживать приложения, загружать проекты, управлять пользователями:

  • в «Панели управления сервера» создается приложение;

  • в него загружается проект приложения из комплекта поставки;

  • задается имя приложения и выбирается СУБД, в которой будут храниться данные.

 

 

Для созданного приложения в списке можно будет получить локальную ссылку для запуска веб-клиента административным пользователем или разработчиком.

 

 

После этого регистрируется само приложение и производится его настройка.

  • На первом шаге регистрации загружается файл с настройками, предоставленный в комплекте поставки.

  • На втором шаге при нажатии кнопки «Зарегистрировать» заполнится идентификатор приложения, который необходим при обращении в техподдержку.

  • И на последнем шаге регистрации выгружается файл с настройками, который будет использоваться при подключении к основному приложению, используемому в качестве источника данных для сервиса.

 

 

Далее происходит настройка в той же последовательности, как это описано для сервиса в облаке 1С.

 

Сервис развернут. Кабинеты подключены. Что дальше?

 

Сервис 1С:Кабинет сотрудника в целом не требует существенных трудозатрат на поддержку. Большинство вопросов пользователей будут связаны не с техническим обеспечением сервиса, а с предметной областью кадрового учета. Поэтому наиболее рациональным будет организовать первую линию поддержки непосредственно в кадровой службе предприятия. И лишь те обращения, которые не могут быть решены на первой линии, нужно будет эскалировать в ИТ-службу.

В результате внедрения у кадровых специалистов существенно сократится время, расходуемое на рутинные операции – его можно будет перераспределить в пользу консультирования пользователей по вопросам использования нового сервиса по КЭДО.

Для специалистов по кадрам такие изменения в должностных обязанностях можно позиционировать как получение новых навыков, повышающих их стоимость на рынке труда: специалист, который умеет управлять задачами в проекте по внедрению КЭДО, ценится значительно выше, чем тот, кто умеет работать только с традиционными бумажными формами.

Кроме того, со временем объем обращений сократится, и поступающие запросы в основном будут касаться только вновь принятых работников – это оптимизирует управление и учет кадров на предприятии.
 

Дополнительные материалы:

Раздел КЭДО на портале ИТС

Инструкции по подключению облачного сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Страница сервиса на портале ИТС


 

Если вас заинтересовало внедрение сервиса, звоните нам по телефону 📞 8 800 555-52-56
Или оставляйте заявку через форму обратной связи

Заказать обратный звонок

См. также

Обновление для КА 1.1, ЗУП 2.5, БУХ 2.0: НДС, ЕФС-1, Расчет страховых взносов, Мобилизация, Статистика, Электронные трудовые книжки, 2-НДФЛ, Регламентированная отчетность, Кадровый учет, Прослеживаемость импортных товаров

Зарплата Регламентированный учет и отчетность Кадровый учет Обновление 1С Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 Бухгалтерский учет Налоговый учет Управленческий учет Акцизы ЕНВД ЕСН Земельный налог ИП, ПБОЮЛ, КФХ Налог на имущество Налог на прибыль НДС НДФЛ ФОМС, ЕФС Транспортный налог УСН ПСН (патентная система налогообложения) Платные (руб)

Обновления для конфигураций: КА 1.1; ЗУП 2.5; БУХ 2.0; КА 1.1 Комплексная автоматизация торговли алкогольной продукцией; КА 1.1 Комплексный учет сельскохозяйственного предприятия

19900 руб.

01.04.2020    140016    670    352    

232

Перенос данных из Парус 10 в ЗГУ ред.3

Внешние источники данных Кадровый учет Файловый обмен (TXT, XML, DBF), FTP Обмен между базами 1C Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 Государственные, бюджетные структуры Россия Бухгалтерский учет Бюджетный учет Платные (руб)

Обработка позволяет перенести кадровую информацию и данные по заработной плате, фактических удержаниях, НДФЛ, вычетах, страховых взносах из базы Парус 10 учреждений в конфигурацию 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3 (ЗГУ) и начать с ней работать с любого месяца года.

60000 руб.

05.10.2022    9032    8    8    

10

Загрузка чеков ФНС в документы 1С:БП, 1С:УНФ, 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ

Кассовые операции Файловый обмен (TXT, XML, DBF), FTP ЭДО и ОФД Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Россия Бухгалтерский учет Налоговый учет Управленческий учет Платные (руб)

В публикации размещены специализированные обработки для загрузки чеков в базах 1С (для локальных баз): '1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0', '1С:Управление нашей фирмой 8, ред. 3.0', '1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.5', ‘1С:ERP Управление предприятием, ред. 2’ и ‘1С:Управление торговлей, ред. 11.5’. Вы просто сканируете QR коды с бумажных и электронных чеков c помощью мобильного приложения ФНС и чеки автоматически (без ручного ввода) загружаются в документы 'Авансовый отчет', 'Расходы предпринимателя', 'Путевой лист', 'Приходная накладная', 'Поступление (акты, накладные, УПД)', 'Приобретение товаров и услуг', 'Отчет о розничных продажах' и 'Поступление денежных документов'.

12960 руб.

19.08.2020    64126    288    72    

202

Государственные контракты в УТ 11.5, КА 2.5.11 с выгрузкой в ЕИС (Госзакупки)

Регламентированный учет и отчетность Обмен с ГосИС ЭДО и ОФД Платформа 1С v8.3 1С:Управление торговлей 11 Оптовая торговля, дистрибуция, логистика Россия Управленческий учет Платные (руб)

Работаете по контрактной схеме, сталкивались с проблемой, что в контракте жестко указаны наименование, цена, единица измерения товара. И не все готовы создавать новую номенклатуру под каждый контракт или менять наименование и единицу измерения для уже имеющейся. Тем более, бывает так, что контракт - это формальность. Контракт не описывает жесткие условия поставки, нужно соблюсти правильность в предоставлении документов. Данное решение позволит вам оперировать своей номенклатурой при оформлении реализаций по контракту, в то же время выводить на печать документы, соответствующие данным контракта. Реализована выгрузка для сайта госзакупок по 44-ФЗ.

40800 руб.

19.12.2022    9803    17    17    

13

Выгрузка УПД реализации в xml ФНС для загрузки в ЭДО: Диадок, СБИС, Такском, КОРУС, Астрал и прочие. Обработка на управляемых формах для БП 3.0, УНФ 1.6 / 3.0, УТ 11.4 / 11.5, КА 2, ERP 2 (Приказ ФНС №820 от 19.12.2018, 736 от 12.10.2020)

Оптовая торговля Производство готовой продукции (работ, услуг) Файловый обмен (TXT, XML, DBF), FTP ЭДО и ОФД Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет Управляемые формы 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Выгрузка УПД, товарной накладной ТОРГ-12, акта, счета-фактуры по реализации (в БП сч-ф на аванс) в xml-файл в формате ФНС приказ 820 от 19.12.2018. Выгрузка УКД и корректировочного счета-фактуры в xml-файл в формате ФНС приказ 736 от 12.10.2020. Выгрузка товарной накладной в xml-файл ФНС приказ 551 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019. Выгрузка акта приемки-сдачи работ (услуг) в xml-файл ФНС приказ 552 от 13.11.2015, редакция 08.04.2019. Добавлена выгрузка счетов на оплату по документам ЗаказПокупателя (в УНФ), ЗаказКлинета (в УТ / КА / ERP), СчетНаОплатуПокупателю (в БП).

10800 руб.

13.04.2018    81639    386    9    

425

Загрузка в 1С:Бухгалтерию 3.0, 1С:КА 2.4, 2.5, УНФ 1.6/3.0 данных из ОФД о денежных поступлениях (чеках)

Кассовые операции ЭДО и ОФД Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Согласно 54-ФЗ по правилам ведения кассовых операций необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) на основании чеков ККМ. Все данные о чеках, можно взять на сайте оператора фискальных данных (ОФД). Эта обработка сделает за вас в 1С - ПКО и РКО, Операции по платежным картам или Отчет о розничных продажах (может создать номенклатуру в 1С, указать налоги и др. реквизиты в документах в зависимости от налогообложения ККМ в торговой точке). Проверено на: OFD.RU / Первый ОФД / Такском / Платформа ОФД / Ярус / ОФД Яндекс / ОФД Астрал /ОФД СБИС / Гарант ОФД / КОРУС ОФД / КОНТУР ОФД / ОФД АО Тандер / ИнитПро / Группа Элемент/

3600 руб.

09.08.2017    147180    856    372    

522

Акцизы на сахаросодержащие напитки

Регламентированный учет и отчетность ЭДО и ОФД Платформа 1С v8.3 1С:Бухгалтерия 3.0 Пищевая промышленность Россия Бухгалтерский учет Налоговый учет Акцизы Платные (руб)

Расширение для Бухгалтерии предприятия 3.0 «Акцизы на сахаросодержащие напитки» предназначено для автоматизированного учета сумм акцизов по реализованным сахаросодержащим напиткам с 01 июля 2023 года. Позволяет выделить суммы акциза в первичных документах («Реализация товаров и услуг», «Корректировка реализации»), сформировать проводки по начислению акциза, а также сформировать и отправить корректные документы по ЭДО.

14400 руб.

16.10.2023    929    6    0    

6
Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. Mellentin 23.09.22 07:33 Сейчас в теме
Интересно, а будет ли этот сервис в каком-нибудь обозримом будущем работать с нетиповыми конфигурациями, посредством Web-сервисов или API?
3. el_nov 9 02.11.22 16:00 Сейчас в теме
(1) А как он отличит вызов типовой программы от точно такого же вызова не типовой?
2. пользователь 02.10.22 11:44
Сообщение было скрыто модератором.
...
4. Rider 11 21.11.22 08:13 Сейчас в теме
Сервис прикольный. Но пока его нельзя развернуть на собственной инфраструктуре он нафиг не нужен((
Держать юрЛицо за "причинное место" облаками в таком важном и щепетильном вопросе, как работа с сотрудником, не представляется возможным.
5. PVM007 40 21.11.22 08:59 Сейчас в теме
(4) Добрый день! У сервиса есть локальная версия продукта, которую можно развернуть на сервере компании. https://infostart.ru/public/1589463/
Оставьте свое сообщение