Уведомление об отпуске под подпись (ст. 123 ТК РФ) — реестр и персональные уведомления. ЗУП 3.1, ЗиКГУ 3.1, КА 2.5, ERP 2.5

Зачем это нужно

"О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала" - ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Обязанность лежит на работодателе, подтверждается подписью работника, срок - до начала отпуска. Отсутствие подписанных уведомлений при проверке трактуется как нарушение трудового законодательства, ответственность - по ст. 5.27 КоАП РФ.

При этом типовой печатной формы "уведомление об отпуске" в конфигурации нет: график отпусков ведётся, а печатать под подпись нечего. Кадровик раз в месяц вручную выписывает, у кого отпуск в следующем месяце, сверяет с переносами и увольнениями, составляет реестр, печатает уведомления и разносит их под подпись. Отчёт закрывает именно этот разрыв - от выбора месяца до готового пакета на печать.

Что делает отчёт

По команде формирования отчёт выводит единый печатный документ:

• реестр работников, у которых отпуск начинается в выбранном месяце: номер по порядку, Ф.И.О., подразделение, должность, вид отпуска, даты и количество дней интервала, а также пустые графы "Дата" и "Подпись" для отметки о вручении;
• персональные уведомления - по одному на работника, каждое с новой страницы: адресный блок, текст со ссылкой на график отпусков и год, вид и период отпуска, подписант; к каждому уведомлению - лист ознакомления с подписью работника;
• при включённом флаге - блок "Прошу предоставить единовременную выплату" в каждом уведомлении.

Параметры формы:

• Месяц и Год - месяц, в котором у работников начинается отпуск; при первом открытии подставляется следующий месяц от текущей даты - это и есть горизонт "не позднее чем за две недели";
• Подразделение - отбор с иерархией: выбранная группа включает входящие подразделения;
• Сотрудник - адресная печать по одному работнику; не заполнен - по всем;
• Исполнитель - подписант уведомления; Должность подтягивается из его кадровой записи автоматически;
• Печатать выплату - добавляет блок выплаты в каждое уведомление.

Настройки формы (период, отборы, исполнитель, флаг выплаты) сохраняются автоматически и восстанавливаются при следующем открытии. В отчёт встроена справка с полным описанием параметров и правил отбора.

Когда формировать: ежемесячно, до начала следующего месяца; после переносов отпусков - как контроль актуальных дат (по прежним датам не печатаем, по новым - в месяце начала); перед проверкой ГИТ - пакет подписанных уведомлений подтверждает исполнение обязанности работодателя; адресно - по подразделению или конкретному работнику.

Рис. 1. Форма отчёта: период, отборы, исполнитель и флаг печати выплаты

Рис. 2. Печатная форма: реестр уведомляемых работников и персональное уведомление с листом ознакомления (пример на июнь 2026)

Кого включаем и кого исключаем

В печать попадают:

• интервалы из проведённых документов "График отпусков" и "Перенос отпуска" с датой начала в выбранном месяце, включая переходящие на следующий месяц;
• новые даты переноса - в месяце их начала.

Не попадают:

• перенесённые интервалы: уведомления по прежним датам не печатаются;
• работники, уволенные до начала уведомляемого месяца;
• работники без данных о подразделении на дату данных (нет рабочего места - нет уведомления);
• работники, недоступные текущему пользователю правами: запрос выполняется с ключом РАЗРЕШЕННЫЕ, кадровая информация читается через общий модуль "КадровыйУчет" с учётом ограничений на уровне записей. Пользователь без ограничений получает полный список, пользователь с ограничениями - только разрешённых ему работников.

Почему отбор по документам, а не по регистру

Кажется естественным строить отчёт по регистру "Плановые ежегодные отпуска" - он для этого и существует. Но регистр - внутренняя механика конфигурации: состав измерений и ресурсов не документируется и меняется между версиями, а актуальные даты после переносов ещё пришлось бы вычислять. Документы "График отпусков" (Т-7) и "Перенос отпуска" - стабильный "публичный контракт": реквизиты шапки, табличные части и статус проведения остаются неизменными годами, новые даты переноса хранятся прямо в табличной части документа. Поэтому отчёт читает документы - это надёжнее между версиями и проще в запросе.

Плата за этот выбор: записи, попавшие в регистр в обход документов (загрузками, обработками, ручными правками), в печать не попадут. Проверить, есть ли такие в базе, просто: в регистре "Плановые ежегодные отпуска" у них пустое поле "Документ планирования". Если такие записи есть - перенесите их в документ "График отпусков", и они войдут в уведомления штатно.

Установка

Стандартно для дополнительных отчётов, конфигуратор не нужен:

1. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки → Добавить из файла (.erf).
2. В размещении команды выберите раздел: в ЗУП и ЗиКГУ - раздел "Кадры", в КА и ERP - кадровый раздел.
3. Готово: отчёт появляется в выбранном разделе, работает в безопасном режиме.

Рис. 3. Установка: "Дополнительные отчёты и обработки" - Добавить из файла

Ограничения и договорённости

• Печатаются плановые данные: график отпусков и переносы. Сам отпуск оформляется штатным документом "Отпуск"; при расхождении плана и факта реестр показывает план.
• Отбор - только по документам "График отпусков" и "Перенос отпуска" (см. раздел 4).
• Цепочка последовательных переносов (перенос уже перенесённой даты) даст уведомление и по промежуточной дате - такие случаи стоит контролировать.
• Организация в тексте уведомления берётся из кадровой записи работника: при выборке из нескольких организаций на каждом листе будет своя организация.
• Унифицированной формы уведомления не существует: ст. 123 ТК РФ форму не устанавливает, требуя лишь извещения под роспись. Текст уведомления - распространённая кадровая практика; при необходимости он правится в макете "МакетУведомление" без изменения кода: текст, должность подписанта, состав листа ознакомления.
• СКД не используется, внешних зависимостей нет; файловый и клиент-серверный варианты, РИБ - без ограничений.

Требования

Проверено на 1С:ЗУП 3.1, 1С:ЗиКГУ 3.1, 1С:КА 2.5 и 1С:ERP 2.5; платформы 8.3 и 8.5. Используются только типовые объекты конфигурации и штатная подсистема "Дополнительные отчёты и обработки"; внешних зависимостей нет.

Другие публикации и разработки автора

• Архитектурный баг ЗУП 3.1: как "качели" графиков ломают Табель и временные таблицы - подробный разбор анатомии бага под капотом конфигурации, анализ дампов временных таблиц и инструкция по ручному исправлению.
• Сверка НДФЛ перед 6-НДФЛ: свод начислений против ведомостей выплат (ЗУП 3.1) - готовый внешний отчёт для контроля полноты удержания НДФЛ перед сдачей 6-НДФЛ.
• Для полного контроля рабочего времени рекомендуем использовать: Переработки по видам времени (до расчёта) и Справка о сверхурочной работе (после) - контроль переработок по ст. 152 ТК РФ.

• Журнал кадровых изменений и перемещений "было/стало" для 1С:ЗУП/ЗГУ 3.1 и ERP/КА 2.5 (подсветка переходов, итоги, № приказа)

• Доплаты и надбавки сотрудников на дату: срез плановых доплат, совмещения и документы-основания (ЗУП 3.1 / ЗиКГУ 3.1 / КА 2.5 / ERP 2.5)